探析企業(yè)文書檔案的收集與歸檔

凌穎豪

企業(yè)文書檔案工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展尤為重要，只有做好文書檔案的收集與歸檔，才能為企業(yè)各項(xiàng)工作的良好開展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。特別是企業(yè)改革不斷深化，文書檔案的價(jià)值逐漸凸顯，其類別的不斷增加，使得文書檔案收集與歸檔工作更為復(fù)雜化，企業(yè)需要加大對(duì)文書檔案的收集與歸檔的重視程度，更好地發(fā)揮文書檔案的作用。于此，本文重點(diǎn)對(duì)企業(yè)文書檔案的收集與歸檔進(jìn)行了探討，從企業(yè)文書檔案的基本特點(diǎn)入手，分析了文書檔案收集與歸檔工作的重要性，提出了企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作的開展策略，以供參考。

企業(yè)文書檔案會(huì)準(zhǔn)確記錄各種事項(xiàng)，對(duì)企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展意義重大。因此，企業(yè)若想在激烈的市場(chǎng)中占有一席之地，需要做好文書檔案的收集與歸檔，保證記錄的內(nèi)容全面而準(zhǔn)確，同時(shí)，還應(yīng)最大程度發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。雖然現(xiàn)階段較多企業(yè)認(rèn)識(shí)到了此項(xiàng)工作的重要價(jià)值，但在此項(xiàng)工作的開展中，仍存在一定問題，影響到了文書檔案工作的效率及質(zhì)量。所以對(duì)企業(yè)文書檔案的收集與歸檔進(jìn)行深入探究，具有較為積極的意義。

一、企業(yè)文書檔案特點(diǎn)

（一）內(nèi)容豐富

文書檔案是在企業(yè)管理活動(dòng)開展中形成的，其記錄了企業(yè)全部的歷史，內(nèi)容極為豐富，真實(shí)地反應(yīng)了立檔企業(yè)的歷史面貌，包括企業(yè)建立、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)變更、部門設(shè)立、企業(yè)大事記等等，并且企業(yè)的文書檔案具備較強(qiáng)的歷史記錄性，還具備較強(qiáng)的憑證性，這一文件材料門類眾多，包含數(shù)據(jù)信息從收集至銷毀的整個(gè)過程。

（二）政策性強(qiáng)

企業(yè)文書檔案會(huì)詳細(xì)記錄企業(yè)所有行政管理活動(dòng)情況，是在企業(yè)各個(gè)部門開展相關(guān)職責(zé)活動(dòng)中，不斷積累形成的，如企業(yè)生產(chǎn)部門、企業(yè)管理部門以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)部門等。文書檔案管理的內(nèi)容主要與各方規(guī)定相符合，滿足國(guó)家規(guī)定、政府規(guī)定及企業(yè)規(guī)定要求，也是企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)管理中，具體落實(shí)這些法規(guī)的一個(gè)重要體現(xiàn)。內(nèi)容與公文相類似的文件材料，對(duì)于企業(yè)日常管理，發(fā)揮著政策性價(jià)值，如重要會(huì)議紀(jì)要、重要決定決策等。

（三）文體多樣

企業(yè)文書檔案會(huì)將企業(yè)一段時(shí)間內(nèi)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)過詳細(xì)記錄下來(lái)，描述出具體的事件、任務(wù)與活動(dòng)開展情況，存在一定的普遍適用性，屬于一種規(guī)范體式，還是一種文件材料，具備一定的內(nèi)部法定效力。其在信息文本表現(xiàn)上會(huì)存在多樣性的表現(xiàn)方式，如決定形式、命令形式、批復(fù)形式、報(bào)告形式、指示形式以及通知形式等。不同的形式有著不同的目的，均是對(duì)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)運(yùn)行中的問題進(jìn)行解決，促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展。

