新時代高校檔案管理工作探究

高校檔案是指高等學校在各項活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，具有原始性、憑證性和權威性，是最可靠、最真實、最具權威的信息資源，是衡量高校現代化程度和綜合實力的重要標志。作為以記錄承載高校招生、學籍、管理、就業以及各類相關工作中形成的以文字、圖片等資料為中心內容和職責的高校檔案管理工作，是高校工作中重要的一環，是高校歷史發展進程的見證者。一直以來，在高校工作中有著不可忽視的地位。隨著社會的不斷發展，互聯網的普及、物聯網的開發以及計算機技術的不斷深化，數字化、信息化勢不可擋，傳統的檔案管理模式已經跟不上高校快速發展的步伐。新時代檔案管理工作得到國家的重視，但原有檔案體系的弊端日益顯現，深化檔案管理的改革勢在必行[1]。

一、新時代高校檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理的觀念很淡薄，總體上都對檔案工作重視程度不夠

高校檔案管理工作作為檔案管理的重要組成部分，問題尤其嚴重。新時代下，高校檔案管理工作的重要性更加明顯，但是高校對檔案管理工作的重要性認識不夠，很多高校都更多地關注教學科研等重點項目工作的進展，很容易忽略校內的檔案管理工作，導致出現基礎設施和經費不足不到位的情況，很難跟上新時代的步伐，不能滿足和促進高校檔案管理高質量發展的要求?，F代社會發展要求建立完善的身份信息系統，而大部分人的個人信息中都有很多高校內學習生活活動等內容。因此高校檔案管理工作無論是對高校的基礎建設和各項管理，還是對校內生活學習的老師學生都有重大含義。對于教師來說，完善的檔案管理制度對老師評職稱、發表論文都有重要作用[2]。真實、有效、高效的檔案管理模式有利于教師開展工作，了解學習情況，更有針對性地從各個學生不同特點出發去引導教育學習，促進學生更好成長。對學生而言，完善的檔案管理制度可以讓學生在參加獎學金屏蔽、日常工作評比中更加公開公正，有利于促進學風校風建設。另外，高校檔案管理工作需要對校內檔案的保護重視起來，注意保護校內教師學生以及高校的隱私。

（二）新時代高校檔案管理工作體制機制不完善，缺乏保障制度

大多數高校檔案管理工作的制度體系、考核體系、激勵體系等建設都不完善。其一，新時代高校檔案管理工作制度還不夠完善，普遍存在著制度籠統、單一，落后等情況，制度缺失成為檔案管理工作中的一大毒瘤。在高校檔案管理工作中，承擔高校檔案管理主要責任的為校內檔案管理部門，其他有檔案管理職能的部門和下級院校等對檔案的管理很隨意，沒有認真負責，導致各類檔案材料不統一，分散，沒有形成集合的功能，消弱了檔案管理工作效能的發揮。其二，不少高校檔案管理人員不足，能力又很有限，很多檔案管理的工作人員都是沒有系統學習計算機或者相關專業知識的，校內又缺乏工作相關的、必須的專業培訓，高校內檔案管理信息化、數字化、智能化都不懂，也不去學習掌握，而且高校檔案管理工作相當辛苦，不像其他職業那么有魅力，加上所處環境沒有競爭壓力，也缺乏技術交流，檔案管理工作者墨守成規，不愿更新自己的管理知識，拓展業務范圍，很難推動高校檔案管理現代化、數字化的建設和快速發展[3]。

（三）新時代高校檔案管理工作缺乏數字化、智能化建設

近年來，數字化、智能化是時代的一大特點。無論是高校還是別的行業，數字化建設都在穩步推行和深入，很多高校在建設數字化校園上投入巨大，隨之而來的是辦公的自動化和網絡水平的優化，但是大家恰恰忽略了高校檔案管理的信息化，對檔案管理資源的投入低，工作整合力度不夠，大部分高校都沒有建立完善的檔案管理信息化網絡系統，有些資金缺乏的高校甚至沒有引進網絡和數字化的管理手段，檔案管理依舊停留在信息存儲、錄入層面，加上高校檔案管理部門的設備十分落后，只能儲存文字資料，不能儲存音像或者圖片。同時，存在信息孤島的現象，各系統對接困難，難以實現電子檔案的收集和歸檔。

工作單位在錄取高校學生時，只需登錄此學生畢業高校的信息網，就可以查閱到高校各個學科對學生培養的內容和計劃。如果高校檔案管理工作到位，甚至可以查詢到學生在校內參與的工作和項目、獲得的榮譽、主要活動、以及是否受到處罰等，該是何等的便捷和簡單，這也充分說明檔案管理工作的重要性。

