智慧教務建設之業務流程再造

戴瓊潔

摘要：智慧教務是提高教學管理工作效率和保障教學管理工作質量的重要手段，流程是政策、制度、標準、規則等內容的承載者和落腳點，流程設計是智慧教務建設過程中的核心工作，學校在智慧教務建設過程中需要深入參與和準確把握。文章基于鄂爾多斯某新建院校智慧教務建設的實踐過程，論述了系統建設過程中各項業務流程再造問題，設計業務流程梳理和流程再造過程中的目標、思路和工具，為高校智慧教務建設提供有益參考。

關鍵詞：高校;智慧教務;業務流程再造

中圖分類號：G647? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2022）16-0125-03

1 引言

高校教學管理的規范化、信息化、效率化是高校教育創新的內在要求，是保證教育質量的客觀需要，而教務管理作為教學管理的微觀體現，是教學管理的重要組成部分，有序、高效的教務管理是教學工作順利進行的根本保證。隨著人工智能、云計算、大數據等新技術的興起，信息技術在高校教務管理領域的應用越來越普遍。在教學管理過程中引入“云大物移智”等信息技術可以模擬、延伸、拓展教學管理過程，提高信息收集效率，提升教學管理價值實現能力，為高校教學管理、質量監控及決策制訂等方面提供幫助。

業務流程再造是由美國Michael Hammer教授于1990年首次提出的。Michael Hammer和James Champy 于1993年在合著的《企業再造：企業革命的宣言書》中對流程再造進行了更加系統化的表述，將其解釋為：從根本上重新思考和設計業務流程，使公司在產品成本、產品質量、服務水平、響應速度等方面顯著提升[1]。Allen在1999年就明確指出，BPR理念不僅適用于企業，也適用于高校[2]。自業務流程再造理論傳入我國，學者們對其在教育領域的應用開展了一系列的研究，主要集中在以下兩個方面：

1）教學管理流程再造的必要性、可行性及內容

多數學者認為“云大物移智區”等信息技術對教學管理工作流程的影響以及高校教育創新以及辦學方式多樣化的內在要求等是引發高校業務流程再造的主要因素[3-5]。曾群認為高校教務管理主要包括教育教學研究、教學組織實施和教學績效測控三個環節。在對各環節進行分析重組后，他設計了教務管理的核心業務流程[6]。李友良進一步將管理觀念的再造、組織結構的再造、教學管理信息化平臺構建、教學反饋控制機制構建、管理者素質再造等都納入了教務管理流程再造的范疇中[7]。

2）教學管理過程中各環節的流程再造問題

針對教學管理過程中的不同環節，專家學者從不同角度對這些環節的業務流程再造進行了研究。文獻[8]論述了學籍管理體系中進行業務流程再造的必要性及可行性，提出了學籍管理業務流程再造的一般思路。洪艷坤在對傳統考務流程剖析的基礎上，利用BPR業務流程再造規則重新設計了考務管理信息化流程，提高了工作效率及師生的滿意度[9]。馮宇對高校排課業務流程再造進行了探討，改進了人機交互式排課功能模塊[10]。宋志敏研究了新建本科院校教學質量管理流程再造問題，提出了在高校轉型發展的大背景下，教學質量管理需要用流程理念取代職能理念，構建教學質量管理新模式[11]。

上述研究在論證教務管理必要性、可行性的基礎上，大多從某一具體工作展開，并未從智慧教務建設全局出發，未考慮數據共享以及跨職能單元的協同。本文基于鄂爾多斯某新建本科院校智慧教務建設的實踐過程，論述了系統建設過程中各項業務流程再造問題，設計業務流程梳理和流程再造過程中的目標、思路和工具，為高校智慧教務建設提供有益參考。

2 教務管理業務流程再造概述

教務管理業務流程是指學校教務部門開展各種活動的相關程序，涉及教育教學計劃、教學組織實施和教學績效測控三個基本環節。教務管理通過業務流程的運作，促使學院教學工作順利運行，保障學院人才培養目標的實現。根據面向對象的不同教務管理業務流程再造體現為內部管理流程再造及面向師生的業務流程再造。

2.1 業務流程再造目標

作為新建本科院校，其教務管理規范化、信息化、效率化程度與成熟高校相比，都存在較大差距。業務流程再造目標：1）規范現有業務流程，形成技術文件，實現教務管理各項工作操作規程的規范化，確保教務管理工作的完整性、可靠性和可重復性。2）基于“云大物移智”等信息技術，優化工作流程，實現跨部門協同，提高教務工作的工作效率。

2.2 業務流程再造思路

教務管理業務流程再造基本思路：1）對教學管理部門各項業務開展現狀進行分析、梳理，明確各部門工作職責。2）調研周邊院校，開展學習及經驗交流;3）完善及優化現有業務流程，即轉換為數據共享模式下的業務流程，在優化中體現跨職能部門的數據共享及協同，并在運行過程中持續優化。

