事業單位檔案管理存在的問題與對策分析

[ 作者簡介 ]

劉洋，女，北京，北京市機電產品標準質量監測中心，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

事業單位是由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的帶有公益性質并且承擔一定的社會服務功能的機構，對于社會發展具有重要意義。目前，我國事業單位檔案管理仍然存在一些不足，限制了其功能作用的發揮。因此，文章將分析事業單位在檔案管理中存在的主要問題并提出相應的管理對策，旨在立足本職崗位創新發展的同時，協同各部門促進單位各項管理及服務水平持續提升，推動事業單位整體水平穩步向上發展。

[ 關鍵詞 ]

事業單位;檔案管理;服務機構;管理水平;改革創新

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.04.012

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最核心的組成部分。事業單位作為具有社會服務功能的組織，承擔一定社會責任，加強檔案管理水平能夠為事業單位發展提供基本保障。早期檔案管理在發展過程中并沒有受到事業單位的充分重視，單位將其視為單一檔案管理的活動，采用的管理方法也相對簡單。隨著事業單位不斷發展，單位內部檔案數量不斷增加，檔案形式更加多種多樣，人們開始意識到有必要對檔案管理工作進行改革了。及時發現相關問題并提出相應的應對對策，才能夠滿足新時期檔案管理工作的開展需求。由此可見，分析事業單位檔案管理問題與對策是十分必要的。

1 檔案管理概述

1.1 主要環節

檔案管理是指在開展檔案信息、檔案文件管理的活動集合，呈現了組織活動縱向與橫向歷史發展痕跡，是組織發展過程的文字見證，也是管理工作的重要組成部分。檔案管理工作內容主要包括八項，即“收集、整理、鑒定、保管、檢索與編目、利用、編研、鑒定、統計”。檔案管理工作愈加細致，不僅對文書管理水平要求更高，也強化了其利用部分，要求進行檔案管理后能夠更好地為事業單位提供可利用信息，方便事業單位職工使用檔案。

1.2 核心矛盾

世間萬物在發展過程中都會存在矛盾，檔案管理的矛盾大多數集中于檔案數量大、內容雜、形式分散、孤本等問題。事業單位檔案基本是在單位內部用于參考使用，所以在檔案管理過程中，管理人員不僅是要解決內部人員的矛盾，更是要結合事業單位要求、社會發展要求，不斷提高檔案管理質量，設計出專業且人性化的管理體系，從根源上杜絕檔案管理的矛盾，從而推動整體水平的提升。

1.3 性質作用

檔案工作就其基本性質和主要作用來說，屬于管理性、服務性、政治性、科學性、條件性工作。檔案管理工作是單位內部管理體系的重要組成部分，在單位的任何發展時期都應該考慮到它的政治性，這集中體現在機要性和服務方向上。我國檔案工作的基本原則是實行統一領導，分級管理，維護檔案的完整與安全，便于檔案的利用。檔案工作者必須要做到忠于職守、愛崗敬業、遵紀守法、嚴守機密、博學求進、公證服務、求真務實、維護史實。

1.4 利益關系

檔案管理與事業單位發展有直接關系，檔案記錄了事業單位的發展歷程、重要決議、榮譽實物、參與重大活動紀實影像等，關系到單位及個人發展。尤其對于有人事檔案管理權限的單位而言，人事檔案記載著個人的經歷、政治思想、品德作風等內容，是我們個人身份、學歷、資歷等的證明依據。

2 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 人員方面因素

2.1.1 管理層不夠重視。檔案管理對于事業單位發展十分重要，但在實際應用過程中，管理層未能充分認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理無足輕重，沒有必要投入太多人力物力，造成不必要的浪費，甚至錯位認為只要檔案不丟失即可;從而導致相關管理規劃制度落實執行不到位，造成事業單位檔案管理工作實施的有效性低，不利于檔案管理工作的發展。

2.1.2 各部門不夠配合。檔案管理工作的開展中各部門職工都是實際參與者，但許多職工僅是將自己視為規定執行者，在存檔環節中能動性差，積壓著很多有價值的文件不去存入檔案，認為放在自己手里也沒關系，需要的時候能找到就可以了。正是因為還有大部分同志思想停在過去，對于新形勢下的檔案管理工作不積極響應也不配合執行，這對檔案管理系統化工作又加大了難度，不利于檔案管理工作的推進。