但是目前高校檔案管理工作的發展并不樂觀，很不均衡，各高校檔案管理的發展層次不齊，新時代下我們國家高校檔案管理工作發展十分緩慢，加上檔案管理工作部門的工作人員普遍專業化水平不高，大多數由非檔案管理專業的老師或者老師家屬擔任，這就更阻礙了高校內檔案管理數字化、智能化的發展。電子檔案和紙質檔案相比較，其實電子檔案更容易出現丟失的情況，從我們日常使用的手機很容易丟失重要信息就可以知道，如果新時代高校不加強檔案檔案管理部門的設備建設，不提高檔案管理工作人員的專業化水平，那么高校內的檔案管理工作很難良性發展下去，甚至會拖慢高校檔案管理工作的發展速度，進而影響整個高校的發展速度。

（四）新時代檔案管理工作缺乏一套規范化的流程

目前，高校檔案管理工作專業化和智能化程度不夠，高校內具體到每個部門進行檔案的收集和上交，缺乏一套規范化的流程，每個部門提交的格式都不一致。例如，圖片的格式、文件的形式等這種檔案信息的細節，都應該做出明確具體的規定。為了加強高校的檔案管理工作，應該對其進行更加系統化和規范化的管理，制定統一的標準，對檔案管理工作進行嚴格的監督和檢查。

針對收集資料不完整的問題，比如外出參加會議的工作人員未能及時把會議記錄文件及時歸檔，檔案管理工作人員對外派會議人員工作內容不清楚沒有歸檔，會導致沒有記錄存在的情況，還有就是有些校內教師認為自用材料沒必要留檔，有些工作人員不配合留檔等，都給高校內檔案管理工作帶來了很大麻煩。

還有新時代高校的虛假檔案管理的問題。對收到的檔案資料，沒有進行嚴格細致的審核檢查，直接歸檔，就很容易出現虛假檔案、偽造的檔案等情況，這些都是新時代檔案管理工作缺乏規范系統流程導致的。

（五）新時代檔案管理工作信息載體結構單一

其實，很多高校的檔案管理方式還處于很落后、陳舊的狀態。有些甚至還是手工作業，機械的手工抄寫，勞動工作量太大，時間又長，速度又慢，很大程度上限制了檔案的管理和整理速度。查閱檔案時，因為檔案管理方式落后，案卷使用頻繁等造成破損，檢索速度慢，準確率等大大降低。

二、新時代加強高校檔案管理工作的主要

發展策略

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》系統總結了國家檔案事業發展的歷史經驗，針對檔案事業的發展現狀，提出了綱領性的指導性意見，為新時代推進檔案治理體系和治理能力現代化提供了理論支撐。我們國家的高校已經完成信息化的基本發展，“軟實力”成為如今高校檔案工作的一個主要方向和目標，重點將高校信息化檔案的實力提上去，才是整個高校辦學效率提高的重要指標。

（一）要加強對時代高校檔案管理工作重要性的認識

高校如何加強對檔案管理重要性的認識，主要體現在三個方面。

首先，要加強人才的培養。人是主要因素，提高高校檔案管理工作人員的政治素質，加強其自身職業道德修養，增強自身責任心和事業感。要能吃苦，能抵制誘惑，一心一意做好本職工作，熱心服務、勤奮進取、科學嚴謹，不斷改善檔案管理工作的服務態度，提高工作質量。提高新時代檔案管理工作者的科學文化素質，在精通檔案管理專業知識的基礎上，努力學習新時代科學文化知識，增加自己的知識結構，借鑒相關專業知識技術，提升自己的工作能力，更好地完成檔案管理工作。其次，加強對新時代高校檔案管理工作的領導，高校領導重視起校內檔案管理工作，開展檔案管理工作座談會，解決檔案工作中現存的亟待解決的實際問題，這樣高校檔案管理工作才有可能跟得上新時代教育教學改革的步伐。按照國家檔案管理相關部門的指示，建立相應的檔案管理部門，集中管理校內的紙質資料、音像資料、設備、基建、學籍等各種類別和載體的檔案，并指定負責其他職能部門的檔案工作人員，處理好其負責職能部門內檔案資料的收集和管理，以確保校內資料的完整性。

就目前的情況來看，高校內檔案管理工作人員專業水平參差不齊，這就需要高校采取相應措施，加強人員的專業化培訓，或者聘用檔案管理專業的畢業生，優秀的人才是每個行業都需要的，高校檔案管理工作更需要高學歷、高素質的綜合性檔案管理人才，有了這些擁有綜合素質的管理人才，才能更好地提高校內整個檔案管理工作的能力和水平。或者定期安排檔案管理工作人員學習專業書籍，通過自主學習完成相應培訓和工作上的任務。通過多種形式來提高檔案管理工作人員的理論水平和實踐操作能力。

