淺談高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)如何高速處理日常事務(wù)

甘虹

摘 要：對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)兼管負(fù)責(zé)學(xué)院的人事、財(cái)務(wù)、辦公室、資產(chǎn)、后勤等工作于一身，聯(lián)系學(xué)院與學(xué)校各個(gè)部門(mén)，由于目前行政秘書(shū)的自我職業(yè)認(rèn)同感低、職業(yè)晉升空間少、缺少責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)、待遇不高，所以需要行政秘書(shū)需要不斷增強(qiáng)自身服務(wù)精神和奉獻(xiàn)精神、提高業(yè)務(wù)能力、提高效率、增強(qiáng)心理素質(zhì)。

關(guān)鍵字：行政秘書(shū)、服務(wù)精神、 奉獻(xiàn)精神、效率至上

行政秘書(shū)需要具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)組織能力，不僅需要處理文字內(nèi)容，還需要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和智囊團(tuán)，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手。作為高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)來(lái)說(shuō)，更是兼管負(fù)責(zé)學(xué)院的人事、財(cái)務(wù)、辦公室、資產(chǎn)、后勤等工作于一身，聯(lián)系學(xué)院與學(xué)校各個(gè)部門(mén)，除此之外，行政秘書(shū)更是協(xié)調(diào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子與師生員工的紐帶，需要發(fā)揮上傳下達(dá)的重要作用。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政秘書(shū)的工作內(nèi)容

一是文字撰寫(xiě)類(lèi)，其中包括年度工作計(jì)劃和總結(jié)、各類(lèi)文函的草擬、來(lái)文（函）的處理、網(wǎng)站新聞信息的上報(bào)（還包括收集、整理）、學(xué)院會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的整理;二是檔案管理類(lèi)，文書(shū)檔案的收集（還包括整理、歸檔、上交）、教職工個(gè)人檔案的收集、畢業(yè)班學(xué)生信息檔案的整理、學(xué)院圖書(shū)檔案的借還和管理;三是人事管理類(lèi)，教職工每月考勤、教職工請(qǐng)銷(xiāo)假、學(xué)年考核、教職工職稱(chēng)評(píng)定、福利申領(lǐng)、教職工招聘計(jì)劃和過(guò)程跟蹤、日常培訓(xùn)、接待和外聯(lián)、兼職老師的管理等;四是辦公室日常管理類(lèi)，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)督促各類(lèi)工作資料的上交和落實(shí)、辦公經(jīng)費(fèi)的管理、辦公用品的采購(gòu)和申領(lǐng)、學(xué)院資產(chǎn)的清點(diǎn)和維護(hù)、各類(lèi)蓋章事宜;五是溝通協(xié)調(diào)類(lèi)，會(huì)議的籌備和安排、負(fù)責(zé)與學(xué)校相關(guān)部門(mén)的溝通聯(lián)系、負(fù)責(zé)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與教職工的溝通聯(lián)系;六是疫情防控類(lèi)，教職工健康碼、行程碼的收集;根據(jù)省市疫情防控分級(jí)管控表，負(fù)責(zé)教職工重點(diǎn)地區(qū)返校人員排查統(tǒng)計(jì);教職工接種疫苗統(tǒng)計(jì);教職工核酸排查通知等;七是其他類(lèi)，包括學(xué)院突發(fā)事件的處理、學(xué)院安排的其他工作內(nèi)容。

二、高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政秘書(shū)的工作現(xiàn)狀

（一）自我職業(yè)認(rèn)同感低

高校二級(jí)學(xué)院的行政秘書(shū)屬于管理人員，屬于服務(wù)性的管理人員，不僅要接受學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的管理還要接受學(xué)校各個(gè)行政部門(mén)的管理和安排，需要服務(wù)教師和學(xué)生，所做的工作也是屬于服務(wù)性和事務(wù)性工作，事務(wù)繁多且大多都是一些小事，長(zhǎng)期處于這樣的工作狀態(tài)和工作環(huán)境就會(huì)導(dǎo)致大部分行政秘書(shū)覺(jué)得自己的工作地位較低，對(duì)自己的工作內(nèi)容也沒(méi)有較大的成就感， 自我職業(yè)認(rèn)同感低，久而久之就會(huì)倦怠和煩躁。

（二）職業(yè)晉升空間少

高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)屬于學(xué)院辦公室，由于崗位特性決定從業(yè)者事務(wù)性工作居多，且很少有時(shí)間去進(jìn)行學(xué)歷和科研能力的提升，所以在崗位晉升問(wèn)題上，空間僅限于辦公室系列，也就是辦公室主任或辦公室副主任。作為以教學(xué)為主的高校來(lái)說(shuō)，對(duì)教師的重視程度往往高于對(duì)行政人員的重視程度，所以行政秘書(shū)的晉升渠道相對(duì)較窄，很多從業(yè)人員就會(huì)對(duì)自己的崗位前景缺乏信心，也會(huì)造成行政秘書(shū)崗位的流動(dòng)性大。

（三）缺少責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)