2.1.3 管理員不夠專業。通過檔案管理工作的概述可以得知檔案管理工作涉及內容眾多，今時今日的檔案管理工作已經與早期有著非常大的差別，如果在工作過程中仍然堅持老看法、老觀點，就很難將工作做好，更難讓領導同事滿意。我國早期事業單位檔案管理工作大多由非專業人士負責，甚至無需經過上崗前培訓，但是隨著檔案管理工作專業性難度加大，非專業人士在專業能力、專業水平上已經無法跟上新的管理要求。在實際管理工作期間，許多基層職工僅是簡單錄入檔案信息，協助職工調閱檔案，一味地重復機械性的工作，并沒有做出與時俱進的改變，不利于檔案管理工作的價值體現。

2.2 事實方面因素

2.2.1 管理體系不健全。檔案管理工作是在系統化的規定下開展各項工作，所有的工作方法、工作路徑、工作要求都要有明確的規定，才能夠確保檔案管理工作有序開展。如若在實際工作中受到意識落后、管理經驗不足等諸多因素影響，將導致管理體系不全面、管理工作無法系統化開展等后果。在實際工作開展期間也不難發現，當新的管理需求提出來后，如果管理體系沒有跟進，管理制度沒有及時更新，極易出現管理漏洞。

2.2.2 管理標準不一。檔案管理工作有著明確的標準化要求，能夠確保檔案管理工作著錄時順利兼容。但是檔案管理工作跨越時間長，會由于多種歷史原因導致管理基礎差，許多檔案質量不佳，缺乏移植性，很難將其轉移至信息化軟件中。檔案管理工作是一個長期工作，如果缺乏統一的管理規定，將很難設立規范化的標準，更難以設立專業化的檔案管理體系。

2.2.3 工作方法滯后。檔案管理工作不僅是對檔案負責，更要對職工負責、對單位負責。在檔案管理工作開展中，有許多事業單位仍然習慣于通過原始方法進行檔案操作，工作方式十分落后，導致工作效率低下，工作成果無法滿足事業單位的人性化管理需求。還有部分檔案管理員在工作期間仍然秉承落后的工作理念，認為只要保障檔案不丟、不損即可。落后的工作理念無法調動其工作積極性，更加會限制檔案管理信息化的改革進程。

2.3 環境方面因素

在檔案管理過程中，無論是對紙質文件還是對電子文件進行保存，都需要專業的儲存空間，并且文書檔案的儲存環境有嚴格的要求，需要做到“十防”，即防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高/低溫、防塵、防污染、防有害生物;“三鐵”，即鐵門、鐵窗、鐵柜。但是由于長期以來檔案管理工作都未能受到領導重視，實際管理人員也沒有強化對環境的要求，導致檔案儲存環境并不理想。

3 事業單位檔案管理對策

3.1 人員方面因素

3.1.1 領導層重視：事業有發展。事業單位領導層影響檔案管理工作開展方向，更是構建檔案管理體系的核心所在，因此加強管理層人員建設，才能夠統籌相關工作開展。具體方法如下：第一，事業單位內部召開檔案管理會議，對于檔案管理工作進行清晰定位;第二，構建檔案管理體系，將單一的檔案管理提升轉變為工作管理變革，責任追溯到個人;第三，結合各部門工作情況，負責編寫“大事記”，“大事記”是黨政機關、企事業單位、社會團體記載自己重要工作活動或自己轄區所發生的重大事件的一種應用文體，具有史料價值，可以起到錄以備查的作用。

3.1.2 中層管控：制度有把握。由于檔案收集管理的超前性與使用價值顯現的滯后性，致使一些單位的領導對檔案工作重視度不高。事業單位檔案管理工作的開展，需要各部門內部提升其主動性與積極性，調動職工參加相關管理工作的積極性，有效配合歸檔部門檔案管理工作的開展，轉變工作理念。從部門領導處促使人員遵照相關制度執行，積極配合檔案管理部門工作。

