提高檔案意識 發揮檔案價值

[ 作者簡介 ]

張越，女，山東淄博人，淄博市衛生健康事業發展中心，檔案-助理館員，本科，研究方向：檔案。

[ 摘要 ]

隨著國內新醫改不斷完善和推進，對于醫療機構而言，衛生健康系統有著重要的作用。正因為其重要性在社會發展中逐漸凸顯，基于系統中檔案的服務效能，能夠為衛生健康提供基礎服務，這對于保障相關人員的信息有重要意義。重要的檔案要充分發揮價值，促進檔案共享價值提升，為相關領域提供良好的醫療服務質量。對此，從管理角度入手，需要切實提高檔案管理意識，保證檔案價值能夠有效發揮，使其適應醫療衛生事業發展新形勢，保障檔案管理的科學性。

[ 關鍵詞 ]

檔案管理;檔案意識;檔案價值

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.04.017

檔案管理工作對于提升社會公共衛生服務水平有重要作用。實際管理工作中，檔案管理人員自身行為與意識不達標，導致管理人員專業素養不足，人員檔案管理意識匱乏，嚴重影響檔案管理服務質量發揮，阻礙檔案價值發揮作用。需要制定科學的管控措施，針對管理人員素質與管理意識進行探究，從而保證人員思想意識和專業能力的提升，帶給全民優質的醫療衛生服務體驗。

1 檔案對于社會發展的作用

1.1 檔案管理服務職能

業務檔案能夠為社會衛生醫療機構和資源配置等方面提供可靠資源，更好地推動當地醫療機構改革發展，對于公共衛生健康系統發展有現實意義。隨著社會發展，檔案中收錄的資料是參考的重要依據。由于衛生健康系統覆蓋范圍較廣，能夠為涵蓋地區提供基礎性的服務。根據業務類型，提供自身審批許可，以及各項證明等。但是社會不斷發展，資料數量越來越龐大，帶給管理一定的難度。需要加強對管理人員檔案意識的培養，保證管理人員科學管理檔案，充分發揮檔案職能。

1.2 檔案管理價值體現

業務檔案是活資料載體，其管理服務能夠保障衛生健康系統的正常運行，為了保證全民更好地獲得衛生健康服務，需要加強對檔案管理的重視，保障人員的檔案意識。檔案含有的資料，與醫療機構以及社會衛生健康等發展有密切關聯，將檔案管理的成果轉化，對于促進社會醫療發展有重要影響。管理人員作為保障檔案管理和服務質量發揮的重要保證，加強對檔案管理人才的培養，能夠增強管理人員的檔案管理意識，為醫務人員進修評定，以及相關機構選拔人才提供必要的參考。業務檔案存儲著不同類型的技術人才信息，是對其綜合信息的展示，合理利用信息資料，有利于發揮檔案價值，更好地提升檔案管理服務質量。檔案管理對于構建和諧社會有重要影響，并且賦予了衛生檔案工作新的職責。在當前新醫改背景下，要對檔案管理工作提出更高的要求，強化管理的同時，要求業務檔案管理能夠實行規范化的管理模式，形成現代化管理服務規模，最大限度地體現出檔案的價值，推動衛生健康系統全面發展。

2 檔案管理意識不足，檔案價值無法體現的原因

在當前國內業務檔案的實際管理過程中，存在管理人員檔案意識不足，導致檔案服務價值難以發揮的現象。由于衛生健康系統已經完成升級優化，國家對于業務檔案管理服務質量有了更高的要求。現階段的管理服務質量，明顯不符合新時期的發展需求。要對影響因素進行具體分析，研究影響管理服務質量發揮以及價值體現的原因，以便于采取有效的對策解決問題。

2.1 思想意識嚴重不足

與衛生健康系統其他的管理工作相比較，管理自身無法帶來利益，處于邊緣地帶。在當下追求經濟效益的時代，檔案管理受到忽視。主要表現在人員缺乏正確的思想意識，將業務檔案管理看成是簡單的資料管理工作。影響了檔案管理人員在實踐中的行為，導致工作中的重點無法傾向于檔案管理方面。在新醫改的發展背景下，檔案管理難以發揮出服務質量。管理層人員自身對管理的忽視，也影響了工作和質量，出現工作態度不夠嚴謹的情況，導致檔案管理過程中問題頻發。此外，檔案管理服務工作，屬于邊緣性工作，在實際管理過程中，對于管理人員的素質要求不高，造成管理人員選拔不夠嚴格，人員專業素養較低。隨著新醫改的推進，信息化技術與檔案管理的融合，提升了業務檔案工作質量。但是由于人員缺乏專業培訓，存在學習意識不強、操作能力較弱等現象，難以適應新時期檔案管理發展進程。

