基于知識流視角的檔案知識管理研究

林俊

航天推進技術研究院檔案館 陜西 西安 710100

引言

現代檔案知識注重檔案信息內容的開發和挖掘，從現有的檔案信息資源中發現或找到有效的知識，組織形成有一定價值的知識庫，通過知識的傳遞，為檔案利用者提供服務。檔案知識管理的核心目標就是通過對傳統檔案管理模式的改變，實現檔案知識的增值。增值需要檔案知識的互動與相互擴散，本質上是形成檔案知識流動。那么如何讓檔案知識流動起來？筆者認為，研究檔案知識管理可以從知識流入手，也就是用知識流視角來研究。

1 對檔案知識流內涵的描述

對檔案管理的研究目前還主要集中在顯性知識方面，對隱性知識尚缺乏足夠的重視。相對于不同環境任務帶來的影響，對各種影響因素的效應研究更加被業內人士關注。檔案工作者需要考慮這樣一個問題：在新的任務和環境條件下，如何讓館藏的檔案從過去完成時變成現代進行時或者將來時？只有變革檔案管理模式，實現檔案知識管理。檔案知識管理并非是對當前館藏檔案數量的簡單擴充，其管理的關鍵在于分享和創新，通過檔案知識流動，從而使館藏檔案不斷增值。由此引入了知識流的概念。

那么什么是知識流呢？對此國內外學者有不同的描述：國外學者HaiZhuge提出是知識在人們之間流動的過程或是知識處理的機制；MaxH.Boiso認為知識流是一個解決問題、知識擴散、知識吸收和知識掃描的過程；中國學者李鳳云則認為知識流是一個動態的概念，強調在知識的識別、獲取、開發、分解、儲存、傳遞以及運用其產生價值的運動過程中是無阻礙的。盡管學者們對知識流的定義還沒有達成統一，但共同認定其具有明確的動態流動特性。既然知識流能夠涵蓋各種知識，當然也應該包涵檔案知識流。檔案知識流就是利用外部知識與館藏檔案融合形成新知識，在單位內部組織、員工中流動，是在產生檔案的各職能部門和員工之間形成一種循環嵌套的和可反饋的檔案知識的回路。

通過對知識流的描述可以看出，知識流的產生流動與單位的所有管理活動緊密相關，是知識的不斷獲取、傳遞、應用、增值的過程。檔案知識管理的目標就是要保證檔案知識在這個流動過程中的暢通和價值增值。由于不同類型的知識流，在不同的環境中產生，其作用也不一樣。與傳統的物質流、信息流一樣，檔案知識流也是在各個節點間流動。但檔案知識流也有其自身的特點[1]：①不減性。由于在檔案知識的流動過程中，其形成的是一種循環嵌套、可反饋的檔案知識的回路，所以并不會減少在各節點間流動的檔案知識總量，并且由于檔案本身固有的憑證價值特性，其總量只會不斷增加。②多變性。隨著知識更新的加速，檔案知識流的空間流動方向比傳統的實體檔案傳遞形式更加靈活，由于信息化技術手段和利用者利用方式的不斷更新，檔案知識流會經常性的由于不同的情景因素影響發生流動轉向或流程變化。③難以預料。不同于顯性知識的傳播可以由上至下有意識地推動，知識流的流動需要依賴知識掌控者的主觀能動，檔案知識的獲取和交流可以是任意方面的，對此其他任何人事先都難以預料或管理。④前景廣闊。隨著檔案知識流在各個節點間的傳遞、流轉，不斷有新的知識信息在交匯碰撞中相互作用、生生不息，其潛在增值收益必將遠超預期。

2 檔案知識管理活動與檔案知識流的區別

眾多對知識流運動過程的解析，往往脫離不開知識活動的范疇，由于兩者的密切關系，知識流既是知識活動的高級階段，又以考察知識流動過程中的效率和影響為要務。在企業內部存在著眾多的業務活動，能夠被稱之為知識活動的只是其中對知識的數量增長、存在特性產生作用的部分活動。由于檔案知識管理本身的知識密集特性，其管理活動中大多數表現為知識活動，但其質量和利用者滿意度卻存在著較大差異，原因就在于檔案管理過程中檔案知識流動的數量、效率不定。檔案知識活動是知識與檔案業務的銜接，而檔案知識流才是檔案知識存在的動態的流動方式。因此，檔案知識流不同于檔案知識管理活動，兩者的區別在于[2]：①研究對象不同。檔案知識管理活動的研究對象是檔案知識的所有者及其業務管理活動，突顯對管理行為模式的重視；檔案知識流的研究對象則是檔案知識本身，尤其是其在流轉過程中的價值表現。②研究角度不同。檔案知識管理活動是從檔案的各個管理環節中，研究諸如知識存儲、載體模式和轉換形式等等；檔案知識流則是關注檔案在諸多知識流動環節中的運動規律。③研究方法不同。檔案知識管理活動植根于檔案管理流程，核心是對各管理環節的細致梳理；檔案知識流則立足于檔案知識的來源、獲取者和流通渠道，圍繞檔案知識活動開展更為深入的分析和研究。

由此可見，檔案知識管理強調的是對結果的記錄、擴散與利用，而檔案知識流是將人才、知識與信息、技術平臺等整合到一個協調、互動的環境中，注重強調與發揮知識生成、流轉、使用上的積極作用，促進檔案知識的增長與增值。

