PDCA循環(huán)在公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理中的應(yīng)用

文/濟寧醫(yī)學院附屬醫(yī)院 孫曉霜；濟寧醫(yī)學院康復醫(yī)學院 高尚(通訊作者）

公立醫(yī)院黨的建設(shè)工作歷來受到黨中央、國務(wù)院的高度重視，新的歷史時期對公立醫(yī)院黨建有著一系列新的要求。黨支部作為醫(yī)院黨組織開展工作的基本單元，在貫徹執(zhí)行上級黨組織安排部署、做好支部內(nèi)黨員管理教育、落實“三會一課”等組織生活制度的過程中必然形成大量內(nèi)容豐富、形式多樣、具有較高保存價值的檔案材料。這些檔案材料是黨支部黨建工作的真實記錄和重要載體。以黨的建設(shè)引領(lǐng)醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展，實現(xiàn)黨的建設(shè)與醫(yī)院發(fā)展深度融合，需要這些黨建檔案提供翔實史料和參考依據(jù)。將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于黨支部黨建檔案管理工作中，有利于優(yōu)化黨支部黨建檔案管理流程，有效提高黨建檔案質(zhì)量，對全面提升公立醫(yī)院基層黨建檔案管理標準化、規(guī)范化建設(shè)水平具有重要意義。

一、公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理的重要性

在深化體制改革和全面從嚴治黨的大環(huán)境下，公立醫(yī)院基層黨建工作應(yīng)全面加強。一套系統(tǒng)、完整的黨建檔案能夠充分說明黨支部在組織建設(shè)、制度建設(shè)、組織生活、黨員管理、評先選優(yōu)、考核評價、陣地建設(shè)等各方面是否真正做到科學謀劃、流程規(guī)范、形式創(chuàng)新。因此對黨支部黨建檔案進行科學化、制度化管理，能夠有效提高醫(yī)院黨支部標準化、規(guī)范化建設(shè)水平，切實提升醫(yī)院基層黨建組織力，提高黨建工作效率。

二、公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作現(xiàn)狀

近年來，曾普遍存在于公立醫(yī)院各級黨組織的“重業(yè)務(wù)、輕黨建”思想已逐步得以轉(zhuǎn)變，基層黨建力量不斷增強，多數(shù)黨支部能夠嚴肅認真地開展黨建工作，積極創(chuàng)新黨建活動形式，嚴格落實上級黨組織安排部署、黨員教育活動和“三會一課”、主題黨日等組織生活制度。然而目前，公立醫(yī)院黨支部黨建檔案制度建設(shè)仍有待完善，跟蹤檢查機制還不健全，檔案移交手續(xù)不夠嚴格，對黨建檔案管理人員的培訓教育也不到位，在實際工作中，有些黨支部由于缺乏歸檔意識，在開展組織活動過程中沒有及時留存紙質(zhì)材料和影像資料，忽略了資料的歸檔工作，導致黨建檔案不夠完整；有些黨支部即便具備足夠的歸檔意識，卻因為認識不足，無法準確判斷活動過程中產(chǎn)生的一系列材料哪些需要歸檔，導致黨建檔案不夠規(guī)范；有些黨支部能夠做到及時、完整地歸檔，但在黨建檔案管理人員發(fā)生變動時未能認真做好移交工作，導致部分資料遺失，黨建檔案歸檔不連續(xù)。

此外，公立醫(yī)院黨支部的黨建檔案管理工作多由本支部內(nèi)醫(yī)療、醫(yī)技、護理或行政管理人員兼職負責，缺乏系統(tǒng)的黨建檔案管理知識和管理經(jīng)驗，尤其是臨床科室人員，由于業(yè)務(wù)工作繁忙，對黨建檔案的收集、存檔工作往往只能利用閑暇時間匆忙進行，對黨務(wù)工作內(nèi)容把握不清、分類不細，對黨建檔案管理方面的標準要求熟悉不夠、了解不深，無法真正嚴格按照科學、嚴謹、系統(tǒng)、規(guī)范的原則從年度、來源、內(nèi)容等方面對不同類別、不同形式、不同級別的黨建資料進行細致準確地分類歸檔，導致在黨支部黨建活動過程中產(chǎn)生的具有保存價值的檔案材料得不到及時收集、系統(tǒng)歸納、規(guī)范留存，使其信息價值大打折扣。