二、文書檔案收集與歸檔的重要性

首先，可為企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)行提供準(zhǔn)確的資料支持。企業(yè)相關(guān)管理人員通過收集并歸檔企業(yè)的文書檔案，不僅詳細(xì)地記錄了企業(yè)發(fā)展歷程，還真實(shí)反映出企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況，通過文書檔案形式[1]，將其真實(shí)且完整地進(jìn)行呈現(xiàn)。保證這些檔案資料的完整性與全面性，便于企業(yè)相關(guān)部門人員使用，了解企業(yè)發(fā)展情況以及經(jīng)營(yíng)狀況，能夠在一定程度上對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)行推動(dòng)。文書檔案會(huì)記錄企業(yè)發(fā)展環(huán)節(jié)遇到的種種問題，進(jìn)而幫助企業(yè)防范各種經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)良好運(yùn)營(yíng)。其次，保證企業(yè)檔案管理工作良好開展。文書檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展實(shí)況進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，屬于企業(yè)管理中不可缺少的重要文件，有效收集并歸檔文書檔案，不僅是企業(yè)管理的關(guān)鍵內(nèi)容，更是關(guān)鍵的工作環(huán)節(jié)。此項(xiàng)工作的良好開展，會(huì)使檔案管理工作更為規(guī)范、有序，同時(shí)，還會(huì)保證檔案管理效率的進(jìn)一步提升，確保檔案資料更加全面、完整，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的良好開展，更好地發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，有助于企業(yè)科學(xué)制定決策管理方案。全面開展文書檔案的收集與歸檔工作，會(huì)防止出現(xiàn)文書檔案資料丟失情況，保證文書檔案的完整與全面，其中的內(nèi)容有助于企業(yè)科學(xué)制定決策管理方案[2]，使企業(yè)決策更加科學(xué)、合理，制定出的決策會(huì)更加符合實(shí)際情況。除此之外，企業(yè)管理人員查閱文書檔案的過程中，會(huì)更加詳細(xì)地掌握企業(yè)發(fā)展進(jìn)程與經(jīng)營(yíng)情況，在此基礎(chǔ)上，開展決策管理工作時(shí)，能夠結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，制定出相應(yīng)管理措施，保證企業(yè)向更加健康的方向發(fā)展。

三、企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的開展策略

（一）強(qiáng)化文書檔案管理宣傳

為保證企業(yè)文書檔案收集與歸檔效率進(jìn)一步提升，企業(yè)管理人員應(yīng)從思想上對(duì)此項(xiàng)工作予以重視，強(qiáng)化文書檔案管理宣傳。首先，在文書檔案管理環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想觀念，積極開展文書檔案收集與歸檔工作，選擇簡(jiǎn)報(bào)編制以及檔案編研等方式，提升檔案利用價(jià)值，有效擴(kuò)大文書檔案宣傳范圍。其次，積極利用新媒體，對(duì)文書檔案利用效果進(jìn)行宣傳，形成全員歸檔意識(shí)，獲得良好的文書檔案管理宣傳效果。再次，為文書檔案管理工作流程以及管理方式更為規(guī)范，企業(yè)檔案管理人員需要對(duì)檔案庫(kù)中的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真、全面的核查，避免文書檔案信息出現(xiàn)問題，充分發(fā)揮出現(xiàn)代企業(yè)管理中文書檔案的價(jià)值。最后，在文書檔案作用的宣傳下，使管理人員更加重視此項(xiàng)工作，保證企業(yè)檔案管理人員積極、主動(dòng)地進(jìn)行文書檔案的收集與歸檔，與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求相符。

（二）構(gòu)建完善的管理制度

在企業(yè)文書檔案收集與歸檔中，完善的管理制度尤為重要，能夠有效提升企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作效率。在構(gòu)建完善的管理制度前，企業(yè)應(yīng)認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要價(jià)值，樹立起良好的文書檔案收集與歸檔意識(shí)[3]，注重文書檔案收集與歸檔管理工作，進(jìn)一步提升工作效率。管理制度構(gòu)建過程中，為獲得良好的構(gòu)建效果，企業(yè)管理人員應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，組建管理制度制定小組，在實(shí)際工作中，小組成員會(huì)對(duì)文書檔案收集與歸檔內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，對(duì)其他企業(yè)檔案規(guī)整制度進(jìn)行考察，同時(shí)分析本企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，制定出與企業(yè)實(shí)際情況相符的檔案收集與歸檔制度。在制定文書檔案收集與歸檔管理制度時(shí)，需要注重以下幾點(diǎn)。首先，管理內(nèi)容應(yīng)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況相符合，如果企業(yè)規(guī)模較小，則無(wú)需引入過于先進(jìn)且實(shí)用性不強(qiáng)的檔案管理方法;如果企業(yè)規(guī)模較大，則需要制定出更加科學(xué)、完善的檔案管理制度，在制度保障下，使文書檔案收集與歸檔工作良好開展。其次，使檔案管理制度更為規(guī)范，明確標(biāo)注檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容，讓工作人員對(duì)自身工作進(jìn)行充分了解，同時(shí)，更加高效地進(jìn)行檔案提取。最后，制定出完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此進(jìn)一步提升規(guī)章制度的良好落實(shí)，明確文書檔案收集與歸檔目標(biāo)，對(duì)未完成目標(biāo)的人員予以相應(yīng)處罰，提升工作積極性。F6010C05-28F7-4F67-90EF-DE28E6C02A84

