檔案信息化規劃編制要點與框架

崔浩男 漆家森 戴柏清

摘要：檔案信息化規劃是檔案事業發展規劃的重要組成部分。該文提出應編制檔案信息化專項規劃，明確規劃編制的要點是秉持“指導思想—戰略方向—總體目標”的邏輯主線和“核心業務—保障條件—系統架構”的業務主線，并構建規劃編制的框架，即緊扣準備、分析、計劃、評估、修訂五個階段，為檔案信息化規劃的編制工作提供參考。

關鍵詞：檔案信息化 規劃編制 工作要點 整體框架

作為信息社會正常運轉的重要支撐，檔案信息化已成為勢不可擋的必然趨勢?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》中指出我國檔案信息化建設再上新臺階，將加快推進檔案信息化建設作為“十四五”時期的主要任務之一，并實施檔案信息化強基工程。新修訂的《中華人民共和國檔案法》也專門增加“檔案信息化建設”一章，并在第三十五條明確“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃”，這表明了檔案信息化規劃的重要性。本文認為，現階段有必要通過“規劃”的手段將一定時期內的檔案信息化工作進行統籌安排，以保證相關工作的先進性、穩定性和持續性。

在檔案事業“十五”至“十四五”發展規劃中都有單獨的章節專門關注和指導檔案信息化工作，從中可以看出以下趨勢。

（一）檔案信息化規劃工作逐步得到重視

歷次五年規劃中均有涉及檔案信息化工作的內容，且相關內容不斷充實，體現了檔案主管部門對該項工作的重視。首先，檔案主管部門高度重視相關標準規范的制定。在“十三五”期間，共有約16項關于檔案信息化的國家標準和行業標準得到批準并實施，涵蓋收集歸檔、智能管理、數據存儲、服務利用等業務環節。其次，檔案主管部門領導重視相關技術的應用，指出要積極運用好新一代信息技術，加快實現檔案信息化戰略轉型。最后，檔案主管部門不斷加強相關專業知識的培訓。例如，國家檔案局曾舉辦區塊鏈技術視頻專題講座，探索區塊鏈技術在檔案管理中的運用。

（二）檔案信息化規劃內容逐漸走向縱深

通過對檔案事業“十五”至“十四五”發展規劃中關于“檔案信息化”的具體文本表述進行詞頻統計，發現“電子文件”“電子檔案”“歸檔”“數字檔案館”“服務”“信息資源”“數字化”“數據”“系統”“標準”等成為高頻詞，體現出檔案信息化的重點是推進電子文件歸檔和電子檔案管理、加快數字檔案館建設、促進信息資源共享、建設檔案管理系統、制定檔案信息化標準等。從廣度上看，技術能力擴張導致檔案業務活動從載體到空間都發生巨大的變化，信息化規劃涉及的業務活動也不斷拓展至收、管、存、用等各個環節；從深度上看，技術賦能使得資源加工深度從數字化、數據化再到語義化不斷加深，利用環節的技術更新迭代加快，業務精細度不斷提升。

（三）檔案信息化專項規劃編制仍需強化

隨著檔案事業發展規劃走向常態化，有必要制定檔案信息化方面的專項規劃。目前，檔案信息化內容基本分散于檔案事業規劃之中，與相關業務要求組合在一起，以“嵌入表達”為主。同時，檔案信息化規劃內容存在游移，在國家和主要省級檔案部門的規劃序列中時有時無。隨著數字轉型進入“深水區”，檔案信息化工作已成為基礎設施一樣的存在，但不能因此忽視檔案信息化規劃的相對獨立性，應在特定條件下予以專門編制。這樣做，一方面有利于進一步增強檔案信息化的專業性、戰略性地位，開展針對性的問題研究，確立檔案信息化工作的層級；另一方面有助于科學界定檔案信息化規劃與其他規劃的關系，充分厘清與事業發展規劃、具體業務規劃之間的不同定位。

規劃作為一種設計整套行動方案的特殊文種，是對未來整體性、長期性、基本性問題的考量，具有綜合性、系統性、時效性、強制性等鮮明的特點。檔案信息化規劃編制的要點是把握邏輯主線和業務主線。兩條主線虛實結合、相互呼應，可以充分發揮檔案信息化規劃的先導性、科學性和創新性作用。

（一）邏輯主線：指導思想—戰略方向—總體目標

1.指導思想。檔案信息化規劃的指導思想應突出以人民為中心的發展理念，將檔案信息化視做檔案事業系統性變革的內生力量，支撐引領檔案現代化發展，推動檔案管理理念更新、模式變革、體系重構。[1]規劃應以檔案信息化賦能的增值度、檔案數字轉型的豐富度、檔案管理與信息技術的融合度等作為衡量檔案信息化發展的具體指標。