三、PDCA理論概述

世界著名質(zhì)量管理專家戴明博士提出的PDCA循環(huán)（又稱“質(zhì)量環(huán)”或“戴明環(huán)”）由Plan（計劃）、Do（實施）、Check（檢查）、Act（處理）四個階段組成。其作為全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的一套科學的工作程序，能夠使任何一項工作合乎邏輯從而有效進行，使工作質(zhì)量和工作效率在一次次循環(huán)中不斷推進、穩(wěn)步提升。具體而言，PDCA是一個發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的閉環(huán)，周而復始、螺旋上升（如圖1所示）：在計劃階段（P），分析現(xiàn)實情況，找到問題原因，確認主要因素，設(shè)定目標計劃；在實施階段（D），依據(jù)計劃布局，執(zhí)行具體操作，確保實施進度，實現(xiàn)預(yù)期目標；在檢查階段（C），對標目標設(shè)定，檢查執(zhí)行情況，明確實施效果，反饋存在的問題；在處理階段（A），固化成功經(jīng)驗，剖析問題原因，修訂目標計劃，進入下一循環(huán)。

圖1 PDCA循環(huán)及上升示意圖

PDCA循環(huán)并非原地踏步的單一循環(huán)模式，其每一次循環(huán)都應(yīng)針對現(xiàn)行情況解決部分問題，達到一定效果，進而總結(jié)經(jīng)驗教訓、提出新的目標，在一個更高的層面上再次循環(huán)、再有提高。在這樣不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程中，“計劃、實施、檢查、處理”四階段是一個完整、統(tǒng)一、連續(xù)的有機整體，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。其中“處理階段”尤為重要，通過對失敗教訓的及時總結(jié)和對優(yōu)秀經(jīng)驗的肯定推廣，使管理工作在下一循環(huán)中避免出現(xiàn)重復的錯誤，確保質(zhì)量管理全過程有效持續(xù)推進。

四、PDCA循環(huán)在公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理中的應(yīng)用

（一）計劃階段（Plan）。本階段旨在為醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作的開展制定質(zhì)量方針與質(zhì)量目標。在充分分析工作現(xiàn)狀的情況下，找到各黨支部普遍存在的典型問題和個別存在的重點問題，提出應(yīng)對策略，從而使醫(yī)院各黨支部在開展黨建活動的過程中產(chǎn)生的相關(guān)具有價值的材料得到有效收集與保管。就目前公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作而言，普遍存在檔案管理制度不完善、追蹤檢查機制不健全、移交手續(xù)執(zhí)行不嚴格、管理人員培訓不到位等問題。醫(yī)院首先應(yīng)完善基層黨建檔案管理制度，由各黨支部指定專人負責本支部黨建檔案管理工作，制定相應(yīng)的人員培訓計劃和年度歸檔計劃，列出標準統(tǒng)一的黨建資料存檔目錄和要求。

（二）執(zhí)行階段（Do）。本階段要求在明確計劃任務(wù)的情況下制定出工作實施方案，并嚴格按照方案執(zhí)行。各黨支部黨建檔案管理人員確定后，醫(yī)院應(yīng)積極開展線上或線下的黨務(wù)知識培訓，定期或不定期召開基層黨組織黨建工作交流會，引導黨建檔案管理人員樹立正確的管理意識，提高其檔案管理專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力；針對黨支部黨建資料存檔目錄中列出的各項內(nèi)容（包括：黨支部花名冊、支部相關(guān)制度、“三會一課”材料、主題黨日活動材料、發(fā)展黨員選票、評先選優(yōu)材料、黨組織書記履行全面從嚴治黨責任和抓基層黨建述職評議考核材料、組織生活會材料、黨支部年度工作總結(jié)和工作計劃、基層黨組織黨費收繳臺賬等）給出清晰的存檔標準和參考模板，對黨支部“三會一課”、主題黨日等組織生活的開展、記錄工作提出明確要求，確保檔案材料在形成過程中系統(tǒng)、規(guī)范、準確。各黨支部黨建檔案管理人員要積極參與相關(guān)專業(yè)培訓，熟練掌握存檔范圍和管理標準，及時整理填充黨支部黨建活動產(chǎn)生的相關(guān)材料，嚴格按照要求進行及時有效歸檔，做到黨建檔案分類準確、材料齊全、編排有序。