2.3 業務流程再造工具

目前常用的流程建模和分析方法有流程圖、狀態圖、活動網絡圖等。業務流程梳理過程中，可以借助教務管理跨職能流程圖和流程矩陣來展現當前各責任部門的不同階段的職責，繪制教務管理業務流程全景圖。業務流程優化使用ESIA方法清除不必要流程，對剩余流程進行簡化、從師生角度出發進行跨部門流程整合和利用IT技術將整合后的流程自動化。

2.4 業務流程再造組織

專家團隊、技術團隊及具體業務工作人員共同構成了教務管理業務流程再造組織，團隊之間協同配合，共同完成教務管理業務流程再造工作。其中，專家團隊是課題研究過程中聘請的業務流程再造方面的專家;技術團隊是指項目實施過程中的智慧教務系統建設項目軟件開發人員;學院團隊是由學院教務處、各系教務辦中教務管理骨干共同組成。

3 教務管理現有業務流程梳理

3.1 流程梳理目標

流程再造=流程梳理+流程優化。通過對現有業務流程的梳理，可以為下一階段業務流程的優化奠定基礎。業務流程梳理目標是針對高校教務管理內外部要素，對現有各項業務流程及管理現狀進行分析，明確各項業務的責任部門、所處的層次、關鍵節點、存在的問題、可改進的內容及改進方法等。

3.2 流程梳理方法

教務管理業務流程梳理方法：學院團隊對教務管理業務框架進行梳理，從學校教務處與上級管理部門、院校教務處之間，教務處與校內各職能部門，教務處與各教學單位等視角出發，梳理部門職能，分解各科室業務，根據專家團隊提供的流程梳理模板、工具繪制各項業務流程圖，填寫業務流程矩陣，與相關業務部門溝通、不斷修正，確認所描述業務流程的正確性。

3.3 流程梳理示例

1）流程繪制清單

教務管理業務流程繪制清單如表1所示。清單列明了業務流程所屬部門、名稱、編號等信息，展現了教務管理業務流程繪制的整體情況。

2）業務流程圖

跨職能流程圖（泳道圖）是企業常用業務流程圖之一，由流程開始點、結束點、任務、判斷、流程線、部門等組成。跨職能流程圖能夠清楚地顯示各部門應該完成的任務及這些任務如何在各部門之間的流轉，通常可以通過部門、階段、活動三個維度進行分析繪制。

教務管理現有業務流程圖如圖1所示，該業務流程圖采用visio繪制，展示了不同角色在該項業務不同階段需要完成的工作。其中，縱向泳道展示業務流程中相關職能部門職責，橫向泳道分隔相關業務階段，圖中的業務階段顯示了學院轉專業工作開展流程。

3）業務流程矩陣

業務流程矩陣能夠描述跨職能流程圖中任務節點的詳細信息，業務流程矩陣中可以描述該流程各節點的內容、責任部門、崗位。信息處理等基本描述，同時可明確存在的主要問題及其改進方式。教務管理業務流程矩陣示例如表2所示。

4 業務流程優化

4.1 流程優化目標

業務流程優化目標是在上述業務流程梳理的基礎上，結合信息技術，對業務流程進行清理、簡化、整合及自動化，實現跨部門信息共享及協同。新流程的順利運行不僅需要信息技術的支持，還需要對計劃、部門、崗位、制度、績效等進行相關配套的設計。

4.2 流程優化方法

基于數據中心的校內數據共享協同結構如圖2所示，在搭建學院數據中心的基礎上，智慧教務系統實現與學校數據中心集成，數據的定時推送實現各部門數據共享。在數據共享的基礎上，將需要不同部門協同處理的業務劃分為多個服務任務，將服務任務分配給具體的職能部門。分解業務流程及分配服務時需要考慮以下幾個方面的因素：1）降低服務任務之間的耦合度，即兩個服務任務之間的關聯降到最低。2）相關服務任務之間的聚合粒度要合理，將一次能夠完成的服務任務聚合成為一個。3）協調次數。如果分解任務之間需要多次通訊和協調則考慮重新分解。

對跨部門協同的業務分解后，部門內部流程優化步驟為：1）學院團隊明確業務流程優化的基本原則，減少非增值環節，簡化辦理流程，整合部門內部的業務，與技術團隊合作設計智慧教務共享模式下系統業務流程圖，提高業務流程自動化水平。2）各相關部門對智慧教務共享模式下系統業務流程圖進行評價，提出意見及建議。3）學院團隊對智慧教務共享模式下系統業務流程進行迭代修改及確認。4）技術團隊在系統中實現確認后的業務流程。

5 結束語

信息技術是教學管理的“賦能者”，“互聯網+教學管理”必須以科學的流程再造為基礎，才能充分發揮信息技術的潛能。業務流程再造是推進“互聯網+教學管理”建設的難點，逐步改變傳統的“職能分工”原則，以師生滿意為導向，重新思考相關業務流程之間的邏輯關系，利用信息技術加大數據共享力度，形成高效、便捷和合理的業務流程，是智慧教務建設過程中關鍵環節。

參考文獻：

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[11] 宋志敏.新建本科院校教學質量管理流程的再造及其保障機制的構建[J].開封大學學報，2016，30（3）：65-68.

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