（三）改進(jìn)文書檔案收集與歸檔方式

首先，及時(shí)進(jìn)行問題反饋。企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作在開展中，往往會(huì)通過多樣化的方式，防止出現(xiàn)種種問題，保證此項(xiàng)工作的實(shí)際開展質(zhì)量，不過還是不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些問題。如何對(duì)這些問題進(jìn)行及時(shí)地處理才是關(guān)鍵所在。所以，企業(yè)應(yīng)與檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)合，成立專門的管理崗位[4]，安排專業(yè)的人員開展各階段監(jiān)管工作。例如，在收集階段、歸檔階段以及保存階段等，實(shí)時(shí)監(jiān)控文書檔案收集與歸檔，若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)，針對(duì)性地予以處理，確保工作的有效性。其次，應(yīng)保證此項(xiàng)工作開展的積極性與主動(dòng)性。企業(yè)相關(guān)管理人員開展文書檔案收集管理工作時(shí)，應(yīng)將被動(dòng)處理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理，與其他部門積極主動(dòng)地進(jìn)行溝通，同時(shí)統(tǒng)籌安排整個(gè)工作進(jìn)程，使文書檔案資料更加完整、真實(shí)，應(yīng)定期進(jìn)行全面的檢查，不放過每個(gè)工作細(xì)節(jié)，有效滿足企業(yè)對(duì)文書檔案的需求。最后，保證硬件設(shè)備的完善性。在實(shí)際工作環(huán)節(jié)，企業(yè)需要貼合時(shí)代發(fā)展，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念與信息化設(shè)備，使文書檔案管理工作向著信息化的方向發(fā)展，保證文書檔案收集與歸檔更為高效，推動(dòng)此項(xiàng)工作的良好開展。

（四）提升工作人員業(yè)務(wù)能力及綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素養(yǎng)，與文書檔案收集與歸檔工作質(zhì)量息息相關(guān)。為促進(jìn)工作的良好開展，需要重點(diǎn)對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)。第一，業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力主要表示的是專業(yè)領(lǐng)域的管理知識(shí)，同時(shí)，在日常檔案管理工作中良好地應(yīng)用這些知識(shí)，在知識(shí)與技能的良好結(jié)合下，具備更強(qiáng)的檔案管理核心能力[5]。若想成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅需要掌握豐富的專業(yè)知識(shí)及技能，還應(yīng)具備良好的職業(yè)習(xí)慣，能夠積極、主動(dòng)地開展文書檔案收集與歸檔工作，獲得更好的工作質(zhì)量。在業(yè)務(wù)能力上，主要是進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，企業(yè)應(yīng)制定出專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，并明確階段性的業(yè)務(wù)能力指標(biāo)與績(jī)效目標(biāo)，在有效的培訓(xùn)下，保障檔案管理人員獲得更多的專業(yè)知識(shí)及技能，為良好地把控培訓(xùn)效果，應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行實(shí)際考核。第二，綜合素養(yǎng)培養(yǎng)。核心素養(yǎng)涵蓋內(nèi)容較多，不僅包括工作態(tài)度，還包括心理狀態(tài)及價(jià)值觀念，屬于檔案管理人員的內(nèi)在狀態(tài)，會(huì)與人員的業(yè)務(wù)能力相互作用，因此，企業(yè)還應(yīng)對(duì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)，使其具備較強(qiáng)的責(zé)任心，積極樂觀地開展各項(xiàng)工作。保證工作人員具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力以及綜合素養(yǎng)，提升文書檔案收集與歸檔工作效果。

