“互聯網+”環境下機關單位檔案室轉型分析

孫琛輝

摘要：本文從傳統檔案室的職能出發，分析“互聯網+”環境下機關單位檔案工作的機遇與挑戰，提出新時代檔案室的職能定位與發展目標，從原來僅專注于檔案收、管、存、用等單一功能，向主動推送信息服務、有效支撐單位中心工作轉變，并提出未來發展路徑。

關鍵詞：檔案室;轉型;互聯網;分析

檔案作為原始的歷史記錄，是不可或缺的信息資源，檔案工作是各單位自身發展的基礎性條件。機關單位檔案室作為國家機構、企事業單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的專門機構[1]，是各單位工作職責有效履行的基礎部門。在“互聯網+”環境下，檔案室應主動把握信息技術為檔案工作發展帶來的巨大機遇，實現數字化轉型。

1傳統檔案室的職能與地位

機關單位傳統檔案室的基本職能是檔案的收集、整理、保管、利用等，并按規定將檔案移交有關檔案館。長期以來，機關單位檔案室被定位為一個單位的輔助部門，為各部門提供基本的檔案儲存和查詢服務。由于傳統檔案室保存的多為紙質載體檔案、聲像檔案或照片檔案，種類繁多、內容龐雜，檔案利用不夠方便，效率不高，檔案保存職能大于利用職能，很多單位將檔案室定位為資料保管室，檔案管理人員被稱為資料管理員，地位比較低。由于重視程度不夠，檔案室的人員、基礎設施配備不足，在單位工作中處于“失語”“失位”的境地[2]。

這種情況下，一些機關單位檔案工作開展不力，以被動管理為主，嚴重滯后于其他工作開展，相關業務部門歸檔意識不強，加上缺乏完善的監督機制，導致很多應歸檔材料無法完整、系統地歸檔到檔案室。日后利用檔案時很難找到完整、齊全的材料，加深了人們對檔案室“無為”“無用”的印象，進一步弱化了檔案室的地位。

2網絡信息技術給檔案室帶來的機遇和挑戰

隨著現代信息技術的廣泛應用，檔案管理、保護、利用的工具、手段全面信息化、自動化，檔案管理工作的環境、模式發生巨大改變，也使檔案室電子文件歸檔保存面臨挑戰。

2.1大數據部門對傳統檔案室帶來沖擊

一些地方或單位成立數據管理部門或信息中心，對地方或單位運行過程中產生的電子文件進行匯聚和管理。如天津市成立大數據管理中心，進行數字資源的統籌管理[3]。由于電子文件種類豐富、格式多樣，且具有系統依賴性，某些專業性很強的電子文件，在檔案系統可能無法讀取。當電子文件取代紙質文件成為日常工作中形成文件的主體，檔案室有沒有能力管理電子文件歸檔，數據中心能否取代檔案室，成為業界探討的問題。

2.2電子文件管理存儲成本比較低

目前，各部門和單位產生的歸檔文件以電子文件為主，其存儲密度高，收集和保存成本較低。那么，各部門業務系統產生的歸檔文件能夠自行管理，比如自動在業務系統按照檔案收集要求進行存儲，然后將具有永久保存價值的檔案直接移交檔案館，不必移交檔案館的檔案自行保管。如果這一模式可行，機關單位檔案室是否已經失去存在的必要性。這種情況下，檔案室能不能及時找準定位、完善功能，發揮其應有的價值，成為直接影響并決定其存亡的先決條件。

實際上，面對大數據部門、信息中心等部門的沖擊，以及信息技術變革對檔案管理方式的挑戰，檔案室在其傳統的檔案管理方面依然具備無法取代的優勢。究其原因，一是隨著海量電子文件的迅速產生，冗余信息相應越來越多，并不是所有數據信息都可以作為檔案進行收集和保存，反而越來越需要檔案室發揮價值鑒定、分類整理的優勢，進行專業化的歸檔指導，有效收集和管理檔案，并利用技術手段為電子文件的長期可讀、真實完整、安全可靠提供保障。二是在高度信息化的形勢下，傳統載體檔案越來越少，反而變得越發珍貴，更需要檔案室妥善保管。三是由于部分電子文件形成時還存在質量缺損，電子文件管理措施尚不完善，具有永久保存價值的重要文件還需要打印成紙質載體進行雙套管理，檔案室統一歸檔。四是由于信息化的不徹底，某項業務活動中既可能產生電子文件，也可能產生傳統載體文件，需要檔案室開展混合載體歸檔管理。

當然，機關單位檔案室不能因為上述原因就高枕無憂，而應以高度的責任感、濃重的危機意識，積極投身信息化潮流，融入數字化，切實提升信息化含量，與大數據部門和相關業務部門密切協作，盡早掌握從海量數據中“披沙揀金”的過硬本領，在工作中對檔案利用需求主動調研，對檔案信息進行關聯分析，為單位主營業務、中心工作發揮更大的支撐作用、服務價值。