行政秘書(shū)的日常事務(wù)繁雜，有文字撰寫(xiě)類(lèi)、檔案管理類(lèi)、人事管理類(lèi)、辦公室日常管理類(lèi)、溝通協(xié)調(diào)類(lèi)、疫情防控類(lèi)等各個(gè)模塊，還有一些領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的工作內(nèi)容，所以就要求行政秘書(shū)需要很強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，但在具體的工作中發(fā)現(xiàn)，很多行政秘書(shū)缺乏對(duì)本職工作的全方位認(rèn)識(shí)且晉升渠道有限，所以在具體工作中缺少責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，工作中態(tài)度消極，工作效率也很低。

（四）待遇不高

在高校來(lái)說(shuō)，薪資及福利待遇方面，行政秘書(shū)遠(yuǎn)不及教師隊(duì)伍的待遇，這就很難激發(fā)其工作的積極性，容易產(chǎn)生倦怠心里，（1）待遇較低就會(huì)導(dǎo)致從業(yè)人員容易倦怠和渾水摸魚(yú)，覺(jué)得工作能做的起走就行，處于得過(guò)且過(guò)的狀態(tài)。

三、高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政秘書(shū)如何提高工作效率

（一）增強(qiáng)自身服務(wù)精神和奉獻(xiàn)精神

行政秘書(shū)屬于服務(wù)性工作，工作比較繁瑣，所以行政秘書(shū)在日常工作中需要增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神。工作中需要為院領(lǐng)導(dǎo)和老師們解決實(shí)際問(wèn)題，積極的聯(lián)系和對(duì)接其他行政部門(mén)，為一線授課的老師們做好服務(wù)工作，在遇到問(wèn)題時(shí)需要先利用自己的工作經(jīng)驗(yàn)嘗試解決問(wèn)題，自己解決不了時(shí)才需要去請(qǐng)求院領(lǐng)導(dǎo)的幫助和詢問(wèn)院領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)建議，努力為院領(lǐng)導(dǎo)和老師們創(chuàng)造更好的工作環(huán)境。

（二）強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力

從高校從業(yè)人員的學(xué)歷構(gòu)成來(lái)看，二級(jí)學(xué)院的行政秘書(shū)往往學(xué)歷比專(zhuān)職教師低，為了能做好高校辦公室行政秘書(shū)的工作要不斷提高理論修養(yǎng)和行政服務(wù)水平（2），行政秘書(shū)對(duì)學(xué)院教職工具體情況、規(guī)章制度、辦學(xué)條件等數(shù)據(jù)需要爛熟于心。除了提高業(yè)務(wù)能力外，行政秘書(shū)還需要增強(qiáng)自身對(duì)學(xué)院學(xué)科內(nèi)容、專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)學(xué)科、一流課程、產(chǎn)學(xué)研等內(nèi)容需熟記于心，成竹于胸完成本職工作。

（三）效率至上

對(duì)于行政秘書(shū)而言，效率主要體現(xiàn)在一是處理事情速度，能不能立即理會(huì)院領(lǐng)導(dǎo)的意圖，處理棘手事件時(shí)能不能敏捷反映出事件背后的含義，能不能靈活自如的完成院領(lǐng)導(dǎo)交代的工作任務(wù)。二是熟練程度，行政秘書(shū)的常規(guī)工作都是以年度為單位重復(fù)的，每年在什么時(shí)間點(diǎn)需要處理什么事務(wù)都是固定的，所以行政秘書(shū)需要不斷的總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提前預(yù)判接下來(lái)需要完成的工作任務(wù)，熟能生巧以提高自身的熟練程度。三是不拖沓，對(duì)于行政秘書(shū)而言，在工作中，會(huì)遇到很多需要接待或者傳達(dá)的工作，里面有很多繁瑣和復(fù)雜的事務(wù)，這就需要行政秘書(shū)以最快的速度處理一條一條的工作內(nèi)容，一旦拖沓時(shí)間，后面的事情就會(huì)越變?cè)蕉啵瑥亩绊懝ぷ鬟M(jìn)度。

（四）增強(qiáng)心理素質(zhì)

一是積極陽(yáng)光的心態(tài)。行政秘書(shū)每天面對(duì)的是繁瑣的工作任務(wù)和雜碎的事情，比如收發(fā)報(bào)紙、領(lǐng)取辦公用品、文件的轉(zhuǎn)發(fā)等等，都是很小的工作內(nèi)容，每天從事這么多工作中的小事就會(huì)讓從業(yè)人員覺(jué)得自己只是一個(gè)后勤工作管理人員，這就需要行政秘書(shū)能擁有積極陽(yáng)光的心態(tài)去處理工作。二是樂(lè)觀熱情。由于行政秘書(shū)在工作中需要對(duì)接各個(gè)部門(mén)、聯(lián)系專(zhuān)職教師、接待來(lái)賓，所以樂(lè)觀熱情的對(duì)待身邊的各種人際關(guān)系至關(guān)重要，積極主動(dòng)地對(duì)待工作，才能提高工作效率。

1、高校系部行政秘書(shū)工作效率的提高問(wèn)題及對(duì)策（申衛(wèi)紅）

2、談如何做好高校辦公室行政秘書(shū)工作（李欣）88F329DD-B89B-403E-9DAF-2D9205A7DE8E