房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案管理初探

蔣杜娟

摘要：從當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案來看，其管理過程中還存在一系列的問題，這些問題將會影響房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的整體發(fā)展。從此角度出發(fā)，該文將對相關(guān)問題進行梳理并提出完善房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案制度、科學(xué)并規(guī)范地保管好房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案、積極進行房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案數(shù)字化建設(shè)、提高房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理人才的素質(zhì)等四項針對性應(yīng)對措施，從而提高房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案管理水平，助力房地產(chǎn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè) 工程項目檔案 制度 人才

近年來，我國房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，規(guī)模不斷擴大，相應(yīng)地，房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案大幅度增加，因此科學(xué)有效地管理房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案顯得越發(fā)重要。房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案是指從地產(chǎn)項目立項開始所進行的一系列記錄，包括前期手續(xù)辦理、土地手續(xù)辦理、招投標(biāo)、勘察設(shè)計、施工監(jiān)理及設(shè)備采購等過程中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的資料，具有成套性、綜合性、復(fù)雜性的特點。接下來，本文將對房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案管理中存在的問題進行詳細(xì)的分析，并提出一系列可操作的解決措施，以期推動房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理水平的提升，進而使房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案更好地服務(wù)于區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展。

（一）房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案管理制度不完善

房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案管理制度不完善是當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理中存在的突出問題之一。有些企業(yè)未制定貫穿于工程項目全生命周期的檔案管理模式，在進一步的歸檔過程中，常常出現(xiàn)缺失詳細(xì)的歸檔制度要求，從而導(dǎo)致歸檔工作不到位的情況。而有些企業(yè)盲目地制定一些工程項目檔案管理實施準(zhǔn)則，但是在責(zé)任和分工方面未予以明確，常常導(dǎo)致工程管理部門集中精力抓工程質(zhì)量，尤其是工程進度，怠于收集職責(zé)范圍內(nèi)經(jīng)手的項目資料或是忽視督促總承包商和監(jiān)理單位同步整理工程資料，從而增加了檔案收集上的難度。另外，房地產(chǎn)企業(yè)工程項目涉及的部門較多，容易出現(xiàn)多頭負(fù)責(zé)的情況，若不提前以制度的形式予以明確，最終可能導(dǎo)致檔案收集不齊全或者重復(fù)收集等問題。

（二）房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案保管不規(guī)范

一般而言，房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門和公司的盈利并沒有直接的關(guān)系，在公司處于邊緣位置，這使得一些房地產(chǎn)企業(yè)并不重視檔案的管理，甚至不會建立專門的檔案庫房。檔案材料往往跟隨工程項目進度被收集并隨意堆放在辦公室，導(dǎo)致因保管不當(dāng)造成一些工程圖紙、藍(lán)圖紙張泛黃，回形針銹蝕、部分被浸水或者被蟲蝕等問題，從而影響了整個項目檔案的質(zhì)量。

（三）房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案數(shù)字化水平不高，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

隨著房地產(chǎn)企業(yè)工程項目越來越多，檔案的數(shù)量不斷增加，工程項目檔案的管理難度不斷加大。利用傳統(tǒng)方式管理檔案，在檔案中找到所需材料需要耗費大量的時間，而且傳統(tǒng)檔案管理方式容易造成文件丟失、檔案收集不全等問題。隨著信息化建設(shè)的普及，目前許多房地產(chǎn)企業(yè)建立了自己的檔案信息管理系統(tǒng)，但是多數(shù)只是實現(xiàn)了對檔案的錄入、檢索、統(tǒng)計等基本功能。因工程項目涉及不同管理單位，面對工程項目檔案龐大的數(shù)據(jù)，各單位采用的檔案管理軟件可謂五花八門，無法形成整齊劃一的大數(shù)據(jù)庫。同時，工程項目各參建單位數(shù)據(jù)保存格式和形式也多有不同，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接、數(shù)據(jù)共享。

（四）房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案管理專業(yè)人才匱乏

當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案管理人員存在專業(yè)知識結(jié)構(gòu)不完善、計算機技術(shù)欠缺、職業(yè)素養(yǎng)缺乏等問題。此外，部分項目工程參與單位的資料員大多是由兼職人員或者未經(jīng)過崗位培訓(xùn)的人員擔(dān)任，這就必然導(dǎo)致檔案管理方面存在人才上的制約。從房地產(chǎn)項目建設(shè)各環(huán)節(jié)上來看，建設(shè)周期較長、涉及的環(huán)節(jié)較多，這就需要工程項目檔案的管理人員熟悉項目全生命周期各個環(huán)節(jié)，具備建筑領(lǐng)域相關(guān)知識。而目前房地產(chǎn)檔案部門此類檔案管理人才嚴(yán)重缺乏。另外，從發(fā)展前景來看，房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門在公司中往往處于較低的地位，晉升空間有限，這也成為阻礙人才加入檔案管理部門的重要因素之一。

