新時期事業單位檔案管理的創新思路及方法

韓承峰

事業單位的經營和管理在國家發展和社會進步中占有非常重要的作用。當前，我國經濟正在由高速發展向著高質量發展的方向轉型，事業單位作為國家經濟發展的重要支柱在經營和管理上也處于改革和創新階段，事業單位的檔案管理是事業單位發展和進步的基礎。對事業單位的發展起到了統籌和引導的作用。因此，新時期事業單位的檔案管理無論是在管理理念、方法還是服務等方面都應該緊跟時代發展的方向，不斷創新和改革，以此促進事業單位的發展和進步。但是，當前我國事業單位在檔案管理中仍舊存在很多問題，影響并限制了事業單位的發展。因此，提高檔案管理效率、創新檔案管理方法，優化檔案管理途徑是當前我國事業單位檔案管理工作發展的重要方向。本文首先介紹了新時期事業單位檔案管理的現狀及存在的問題，其次詳細闡述了如何有效提升新時期事業單位檔案管理的創新思路和方法策略。

檔案管理在事業單位的發展過程中有著非常重要的地位，是事業單位發展和經營的基礎。事業單位的檔案記載了單位工作人員的各項信息，包括各個階層對單位員工工作能力的評價、員工的學習、工作經歷、在各項工作中的成績和表現等。除此之外，檔案中還記載著事業單位的各項工作項目以及完成情況等。所以，對于事業單位來說檔案就是事業單位發展和經營的指向標，其能夠為單位在發展過程中提供可靠的參考依據，幫助單位在人員調度、開展工作中提供參考和保障。因此，加強事業單位的檔案管理工作是極其重要的發展方向。在新時期背景下，事業單位的各項工作都隨著社會發展的需求不斷做出改變和創新，檔案管理工作作為事業單位發展的基礎更應該在管理方法、途徑和管理理念、模式上不斷進行創新和改革，使檔案能夠在事業單位發展過程中起到真正的引導作用[1]。

一、新時期事業單位檔案管理現狀

及存在的問題

（一）缺少對檔案管理重要性的認識

通過對事業單位檔案管理現狀的調查和統計發現，很多事業單位對于檔案管理的重要性并沒有足夠的認識，單位領導和管理人員在事業單位經營的過程中沒有準確地估量檔案管理工作帶來的經濟效益和在事業單位的發展過程中起到的重要作用。很多檔案管理員僅僅將檔案信息作為處理人事變更、紀錄會議重要內容的工作記錄，而忽視了檔案信息的內在價值[2]。大多數事業單位在檔案管理過程中并沒有采取積極有效及合理科學的方法，對檔案信息隨意存放，只要不丟失、不泄露、不殘缺，能夠在需要時應付上級檢查即可，這對于檔案信息的有效應用及事業單位的發展都有著一定的影響。此外，由于事業單位對檔案管理的重要性認識不足，致使在檔案管理過程中無論是基礎設施的修護和配備還是資金的支持都存在一定的問題，使檔案管理工作受到非常嚴重的影響，無論是質量還是效率都被弱化。

（二）檔案管理員缺少專業性

檔案管理員是事業單位檔案管理的重心，管理員的專業性和職業素養對于檔案管理質量和效率具有重要的影響。但是，當前我國很多事業單位對于管理員的要求并沒有達到社會需求，致使事業單位的檔案管理工作不能得到有效的進步和發展。

1.檔案管理員的專業技能不足，專業水平較低，很多管理者不足以勝任檔案管理的工作。隨著我國經濟水平的不斷提升，事業單位的發展也得到了有效提升，事業單位的工作量、工作人員數量以及工作復雜程度都在不斷增加，致使事業單位檔案復雜、工作量大，僅憑人工整理非常困難[3]。因此，需要檔案管理員能夠有效地將互聯網技術應用到檔案管理中，這樣對檔案的整理、分析、應用都會更加便捷、高效，對事業單位的穩步發展有著重要的意義。但是，由于檔案管理者能力不足，不能熟練地使用電子信息技術，致使檔案管理效率低下，管理方式落后，缺乏創新性。

