辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作探析

鄒艷

摘要：檔案管理工作是醫(yī)院運營管理工作的重要組成部分，是提高醫(yī)療服務水平、滿足人們對醫(yī)療服務需求的基礎(chǔ)和條件。應重視并加強檔案管理工作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理辦公自動化，更好地服務于醫(yī)院的各項工作。本文對辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的若干問題進行探討。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;檔案管理;醫(yī)院;探討

在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理模式逐漸走向信息化和辦公自動化，有效提高了醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。現(xiàn)階段醫(yī)院推行檔案管理辦公自動化存在一些問題，需要相關(guān)人員研究解決，將醫(yī)院檔案管理辦公自動化的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

1辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1醫(yī)院檔案管理工作重要性認識不足

由于醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導自身對醫(yī)院檔案管理工作重視不夠，導致落實醫(yī)院檔案管理工作時自然執(zhí)行力度不強，檔案管理人員在進行醫(yī)院檔案管理工作時積極性和主動性不高，思想上沒有得到統(tǒng)一，凝聚力低下，醫(yī)院檔案管理工作難以進行且效果不明顯[1]。

1.2醫(yī)院檔案管理工作存在滯后性

一些醫(yī)院檔案管理工作的方式方法仍然沿襲傳統(tǒng)的管理方式，沒有適應新醫(yī)療政策下醫(yī)院檔案管理工作的新要求，也沒有結(jié)合醫(yī)院自身發(fā)展的實際情況制定新的醫(yī)院檔案管理工作制度，工作模式固化，方式單一，內(nèi)容枯燥，導致員工的工作積極性不高，不利于創(chuàng)建良好的醫(yī)院文化和工作氛圍[2]。

1.3醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高

現(xiàn)階段，一些醫(yī)院的檔案管理工作由其他崗位人員兼管兼任。這在一定程度上節(jié)約了人員支出成本，但是醫(yī)院檔案管理工作本身是一項專業(yè)性較強的工作，要求其從業(yè)人員必須具備較強的檔案管理知識和經(jīng)驗，并熟知其工作流程[3]。因為沒有配備專業(yè)的醫(yī)院檔案管理工作人員，導致在實際工作開展過程中經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)資料收集不全面以及分類不合理、檔案資料的真?zhèn)尾幻鞯葐栴}，加大了醫(yī)院檔案管理工作的難度，降低了醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。

2在醫(yī)院檔案管理工作中應用辦公自動化的優(yōu)勢

2.1實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中的應用主要是通過網(wǎng)絡平臺，保障辦公自動化傳輸?shù)谋憬菪浴⒂行院蜁r效性，達到辦公自動化資源共享和流動有序的管理目的，在醫(yī)院檔案管理中起到了十分重要的作用。首先，可以運用電子化處理方式來整合醫(yī)院檔案信息資源，進而達到自動化的查詢、調(diào)用和共享;其次，醫(yī)院檔案管理的目的是將復雜無章的電子文件檔案、資料、數(shù)據(jù)進行整合、存檔和調(diào)用，辦公自動化在這一方面提供了不可取代的技術(shù)支撐，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的資源共享，減少不必要的資源消耗;最后，在醫(yī)院檔案管理中運用辦公自動化符合時代發(fā)展的需求，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)辦公自動化的價值隨著發(fā)展日益凸顯，只有將這些醫(yī)院數(shù)據(jù)檔案的價值充分發(fā)揮出來，才能實現(xiàn)讀取共享[4]。

2.2節(jié)約成本，提高管理效率

在醫(yī)院檔案管理工作中，由于辦公自動化，電子文件檔案的數(shù)據(jù)數(shù)量大，具有多元化特征。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作一般都是由人工進行，工作效率低且不能保證準確率，造成了很多誤差。在醫(yī)院檔案管理工作中運用辦公自動化，利用辦公自動化的時效性、便捷性和準確性，能有效彌補傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作中的不足和人工導致的誤差，不僅能夠提升醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量，還能有效節(jié)省人力成本、資源和時間[5]。

2.3為醫(yī)院檔案保存提供保障

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，各類檔案資料和數(shù)據(jù)大多以紙質(zhì)版本的形式存放和保存。如果保存不當會造成紙張損壞、蟲蛀、墨水風化、人為損壞、偷竊等影響檔案查閱利用的問題，造成損失。如在醫(yī)院檔案管理工作中運用辦公自動化，能通過網(wǎng)絡平臺和數(shù)據(jù)庫將辦公自動化電子文件檔案、資料、數(shù)據(jù)進行加密存檔和備份，為醫(yī)院檔案保存提供保障，還節(jié)省存放紙質(zhì)檔案的空間，提高辦公自動化資源利用率。也可以借助可移動硬盤儲存、U盤儲存等方式對辦公自動化資料、數(shù)據(jù)進行保管，提高辦公自動化資料、數(shù)據(jù)可使用性特征[6]。

