辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理方法探討

劉躍

摘要：信息時(shí)代，在辦公自動(dòng)化逐漸成為主流新型辦公方式的環(huán)境下，文書檔案管理主要通過電腦等新型設(shè)備和數(shù)據(jù)處理方式對(duì)文書檔案資料進(jìn)行管理，從而使辦公效率有了顯著提高。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;文書檔案;管理方法

1、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1文書檔案的生成存儲(chǔ)方式更加多元

管理者可以及時(shí)注冊(cè)并記錄到檔案管理系統(tǒng)，或利用 OA產(chǎn)生和存儲(chǔ)數(shù)字文件，而檔案管理者則擁有紙質(zhì)、數(shù)字或紙質(zhì)等多種選擇，使文檔在建立和使用更為多元的存儲(chǔ)方式。

1.2文書檔案的檢索更加便捷

在過去的辦公環(huán)境中，檔案資料的檢索是最困難的。在尋找所需的文件和材料時(shí)，往往要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間和精力，而在海量的文檔中，由于只有一個(gè)框架式的分類，很難做到人工搜索，也很難找到具體的目標(biāo)。OA系統(tǒng)的運(yùn)用，使得管理者可以通過多種形式、多種組合方式，迅速、準(zhǔn)確地查找到有關(guān)材料，并利用系統(tǒng)的智能化管理功能，自動(dòng)查找、整理、判斷需要的文件材料，從而提高了文件文件的工作效率。

1.3文檔的管理更加互聯(lián)互通

OA系統(tǒng)將文檔的收集、分類、存儲(chǔ)、調(diào)用、統(tǒng)計(jì)、閱覽融入到網(wǎng)上的資源共享之中，通過辦公室的內(nèi)部網(wǎng)，形成了一個(gè)單位的文件和信息的鏈接，讓每個(gè)員工在網(wǎng)絡(luò)中都能突出他們的檔案形成參與者和價(jià)值分享者的特征，并讓他們有權(quán)更新、修改與之相關(guān)的資料。OA系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)多線程的數(shù)據(jù)同步處理，同時(shí)也使各種文件的管理過程發(fā)生了向快速、方便的過渡。

2、辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理方法

2.1加強(qiáng)管控意識(shí)，實(shí)現(xiàn)線上線下一體化

在辦公自動(dòng)化的背景下，隨著其經(jīng)營(yíng)方式、目標(biāo)客體的不同，業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，文件檔案的管理必然會(huì)出現(xiàn)新的面貌。一般來說，文件文件的格式是多種多樣的，比如合同、對(duì)外公文、對(duì)外公文等，以及 OA系統(tǒng)中的文件、內(nèi)部文件、申請(qǐng)文件等。對(duì)各種文檔進(jìn)行整理，對(duì)材料的收集、整理要將線上、線下的工作流程結(jié)合起來，嚴(yán)格控制各個(gè)環(huán)節(jié)，確保線上線下文件材料相互一致、相互佐證，防止因材質(zhì)載體轉(zhuǎn)換出現(xiàn)文檔連續(xù)性脫節(jié)，如數(shù)字文檔與紙質(zhì)同件材料的內(nèi)容不符等情況發(fā)生，以保障文書檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

為了適應(yīng)當(dāng)前各種工作的快速調(diào)整，隨時(shí)都會(huì)發(fā)生變化的發(fā)展趨勢(shì)，我們必須對(duì)新的、新的工作流程、新的機(jī)構(gòu)調(diào)整保持敏感，及時(shí)跟進(jìn)新的文件資料生產(chǎn)環(huán)節(jié)，把控文件材料在形成的每個(gè)細(xì)節(jié)、每步流程中不流失檔案價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)線上線下一體化的管理方式。

