“互聯網+”時代數字檔案管理的途徑

摘 要：檔案管理工作在企業運行過程中占據極為重要的地位，其管理水平將會直接決定企業是否能夠正常運行。如今我國科學技術發展良好，信息化技術得到前所未有的提升，各企業生產、管理模式也發生了巨大改變，在此背景下，企業在進行日常工作時會面臨大量數據，傳統檔案管理工作已經無法滿足其發展所需，因此相關工作人員需要對傳統檔案管理模式進行優化創新，將信息技術融入其中，建立檔案管理信息化模式，順應時代發展，滿足企業發展要求。

關鍵字：互聯網+;數字檔案;管理;途徑

隨著社會信息化迅猛發展，我國已經全面進入信息化時代，互聯網技術也逐漸向著“互聯網+”方向發展，這對于檔案管理工作是一項機遇也是一項挑戰。檔案管理工作人員可在進行日常管理時將互聯網+技術融入其中，有效提高檔案管理的質量與效率，同時也意味著檔案管理人員必須要具備較高綜合素質，不僅能夠擁有檔案管理理論知識，還應具備一定的信息技術能力。檔案管理人員需要以“互聯網+”時代為背景，對自身綜合素質進行全方位提高，從而適應數字檔案管理模式，促進企業的穩定長遠發展。

一、建立數字檔案管理模式的必要性

在“互聯網+”背景下，檔案管理工作模式發生巨大改變，如今越來越多的企業在進行檔案管理時逐漸融入計算機技術，將傳統紙質材料檔案管理工作轉化為電子文件管理，數字檔案管理能夠對檔案管理、儲存、檢索進行統一，并且利用先進科學網絡技術能夠提高檔案信息資源共享率，全方位提高檔案管理工作的質量與效率。目前，數字檔案管理工作主要是對檔案設備、資源進行網絡信息建設，以及培養高素質檔案管理專業人員。數字檔案管理與傳統檔案管理模式相比具有較大優勢，能夠將各種海量信息進行儲存，通過文字、圖片、音頻等資料進行傳播，大幅提升數據利用率，并且數字檔案還可以在一定程度上避免檔案出現丟失情況，提高檔案儲存的安全性。

二、“互聯網+”時代檔案管理工作存在的問題

1.對信息化管理工作認知不到位

檔案管理工作對企業的運行具有極為重要的作用，其管理水平將會直接決定其運行的整體進程，但是由于各企業在進行日常管理時沒有對檔案管理工作有充分認知，部分領導人員對檔案管理工作重視程度不高，主要是因為檔案管理工作不會直接創造經濟收益，因此其價值會很容易被領導人員忽視，加上檔案管理工作與財政補貼的公共檔案管理部門存在不同，大部分企業檔案管理工作需要投入大量資金，當檔案管理工作利益沒有被體現時，領導會覺得檔案管理工作并沒有實際價值，還會加大企業的管理成本，因此會對檔案管理工作投入資金進行嚴格控制，導致檔案管理工作缺乏相應資金支撐，無法招聘到專業人員進行管理，并且其設備軟件都較為落后，管理模式仍處于傳統管理狀態，無法順應時代發展需求。

2.相關政府部門沒有發揮引領作用

根據我國檔案管理工作歷史可見，我國檔案管理工作一直處于進步階段，但是由于受到多種因素限制，我國檔案管理的軟件更新速度較慢，開發不及時，主要是因為缺乏相應管理規范標準，這對于在“互聯網+”時代下檔案管理工作而言存在一定阻礙，導致檔案數據無法實現真正意義上的共享。由于受到市場經濟影響，人們大多數對企業經濟效益過分關注，而對公共服務整體質量卻沒有引起重視，導致檔案管理人員對自身工作認知不全面，并且缺乏相應監督管理體系，造成管理工作不規范。尤其在“互聯網+”背景下，對于檔案管理工作人員綜合素養要求較高，不僅需要檔案管理人員擁有相應的管理理論知識及實踐經驗，還需要擁有一定信息化技術水平。

3.公眾對于檔案的關心程度不足

政府與各行業對于檔案管理工作的重視程度都有所不同，且都存在一定忽視，沒有對檔案管理工作引起重視，導致檔案管理價值宣傳工作處于空白階段，公眾對于檔案管理工作內容及重要性并沒有明確認知，部分公眾認為檔案價值只在于記錄，沒有對檔案信息保護以及機密性進行全方位了解。同時，由于檔案管理工作的特殊性，其使用范圍以及特點對于大多數人而言都較為陌生，公眾在進行檔案使用和篩選時會存在一定困難，導致人們對檔案管理價值存在錯誤認知。此外，由于檔案管理工作關注度以及價值感較低，學生不會主動選擇相關專業，導致檔案管理人才出現斷層，這對檔案管理工作長遠發展具有極大危害。