3在醫(yī)院檔案管理工作中辦公自動化的具體應用途徑

3.1建立健全檔案管理組織領(lǐng)導架構(gòu)

基于新時代背景，醫(yī)院的檔案管理工作應順應時代發(fā)展要求，建立健全檔案管理組織領(lǐng)導架構(gòu)，對檔案管理工作做出科學有效的決策和指導，為新時代醫(yī)院檔案管理辦公自動化制定發(fā)展規(guī)劃，增設(shè)專項分管信息化管理的崗位。組織制定科學合理的制度及嚴格的組織紀律，實時對海量的醫(yī)院檔案信息進行分類、歸納和整合，優(yōu)化其管理方式，保證醫(yī)院檔案的完整。

3.2創(chuàng)建檔案辦公自動化系統(tǒng)

醫(yī)院檔案信息的分類、整理、開發(fā)、利用，需要功能較強的檔案信息化管理系統(tǒng)來支撐。如果要在檔案信息管理上充分地體現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的價值，使辦公自動化系統(tǒng)實際應用于醫(yī)院的檔案管理工作中，就要從醫(yī)院檔案管理工作的實際情況出發(fā)，建立一個電子檔案管理系統(tǒng)，并對其內(nèi)容及形式進行優(yōu)化升級。在運用現(xiàn)代化信息技術(shù)的同時注意保留現(xiàn)有檔案信息管理技術(shù)上的優(yōu)點，繼而研發(fā)專業(yè)性的電子檔案管理系統(tǒng)，滿足檔案管理需求[7]。在建立檔案信息管理系統(tǒng)的同時，注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個安全保障措施，建立網(wǎng)絡安全防火墻，保證醫(yī)院檔案辦公自動化系統(tǒng)不被病毒感染，確保醫(yī)院檔案辦公自動化系統(tǒng)的完整性，與此同時要提前做系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免醫(yī)院檔案辦公自動化因系統(tǒng)故障造成損失[8]。

3.3做好醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作

辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中的應用不代表傳統(tǒng)檔案管理就要消失，二者的關(guān)系不是相互取締，而是應該做到相互結(jié)合。醫(yī)院檔案管理辦公自動化是依靠辦公自動化與網(wǎng)絡智能的結(jié)合，但是傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理與辦公自動化的聯(lián)系也十分密切。事實上，醫(yī)院檔案管理辦公自動化是以傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理為基礎(chǔ)，繼承了醫(yī)院檔案資源的形成、整理、儲存、檢查、保管、鑒定、統(tǒng)計等業(yè)務[9]。二者的差距只是服務技術(shù)手段的不同，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理是運用紙質(zhì)的實體醫(yī)院檔案依靠面對面服務，而辦公自動化醫(yī)院檔案管理是運用辦公自動化、數(shù)字辦公自動化、資源共享等依靠在線歸檔、存儲、管理和服務。首先，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理是開展辦公自動化檔案管理的基礎(chǔ)，應推進傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化;其次，醫(yī)院檔案管理的儲存要做到紙質(zhì)與辦公自動化、數(shù)字化長期并存。綜上所述，為了保護醫(yī)院檔案的完整性、安全性、實用性和便捷性，需要辦公自動化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理二者相互結(jié)合，相互依托，形成多元化發(fā)展趨勢[10]。

3.4建立完善的管理隊伍，提升醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著辦公自動化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的普遍應用，對醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求。首先，醫(yī)院方面可以提升招聘醫(yī)院檔案管理人員“門檻”，盡可能聘用工作經(jīng)驗豐富、業(yè)務能力強、熟悉工作流程的專業(yè)人才，提升醫(yī)院檔案管理部門整體的能力和素質(zhì);其次，醫(yī)院可以聘請相關(guān)的檔案管理辦公自動化專家對醫(yī)院檔案管理人員進行有針對性的專業(yè)培訓[11]，使其了解到在醫(yī)院檔案管理工作中運用辦公自動化技術(shù)方面最前沿的理論知識，并熟練掌握在檔案管理工作中運用辦公自動化技術(shù)的工作流程及應用辦公軟件的基本方法;再次，醫(yī)院可以為檔案管理人員經(jīng)常舉辦一些有關(guān)辦公自動化檔案管理的業(yè)務交流會和專題座談會，有計劃地安排一些相關(guān)實踐活動和技術(shù)交流活動，聘請專家對醫(yī)院檔案管理人員進行工作講解和指導，傳遞先進的管理理念，增強醫(yī)院檔案管理人員的學習積極性和自覺性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，進而促進辦公自動化檔案管理的良性發(fā)展。

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理中有效融入辦公自動化技術(shù)，是現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的必然要求，能保障辦公自動化檔案材料、數(shù)據(jù)的完整性和保密性，增強醫(yī)院檔案管理工作的時效性、便捷性和可操作性，為檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供源源不斷的動力。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)桂林市婦女兒童醫(yī)院）