2.2 制度制定不夠完善

衛生健康系統檔案服務職能難以發揮，主要是因為缺乏完善的制度。當前，存在制度方面的缺陷，造成管理人員操作出現偏差，缺少標準參考，導致操作上的失誤。電子檔案管理缺乏明確的制度，造成員工權責難以界定，出現問題難以具體追責。檔案管理服務職能本身涉及的工作量偏大，任何環節出現問題都造成一系列的影響。工作權責難以判定，也會導致部分工作人員渾水摸魚，影響管理工作有序開展，使得檔案管理工作更加接近邊緣性，難以滿足衛生健康系統發展需求。

2.3 管理模式相對滯后

現代化發展背景下，信息化技術與社會各領域充分融合。檔案管理忽視了信息化管理的重要性，導致工作不夠科學、先進，嚴重影響業務檔案管理質量發揮價值，對衛生健康系統發展造成影響。工作效率低下，無法與時俱進，造成管理上的空缺，不符合時代發展，制約了檔案管理服務價值的發揮。

3 提升檔案管理服務質量的措施

為了推動國內公共衛生健康戰略的實行，要進一步優化業務檔案管理服務質量。為全民提供良好的檔案管理服務，充分發揮檔案價值，給予醫護人員和就醫人員幫助。需要從檔案意識難以發揮、檔案價值無法體現的角度入手，圍繞著業務檔案管理服務質量進行優化，提出相關措施，通過改善檔案管理工作質量，帶給全民更佳的服務體驗。

3.1 加強思想重視、提高人員檔案意識

對于管理人員而言，部門培訓難以對其產生實踐性的指導作用，還需要加強對管理人員管理意識的培訓，充分調動人員的自我驅動力，從而保障管理效果。業務檔案管理的主要目的在于實現服務，能夠基于服務價值的發揮，樹立良好的服務意識。但是多數的檔案管理人員明顯缺少服務意識，因此，需要加強對其的思想意識教育，意在通過教育引導其樹立正確的理念，能夠在新時期檔案管理工作中，將理念落實在管理中。衛生健康系統包含較多業務內容，也使得業務管理服務智能與醫療領域和醫護人員之間產生了較多的關聯。加強檔案人員的管理意識，能夠保證人員以較高的意識和素養，做好檔案管理工作。思想工作應從管理層入手，提升管理層意識，使其明確認識到管理服務對社會的重要性，重視檔案意識。在日常工作中，加強對人員意識的培訓，并定期驗收，促進員工服務意識不斷提升，從而避免人員在工作中出現偷懶等行為，能夠自主地為檔案管理服務。

管理層應針對管理人員的管理意識進行培訓，建立專門的培訓部門，定期為開展培訓，加強全員宣傳，不斷強化人員的專業知識和技能。有效的培訓和學習，能對人員的管理效果產生直接影響。利用獎懲機制培養人員的責任感，促使全員參與到意識培訓活動中來。只有管理人員意識到檔案管理的重要性，才能促進管理質量的提升，推動醫療機構運行，對新醫改背景下的機構和部門起到推動性發展的作用。

3.2 加強專業培訓、提高人員專業素養

管理人員在實際工作中，僅僅具備意識是無法保證服務質量的。只有同時具備知識和技能，才能增強業務檔案管理服務質量，發揮出檔案服務的價值。為了推動管理工作的開展，需要提高管理人員的政治素養，明確正確的政治方向，使人員時刻謹記自身肩負的責任，保持責任感為人們提供優質服務。思維決定行為，從人員素質抓起，為管理人員灌輸檔案的重要性以及未來發展趨勢。重點開展培訓工作，保證管理人員通過相關考核，才能夠進入對應崗位進行工作。管理層可以對管理人員進行考核，根據考核標準為管理人員分配對應的崗位。在招聘過程中，也應注重管理人員綜合素養。選擇綜合能力較強的管理人員，并在管理人員入職后進行專業培訓，在崗人員都是接受過正規培訓后才能入職。日常也需要定期進行考核，避免一段時間過后，管理人員出現懈怠的情況，強化管理人員的個人技能水平，避免出現操作失誤的現象，使其能夠在實際工作中，更加得心應手，促進工作創新優化發展。

