企業檔案信息化建設思路與框架分析

宋 蕾

（中油電能電力研究設計院，黑龍江 大慶 163000）

0 引言

檔案信息化建設是新時期企業檔案工作水平全面提升的重要支撐手段。隨著企業辦公自動化（Office Automation，OA）、項目管理（Project Management，PM）及產品數據管理（Product Data Management，PDM）等信息化系統的上線與推廣使用，傳統以紙質為主體的企業檔案管理模式已越來越不適應企業發展和檔案管理工作的需要，檔案信息化建設已迫在眉睫。

1 檔案信息化管理的優勢

1.1 充分合理地利用檔案

傳統檔案管理模式主要是以紙質檔案進行信息保存，工作人員需要對其中的各項信息進行細致分類，做好信息排序后，才能夠將紙質信息保存到檔案袋中，這不僅增加了檔案管理工作人員的工作難度，同時也降低了檔案管理工作效率。在檔案信息化的推動下，檔案信息逐漸實現了無紙化管理，也就是將紙質檔案轉變為數字化信息檔案。通過數字化檔案，工作人員可以直接下載、打印檔案信息，將其裝入檔案袋中，實現協調化管理；檔案查閱人員可以線上查詢相關檔案信息，根據檔案信息內容對信息進行充分利用。或者直接運用計算機電子簽章方式，對電子檔案進行審查，從而避免受到時間與檔案管理區域的限制，可以在第一時間及時找出所要查詢的相關檔案信息，對檔案管理流程進行全面優化。

1.2 加快檔案檢索速度

在傳統檔案管理中，相關工作人員在查詢檔案信息的過程中，需要根據檔案信息的具體類型對紙質檔案逐一進行排查，導致檔案查詢速度減緩，而且查詢人員如果不清楚所要查詢內容的具體信息或者檔案名稱，依靠人工進行逐一排查，不僅會提高紙質檔案的損壞率，而且會增加檔案查詢的失誤率。不過，在檔案信息化管理模式下，該問題得到了有效的解決，在檔案信息化管理中，管理人員可以針對查詢人員的具體要求，在計算機中直接輸入相關內容標題，或者在計算機中輸入關鍵詞，就可以直接查詢到相關檔案信息內容，能夠有效減少檔案檢索時間，而且有效保障了檔案信息的安全，降低了檔案信息查詢的失誤率。另外，在檔案管理的過程中，計算機系統可以完成大面積工作，不僅有效減輕了工作人員的工作壓力，而且降低了人力成本，提高了工作管理效率。

1.3 對環境保護有益

傳統檔案管理主要是用紙質檔案袋進行信息保存，檔案需要使用大量的紙張。而檔案信息化管理模式有效減少了紙張的使用，對加強環境保護起到了一定的作用。

1.4 利于其他信息管理系統的歸檔管理

企業其他業務信息管理以打印紙質文件為主，對檔案進行編號后再進行保存，其流程相對較為煩瑣。而利用信息化檔案管理可以直接與業務系統對接，并直接進行調檔處理，以此自動完成存檔、歸檔等工作。

1.5 便于信息的遠程傳輸及共享

在傳統紙質檔案管理工作中，管理人員需要得到各個環節的授權才能夠對檔案信息進行查詢，該方式會嚴重影響檔案信息查詢效率，對檔案信息傳遞也會造成影響。不過，通過對檔案信息化管理模式的有效運用，可以對信息網絡進行充分利用，在短時間內可以將檔案信息直接進行傳輸，另一端只需要用計算機接收，如此可以有效節約人力資源與物力資源。

2 企業檔案信息化建設目標與意義

企業檔案信息化建設應以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標，讓沉淀的檔案信息資源更好地為科研生產和運營管理服務，實現檔案信息資源服務及利用價值最大化。

2.1 優化檔案業務流程，實現業務自動化處理

在檔案目錄電子化的基礎上，將傳統手工處理的檔案歸檔、整理、組卷、統計及利用等業務轉變為半自動化或全自動化的計算機處理方式，一方面提高檔案工作人員的工作效率和服務水平，另一方面節省業務人員在檔案收集、交接及查閱等方面消耗的時間。

2.2 整合檔案信息資源，完善檔案資源體系

存量檔案數字化、增量檔案電子化是企業檔案信息化建設的核心內容，由此可以將傳統的紙質檔案、音像檔案及新增的電子檔案集中到統一的數字檔案資源庫中，將檔案資源由過去分散管理轉變為數字化、電子化式的集中管理，形成較為完善的檔案資源體系，為后續檔案利用奠定資源基礎。

2.3 促進檔案資源共享，提升檔案利用水平

檔案數字資源和信息系統建成后將實現桌面或移動終端式的檔案利用方式，通過可信網絡通道在線利用檔案，徹底轉變以往到檔案部門人工查閱檔案的傳統方式，大幅提高利用效率；檔案檢索方式更加豐富，基于電子目錄和檔案全文的智能檢索可以快速為用戶定位到其所需要的檔案。此外，基于大數據的檔案資源挖掘手段將提供更加智能的檔案利用服務。

3 企業檔案信息化建設思路與框架

3.1 建設思路

企業檔案信息化建設應采用“統籌規劃、需求導向、分步建設、安全保障”的建設思路，將檔案信息化工作統一納入企業信息化工作規劃，以檔案利用和日常管理需求為導向，根據企業信息化發展成熟水平分步開展建設工作，充分保障實體檔案物理安全與電子檔案信息安全。具體可分為兩個階段來建設。

