淺談新形勢下離退休干部檔案管理工作的優化創新路徑

李吉華

摘? 要：離退休干部檔案管理工作與干部個人合法權益存在密切關聯，也與國家相關法律法規的落實相聯系。基于這一思考，本文提出優化、創新離退休干部檔管工作方法，推動檔管工作高效率、高質量進行。

關鍵詞：離退休干部;檔案管理;信息系統

前言：干部檔案詳細記錄了個人信息、工作經歷等內容，能夠直觀地呈現干部在崗期間的功過得失。盡管離退休干部離開工作崗位，但對其檔案信息進行管理可以保障干部合法權益。對此，需針對離退休干部檔案信息開展管理工作，做好工作的優化與創新，增強檔案管理科學性、有效性。

一、實現檔案精細化管理

精細化管理要求檔管人員針對離退休干部個人信息管理工作做深度、全面優化，并打造精細化管理體系，以此規避粗放式管理問題的發生。管理體系需同時包括三項基本內容：其一，制定檔管制度。離退休干部檔案管理制度精細化不是指制度內容的嚴格性、細致性，而是需滿足退休干部檔案工作實際。對檔案管理工作特點進行分析，長期性、復雜性較為突出，因此，在制定精細化管理制度時，應以特點為基礎，深入探究檔管工作與各部門彼此間存在的關聯性，根據所掌握信息，打造出極具標準性的檔案管理量化體系。簡單來說，工作人員需每天執行離退休干部有關資料的整理，并做好存放、保管工作，但需格外注意的是，開展的任何工作均需依托于相應的量化標準進行，并根據干部具體職能對檔案進行分類與管理。其二，大力施行監督機制，為各項管理制度的秩序落實提供保障。安排專項人員細致、準確記錄檔案的取用與歸還信息，同時，還需精細記錄檔案歸還時間、檔案使用要求及用途，再結合相應的規定，開展檔案保管工作。針對部分重要或特殊檔案，亦或是有著重要身份的離退休干部檔案，需設置調閱權限，只有取得批準權才可依據設定標準執行查看、調用工作。其三，優化管理方法，對紙質版檔案做數字化處理。借助計算機掃描、錄入設備轉化紙質檔案為數字檔案，同時還需針對這一管理方式制定相應的標準，包括檔案內容、格式等，實現離退休干部數字化檔案標準的統一性、規范性，還可大幅提高方案管理效率[1]。

二、明確檔案管理職責

離退休干部檔案管理職責的確立需從兩方面著手即檔管人員及檔管部門，并采取教育、宣傳等途徑幫助相關人員及部門理清具體工作職責。針對離退休干部檔案工作設立專門管理部門，完善部門人員結構，該部門受單位檔管部門調動。明確部門之間的上下級關系后，要求部門始終堅持單位檔管部門的統一領導，但嚴禁剝奪離退休干部檔管部門自主權，賦予其更高獨立性，確保各項管理工作按照自身實際需要開展，并根據現階段的工作形勢，對近期工作計劃作相應的安排，以保證該部門可以明確、有效把握需處理的管理任務以及應盡管理義務，規避越權、缺位問題的發生。此外，要求部門人員認識各自職責，大力推行工作責任制度，結合各崗位工作實質，引導檔管人員做到對工作職責與內容的全面掌握，也需通過可行的措施幫助檔管人員認清崗位責任，為檔案管理工作順利進行提供保障。

三、推進檔案現代化管理

檔案管理現代化建設需在人力、財力與技術的共同支撐下才能有序進行，并發揮出信息化檔案管理工作開展價值。信息化轉型離不開人才的支持，因此，需組建一支專業性強、素質高的檔管隊伍。各項管理工作均需設置專項人員進行，確保管理質量。在此期間，若應工作需求而發生人事調動，頂崗人員也要在檔案管理部門內部選取，嚴禁其他部門人員身兼數職。同時，還需針對上崗人員開展崗前教育培訓，告知其工作要求及內容，確保頂崗人員能夠肩負起檔案管理工作責任。也需加強在崗人員專業能力的培訓，注重現代化管理要點與方式的講解，促使離退休干部檔案管理工作模式得以全面優化。其次，加大物力投入力度，加快檔管信息化建設步伐。引入信息化設備，包括軟硬件先進的計算機、掃描筆等，助力檔案管理數字化轉型。同時，還需升級檔案部門硬件設施，并利用信息技術搭建檔案管理信息化系統，賦予系統多元化功能，做到各項檔管工作的全覆蓋，實現線下管理朝著線上作業的轉化，提高檔案調取、查看效率。最后，針對信息化管理制定相應的規章制度，以此全過程約束、規范檔管人員工作行為，確保各項現代化管理設施操作正確、科學，推動離退休干部檔案管理工作朝著標準化、信息化、規范化的方向革新[2]。

四、拓展檔管系統功能

依托于信息技術、網絡技術打造離退休干部檔案管理系統，上傳各類基礎信息，如聯系電話、家庭住址、退休金等，確保系統完善性的同時將優質的管理服務提供給離退休干部。但為發揮系統運行管理價值，就需設置多個模塊，賦予系統更多功能，尤其是干部信息庫，以此增強檔案管理信息網絡專業化。系統功能模塊如下：（1）信息掌上查詢模塊。依托于信息技術，打通干部系統信息庫與信息查詢模塊的連接窗口，為系統數據信息的查詢與調用提供便利，還可大幅提高信息查找效率。（2）基于干部信息庫，設置干部數字檔案查詢模塊。充分發揮出數字技術優勢，實現各類信息的及時存儲與備份，確保干部檔案信息安全。（3）打造干部測評數據庫。組織專業人員針對性地測評、分析檔管信息網絡系統，以此彰顯出系統智能化優勢。與此同時，還需結合測評結果積極落實數據庫的更新與完善工作，為檔管工作提供可靠、完整數據支撐。（4）搭建離退休干部信息導入、系統提醒模塊，確保功能模塊建設規范性，可起到實時更新離退休干部各類動態化信息的作用，比如住址、聯系方式更換等，該模塊的運作可提高信息錄入準確性。（5）優化檔案信息查詢程序。系統可以根據干部崗位職能、級別、退休時間進行智能化分類，當查詢檔案信息時，只需輸入干部姓名便可做到各類信息的精準掌握，并定位其位置，為工作人員其他相關信息的查詢提供便利，促使檔案管理工作效率大幅提高。

結束語：為保證離退休干部檔案管理工作持續推進，獲得預期管理效果，就需加大檔案管理工作形式的創新與優化力度。制定相應的管理制度與監管機制，注重檔管人員專業性培訓，加強信息技術的運用，針對檔案管理工作打造信息管理系統，實現管理工作精細化、現代化開展。

參考文獻：

[1]曹杰.如何做好當前離退休干部檔案管理工作[J].辦公室業務，2020（01）：99-100.

[2]林華，王志英，陳艷.提高離退休人員檔案信息管理科學化水平探討[J].企業科技與發展，2019（04）：190-191.