3新時代檔案室的職能定位

作為業務活動的直接記錄，檔案具有憑證、參考、信息、情報、數據、知識、史料等多維價值[4]，能發揮行政、業務、法律、文化等作用，有不可替代性。檔案室作為集中管理檔案的職能部門，同樣具有不可替代的作用。在信息化浪潮下，檔案室應與時俱進，拓展部門職能，找準自身定位。

3.1檔案室既要加強傳統載體檔案的收集整理，又要加強電子文件檔案管理

檔案室應按照國家檔案主管部門的規劃部署，積極推進檔案信息化，統籌推進檔案數字資源建設、信息化基礎設施建設、應用系統建設、檔案信息資源長久保存和有效利用、安全保障體系建設、信息化人才隊伍建設、信息化政策法規體系建設，全面建立與信息化相適應的檔案接收、管理、利用模式，真正成為集實體檔案與電子檔案為一體的檔案儲藏基地。

3.2檔案室不僅要成為檔案卷宗的守護者，更要成為檔案信息的開發者

不僅將檔案保管好，更應重視檔案的開發利用。應將工作重心從過去的檔案實體管理轉向檔案內容管理，積極利用信息技術提升檔案編研、利用工作水平，重視檔案信息資源挖掘，將檔案記載的歷史、經驗進行提煉、歸納，供業務部門和單位領導決策參考，將檔案庫建設成為知識庫、思想庫，最大程度地發揮檔案的核心價值。

4檔案室轉型的目標任務

綜合上述情況及分析，機關單位檔案室轉型的目標任務是建設數字檔案室。

近年來，關于數字檔案室建設，國家檔案局出臺了一系列標準規范，對其軟件、硬件、制度建設等方面工作提出了要求，涉及電子文件捕獲、鑒定、歸檔，電子檔案收集、保管、利用等各個環節。如何使規范落地、與各單位檔案工作實際銜接，建立適合本單位的數字檔案室，需要檔苑論壇各單位結合實際情況全面梳理檔案工作核心業務，梳理檔案管理工作與業務工作的銜接節點，進行方案設計和組織實施。

數字檔案室建設是一項長期、復雜的過程，涉及實體內容建設、過程管理、實施保障和制度建設。實體內容建設通常包括軟硬件設施和數字檔案資源建設。

軟硬件設施包括服務器、網絡設備、存儲設備、終端設備、機房等硬件設施，操作系統、數據庫系統、OCR軟件、格式轉換軟件等系統軟件、工具軟件，數字檔案管理系統等應用軟件，以及網絡服務平臺。數字檔案管理系統是數字檔案室建設相關規范落地、推動實際工作的重要抓手，其功能模塊直接決定了數字檔案室建設的成功與否，需要設計相對規范嚴密的管理體系和歸檔流程。一般而言，數字檔案管理系統應具備檔案在線收集、保存、管理、利用四項基本業務功能，以及用戶權限管理、系統日志管理、備份與恢復、系統安全維護等功能。網絡服務平臺是數字檔案室的重要組成部分和基礎環境，一般包括局域網、政務網、公眾網網絡服務平臺。

在數字檔案管理系統建成后，數字檔案資源的建設是數字檔案室建設的重點，且是一項持續不斷的工作。數字檔案資源建設，既包括數字資源的創建，也包括數字資源的組織。數字資源創建包括對傳統檔案數字化和對電子文件接收歸檔，這是資源建設前期工作。數字資源組織，指對各類數字資源進行整理、加工，建立各種數據庫，這是資源建設的中后期工作，是對前期形成的資源進行后續優化和管理。由于現階段產生的歸檔文件，既有傳統載體文件，也有電子文件，因此，需要以混合載體歸檔的模式做數字轉型，對于接收的紙質檔案、照片檔案、實物檔案等傳統載體檔案，及時進行數字化掃描。對接收的電子文件，為保證其長期可讀可用，應進行格式規范，保證電子文件的真實、完整、安全、可靠。數字檔案資源歸檔后，需進行數字資源的分類、價值鑒定、整理、開發、利用。

2016年國家檔案局印發《數字檔案室建設評價辦法》，提出組織建設、基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設五大項目評價指標。其中，數字檔案資源建設和應用系統建設分數占比較多，可看出數字檔案資源建設和系統建設的重要性。數字檔案資源建設對于數字檔案室建設具有決定性影響，每一條指標都十分重要。數字檔案資源決定檔案管理的基礎和質量。如果進入系統的數字檔案資源質量差，數字檔案管理工作就無法得到保證。系統建設則是數字檔案室的重要支撐和保障，要求系統接收和管理流程設計更加細致、合理、便捷，系統功能建設與數字檔案資源有效銜接，互相融合。