3.1.3 人員負責：落實有力度。檔案管理人員要做一個“有心人”，要主動作為，為檔案管理工作贏得地位。如若專業能力不足，將會嚴重影響其工作質量，常用解決辦法主要為招納專業人才與加強對現有人員的培訓，但在實際操作中，由于編制限制、經費有限等原因，通常無法在短期內通過招納專業人才的方式滿足相關要求，因此需要加強對檔案管理人員的培訓，讓其具有更高水平的工作能力，滿足當下緊迫的管理需求。介于這一點，檔案管理科室要加強對職工的培訓，具體方法如下：第一，加強人員對檔案管理相關制度的培訓，讓其熟悉各個管理環節，了解工作規范，提升其工作規范性;第二，加強對職工的職業道德培訓，讓職工在檔案管理過程中更加認真、負責，提升個人職業約束感;第三，應將法治意識培訓獨立于一般培訓之外，為其講解法律知識，列舉相關案例，讓其具備較高的法制意識，杜絕職工在檔案管理中發生違法行為。

3.2 事實方面因素

3.2.1 建立并完善管理制度。俗話說，書到用時方恨少，檔案和學習一樣，只有平時收集整理得好，關鍵時刻才能起作用。檔案管理工作依托于檔案管理制度，因此需要建立“檔案管理制度”“檔案突發事件應急預案管理辦法”“保密管理制度”等相關制度并隨著工作的進行不斷完善。伴隨相關制度出現的應該有其附件，例如：“存檔文件交接單”“歸檔范圍及保管期限表”“檔案利用及借出審批單”“檔案銷毀清單”“檔案室安全檢查記錄表”“檔案室投放鼠藥、防蟲劑、干燥劑記錄表”“檔案庫房溫濕度記錄簿”等。在具體操作中，還需要各單位結合自身情況開展。

3.2.2 統一管理標準。檔案管理工作要遵循統一的執行標準，才能夠確保檔案內容的一致性、承接性、延續性，減少檔案管理各個環節中的工作負擔。首先，要嚴格遵照“歸檔范圍及保管期限表”執行，沒有此表的單位務必抓緊時間編寫后報上級/同級檔案行政管理部門審查合格后嚴格執行;其次，應該確保在收件時，每件（每套）文件材料的完整度;最后，要在實際工作中總結經驗用以檔案管理的提質增效。

3.2.3 創新管理方法。在高科技迅速發展的今天，我國作為領先世界的5G網絡開創者，不論是工作還是生活，都在朝著更加智能的方向發展著。為努力順應時代的發展，作為檔案管理工作者應該勇于創新、不斷進取，在本單位實現檔案管理信息化建設迫在眉睫。

所謂檔案管理信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。

新時期檔案管理工作不僅要與信息技術結合，還要落實服務理念，要堅持以人為本，更好地為人們提供服務，解決工作中遇到的問題。一位又一位思慮全面的檔案管理員、一次又一次細致嚴謹的檔案利用，對于事業單位來說如虎添翼。

科技的高效發展和人員的專業素養相結合，才可以促使檔案管理信息化建設加速融入事業單位的各個工作環節中，使原本落后的辦公模式發生極大的改變。這種創新后的辦公模式不僅能夠提高辦公效率，還能夠節約辦公成本。因此相關單位有必要重視檔案管理信息化建設，將培養檔案管理人才、完善檔案管理體系、加大檔案管理信息化建設提到工作日程中。

3.3 環境建設

存檔單位應當建立檔案室，檔案室要建立健全的管理制度，完善應急機制，切實踐行“十防”，嚴格將溫度控制在14℃至24℃之間;將濕度控制在45 %至

60 %之間，每天把控好檔案室的溫濕度并填寫測量記錄，定期要對室內電器、線路、消防設施進行檢查;定期投放防蟲藥;離開時切斷電源、關好門窗，確保檔案室的安全，為長期、安全地保存檔案創造良好環境。

安全良好的檔案存儲環境，離不開必要的軟/硬件設施設備，如監控器（下載手機App，綁定監控器，可實時監控并回看）、防盜門、窗外護欄、遮光簾、空調、加濕器、溫濕度測量儀、煙感器、滅火器、保險柜（用于存放公章及證照等）、鐵皮檔案柜、檔案盒、存檔章、不銹鋼釘等。

4 結論

綜上所述，事業單位的發展離不開檔案管理工作。文章中對檔案管理工作進行了多方面分析，可以看到檔案管理中制度、標準、方法依然是核心。檔案作為原始憑證，每個人都有維護檔案完整和安全的責任，尤其作為檔案工作者，更應該珍視國家和社會給予的特殊信任。只有完善檔案管理體系，嚴格執行檔案管理規定，把關工作人員的職業道德素養，虛心接受專業培訓，才可能做好相關工作，保障檔案管理工作質量，為單位發展獻力。

參考文獻

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