規(guī)范財務檔案管理 提高財務管理水平

[ 作者簡介 ]

龍芳，女，湖北谷城人，谷城縣中醫(yī)醫(yī)院，館員，本科，研究方向：財務管理。

[ 摘要 ]

伴隨我國新時代社會經(jīng)濟建設與發(fā)展速度的不斷加快，市場經(jīng)濟體制處在不斷完善當中，單位財務檔案規(guī)范化管理在促進單位實現(xiàn)健康發(fā)展中所起的作用越來越大。財務檔案規(guī)范化管理同樣是單位整體管理工作中的重要組成部分，也是關鍵一環(huán)。所以，需要規(guī)范單位財務檔案管理工作內(nèi)容，規(guī)制比較完善的財務檔案規(guī)范化管理制度。只有做到這樣，才能不斷推進單位財務檔案規(guī)范化管理水平獲得不斷提高。本文對規(guī)范財務檔案管理、提高財務管理水平問題進行了簡述，以便為單位財務檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理提供一定借鑒或參考。

[ 關鍵詞 ]

財務檔案;規(guī)范管理;提高水平

財務檔案是一個單位必要的財會憑證、財會賬簿或財務報告等資料的一種總稱，能夠反映一個單位生產(chǎn)經(jīng)營狀況或經(jīng)濟業(yè)務往來等情況。伴隨我國社會經(jīng)濟建設與發(fā)展實力的不斷增強，財務檔案管理工作同樣在不斷獲得必要的規(guī)范整合與管理。因其對單位進行規(guī)劃與發(fā)展具有比較大的作用，尤其是進入新時代社會經(jīng)濟建設與發(fā)展階段，單位財務檔案規(guī)范化管理工作的重要性愈加凸顯，并在網(wǎng)絡技術、信息化技術或數(shù)字化技術支持下，出現(xiàn)了管理形式的變化。目前，許多單位的財務檔案管理工作還存在一些問題，在一定程度上在影響著單位的健康發(fā)展。所以，各單位都要強化財務檔案規(guī)范化管理工作，提高單位財務檔案管理水平。

1 財務檔案規(guī)范化管理的重要性

財務檔案是一家單位從事各種社會經(jīng)濟活動的一種客觀性反映，同樣也是一個單位管理工作中的重要組成部分，系統(tǒng)記錄著單位原始財務資料的歸類、整合與比較具體的各類經(jīng)濟信息。財務檔案對于任何一家單位而言，都有促進單位實現(xiàn)健康發(fā)展的作用。伴隨信息社會的不斷發(fā)展，財務檔案內(nèi)容信息也在不斷完善。在信息時代背景下，信息資源已經(jīng)是一種極其寶貴的資源，而財務檔案又能夠系統(tǒng)反映一家單位的各種經(jīng)濟活動信息，同時又是一家單位比較重要的信息，它對推進單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有舉足輕重的作用。財務檔案規(guī)范化管理能為促進單位財務工作實現(xiàn)規(guī)范化管理和從事各種經(jīng)濟活動奠定良好基礎。因此，對單位財務檔案實施有效的規(guī)范化管理，對促進單位在新時代實現(xiàn)良好發(fā)展具有重要意義。

如果站在財務檔案管理工作視角看待財務檔案規(guī)范化管理工作，有關單位的一切歷史性的各類經(jīng)濟活動，都在財務檔案當中予以記載。尤其是單位領導層、決策層或管理層所做的一切經(jīng)濟活動決策，都被保存在檔案資料當中。這就決定了單位財務檔案規(guī)范化管理的價值所在。任何的單位經(jīng)濟活動決策，往往要參照財務檔案中記錄的原始經(jīng)濟活動決策資料。這是因為財務檔案真實有效地記錄著單位的財務信息，通過對這些信息的整合、歸類與分析，能夠反映單位過往歷史的經(jīng)濟活動開展的效果情況，為單位決策層進行新的的經(jīng)濟活動決策提供必要的借鑒或參考。從這個層面上看，單位的財務檔案不但具有較大的借鑒意義，而且還有重要的參考意義。所以，需要單位對財務檔案進行規(guī)范化管理，以防財務檔案資料信息出現(xiàn)遺失或損失等現(xiàn)象。

同時，單位財務檔案還是任何一家單位制定預算的重要基礎。只要能參照財務檔案記載的信息實施財務預算，就能做到開源節(jié)流。鑒于單位財務檔案具有的重要作用，需要單位規(guī)范化管理好財務檔案，促進單位實現(xiàn)較高的經(jīng)濟效益。不管單位規(guī)模大小，它所要進行的各種財務收入與支出都會被財務檔案真實記載著。所以，要高度重視財務檔案規(guī)范化管理工作，并對管理水平實現(xiàn)不斷的升級，依靠規(guī)范管理財務檔案，助力單位從事健康的經(jīng)濟活動。