第一階段：在信息化發展初期，由于OA 等業務系統尚處于啟動或建設狀態，只能對檔案目錄進行電子化處理，此時各項業務產生的檔案基本上只有紙質文件，無法實現電子化歸檔。檔案目錄電子化后，檔案移交、借閱及統計等業務可以通過網絡流程辦理，能夠節省檔案業務辦理時間，提高檔案業務工作效率。

第二階段：在信息化高度發展及成熟時期，企業主營業務信息化建設基本完成，企業信息化應用全面推廣，基本實現網絡化辦公、智能化管理及經營生產。在第一階段建設的基礎上，對歷史的紙質檔案進行數字化處理，并將處理后的電子檔案導入到檔案信息系統中，同時將檔案信息系統與OA 等業務系統進行對接，實現電子文件實時歸檔，最終實現存量檔案數字化、增量檔案電子化的建設目標。

3.2 建設框架

檔案信息系統的建設重點是在系統中長時間保存檔案文件信息并保證其真實性、完整性及有效性。開放式檔案信息系統（Open Archival Information System，OAIS）是美國國家航空和航天局的空間數據系統咨詢委員會提出的一項國際標準，其宗旨是實現檔案信息長期保存。OAIS 模型具有收集、檔案存儲、數據管理、系統管理、保存規劃及訪問等功能組件，其存儲、管理和利用的角色分別是生產者、管理者和消費者。

本文基于OAIS 模型設計出了企業檔案信息化框架（見圖1）。該框架按照基礎設施、功能組件及檔案應用3 層架構方式構建。基礎設施層主要為上層應用提供計算、存儲、網絡及數字化掃描等基礎服務。功能組件層包括單點登錄、統一待辦、工作流及數據交換等模塊，為上層所有應用（OA、PDM 及檔案管理等信息系統）提供通用的功能服務。檔案應用層按照OAIS 模型構建，包含以下幾個功能模塊。①收集歸檔模塊：接收檔案員、業務部門離線歸檔文件及各業務系統的在線歸檔文件。②數據管理模塊：存儲結構化的檔案目錄、元數據及業務功能數據，檔案信息系統主要業務功能及流程均構建在此模塊基礎之上。③檔案存儲模塊：存儲文件形式的非結構化數據，通常文件格式包括TIFF、PDF和TXT 等。④系統管理模塊：包含系統管理、安全管理及審計管理等功能。⑤資源利用模塊：包含全文檢索、文件獲取及數據挖掘等功能，通過桌面或移動終端為用戶提供在線查詢、在線借閱及深化應用等服務。

圖1 企業檔案信息化框架

3.3 建設內容

基于OAIS 模型及上文提出的檔案信息化框架，企業檔案信息化建設主要包括兩部分內容（分階段實施），第一階段主要實現檔案目錄電子化、檔案業務流程化，第二階段主要實現存量檔案數字化、增量檔案電子化。

3.3.1 檔案目錄電子化、檔案業務流程化

一是對檔案進行整理、分類，建立科學的檔案目錄資源庫，并將每一個條目與實體檔案案卷、存址等信息一一對應，為后續檔案管理與利用工作奠定數據基礎；二是在檔案目錄數據庫的基礎上設置在線歸檔、自動化整理及組卷、在線借閱及智能統計等業務功能及流程，實現檔案收集、整理、檢索、利用及統計等業務智能化、流程化管理，為用戶快速查找與借閱檔案提供便捷通道。

3.3.2 存量檔案數字化、增量檔案電子化

首先，建立檔案數字化加工中心，對歷史的紙質檔案進行數字化掃描及加工處理，將紙質檔案轉變為合格的電子化文件，并進行光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR），從而建立全文檢索機制，拓寬檔案檢索范圍。檔案數字化加工流程如圖2 所示。

圖2 檔案數字化加工流程

當OA、PM、PDM 等系統建設完善后，傳統的文書、建設項目相關手續檔案和科技方面的合同等將不再是紙質形式的檔案，而是上述系統產生的電子檔案。在建立合理的審簽機制及歸檔流程后，相關業務辦理完成后的電子檔案文件（包括元數據）可以實時在線歸檔到檔案信息系統中。

4 保障措施

檔案信息化建設項目能否順利實施取決于企業在人、財、物等相關方面的保障是否到位。首先，要健全檔案工作組織機構，明確檔案工作領導職責；其次，要加強檔案信息化軟件購置、數字化加工及相關設備設施方面的投入；再次，要加強檔案人員培養和教育，提高檔案人員專業和信息化素養；最后，要建立完善的檔案工作評價體系，從檔案工作體制、檔案人員配置、檔案信息化建設和檔案開發利用等方面對檔案工作進行全面評價。

5 結語

存量檔案數字化、增量檔案電子化機制建立后，檔案將以電子文件為主、紙質文件為輔，企業檔案管理正式向數字檔案管理方向邁進，檔案的利用價值也隨之達到最大，企業庫房中的檔案不再是一堆“沉睡”的紙張，而是轉變為企業重要的知識寶庫，為企業的業務發展和能力提升發揮重要支撐作用。