3.3 加強對檔案價值的認知、構建規范的管理體系

3.3.1 制度完善

當前，國內醫療事業發展得如火如荼。醫療機構對于業務檔案服務十分重視，業務檔案管理有自身的責任，為了避免出現檔案不完整等現象，對實際工作造成影響，需要建立起完善的管理機制，能夠針對實際存在的問題進行優化調整，保證檔案收納的完整性，同時提升檔案利用的效率。對于業務檔案管理部門而言，檔案存在的目的并不是存儲，而是通過合理分配，能夠將檔案管理打造成科學管理的模式，確保管理與服務價值有效發揮，實現管理服務的職能目標。部分管理人員由于自身的管理意識淡薄，在實際工作中存在管理不善的現象。建立完善的檔案制度，能夠健全管理服務體系，從而依據管理制度，對管理人員工作進行合理分配。完善的管理制度，還能夠為管理人員管理提供明確方向。制度的存在能對管理人員形成無形的約束網，能夠起到良好的監督作用。同時，制度的存在，避免了以往問題難以追責的現象出現。利用檔案管理制度，能夠根據管理人員實際表現，給予獎勵和懲處。并對人員日常表現進行綜合評定，有效約束管理人員的行為。獎勵制度能保證管理效率進一步提升，同時結合信息化技術實現電子化管理，為公共衛生健康系統的發展夯實基礎。

3.3.2 信息化管理

信息化技術與社會各領域的融合帶給社會新的發展與變化。信息化技術促使以往檔案管理模式向更加智能方向發展。管理部門提供的硬件和軟件，以及完善的管理制度，保證業務檔案管理更加規范化發展。管理人員意識到工作方式不應停滯不前，但是無法在短期內改變當前現狀。因此，需要管理人員利用完善的制度，對其他員工加以約束，建立相關考核標準，夠對員工的行為進行綜合考查，根據綜合評估結果，給予相應獎勵和懲罰。檔案管理人員依據管理流程，形成規范化的管理模式。通過將信息化技術與檔案管理相融合，減少對紙質檔案的依賴。將信息傳輸到計算機中，形成電子檔案，并借助云存儲等技術，增加檔案的流動性，使管理過程更加簡潔明了。同時，基于各地醫療機構和部門對檔案服務的需求，建立全面的覆蓋結構，使管理工作清晰化。

基于信息化技術對業務檔案進行管理，形成電子化管理模式。充分利用計算機技術對檔案信息進行處理，并存儲和備份，能夠在有需要的時候提供重要參考。電子版能夠節約出大量的檔案存儲空間，并在數據庫中建立不同業務類型的模塊，對檔案信息進行分類和統一管理，便于進行查閱和瀏覽。深化檔案電子化管理，能夠更有效地將信息數據呈現給有需求的個體。實現高質量、高效率的信息管理，搭建數字化、電子化的管理體系，能代替以往的紙質檔案管理。檔案管理部門應與其他部門和機構建立共享機制，提高檔案管理的綜合性，對于衛生健康系統發展有積極作用。此外，檔案管理部門還能夠為其他醫療機構提供服務，促進醫療機構內部業務有效開展。針對特定的檔案內容，如果無法共享資料，那么即使資料自身的價值再大，也是一份死材料。將具有隱藏價值的特定檔案，賦予其應有的活力，能夠在醫療領域有需求的時候利用檔案。減少檔案保管的密封性，讓檔案用事實說話，形成正確的利用模式，促進檔案利用率提升，同時保證檔案在有需要的時候能夠充分展示出自身的靈活性，推動醫療行業更好發展。可以說，現代化技術與業務檔案管理的融合，既能防止檔案信息丟失，又能提高管理效率，還能在一定程度上提供特定資源，符合新時代背景下的社會發展需求。

4 結論

綜上所述，衛生局檔案管理工作對于社會發展有著深遠的影響。需要嚴格加強對管理人員檔案意識的重視程度，基于管理人員素質進行科學培養，從而結合發展建立更完善的制度。促進管理人員形成良好的思想意識，使其能夠在實際工作中，展現自身工作技能，形成全新的工作理念。在保障檔案管理質量的同時，促進檔案管理服務職能發揮，優化服務質量，為國內公共衛生健康發展提供保障。

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