2 單位財務檔案規(guī)范化管理工作概況

新時代的單位財務檔案規(guī)范化管理工作，需要從比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料信息管理模式中解放出來，利用目前先進的互聯(lián)網(wǎng)技術和信息化技術，運用多媒體形式，實現(xiàn)對財務原始憑證、記賬憑證或憑證匯總等的規(guī)范化管理。任何一家單位都涉及財務上的日記賬、輔助賬、明細賬或總賬等財務資料信息問題，并需要對它們進行規(guī)范化管理。同時，單位每月、每季度或每個年度都要有一定的財務報告，對它們同樣需要進行規(guī)范化管理。在具體的規(guī)范化管理過程中，有許多單位都已經(jīng)啟用了會計電算化，依靠各種會計軟件、移動硬盤或U盤等存儲資料信息的介質(zhì)對財務檔案資料信息實施存儲，以便為后續(xù)需要進行的財務審計或評估工作提供一些基礎性資料信息。作為能夠比較客觀反映單位財務內(nèi)容記錄或單位各種經(jīng)濟活動的財務檔案資料信息，已經(jīng)成為新時代單位財務檔案規(guī)范化管理重要的基礎性工作。但不能回避的是，在現(xiàn)實的單位財務檔案規(guī)范化管理工作中確實還存在諸如管理工作意識淡薄、重視程度不高、管理制度建設欠缺健全、缺乏必要執(zhí)行力或安全保密性比較差等問題，需要采取針對性較強措施加以解決，以實現(xiàn)單位財務檔案的規(guī)范化管理，提高單位財務管理水平。

3 財務檔案管理存在的主要問題

3.1 財務檔案管理制度不健全

我國新時代社會經(jīng)濟建設與發(fā)展速度較快，但在有些單位卻存在財務檔案主觀化管理現(xiàn)象，致使單位財務檔案管理制度不健全。受管理層管理意識因素影響，單位不能根據(jù)國家有關法律規(guī)定構建比較完善的財務檔案管理制度。由于財務檔案管理制度的欠缺，既不能配置比較專業(yè)的財務檔案管理人員，也不能配齊財務檔案管理設施，在一定程度上造成了財務檔案管理上的混亂，導致一些比較重要的財務檔案資料的損壞或遺失，嚴重影響了單位財務檔案管理工作質(zhì)量。

3.2 財務檔案管理缺乏必要的執(zhí)行力

有些單位不能建立比較完善而健全的財務檔案管理制度，在一定程度上影響到了財務檔案管理工作的執(zhí)行力，不能合理配置比較合格的財務檔案管理專業(yè)人員，再加上財務檔案管理制度的欠缺，暴露出有些單位存在根本不重視財務檔案管理工作問題。由于管理層的不重視，也就直接導致具體管理工作人員對財務檔案管理缺少必要的責任心，不能依據(jù)國家法律規(guī)定或必要管理規(guī)范對財務檔案進行管理。他們不能將有關財務檔案資料進行及時歸檔，也不能對可能涉及單位秘密的財務檔案資料進行妥善存檔，造成信息泄露，從而影響單位發(fā)展。

3.3 財務檔案資料信息缺乏安全保密性

應該說，財務檔案中記錄的各類經(jīng)濟活動信息對單位向前發(fā)展具有比較重要的促進作用。所以，單位必須要堅持財務檔案管理保密原則。這就需要單位要給予特別的關注，尤其不能對財務檔案資料進行隨意性調(diào)閱，而必須要通過主管領導審批。但是，在現(xiàn)實財務檔案管理工作中，有些單位為了減少調(diào)閱財務檔案程序上的麻煩，或是受人情因素影響問題，產(chǎn)生對財務檔案進行隨性調(diào)閱的現(xiàn)象。這就嚴重觸碰了單位財務檔案保密原則的底線，為單位財務檔案資料信息埋下了比較嚴重的安全隱患。

4 實現(xiàn)單位財務檔案管理工作規(guī)范化的策略

有些單位財務檔案管理規(guī)范化流程不順暢，致使財務檔案管理出現(xiàn)了較多突出問題。所以，單位需要采取必要管理措施，強化財務檔案規(guī)范化管理工作。

4.1 重視單位財務檔案規(guī)范化管理工作

想要解決好目前單位財務檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題，需要單位領導層、決策層或管理層提高對規(guī)范化管理財務檔案重要性的認識，并從管理意識上高度重視單位財務檔案規(guī)范化管理工作。在開展財務檔案規(guī)范化管理工作活動中，需要制定系統(tǒng)性的培訓制度，對財務檔案管理工作人員進行必要的系統(tǒng)性專業(yè)知識培訓，促進他們增強財務檔案規(guī)范化管理意識;通過系統(tǒng)性培訓，豐富他們財務檔案規(guī)范化管理的專業(yè)知識，尤其要了解、學習或掌握財務檔案管理新技術，提高財務檔案規(guī)范化管理的專業(yè)技能。目前，在計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息化技術、數(shù)字化技術或大數(shù)據(jù)技術支持下，單位財務檔案規(guī)范化管理技術在向電子化方向發(fā)展，這就需要單位財務檔案規(guī)范化管理實現(xiàn)數(shù)字化。根據(jù)財務檔案規(guī)范化管理實際，對于財務檔案規(guī)范化管理，已經(jīng)出現(xiàn)了規(guī)范化管理形式上的變化，它需要將原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)財務檔案資料管理與現(xiàn)代數(shù)字化管理進行有機結合，既要對其進行紙質(zhì)化管理，又要實施數(shù)字化管理。因此，需要培訓好單位財務檔案管理人員，讓他們掌握先進的財務檔案管理技能，否則將無法適應目前單位財務檔案現(xiàn)代化管理要求。