（五）強(qiáng)化臨時(shí)檔案文件的收集與整理

企業(yè)中會(huì)存在一些人員調(diào)離或者辭職情況，由于少數(shù)重要的文件沒有進(jìn)行及時(shí)的交接，使得檔案及文件沒有及時(shí)歸檔，出現(xiàn)了丟失的情況。為避免出現(xiàn)以上問題，企業(yè)相應(yīng)管理人員需要強(qiáng)化臨時(shí)檔案文件的收集與整理，在每年的年初，對(duì)前一年的文件與檔案進(jìn)行定期整理與收集。例如，主要會(huì)議開展后，應(yīng)及時(shí)通報(bào)會(huì)議的全部信息。有人員調(diào)動(dòng)或離職，要及時(shí)通知相關(guān)人員，做好檔案文件移交工作，避免出現(xiàn)檔案文件不及時(shí)歸檔或丟失問題;記錄管理人員要根據(jù)相應(yīng)條例與規(guī)則開展各項(xiàng)工作，同時(shí)還應(yīng)按照實(shí)際要求，為收件人提供臨時(shí)的資料與文件。為順利轉(zhuǎn)移相應(yīng)文件與信息，將文件復(fù)制出兩三份，接受人與轉(zhuǎn)讓人手中均存有一份，以供后期使用。

（六）明確范圍，清晰主體

首先，按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》與企業(yè)行政管理工作情況，對(duì)企業(yè)文書檔案收集與歸檔范圍加以明確，清晰具體的保管期限，制定出全面的收集與歸檔內(nèi)容，對(duì)企業(yè)歸檔范圍總表進(jìn)行匯總。還應(yīng)統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，保證企業(yè)各部門對(duì)文書檔案歸檔流程有所掌握，使各部門了解自身需要將哪些文書檔案進(jìn)行移交歸檔[6]。此外，需要與企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)及重點(diǎn)工作情況相結(jié)合，適當(dāng)增減需要收集與歸檔的內(nèi)容。例如，在一些類目中，如生產(chǎn)管理類及黨群管理類等，進(jìn)行相關(guān)二級(jí)類目的增加。如行政管理類以及經(jīng)營(yíng)管理類等，將知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理與合同管理，增加到經(jīng)營(yíng)管理類內(nèi)容中，用審計(jì)稽查管理類代替以往的審計(jì)管理類。其次，確定文書檔案收集與歸檔主體。企業(yè)文書檔案資料涵蓋內(nèi)容較為復(fù)雜，來(lái)源廣泛，為保證此項(xiàng)工作的開展，需對(duì)工作的責(zé)任主體加以明確，轉(zhuǎn)變以往的管理模式，將重點(diǎn)放在主動(dòng)收集上，進(jìn)行前端控制，積極調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，明確人員的職責(zé)范圍，保證所有工作均由專人負(fù)責(zé)。

（七）引進(jìn)先進(jìn)的收集管理創(chuàng)新模式

新時(shí)期，信息化技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理人員應(yīng)與實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)自己的工作模式進(jìn)行設(shè)定，實(shí)現(xiàn)管理機(jī)制不斷創(chuàng)新，使文書檔案管理工作更為科學(xué)、高效。實(shí)際工作中積極引進(jìn)信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案查閱工作，使檔案查找、檢索及整理更為便捷、高效[7]。還應(yīng)在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用下，不斷完善文書檔案工作，通過信息技術(shù)收集并歸檔企業(yè)文書檔案，可有效防止人為收集與歸檔中產(chǎn)生的失誤，進(jìn)一步提升文書檔案工作效率，最大程度上發(fā)揮出文書檔案的價(jià)值與作用。利用計(jì)算機(jī)工具進(jìn)行檔案的收集管理，應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行檔案錄入。例如，傳真機(jī)、照相機(jī)以及掃描儀等，提升檔案信息整理的便捷性以及工作效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在發(fā)展過程中，不可避免地會(huì)進(jìn)行文書檔案的收集與歸檔工作，文書檔案具備不可替代的作用，在一定程度上影響著企業(yè)各項(xiàng)工作的正常開展。檔案工作中，收集與歸檔是較為關(guān)鍵的內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)對(duì)這項(xiàng)工作予以較大的重視，通過強(qiáng)化文書檔案管理宣傳;構(gòu)建完善的管理制度;改進(jìn)文書檔案收集與歸檔方式;提升工作人員業(yè)務(wù)能力及綜合素養(yǎng);強(qiáng)化臨時(shí)檔案文件的收集與整理;明確范圍，清晰主體;引進(jìn)先進(jìn)的收集管理創(chuàng)新模式，促進(jìn)文書檔案的收集與歸檔工作的良好開展，保證文書檔案作用得以充分發(fā)揮。

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