3 檔案知識流在研發活動中應用的分析

對檔案知識流的分析是檔案知識管理的設計基礎。檔案知識管理得以更好地實施，有賴于對檔案知識流動狀態的清晰闡述，還需要針對不同的狀況單獨處置，以便更好地提高檔案知識流動的效率[3]。從國內外對知識管理研究的成果看，一般知識管理常見的策略有兩種，也是企業針對不同問題從實踐中歸納出來的：一是進行知識庫管理，也就是將知識、知識來源、知識開發者三要素單獨分列，將各自具有特性的知識分離個性色彩后，經過一定信息技術批量提取、匯編、固化生成知識庫，對此知識庫信息可以按照需要隨時有針對性地調用；二是反其道而行之，對具有特性的知識進行個性化管理，將知識、知識來源、知識開發者三要素始終合并考慮，不需要提取、檢索和存儲知識要素信息，知識的共享是通過直接接觸實現，信息技術的使用只是為了提高員工間的溝通效率。

諸多種類的研發活動中，影響檔案知識流動效果的因素各異，獲取的知識也有所不同。為了區別比較，可以把研發活動分成兩種策略類型：創意產生類和問題解決類。前者是確定研發活動目標、尋求技術解決方法的過程，它匯集各方信息，進而開發設計；后者是把整體問題進行子項細分，為解決問題確定各自具體目標，并為每個目標進行優先級排序，根據優先級開展解決方案設計并進行方案評估。其差異表現在[4]：①知識源。創意產生類活動偏向于從外部獲取知識，研發思路也往往是在與外部的交流活動中獲得啟發；問題解決類活動則與此恰恰相反，內部產生挖掘是知識獲取的主要源泉，研發主導者由內部組成。②知識特性。在創意產生類活動當中，更多是與結果相關的描述性知識，因此外化和整合就至關重要；在問題解決類活動中，更多是與過程相關的程序性知識，因此內化和共同化非常重要。③知識多樣性。創意產生類活動中，知識源的多樣性增加了知識的多樣化，知識內部成分的復雜性和知識之間關系的復雜性將增加；在問題解決類活動中，由于目標指向更清晰，所需要知識的種類將減少。

從以上三個知識特征看，可以形成從低至高的各種組合，并且每種組合都會影響最后的知識流輸送效果。但以整體角度看待檔案知識管理，僅用一種策略來實施是不適宜的，也是行不通的。一則結合企業知識生成流轉和使用的規律，考慮到企業知識傳承與創新性復合的特點，企業知識管理的實施應是一個循環升華的持續改進過程；二則知識管理不僅僅是簡單的組合，其管理應是創意產生類和問題解決類兩種類型活動共存、并重、迭代、綜合的知識管理循環過程，這個過程最根本的要素是形成“流”。

4 實現檔案知識流的途徑

技術能力的高低限制著技術創新能力水平的提高，企業內部的知識存量又制約著技術能力的發展。但是，處于靜態中的知識存量對于技術創新能力的提升，僅僅只能算作是一種儲備價值。讓靜態的知識存量動作起來，形成的知識流高效、順暢流動，才可以完全用于技術創新能力的提升。由此，實現檔案知識靜態存量向檔案知識動態流動的轉變，構建起檔案知識流動機制，才是提高檔案創新能力的基礎。

管理學家卡爾·費拉保羅認為，知識管理就是運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。對于檔案知識管理而言，就必須重視企業知識能力建設，加強對館藏檔案資源、技術與服務的有效整合，即加強知識整合的過程[5]。就知識整合而言，單純將企業從外部獲取的知識簡單應用于本企業相近似的工作中，不會產生新知識的增量，也就無所謂創新。真正意義上的整合需要外部新知識與內部原有知識的充分交融。其整合過程首先要整合已有的資源，不是簡單地疊加，而是有機地融合；其次結合已有的資源，對外部知識資源進行有效的質量過濾后再次融合。在基本符合完整性要求之后，按照訪問權限的不同，讓檔案知識流向不同的利用者。最終結果在于提供一個知識資源共享平臺，借以形成企業知識共享能力。檔案部門是各種知識匯集處，有效綜合各方資源，激發創新思維，建立更加完備的知識共享平臺是新時期檔案工作者的責任。

檔案知識有效利用和價值增值的前提是實現檔案知識的共享，而檔案知識共享的范圍與水平高低，則是檔案知識流高效運轉的助力器。所謂的組織知識共享能力是指一個組織能夠在多大程度上有效的共享其所擁有的各種知識資源[6]。影響共享水平的因素包括技術與非技術這兩方面能力，只要其中一種處于弱勢，知識共享能力也就無法做到整體強大。在這里，技術能力主要指信息技術為組織知識共享提供的能力，其中包括檔案知識的獲取、整合、轉化、應用等能力。這些能力是控制檔案知識流（流速、流量、流幅）的一個“閾值”。其作用一是減少零碎檔案知識和防止殘缺檔案知識的流動，二是及時反饋，實現與利用者互動，使隱性知識轉向顯性知識。非技術能力主要是指能夠提供的管理保障措施等方面的狀態。一個組織只有在具備完善的知識共享管理保障措施，同時擁有充足的信息技術條件，知識共享的能力才可能強大。所以，在新形勢下，檔案部門需要加強組織知識共享能力建設，提高其在知識經濟條件下的適應能力。

5 結束語

現代企業實施檔案知識管理已然是大勢所趨，根本點在于企業認識到檔案也是一種重要的知識資源，企業需要全面加強各類知識資源的有效結合，進而促成企業創新和競爭力水平的全面提升。創新是事業發展永恒的主題，檔案知識是企業寶貴的精神財富和物質財富，企業的生存與進步離不開檔案知識，但檔案知識不匯聚成“流”也不行！