2.戰略方向。一是構建良好的檔案信息化基礎環境。根據檔案事業發展需要，規劃應明確合理配置和建設信息化基礎設施，保障信息化環境能有效支撐檔案管理的基本需要。二是開展檔案信息化技術的試點應用。伴隨著多樣的技術手段和工具相繼涌現，規劃應明確支持分級、分類開展技術應用試點，以點帶面推動新興技術在整體檔案事業中推廣。三是完善檔案信息化治理的標準體系。規劃中應鼓勵建設檔案信息化標準和規范，建立統一的檔案數據治理體系和統一的檔案數據安全體系。四是全面提升檔案信息化人員的專業素養。規劃中應鼓勵積極開展檔案從業人員信息技術培訓計劃，追求檔案的全面信息化管理、檔案館的常態化技術應用、檔案人員的信息素養與技術能力同步提升。[2]

3.總體目標。檔案信息化有其自身必然的發展規律，為了更好地保障檔案信息化的有序推進，規劃應以全面系統提升檔案信息化能力為目標：一方面，檔案信息化發展目標應設定于檔案事業發展的整體框架之內，為達成發展愿景服務。以“大智云移物”為代表的新技術，將成為引領檔案工作創新和驅動數字轉型的先導力量，我們應抓住機遇乘勢而上，引領檔案事業高質量、內涵化發展。另一方面，基于當前內外部環境分析，可將檔案信息化規劃總體目標分解為具有操作性的若干子目標和行動策略。總體目標的再度解構既可以依據檔案信息化建設的時間階段劃分，也可根據不同部門的職能特性、不同地區的發展情況進行分解。

（二）業務主線：核心業務—保障條件—系統架構

1.核心業務。規劃編制過程中核心業務建設應聚焦于基礎設施、應用系統、信息資源等要素。其中，基礎設施建設應以“納入機制”為戰略來獲得發展機遇，把檔案信息化納入單位或區域整體的信息化建設規劃，統一部署、同步實施，確保檔案部門實現對電子文件生成和歸檔的全程監督指導；應用系統建設應注重從文件形成單位到檔案館的前后銜接，打造檔案信息管理系統、信息服務系統、辦公系統的全方位、多樣化的檔案信息系統“生態”；信息資源建設應建立從全宗到元數據的總體架構，實現細顆粒度管理，以促進“數字化”與“數據化”相互融合為具體實現路徑。

2.保障條件。保障條件建設應聚焦于標準規范、安全管理、人才儲備等要素。其中，標準規范建設應延續“十三五”期間的思路，提高檔案信息化相關標準在行業標準中所占的比重，加強相關標準規范的貫徹執行和落地；安全管理建設除了重視基本安全服務外，還應基于總體國家安全觀的視角，樹立檔案安全是總體國家安全組成部分的認識，依托檔案信息系統安全保障檔案信息安全；人才儲備建設應延續職業資格認證、專業培訓、繼續教育等舉措，鼓勵高校加強專業相關的信息技術課程建設。

3.系統架構。規劃編制應從宏觀上指導檔案信息系統體系架構的形成，基于業務需求導向來理解、分析、構建、集成、運行和拓展信息系統，設計趨于體系性、普遍性的通用解決方案。從業務融合的發展趨勢看，機構內部數字轉型和融入外部智慧生態的迫切要求已經影響檔案信息系統自身功能與構成。從目錄數據采集的初級階段發展到支撐單軌運行和知識服務的高級階段，單體軟件或簡單軟件組合的方式難以為繼，需要一定規模的軟件生態才能維系可持續發展。

信息化規劃在企業管理領域有較為成熟的實踐，其中應用較為廣泛的方法有企業系統規劃法（BSP）、關鍵成功因素法（CSF）、戰略柵格法（SG）等[3]，體現了管理與技術并重的思想[4]。在吸收相關研究與實踐經驗的基礎上，本文綜合考慮相關方法在檔案信息化規劃中的適用性，借鑒企業架構TOGAF（The Open Group Architecture Framework）標準和開發方法[5]，從準備（Prepare）、分析（Analyze）、計劃（Plan）、評估（Evaluate）及修訂（Revise）五個階段進行多元透視，設計檔案信息化規劃編制的框架（見圖1）。

（一）準備階段應立足融合視域

在規劃編制的準備階段，檔案主管部門應成立規劃編制小組，建立規劃編制工作機制，統籌協調檔案事業發展規劃和國家相關政策導向，拓展規劃編制的視野，明確檔案信息化規劃是涉及戰略、管理、業務、技術、資源等諸多要素的系統再造的論證過程。檔案信息化規劃不是孤立的，而是要與其他規劃、政策、戰略相融合。一方面，檔案信息化規劃應融入規劃序列。作為經濟社會發展規劃的有機組成部分，檔案信息化規劃應服務國家整體信息化建設和發展戰略。另一方面，檔案信息化規劃應融入數字中國戰略建設。由于檔案數據是數字基礎設施的重要組成部分，檔案信息化規劃應促進檔案部門與數據管理部門的協同，制定與檔案資源有關的數據優化與數據開放政策，主動融入數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動檔案信息化全面納入國家大數據戰略。