（一）完善房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案制度

檔案制度是“在一定歷史條件下形成的與檔案事務(wù)相關(guān)的體系安排及特定成員在檔案相關(guān)事務(wù)中共同遵守的行為規(guī)則”，是檔案事業(yè)規(guī)范化發(fā)展的重要支撐。房地產(chǎn)企業(yè)首先需根據(jù)國家及各級檔案主管部門相關(guān)文件精神及企業(yè)的自身特點，結(jié)合項目所在地頒布實施的資料管理規(guī)程中的要求，編制詳細(xì)的歸檔制度。在制度中，要明確建設(shè)單位對工程項目檔案工作負(fù)總責(zé)，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加強與參建單位的相關(guān)溝通。在項目運行過程中，建設(shè)單位可以按工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件分別進行立卷。例如，由筆者所在單位作為建設(shè)主體的北京大興國際機場噪聲區(qū)安置房及配套設(shè)施項目，該項目建設(shè)體量大、涉及參建單位多。在項目開工前，筆者單位根據(jù)項目較大的特點，修訂了公司《檔案管理辦法》，組織參建單位召開資料交底會，明確各參建單位檔案管理機構(gòu)及人員職責(zé)，明確項目名稱、使用軟件類型、歸檔范圍、移交份數(shù)、歸檔質(zhì)量要求、竣工圖章樣式及電子檔案格式等。除此之外，筆者單位（建設(shè)單位）還編制了《工程建設(shè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊》，指導(dǎo)參建單位在項目檔案管理中有章可循，為參建單位在工程建設(shè)過程中資料的收集和整理指明方向。這樣也可以有效避免責(zé)任不清、保存不當(dāng)、資料丟失等問題。

（二）科學(xué)并規(guī)范地保管好房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案

根據(jù)檔案制成材料的物理和化學(xué)性質(zhì)及其變化規(guī)律，采用科學(xué)的技術(shù)方案保管檔案，可以最大限度地延長檔案的壽命，是檔案業(yè)務(wù)工作的重要部分。房地產(chǎn)企業(yè)首先應(yīng)建立專門的現(xiàn)代化檔案庫房，將各種工程項目檔案，分門別類地整理存放，并根據(jù)檔案材質(zhì)，科學(xué)、合理地調(diào)節(jié)庫房溫濕度。筆者所在單位領(lǐng)導(dǎo)始終重視檔案工作的發(fā)展，為進一步確保檔案的安全保管、提高公司檔案管理水平，于2017年建立了專門的檔案室，并且配備了檔案密集架、消防設(shè)備、安防設(shè)備、控制溫濕度設(shè)備、消毒除塵設(shè)備、打印掃描設(shè)備、計算機設(shè)備及檔案整理工具等。

（三）積極開展房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案數(shù)字化建設(shè)

在房地產(chǎn)行業(yè)迅猛發(fā)展背景下，相應(yīng)的檔案信息也呈井噴式增長，傳統(tǒng)管理模式顯然難以為繼，房地產(chǎn)企業(yè)加強工程項目檔案數(shù)字化建設(shè)，積極引入信息化技術(shù)成為必然趨勢。為此，筆者所在單位在房地產(chǎn)項目開工前會同步制定檔案信息化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范、完善當(dāng)前檔案信息化的管理模式和規(guī)則；在項目建設(shè)過程中，利用數(shù)據(jù)平臺將檔案收集整理和歸檔保管與施工進度保持同步，以保證檔案的齊全完整；在建設(shè)項目竣工后使用高端的系統(tǒng)軟件，對現(xiàn)存的工程檔案實現(xiàn)科學(xué)收集、整理、掃描和數(shù)據(jù)掛接。此項措施可以整合檔案信息資源并使之更合理化，在開工前統(tǒng)一數(shù)據(jù)保存格式和形式，以便在項目進程中實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接、數(shù)據(jù)共享，提升工程項目檔案的數(shù)字化建設(shè)水平。

（四）提高房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案管理人才的素質(zhì)

房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案管理離不開具有計算機專業(yè)知識、熟悉工程建設(shè)全生命周期流程的技術(shù)人才。對于一些建設(shè)單位、施工單位的兼職檔案管理人員，應(yīng)明確其職責(zé)，最大限度地實現(xiàn)勞動用工的科學(xué)配置，有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競爭活力，規(guī)范其操作行為；在專業(yè)知識上，引導(dǎo)其調(diào)整自身知識結(jié)構(gòu)，除了加強對檔案領(lǐng)域政策法規(guī)、理論知識的學(xué)習(xí)外，還應(yīng)使其積極參加工程文件歸檔整理的專業(yè)實操培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)工程建設(shè)全生命周期理論，熟悉工程項目的各個環(huán)節(jié)，具備基礎(chǔ)的房地產(chǎn)專業(yè)知識。同時房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)重視檔案管理部門，積極引進檔案專業(yè)人才，優(yōu)化檔案管理部門人員的職場晉升空間，從而促使更多優(yōu)秀人才加入房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門。

房地產(chǎn)企業(yè)工程項目檔案具有科技檔案的特點，內(nèi)容涉及工程圖紙、藍(lán)圖、竣工資料等，是房地產(chǎn)企業(yè)未來工程設(shè)計的一個重要參考。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合各個項目建設(shè)情況，把握好各個節(jié)點，對前期事務(wù)、設(shè)計、施工、竣工，直到銷售和項目結(jié)案的所有資料進行科學(xué)的立卷管理，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，以便為日后項目經(jīng)驗借鑒、重大項目決策提供參考。

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作者單位：北京新航城開發(fā)建設(shè)有限公司