4.信息化技術開發不到位

如今我國已經全面進入信息化時代，但是部分企業在進行檔案資源管理時對其信息化開發以及利用工作存在嚴重問題，導致檔案信息化資源整體開發程度較低，在檔案信息化管理過程中如果其數據采集效率過低，重復勞動力過多會導致信息整體質量出現嚴重不足，影響檔案信息管理工作整體水平。我國檔案信息化技術發展較為緩慢，與國際相比存在著較大差距，由此可見，在我國檔案信息化建設過程中檔案數據庫資源利用率較低，并沒有將信息化技術作用充分發揮出來，嚴重阻礙了檔案信息化建設工作的進程。

5.相關設施不完善

通常情況下，企業在進行檔案信息化建設時需要做好檔案信息化基礎設施建設工作，目前我國大多數企業由于受到多種因素影響，其設施建設并不完善，對檔案信息化建設工作有著極大阻礙，檔案信息化建設與硬件設施關系較為密切，硬件設施建設水平將會直接決定檔案信息化建設整體進度。因此，企業需要在硬件設施上下足功夫，需要投入大量資金來保證硬件設施的完整性、可靠性，從而促進檔案信息化建設工作整體質量水平，保證檔案各項工作能夠協調發展。但是，由于建設初期需要投入大量資金，部分企業由于受到資金限制，所以其建設并不全面，在進行檔案管理時仍采用傳統模式，傳統檔案管理工作不僅不適合時代發展需求，還會嚴重降低檔案管理人員整體工作質量與效率，對企業長遠發展極為不利。

6.存在安全隱患問題

由于檔案信息化建設主要依靠信息化技術，雖然能夠在一定程度上提高其管理工作水平與質量，但是由于信息化技術存在一定安全隱患，檔案管理人員利用信息技術進行數據收集、分析、處理時很容易被不法分子盜取信息，導致數據丟失，影響企業正常運行。因此，我國大多數企業在進行檔案信息化建設時對其安全性都存在一定質疑，加上部分管理人員缺乏網絡安全意識，導致檔案安全管理工作較為落后，存在大量安全隱患。

7.缺乏標準化、規范化

由于我國檔案信息化建設工作起步較晚，其發展水平較為落后，因此目前雖然大部分企業逐漸開始對檔案進行信息化建設工作，但是缺乏統一管理規范和標準，多數都是由企業內部自行制定相應管理措施，這樣不僅會加大企業檔案管理成本，還會增加其管理難度，并且由于檔案信息管理缺乏規范性、標準性，進行檔案信息查閱時也會出現無從下手的情況，這對檔案信息化建設工作極為不利。

三、提高數字檔案管理水平的有效措施

1.樹立正確的管理理念

在“互聯網+”時代下，檔案管理工作面臨極大挑戰，相關工作人員在進行日常工作時必須將網絡信息技術進行結合，這就需要其擁有數字檔案管理模式理念，能夠根據信息技術發展對檔案管理工作進行優化，尤其是政府、行業、公眾，只有三方同時樹立起正確的管理理念，才能保證數字檔案管理理念深入人心，推動我國檔案信息化建設進程，相關工作人員可以根據實際工作安排對數字檔案管理工作進行宣傳，使其明白數字檔案管理的重要性及其價值，對其特點有著全方位的掌握，通過潛移默化的方式來提高大眾對數字檔案管理認知，讓大眾能夠對檔案管理工作引起重視，為檔案信息化建設奠定基礎，并且通過相應宣傳還可以讓相關工作人員認識到其工作的重要性，對自身責任及義務有全方位了解，管理人員則可以在日常工作時更加主動積極地去學習相應知識，提高信息技術水平，將數字檔案管理工作模式進行優化創新。

2.增加設備投入力度

在檔案數字化建設過程中基礎硬件設備占據著極為重要的地位，是數字檔案管理模式建立的基礎也是前提，因此企業單位領導人員要想提高數字檔案管理建設進程就必須做好基礎設施建設工作，從而保證檔案信息及時、安全，提高檔案工作人員信息處理能力及質量。檔案管理人員進行資金分配時必須對檔案現有基礎設備進行維護、改進，將互聯網技術與檔案管理工作進行結合，實現檔案數字化建設工作，對其檔案信息設施進行科學、合理建設，從而保證數字檔案管理工作能夠順應時代發展潮流。

3.建立并完善管理平臺

檔案管理工作涉及的信息量較大，并且內容較為煩瑣，因此要想促進數字檔案管理工作進程就必須對其制定相應的標準，讓其管理工作能夠更加規范化，相關領導人員可以根據單位檔案具體工作特性建立管理平臺，讓檔案工作人員能夠應用管理平臺對檔案信息進行統計分析處理，提高檔案工作質量與效率。領導人員可以將檔案管理平臺分為內部平臺和外部平臺，內部平臺主要是用于檔案管理工作人員進行內部數據統計分析，提高企業內部管理工作質量與效率，外部管理平臺則可以將能夠公開的檔案資料進行統計、開放，讓公眾能夠自行查閱，滿足公眾檔案查詢需求。