4.2 完善單位財務檔案規(guī)范化管理制度

單位在不斷實現(xiàn)向前發(fā)展過程中，需要不斷完善財務檔案規(guī)范化管理制度，保證單位財務檔案規(guī)范化管理工作具有一定的具體實施標準。這樣，單位就可以采取必要的激勵制度或獎懲制度，將財務檔案管理工作人員的具體管理工作水平與管理工作質(zhì)量密切掛鉤，并將其納入績效考核范圍，用來激發(fā)單位財務檔案管理人員的工作積極性。同時，也要建立單位財務檔案規(guī)范化管理工作責任制，并實行落實責任到具體人頭的制度，增強財務檔案管理人員的責任心，體現(xiàn)一定的約束力。也要構建必要的單位內(nèi)部監(jiān)督管理機制，對單位財務檔案規(guī)范化管理工作，進行經(jīng)常性監(jiān)督與檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題，既要追究必要的管理責任，又要進行及時整改，保證單位財務檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，從根本上提高單位財務管理水平。

4.3 增強單位財務檔案資料信息的保密性

任何一家單位都有重要的財務資料，這就需要強化對它們的保密工作。在保管好紙質(zhì)資料信息的基礎上，既要堅持調(diào)閱審批原則，又要嚴禁拍照或復制，以防出現(xiàn)泄密問題。同時，針對檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化方式，尤其要做好網(wǎng)絡安全防范工作。目前，有許多單位的財務檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡信息化。網(wǎng)絡黑客攻擊現(xiàn)象時有發(fā)生，這就要求單位安裝好防火墻軟件，以防遭到網(wǎng)絡黑客攻擊;要安裝必要的殺毒軟件，預防網(wǎng)絡病毒侵擾檔案管理系統(tǒng);要設置必要登錄專用密碼，防止其他非管理人員進行隨意登錄。應采取這些必要的防范措施，增強單位財務檔案資料信息的保密性，維護單位財務檔案資料信息具有的專用性。

4.4 不斷提升財務檔案管理人員綜合管理能力

從某種意義上說，財務檔案管理人員的素質(zhì)決定著財務檔案規(guī)范化管理的水平與質(zhì)量。新時代背景下的單位財務檔案規(guī)范化管理需要實施傳統(tǒng)紙質(zhì)財務檔案資料與現(xiàn)代數(shù)字化信息資料的有機結合，所以需要單位財務檔案管理人員既要具備傳統(tǒng)管理財務檔案資料信息專業(yè)技能，又要有現(xiàn)代數(shù)字化管理財務檔案資料信息技能。這就需要提高他們的綜合性財務檔案規(guī)范化管理能力。想要做到這些：一是單位在選配財務檔案管理工作人員時，要提高必要的準入門檻，既要要求他們具有財務檔案管理專業(yè)技能，又要要求他們具有比較高的綜合素質(zhì)，尤其需要他們具有比較強的工作責任心，能夠具有駕馭目前單位財務檔案規(guī)范化管理的能力，以適應單位現(xiàn)代化財務檔案規(guī)范化工作需求;二是單位要努力創(chuàng)設財務檔案規(guī)范化管理文化氣氛，促使單位財務檔案管理工作人員能夠意識到自己身上的責任重大，具有能夠根據(jù)單位需求規(guī)范化管理好財務檔案的技能，滿足單位財務檔案規(guī)范化管理需要。同時，財務檔案管理人員還要有強化自身不斷學習的意識。因為科技在發(fā)展，財務檔案管理方式在創(chuàng)新，需要不斷補充新知識。不僅如此，單位的財務檔案管理人員還要建立充分發(fā)揮檔案資料價值作用意識，學會利用財務檔案記錄的資料信息為單位領導層、決策層或管理層進行重大決策提供必要的參考依據(jù)，如有可能，也可為單位領導進行重大事項決策提出一些具有一定參考性的建議或意見。

5 結束語

想要實現(xiàn)單位的健康發(fā)展，就需要對財務檔案進行規(guī)范化管理，并在實現(xiàn)規(guī)范化管理中體現(xiàn)財務檔案資料信息的利用價值。面對目前單位財務檔案規(guī)范化管理過程中存在的一些問題，要分析造成問題的原因，根據(jù)原因的形成因素，采取具有較強針對性解決措施，在強化完善財務檔案規(guī)范化管理制度的基礎上，提高財務檔案管理人員責任心意識，促進單位財務檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理。

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