（二）分析階段應體現專業立場

規劃編制的分析階段應綜合檔案信息化的基礎設施、應用系統、檔案資源、標準規范、安全管理、人才培養等要素，明晰當前發展態勢、階段和成熟度。首先，著力突出調研支撐。規劃應立足檔案信息化各項工作發展實際，深入調查研究，評估各要素的成熟度，兼顧其他業務數字轉型現狀，確保規劃編制落到實處。[6]其次，科學轉變工作方法。規劃應把握檔案工作“單軌制”發展趨勢，提出引導各地區、各單位分階段數字轉型的針對性方法，實現從“模擬態”“數字態”向“數據態”管理對象空間的平穩過渡。最后，客觀理解技術賦能。伴隨著5G、區塊鏈、元宇宙等新技術的涌現，規劃應在緊密貼合各項業務發展實際的基礎上，評估新技術的適用性，與檔案管理業務進行有效整合，形成豐富的應用場景，將新技術應用的效益落到實處。

（三）計劃階段應注重需求導向

計劃階段是規劃編制的核心，應深入思考和總結涉及的發展思路、重點任務等關鍵問題，明確任務劃分、時間節點、經費預算、責任單位等具體事項，呈現出翔實的行動方案。在前期分析的基礎上，計劃階段應從愿景目標出發，探索適配的解決方案，指導實施治理的過程，推動檔案信息化相關技術發展，進而實現檔案信息化業務的提升，并反作用于新一輪的愿景目標設定。在該階段的內部微循環中，應以需求管理為導向，從國家、企業、公眾的實際需求出發，致力于實現檔案信息化的階段式、融合式發展。

（四）評估階段應具備科學眼光

規劃編制的評估階段需要科學的眼界和頂層的站位，選擇并實施合理的評估方案，進而確定評估結果。試點是評估檔案信息化規劃成效的基本路徑之一，我們可以集中精力謀劃一批有影響力的試點項目，以此為支撐推動檔案管理和信息技術良性互動、協同共進。科學合理的檔案信息化規劃評估涉及大量的調研投入，包括信息化基礎設施建設評估、技術應用績效評估等，對于促進檔案信息化可持續發展、發揮檔案信息化的效益具有重要作用。

（五）修訂階段應貫徹變革理念

面對內外部環境的變化，需要在規劃編制過程中設立修訂階段，以方便進行局部調整。從數字到數據、從可讀到可信、從要素到空間是檔案信息化縱深發展的趨勢[7]，編制檔案信息化規劃應貫徹新的定位視角和變革理念，在修訂階段敢于揚棄，以協調各項發展要素。檔案信息化規劃編制是一個持續性、動態性的過程，通過修訂階段構建起循環性的規劃方案編制框架，將有利于規劃不斷臻于完善。

作為一項重要的戰略工作，檔案事業發展規劃制定的原則是“圍繞中心、服務大局”[8]，制定的思路主要包括分析發展環境、明確主要任務、實施指標驅動、加強規劃銜接等[9]。檔案主管部門在此基礎上進一步編制檔案信息化規劃時，應增強大局意識、創新意識和服務意識，做好規劃編制的前期調研，明確規劃編制的要點和框架，重點思考如何通過檔案信息化工作更好地服務檔案事業的長遠發展，服務黨和國家的中心工作，從而體現檔案信息化的價值和貢獻。

*本文系中國人民大學科學研究基金（中央高?；究蒲袠I務費專項資金資助）項目“多模態檔案數據融合編研模式研究”（項目編號：22XNH196）的研究成果之一。

注釋及參考文獻：

[1]秦丹，張立新，來釔汝.學校教育信息化發展規劃系統框架及編制研究[J].現代教育技術，2019，29（8）：57-64.

[2]張云峰，張治.區域教育信息化規劃編制的策略研究[J].中國信息化，2020（9）：77-80.

[3]Rockart J F. Chief Executives Define Their Own Data Needs[J]. Harvard Business Review， 1979， 57（2）： 81-93.

[4]盧正文，劉春林.信息化規劃方法論：一個系統框架[J].情報雜志，2010，29（11）：10-14+5.

[5]Lankhorst M. Enterprise Architecture at Work[M]. Berlin： Springer， 2009.

[6]李珈.以“十四五”信息化規劃引領經濟社會高質量發展[J].當代黨員，2020（20）：36-37.

[7]錢毅.電子文件管理縱深發展“三從三構”論[J].中國檔案，2020（8）：80.

[8]蔡盈芳.數字經濟環境下的企業檔案工作——兼論企業檔案工作“十四五”規劃的重點內容[J].中國檔案，2020（7）：64-65.

[9]馬秋影.檔案事業“十四五”發展規劃思路研究——以北京市為例[J].北京檔案，2020（11）：26-28.

作者單位：1.中國人民大學信息資源管理學院2.北京外國語大學國際商學院