當管理人員建立相應的檔案管理平臺后，需要根據實際工作內容對平臺進行管控，根據平臺特性建立并完善相應管理標準，從而保證檔案管理平臺使用的規范性、合理性。另外，工作人員需要保證公開檔案信息平臺的數據安全、可靠，避免不法分子對公共信息進行篡改，影響檔案數據的準確性。通過內部與外部平臺建設能夠有效促進檔案信息化建設工作的進展，全面落實素質檔案管理工作理念，促進我國檔案管理工作穩定和長遠發展。

4.提高資源開發利用率

如今我國信息化技術發展勢態較為良好，檔案管理人員在進行日常管理時可以結合信息化技術提高資源利用率，對信息化技術進行開發與利用，只有提高信息資源開發與利用水平才能有效保證檔案管理工作順應時代潮流，提高工作人員的工作質量與效率，促進數字檔案管理建設工作進程的發展。相關工作人員進行檔案信息資源開發時需要對檔案信息進行綜合分析，根據不同檔案類型進行分配，能夠更加系統化、集成化，實現統一管理目標，避免信息過于分散，加大工作人員的工作難度，讓檔案管理工作能夠更加便捷，進一步提高檔案信息流通率，從而全方位提高數字檔案管理整體質量水平。

5.提高數字檔案管理的安全性

在“互聯網+”背景下，我國大多信息都處于公開透明化，但是檔案管理中信息較為私密，因此相關工作人員在進行數字檔案管理建設時必須要提高信息技術的安全性，避免出現不法分子對檔案進行篡改或者非法獲取，導致檔案出現丟失、信息不準確，影響企業發展進程。相關工作人員可以根據企業檔案管理制度建立相應安全管理體系，對檔案管理人員以及使用人員行為進行約束，從而保證檔案信息在收集和應用過程中能夠擁有足夠的安全性和保密性，避免檔案信息出現泄露。此外，無論是檔案管理人員還是社會大眾都必須具備檔案安全意識，充分了解信息安全的重要性，避免出現盜用檔案信息的情況，導致企業、大眾財產受到損失。相關工作人員還可以根據檔案信息化技術特性對檔案進行網絡安全管理，從用戶、網絡、數據庫等方面建立安全保護層，并且在日后應用過程中對其安全保護系統進行檢驗，從不同方面提高檔案整體管理質量與效率，讓檔案信息能夠更加安全、有效、可靠。

6.對現有管理體制進行優化、創新

檔案管理工作歸根結底仍屬于企業內部管理工作的一部分，因此相關工作人員在進行數字檔案建設時必須對檔案管理現有體系進行優化、創新，讓數字檔案建設工作能夠更加科學化、規范化。在新時代背景下，檔案管理工作人員要想提高整體工作質量與效率，促進數字檔案工作落實，就需要對檔案管理體制進行優化，檔案管理工作涉及的方面較多，因此管理人員在對檔案工作體制建設時需要將各類分工進行明確，從而全方位提高檔案服務質量水平。另外，由于檔案管理工作在以往并沒有受到領導人員重視，導致檔案管理工作發展較為緩慢，為了能夠保障檔案管理工作順應時代發展，滿足社會大眾需求，檔案管理部門需要對自身工作內容進行分析，明確發展目標，避免受到其他部門牽引，從而更好地服務企業。

7.提高工作人員的綜合素養

在“互聯網+”背景下，我國檔案管理工作模式發生了巨大改變，這對檔案管理工作人員綜合素質的要求較高，因此要想全面落實我國數字檔案管理工作模式就必須提高相關工作人員的綜合素養，保障其能夠在擁有相應管理理論基礎上還具備一定的信息技術能力。首先，相關領導人員可以根據檔案管理工作進程定期對工作人員進行信息技術培訓，使其能夠熟練掌握信息技術，全方位提高工作人員數字檔案管理工作水平。例如，當企業引入先進管理設備時可以先派遣專業人員對員工進行培訓，讓員工能夠熟練操作相應設備，在日常應用過程中發現問題能夠及時解決，從而全方位提高數字檔案建設進度。其次，企業領導也可以利用鼓勵競爭方法來提高檔案工作人員的工作熱情，讓其能夠了解到自身工作的重要性，從而積極進行數字檔案建設的相應學習，將互聯網技術與檔案工作進行結合。

四、結語

總而言之，在我國網絡技術不斷發展背景下，各行各業生產模式都發生了巨大改變，檔案管理工作作為企業內部管理中重要的一項工作，必須將傳統的檔案管理模式進行優化、創新，形成數字檔案管理模式，從而滿足時代發展及企業發展的要求。管理人員可以從檔案管理模式、行業標準、服務質量以及人員培訓等方面入手，增加檔案管理與信息技術的融合度，提高數字檔案建設水平，讓檔案管理工作能夠跟隨時代發展邁入新進程。

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（作者單位：滕州市墨子研究中心）

作者簡介：鞠文周（1985—），男，漢族，山東棗莊人，本科，館員，研究方向：博物館檔案管理。