（二）加強高校檔案管理工作機制的改革

建立健全高校檔案管理部門制度體系。例如，考核體系、激勵體系等，細化對檔案的管理，用制度來約束檔案管理工作者的工作，完善檔案管理各職能部門和下級部門，明確職能部門和下級部門的工作職責。統一工作標準，便于高校檔案管理工作最后的收檔和管理。

（三）加強高校檔案管理工作數字化、智能化的建設

新時代是數字化的時代，提高高校綜合軟實力，檔案管理智能化建設是必不可少的組成部分，也是現代檔案管理的重要手段，是檔案管理現代化的必經之路。電子檔案的重要性日益凸顯出來。如何加強高校檔案管理工作數字化，成了目前高校面臨的課題。新時代的檔案信息來源更多，信息愈加細致，學生參加了哪些活動，設立了什么社團，教師、學生發表了哪些文章等等，都是檔案管理記錄的內容。高校每天都會收集到大量的檔案信息，只有通過智能化的檔案信息管理平臺，將收集到的信息整理歸檔，才能高效、快速地應對大量檔案信息。因此，要增加對高校檔案管理工作設備的投資，改善檔案管理工作人員的辦公環境、改善檔案管理工作儲藏環境以及改善檔案管理工作數字化系統設施等，例如，電腦、硬盤、網絡等等，這些工具可以極大地方便高校檔案管理工作者處理收集到的檔案，將檔案電子化存檔。紙質檔案就需要改善儲藏環境，注意防水、防火、防潮、防霉等等的預防措施。資金投入用于引進數字化、智能化的人才，配合檔案專業工作人員，一起努力實現數字化智能化的檔案管理。

（四）加強新時代檔案管理工作的規范化流程

目前高校檔案管理工作的規范化和系統化存在一定的問題，急需把檔案管理工作的制度建設提上日程。都說無規矩不成方圓，任何事情都有自身的規律，遵循其內在規律，工作就可以事半功倍，檔案工作也是如此。需要按照規范化、制度化、智能化的新時代要求，對高校檔案管理工作進行改革，使其符合新時代高校檔案管理工作的發展方向和趨勢。例如，為了防止檔案丟失，針對紙質檔案和電子檔案的不同特點，制定不同的儲存措施。一種方式丟失，可以有另外一種方式彌補。對紙質版檔案進行嚴謹的分類整理，這就容易避免出現紙質版檔案存檔后難以找到的問題。讓專業數字化人才對高校內網絡系統實施維護，保證電子版檔案的網絡安全，這樣高校檔案管理工作才能在規范化、系統化、智能化的道路上越走越遠。

另外，通過規范化的制度來約束檔案管理工作者，不斷加強高校檔案管理工作者的法律意識、管理意識和責任心，完善檔案管理工作的獎罰制度。高?？梢酝ㄟ^制定檔案管理辦法、檔案管理工作條例、紙質版檔案管理條例、電子版檔案管理細則、保密協定等等一系列規章制度來制約檔案管理工作者。

（五）更新新時代高校檔案管理的載體結構

以前的檔案管理載體過于單一，要配合提高新時代高校綜合實力的建設，就要豐富檔案管理的載體結構。淘汰陳舊的結構，啟用新的載體，才能跟上高校改革的步伐。

三、結束語

新時代下，借著信息化和數字化的東風，高校在日新月異地推行新的發展，更上一層樓。高校檔案管理工作也起著更加重要的作用，高校也認識到了檔案管理工作的重要性，這給高校檔案管理工作提出了新的目標和挑戰，督促其不斷完善和發展來適應新時代高校發展的步伐。這個過程中會有更多的問題涌現，再加上傳統的檔案管理和數字化、智能化檔案管理的碰撞，這就要求高校正視這些問題，遇到問題，解決問題，問題越來越少，方法越來越多，檔案管理工作的能力才能得到穩步提升，才能更好地發揮檔案管理工作的價值，開創更加全面便捷的新局面。

參考文獻：

[1]薛梅.新時代民辦高校檔案事業發展路徑探究[J].檔案與建設，2018（10）：86-89.

[2]馬玉杰.本科教學評估與高校檔案管理工作研究[J].檔案學研究，2006（6）：22-26.

[3]賈英閣，新時期高校檔案管理人員素質現狀分析及建設對策[J]，科技情報開發與經濟，2011（5）：25.

作者簡介：葉雪瑩，女，1994年3月8日，大學本科，助理館員，研究方向：檔案管理。