2.檔案管理員缺少專業的職業素養，沒有真正地意識到檔案管理的重要性，管理員僅僅認為自己是檔案的整理者和保管者，并沒有意識到隨著社會的發展，事業單位的檔案管理對于事業單位的發展和進步的重要性。檔案信息的有效管理能夠準確地檢測事業單位的發展現狀和變化，從而有效地洞察事業單位的發展方向、發展中存在的問題以及工作人員的情況。對于事業單位來說，檔案信息就是有效的有法律效力的憑證。但是，管理員在工作中存在態度不端正，沒有專業的責任意識，缺少基本的職業素養等問題。對很多管理員來說事業單位檔案只要不丟失、不損壞就是完成了工作任務。檔案信息變成了放在檔案盒中的藏品，且在檔案信息內容記錄上不夠專業，不能有效地體現事業單位發展情況的變化，而僅僅片面地記錄了事業單位的一部分突出成就，致使很多事業單位的檔案沒有起到為企業發展提供憑證的作用，僅僅是一堆沒有大用處的廢紙。管理員將檔案隨意堆放在一起，沒有對這些檔案進行精心的、專業的分析和整理，在單位發展過程中起不到任何實質性的作用，從而降低了事業單位經營和管理的效率，影響了事業單位的發展和進步。

（三）缺少科學的管理手段

隨著社會的發展和進步，事業單位的檔案管理需要緊跟時代發展的步伐，不斷在管理模式和管理方法上進行創新和改革，更好地服務于事業單位的發展。檔案管理工作在管理手段和模式上仍舊存在很多問題，落后、缺少科學性和技術性的管理手段是影響事業單位發展的重要因素。

1.管理思想松懈，缺少創新性。檔案信息的管理直接影響著事業單位對未來發展方向的了解、領導的重大決策以及工作人員的人事變動和信息管理，對企業的發展和進步有著重要的作用[4]。因此，檔案信息內容需要切實記錄、信息完善、更新及時，需要檔案管理員在管理手段上不斷創新，不斷學習專業知識和專業技能，及時地適應和滿足社會發展對事業單位工作內容的要求，這樣才能使檔案信息管理得到良好的運營，從而有效促進事業單位的健康發展。但是，當前很多事業單位的管理員由于思想落后，工作態度消極，在工作中存在著應付心態，缺少應有的耐心和責任心，對管理方法的認識太過傳統，缺少學習和與時俱進的意識，從而造成檔案信息遺漏、混亂、更新不及時等現象，影響了事業單位的穩步前進。因此，在新形勢的背景下，管理員需要提高思想覺悟，緊跟時代發展的步伐，在管理模式、管理方法上不斷創新，提升專業素養，促進事業單位工作不斷前進。B0F9A98B-A120-4879-BF2A-4BAE076EEB4F

2.很多事業單位對檔案管理設施建設缺乏重視，軟件和硬件的配備標準層次不一，資金投入的水平不盡相同，不能滿足國家和社會發展的需求。很多單位對于檔案管理部門的資金投入不足，甚至有的單位沒有存放檔案的單獨空間，致使檔案信息只能和一些雜物堆放在一起，這對檔案的分析、整理和保存都具有極大的影響，不利于檔案管理工作的有效開展[5]。由于投入的資金較少，致使很多事業單位的檔案管理人員短缺，管理員的待遇較低，極大程度地影響了檔案管理工作的創新和改革。

3.隨著社會的發展、時代的進步，互聯網技術逐漸在各個領域普及，檔案管理工作是事業單位發展和進步的憑證和基礎，更應該順應時代的發展，將信息化、智能化的管理方式應用到管理工作中。但是，目前很多單位的檔案管理仍舊沿襲著傳統的管理方法，在管理手段和管理方法上缺少創新，對事業單位的發展和檔案管理工作的有效開展產生了很大影響。

二、有效提升新時期事業單位檔案管理的

創新思路和方法策略

（一）強化檔案管理的創新性

新時期，事業單位在檔案管理工作的實施過程中缺少創新性，傳統的檔案管理工作不僅不能夠滿足社會發展的需求，還降低了事業單位發展的效率和質量。所以，在新時期背景下，創新管理思想，優化管理手段是強化事業單位檔案管理效率的重要方向。

1.在管理方法上，檔案管理工作在檔案信息和數據處理上缺乏一定的創新性和科學性，無論是數據還是文字資料都比較零散，沒有系統地進行分類整理，對于檔案內容無法更加精確地、專業性地進行整理和統計，難以達到針對性的服務。因此，加強檔案信息建設的精準性、專業性和高效、快速地實現檔案管理現代化，就必須將傳統的檔案信息進行重新分析整理，將散亂無章的結構信息整理成具有較強專業性的單一信息，將所有的檔案內容分門別類的整理和分析，為檔案管理工作的發展提供最為精確、個性化、針對性的措施和方案。例如，對人事資料檔案進行整理和分析，檔案管理員可以將單位員工的學歷、特點、工作業績、參與項目以及考勤等信息構建成一個信息庫，這樣在進行職位調動和工作任務分配以及獎懲制度的完善等工作中就會非常便利簡單且科學系統，為事業單位的發展提供更加精確、專業，服務更加個性化和具體化的檔案信息化建設成果。