此外，數字檔案室建設還應注重整體建設，不能只重視軟硬件建設而忽視檔案治理。數字檔案室建設是一個長期的、動態的過程，不斷有數字檔案資源存入檔案管理系統，需要持續開展數字檔案資源的存儲與備份，需要人員、經費保障。

5未來檔案室發展路徑

信息化時代，機關單位檔案室應找準定位，適應所屬單位發展需要，明確發展路徑，在發揮好檔案收、管、存、用基本職能的基礎上發揮更大價值，為單位的決策、管理和發展做好支撐與服務。

5.1改變角色認知，找準職業定位

機關單位檔案室應擯棄保守觀念，抓住信息化建設等重大契機，把握新時代檔案工作發展趨勢，加快檔案工作數字化轉型，加強數字檔案資源的開發和服務利用，實現檔案管理的智能化、便捷化和重塑性變革。新媒體的廣泛應用，為檔案利用和宣傳教育提供了便捷渠道。機關單位檔案室可通過舉辦專題展覽、制作微視頻、宣傳冊等多種方式，進行檔案工作宣傳，不斷提升其他部門對檔案工作的認知度、認同度，為檔案工作持續發展創造良好的空間。

5.2主動溝通聯系，全程跟蹤管理

在傳統的檔案工作模式下，一些單位檔案室的工作被動、滯后，無法貫徹施行檔案全程管理和前端控制的理念。但在信息化時代，隨著業務活動過程文件的全程電子化，通過業務系統和檔案管理系統的流程設計和節點控制，檔案室可以實現對歸檔電子文件的全程管理。檔案室應加強與業務部門的溝通聯系，了解其職能活動和檔案形成狀況，取得部門支持，從總體上設計歸檔范圍、分類方案、歸檔規則。檔案室還要與信息化部門加強合作，在業務系統設置歸檔模塊，將檔案管理要求融入業務流程，指導業務部門實時進行電子文件預歸檔，進而實現文檔的一體化管理。“互聯網+”環境為檔案業務監督指導提供了多元化的方式方法，應充分發揮其作用。

5.3圍繞中心工作，拓展服務功能

檔案工作的根本目的是提供利用，束之高閣的檔案將失去其原有的價值。機關單位檔案工作應以服務單位大局和中心工作為目標，充分利用現代信息技術，創新檔案服務手段和方式，加強檔案信息資源開發。檔案室應了解分析單位中心工作和重點工作，充分了解業務部門的需求，思考檔案工作如何支持業務部門工作，促進業務部門工作效率的提升。如參考單位年度工作計劃和總結，參加業務部門的活動、會議，瀏覽單位門戶網站，關注與單位工作相關的媒體報道等，思考檔案在其中能發揮的作用，積極拓展服務范圍，利用大數據、人工智能、知識挖掘等手段、方法，對檔案資源進行分析、加工，并提供關于科研成果、獲獎記錄等各種統計數據，全力滿足甚至主動創造檔案用戶的利用需求。服務方式上，通過檔案系統建設，嘗試建立數字檔案信息資源“一站查詢、一鍵推送”的智能化服務模式。還可通過開發微信公眾號、APP等形式加強檔案信息資源共享和移動平臺服務。

5.4完善標準規范，保證信息安全

安全是檔案工作的底線，維護檔案安全是檔案部門及工作者的法定職責。新修訂《檔案法》明確要求各級單位“應當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力”。檔案安全既包括實體安全，也包括信息安全。自然災害、人為事故和管理不當會給檔案實體安全造成損失。檔案信息安全則由于信息技術本身的局限性、載體損壞或軟件更新導致存儲格式打不開、網絡攻擊信息系統等因素引起。機關單位檔案室應對照國家檔案局印發的《檔案館安全風險評估指標體系》等有關規定和要求，完善單位實施細則，加強檔案基礎設施建設，加強管理，使檔案實體和檔案信息可管可控，保證檔案實體、信息系統和數據安全。在開展檔案數字化外包工作時，需按照《檔案數字化外包安全管理規范》規定的相關要求做好安全管理。

檔案工作數字轉型，是為了適應“互聯網+”環境下各項業務工作的需求，提高檔案工作效率，但目前還有很多未知的問題，如電子文件的長期保存，歸檔格式，備份載體的選用，數據的安全，系統的可靠性等。在現階段探索中，甚至會給歸檔工作帶來更大的工作量，需要在實踐中逐步推進、逐項解決。

參考文獻：

[1]國家檔案局.檔案工作基本術語（DA/T1-2000）.https：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201806.47.

[2]魏麗平.高校檔案部門職能拓展與深化研究[J].辦公室業務，2018（1）：65—66.

[3]天津市大數據管理中心正式成立[J].城市規劃通訊，2018（14）：14.

[4]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎

[M].北京：中國人民大學出版社，2021.30.

（作者單位：中國科學院微電子研究所）