信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題和對(duì)策

王金龍

摘要：隨著社會(huì)以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)與數(shù)字化管理技術(shù)在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中逐漸得到了應(yīng)用，并且也發(fā)揮出了前所未有的作用。對(duì)此，本文一方面對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題進(jìn)行了介紹;另一方面又提出了一系列對(duì)策，以此來(lái)為有關(guān)工作從業(yè)人員提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

引言：

與過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，信息化檔案管理工作在查閱方便度與物理儲(chǔ)存空間占用上都有著非常明顯的優(yōu)勢(shì)，并且還能在很大程度上提升檔案信息的安全性，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)檔案信息的有效整合。那么信息化時(shí)代下檔案管理工作究竟還存在著哪些問(wèn)題，又如何對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性的解決，這正是本文的寫(xiě)作目的所在。

一、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理人員專業(yè)能力有待提高

檔案管理是一項(xiàng)綜合性比較強(qiáng)的工作，但是從很多事業(yè)單位的表現(xiàn)來(lái)看，對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展往往缺乏足夠的重視，甚至?xí)ｉT(mén)安排即將退休或者是文化水平較低的職公負(fù)責(zé)檔案管理工作。也正是如此，由于缺乏專業(yè)的背景或者檔案整理技能，對(duì)于現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)也缺乏有效的應(yīng)用，從而導(dǎo)致檔案會(huì)出現(xiàn)混亂或者資料缺乏的情況，甚至還可能造成檔案資料的遺失，進(jìn)而造成了檔案利用效率低下。

（二）缺乏檔案保密措施

在信息化時(shí)代下，無(wú)論是電子形式的檔案還是傳統(tǒng)紙質(zhì)形式的檔案，都需要提升其保密性能，否則就有可能面臨信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是在檔案資料的借閱過(guò)程中，如果未能對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的分類，那么很有可能出現(xiàn)混合涉密文件的情況。并且電子檔案資料還可能會(huì)存在數(shù)據(jù)丟失、被黑客入侵等風(fēng)險(xiǎn)，因此做好相應(yīng)的檔案保密措施是極其重要的。但是從實(shí)際情況來(lái)看，部分事業(yè)單位的檔案管理人員并不具備這樣的意識(shí)，從而導(dǎo)致其檔案管理工作存在著很多的安全漏洞[1]。

二、信息時(shí)代檔案管理工作的對(duì)策探析

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理人員的認(rèn)知，提高其信息化素養(yǎng)

如今隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)更多地在檔案管理中發(fā)揮了重要的作用，所以對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，首先需要明確認(rèn)識(shí)到檔案精細(xì)化管理與信息化管理開(kāi)展的意義所在，從而增強(qiáng)檔案意識(shí)。這樣才能在此基礎(chǔ)之上形成端正的工作態(tài)度，才能保障一些具體的工作要求的充分落實(shí)。其次，在檔案管理工作開(kāi)展中還需要引入一些信息技術(shù)以及新興的管理技術(shù)，并對(duì)其相關(guān)的檔案管理人員開(kāi)展信息技術(shù)上的培訓(xùn)，強(qiáng)化這些人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用，提升其信息技術(shù)意識(shí)。最后，還需要結(jié)合實(shí)際的情況建立科學(xué)的檔案管理體系，并不斷加強(qiáng)法制化以及制度化的建設(shè)，從而做到對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行引導(dǎo)與制約，并明確其具體的責(zé)任。最后，檔案管理人員還需要主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，基于檔案的類型與內(nèi)容進(jìn)行等級(jí)的劃分，對(duì)于等級(jí)較低的檔案，可以在進(jìn)行備份之后向社會(huì)上的需求者進(jìn)行開(kāi)放，供其查看。對(duì)于等級(jí)較高的檔案，則需要實(shí)現(xiàn)備份保存，并建立嚴(yán)格的檔案保存制度，從而確保事業(yè)單位檔案管理工作的正常、穩(wěn)定開(kāi)展[2]。

（二）強(qiáng)化對(duì)檔案資料的安全管理

雖然電子儲(chǔ)存方式在一定程度上提升了如今檔案管理工作的安全性，但也并不是絕對(duì)的安全，也存在著檔案信息泄露與丟失等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，就需要重視安全管理工作的有效開(kāi)展，首先可以運(yùn)用時(shí)間戳技術(shù)與數(shù)字簽名技術(shù)，這樣就能對(duì)電子檔案的內(nèi)容與來(lái)源實(shí)現(xiàn)更強(qiáng)有力的管理，從而有效確保整個(gè)事業(yè)單位檔案資料的安全性。其次，則是應(yīng)用創(chuàng)設(shè)復(fù)合式身份標(biāo)識(shí)技術(shù)，這一技術(shù)主要是通過(guò)多種技術(shù)方式與算法的整合，來(lái)強(qiáng)化憑證庫(kù)管理機(jī)制。從而使得電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中其原始檔案資料并不會(huì)受到損害，并對(duì)檔案應(yīng)用的范圍也實(shí)現(xiàn)了控制[3]。具體來(lái)說(shuō)就是，在檔案工作人員或者資料查閱人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行搜索與調(diào)用的過(guò)程中，所提供的是電子檔案的副本，這樣就能避免出現(xiàn)對(duì)電子檔案原件惡意破壞以及篡改的現(xiàn)象。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

在對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重要性進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)之上，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)此，需要設(shè)立專門(mén)的機(jī)構(gòu)部門(mén)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，并在此基礎(chǔ)上形成相對(duì)完善的人員管理制度，并為其創(chuàng)造更加良好的基礎(chǔ)環(huán)境、辦公條件、引進(jìn)相應(yīng)的信息設(shè)備，只有這樣，才能充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理工作中的效果，促進(jìn)其工作效率以及工作質(zhì)量的不斷提高。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，雖然在新時(shí)代背景下借助于信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠使事業(yè)單位的檔案管理工作變得更為便利，但是想要使其檔案管理水平得到進(jìn)一步提升，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的認(rèn)知，提高其信息化素養(yǎng)，強(qiáng)化對(duì)檔案資料的安全管理以及加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織與領(lǐng)導(dǎo)。只有這樣，才能充分發(fā)揮出信息化技術(shù)、信息化設(shè)備在檔案管理工作中的成效，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作水平的不斷提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]王麗華. 淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題和對(duì)策[J]. 發(fā)明與創(chuàng)新：職業(yè)教育， 2020（5）：1.

[2]楊曉寧. 淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題和對(duì)策[J]. 計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通， 2020（7）：1.

[3]任富霞. 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2020.（4）：12.