2.在管理模式上，信息化管理模式是開展檔案管理工作的主要方向。事業單位在經營和管理過程中需要對檔案內容構建信息化的體系，通過科學信息技術和手段，制定電子檔案庫，構建精準化信息服務數據庫，將檔案都投放在數據庫中，通過信息化技術對檔案內容進行統一的整理和分析，從而促進檔案管理工作的整理、優化、更新和統計，使管理模式形成科學、系統的工作線條。加強檔案管理的科學化、現代化和系統化，這樣才能在未來發展中使檔案內容清晰、應用方便。此外，創新檔案內容的整合方式，改變以往檔案信息枯燥的文字敘述方式，通過計算機技術的加工和整理，將檔案內容整合成圖像、數字和文字相結合的形式，使檔案信息更加具有直接性的參考價值。例如，將事業單位發展過程中完成的所有項目都放在一個數據庫中，然后按照其規模大小、涉及領域、完成程度和取得的成就以及為事業單位帶來的影響等方面的特點進行具有針對性的分析和統計，然后根據信息化整理的檔案信息，了解事業單位進一步的發展方向和目標，以此促進事業單位的快速發展和進步。

（二）建立專業的檔案管理隊伍

檔案管理員是事業單位檔案管理工作的重要組成部分，專業性強、創新能力強的管理員能夠更好地緊跟社會發展需求，強化檔案管理工作的有效開展，為事業單位的發展和進步提供有力保障。

1.在思想意識上。在檔案管理隊伍建設過程中加強對檔案管理員的約束，增強管理員的檔案管理意識和思想水平，摒棄偷懶、應付的惡習，在工作中表現出最基本的責任心和耐心，提高管理信息工作的效率，增加管理員的責任意識，使其能夠更加重視檔案管理工作。可以在管理制度上加入考核和績效評估任務，并根據管理員的成績給予獎懲，從而增強管理員對檔案管理工作的責任和義務的重視。

2.在工作能動性上。提升檔案管理員的工作積極性，提升檔案管理員對檔案管理工作重要性的認識，增強其責任意識。例如，加強檔案管理工作的制度體系，強化組織領導，使檔案管理員充分認識到領導對檔案管理工作的高度重視，從而積極地、慎重地、有序地開展檔案管理工作。另外，提升檔案管理員的薪資待遇，切實的關心檔案管理員，幫助檔案管理員解決基本困難，使檔案管理員能夠全身心投入到工作中，提升其在工作中的能動性。

3.在專業能力上。加強管理隊伍的工作能力，鼓勵檔案管理員不斷學習專業知識和專業技能。強化檔案管理員對計算機技術和信息技術的掌握，從而更好地適應大數據時代背景下檔案信息管理工作的發展和變革。例如，可以加大對檔案管理員的培訓力度，以提升檔案管理員在專業技能以及業務水平上的不足，使其在綜合水平以及專業技能、素養上都一直保持著最高端的水平，并具有強硬的學習能力、適應能力以及較高的信息收集、分析、處理和組織能力。組織管理員外出學習或者是定期開展講座、研討會等，增強檔案管理員在管理思想、管理手段和管理模式上的創新性和與時俱進的能力。

三、結束語

新時期，事業單位的發展隨著社會日新月異的變化在不斷改革和創新，檔案管理工作作為事業單位發展的基礎和保障需要新的改變。無論在思想上、水平上還是技術上都需要緊跟時代發展的需求，不斷創新和改革，為促進事業單位的發展和進步奠定基礎、提供條件。

參考文獻：

[1]張靜.新時期事業單位檔案管理的創新思路及方法探析[J].辦公室業務，2021（21）：108-109.

[2]程小瓊.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法探討[J].青年時代，2019（9）：282-283.

[3]藍孝芬.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法分析[J].科學與信息化，2019（16）：164-168.

[4]原旭沛.淺談新時期事業單位檔案管理的創新思路及方法[J].城市建設理論研究（電子版），2015（23）：209.

[5]周璇，鄭媛媛，孫思楊.新時期事業單位檔案管理創新思路的研究[J].魅力中國.2019（13）：36.B0F9A98B-A120-4879-BF2A-4BAE076EEB4F