（三）檢查階段（Check）。本階段對實施階段各項工作的執(zhí)行效果進行檢查與評估，對執(zhí)行進度予以監(jiān)督，及時統(tǒng)計匯總黨建檔案管理工作質(zhì)量達標情況和工作過程中產(chǎn)生的問題。醫(yī)院可依托“黨建查房”等相關(guān)制度的建立，將黨建檔案存檔及管理情況列為黨委領(lǐng)導班子成員到各黨支部進行黨建工作指導檢查的重點項目之一，嚴肅認真記錄檢查過程中挖掘出的工作亮點和問題，列出相應(yīng)整改措施。同時，定期對各黨支部“三會一課”、主題黨日等組織生活的開展、記錄等情況進行督導檢查，制定督導檢查問題清單，詳細列出各黨支部存在的開展不及時、記錄不規(guī)范、材料不完整等問題，及時反饋給各黨支部書記和黨建檔案管理人員，并作為“黨建查房”等工作的重要參考。

（四）處理階段（Act）。本階段對檢查結(jié)果進行分析，并與第一階段所制定的黨支部黨建檔案管理質(zhì)量方針目標進行對比，確認目標完成情況。要將好的經(jīng)驗做法標準化，在各黨支部黨建檔案管理工作中推廣應(yīng)用；對于檢查過程中未能立行立改的問題，及時到各黨支部進行跟蹤檢查，督促整改落實；重點剖析各黨支部黨建檔案管理工作中普遍存在的共性問題，探究原因、尋找對策，如確實與當前制度要求和目標設(shè)定不契合，則將問題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)，通過制度完善和目標修訂，推動醫(yī)院基層黨建檔案管理工作穩(wěn)步提升。此外，醫(yī)院要注重對各黨支部黨建檔案管理人員的持續(xù)培訓，不斷豐富其黨務(wù)知識儲備，加強對檔案管理新方法、新規(guī)定的學習，并結(jié)合第三階段檢查情況有針對性地為其答疑解惑，促使檔案管理工作的質(zhì)量與效率顯著提升。

五、PDCA循環(huán)的應(yīng)用成效與思考

在PDCA循環(huán)過程中，檔案管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)黨支部黨建檔案在收集、整理時存在的問題，立行立改、舉一反三，嚴把“入口關(guān)”，有效保證黨支部黨建檔案資料的歸檔質(zhì)量；通過完善制度、落實責任、明確標準、加強培訓，幫助黨支部黨建檔案管理人員樹立正確的檔案觀，提高認識、強化意識、掌握常識，在檔案日常管理中做好黨建檔案資料查閱使用的記錄和轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的登記，避免出現(xiàn)移交漏洞，有效提高黨支部黨建檔案管理的規(guī)范程度；通過對黨支部黨建檔案管理工作的定期或不定期督導檢查和干預(yù)整改，將一個循環(huán)周期內(nèi)沒能得到解決的問題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)，結(jié)合當前醫(yī)院發(fā)展思路、基層黨建工作要求以及文書檔案管理特點，有效推動黨支部黨建檔案管理質(zhì)量和水平的持續(xù)提升。

PDCA循環(huán)是檔案管理的重要工具，能夠使檔案管理工作更具條理化、標準化和程序化。但在實際開展公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作時，還是要充分做好這一質(zhì)量管理工具的應(yīng)用把握，避免因為階段化、流程化的工作而產(chǎn)生慣性思維，忽略對檔案管理人員主觀能動性的充分發(fā)揮，忽略對檔案管理新標準新要求的跟進學習。

六、結(jié)語

黨支部黨建檔案作為公立醫(yī)院基層黨建工作的重要載體，是公立醫(yī)院基層黨組織標準化、規(guī)范化建設(shè)的重要組成部分。建立健全系統(tǒng)規(guī)范的黨建檔案資料，對于黨支部總結(jié)經(jīng)驗、開展工作具有重要指導作用，有助于推動基層黨建工作持續(xù)創(chuàng)新、不斷突破、更具特色，實現(xiàn)基層黨組織全面進步。將PDCA循環(huán)理念引入公立醫(yī)院黨支部黨建檔案管理工作中，運用科學的方法不斷優(yōu)化管理流程、完善管理制度、提高管理的質(zhì)量和效率，能夠促使黨支部的黨建檔案管理工作盡快步入良性循環(huán)，切實提高公立醫(yī)院基層黨建檔案管理工作的整體水平。