2.2加強(qiáng)環(huán)節(jié)監(jiān)控，創(chuàng)新管理模式

目前，網(wǎng)上行政審批、部門之間密切合作的特點(diǎn)越來越突出，對(duì)傳統(tǒng)的文件檔案管理方式提出了新的要求。隨著越來越多的、越來越復(fù)雜的文件處理工作，文秘機(jī)關(guān)依靠自己的力量很難應(yīng)付，各個(gè)部門協(xié)同管理已成為一種新的需要。在 OA環(huán)境下，各部門都具有各自的獨(dú)立性，同時(shí)也是整個(gè)系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分。這就要求檔案管理員按照各部門的工作特點(diǎn)，對(duì)文件的編號(hào)、歸檔日期、問題（機(jī)構(gòu)）、歸檔范圍、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容項(xiàng)等相關(guān)的信息進(jìn)行控制，并對(duì)文件的形成過程要有一個(gè)清晰的了解。

要理解哪些工作流程可以生成哪些有用的文件，以便人為地或自動(dòng)地將其集成。因此，在自動(dòng)辦公的基礎(chǔ)上，建立新的錄入規(guī)則、新的管理順序、合理的檢索方法、強(qiáng)化各個(gè)部門的檔案管理意識(shí)，是一種必不可少的工作理念。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向電子文檔的轉(zhuǎn)化過程中，行政、技術(shù)、技術(shù)等部門的協(xié)作也顯得非常重要，因?yàn)樵?OA體系建設(shè)的早期，文秘部門要參與到 OA系統(tǒng)的建設(shè)中來，從整體上指導(dǎo)和控制文檔的收集、調(diào)用，逐步建立主管部門與各部門之間的協(xié)同合作，形成辦公自動(dòng)化文檔管理的新模式。

2.3提升安全防護(hù)意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)安全責(zé)任

因特網(wǎng)環(huán)境高度開放，基于網(wǎng)絡(luò)的辦公自動(dòng)化，對(duì)文件文件的安全管理提出了更高的要求。要切實(shí)落實(shí)文件檔案的安全管理，必須從多個(gè)方面著手。做好文件檔案的保護(hù)和管理，防止外來的安全因素對(duì)其構(gòu)成威脅，是保證檔案工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)的前提和依據(jù)。例如，在設(shè)備、設(shè)施上，首先要針對(duì)文件檔案所使用的軟硬件設(shè)施進(jìn)行安全檢查，按照安全級(jí)別的要求，建立相應(yīng)的防火墻，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，使用具有高安全性的安全技術(shù)來防范越來越多的計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊。

另外，對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)的保密文件進(jìn)行了硬件隔離，確保了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的保密文件、目錄等信息不會(huì)在使用外部網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)上顯示，從而防止了內(nèi)部文件的泄漏。同時(shí)，各單位要積極構(gòu)建和完善網(wǎng)上安全管理制度，在各部門設(shè)置專職檔案管理員，加強(qiáng)檔案工作人員的安全意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)安全保密責(zé)任制和崗位職責(zé)，進(jìn)一步明確安全管理的指標(biāo)體系和評(píng)價(jià)辦法，協(xié)同相關(guān)技術(shù)部門完善文書檔案的規(guī)范收集與信息整合工作的落實(shí)，嚴(yán)格保障文書檔案管理的安全性。

2.4增強(qiáng)專業(yè)人員素養(yǎng)，調(diào)整管理思路

要健全檔案管理人員的遴選標(biāo)準(zhǔn)，重視對(duì)檔案管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的專業(yè)知識(shí)的全面考慮。檔案工作者很難按照辦公系統(tǒng)的建設(shè)特點(diǎn)，建立并控制檔案的運(yùn)行、存檔、調(diào)用的合理程序，并保證檔案的安全。同時(shí)，也不能充分利用辦公系統(tǒng)對(duì)檔案管理的方便和優(yōu)點(diǎn)。我們可以通過繼續(xù)教育、中短期相關(guān)培訓(xùn)等方式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，以滿足不同的管理需求，改善傳統(tǒng)的檔案管理思維方式。

3、結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期雖然為文書檔案管理提供了更多機(jī)遇與便利，但仍需深入調(diào)研、科學(xué)規(guī)劃，不斷加強(qiáng)流程環(huán)節(jié)監(jiān)控，完善長(zhǎng)效機(jī)制，優(yōu)化軟硬件設(shè)施，采取技術(shù)方法為文檔的存儲(chǔ)與利用提供安全支持，提升人員素養(yǎng)，參與自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程，從而促進(jìn)文書檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

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