社區檔案數字化建設現狀及對策分析
——以湖州市吳興區為例

文/湖州學院 王安淇

《城市社區檔案管理辦法》認定的社區檔案，是城市社區黨組織、居民委員會、社區服務機構、社區社會組織和居民在社區建設中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。社區檔案包括文書類、科技類、會計類三個大類，細分有社區發展檔案、居民信息檔案、流動人口檔案、社區活動檔案、黨群檔案等，這些社區檔案真實地記錄著社區的發展歷程，保存著居民的信息，幫助社區人員進行社區管理。

全面推進數字化轉型是現代社會的總趨勢，隨著現代技術的高速發展，數字化技術被廣泛運用到日常生活中，成為當前推動社會發展的核心驅動力。與此同時，現代檔案包含的信息量越來越大，信息的種類和形式也越來越豐富，傳統而單一的檔案機制顯然已不能滿足信息時代檔案工作的需求。我國的檔案工作遠遠滯后于經濟社會的發展，檔案相關領域的數字化建設既是順應時代要求的舉措，也是切合自身發展的需要。國家出臺相關政策推動各領域的檔案數字化建設，大至國家綜合檔案館，小至普通社區的檔案都在逐漸從傳統檔案向數字化轉型。對于普通社區來說，檔案數字化建設是剛剛起步的新領域，由于檔案數字化建設還未設置統一的標準，造成了不同社區檔案數字化存在著各式各樣的問題。

一、社區檔案數字化建設意義

（一）促進城市人文發展。湖州市吳興區的許多社區建于20世紀八九十年代，保留著許多社區建造初期的檔案，從多方面記錄著湖州城市發展歷程。這些老舊檔案數量眾多、內容雜亂，分散在吳興區的各個社區中，不利于研究人員開展工作。

社區檔案數字化建設能夠以多種方式直接或間接保存社區檔案信息，更容易進行信息統計整理，有助于完善社區檔案整體連貫性，擴大社會影響力。從而實現全網的檔案資源共享，吸引更多的研究人員參與湖州社區檔案研究，為研究湖州城市現代發展歷程提供新的機會。

（二）提高社區工作成效。根據第七次人口普查數據，吳興區常住人口為712595人，這樣龐大的人口基數，產生了大量形式各異的檔案信息。數字檔案能夠在互聯網云端實現異地備份，進行社區之間的信息共享，以線上代替線下，減少現實檔案存儲空間，通過檔案的信息，能為居民提供針對性的服務，提高社區服務的滿意度。

社區在進行日常檔案工作時，數字檔案比紙質檔案更好調取，其特點能使檔案及時歸檔，計算機的精準搜索功能還能夠在一定程度上規避紙質檔案查準率、查全率低等問題，充分發揮檔案價值，提升社區檔案服務的正確率從而提高社區檔案的工作效率。

（三）利于檔案原件保護。吳興區社區內的老舊檔案多為紙質檔案，社區將紙制檔案轉變為數字檔案后，在日常使用中會更加安全。社區普遍缺少保存檔案的專業設備，經常會造成紙質檔案的損壞。對于易損的紙質檔案，經過數字化處理后能夠有效代替原件使用，避免了許多珍貴社區檔案在使用檔案原件查閱中被頻繁調用而磨損等問題，有效延長原件的保存時間。另外，一些字跡褪變、模糊的紙質文件可以通過計算機技術重現出來。在掃描技術的應用下，可以生成相應的數字影像，后經過計算機圖像處理技術，一些褪變的字跡也可以被識別出來。檔案數字化技術能有效防止檔案信息缺失，有利于檔案原件的保護修復工作。

二、社區檔案數字化建設現狀

湖州市吳興區的大多數社區都具有一定規模的檔案管理體系，每個社區內檔案數量都達到千量，大型社區更是達到萬量，檔案均是直接存放在社區內，并依托于本社區的檔案建設水平進行管理。

文章結合實際情況，抽樣調查了吳興高教區周邊的月河街道A社區、飛英街道B社區、龍泉街道C社區和鳳凰街道D社區。通過對比后，發現目前吳興區社區檔案建設現狀如下。

（一）社區檔案管理方面。具體情況如下：1.社區檔案數字化發展不均衡。A和D社區均保存5000件左右的檔案，并已基本完成檔案數字化工作，C社區有近1萬件檔案，社區內數字檔案與紙質檔案兼有，B社區有4000件左右的紙質檔案，檔案數字化工作處于起步狀態。可見吳興區社區檔案數字化發展呈現不均衡的狀況。2.社區檔案數字化利用效率低。吳興區社區檔案數字化的利用會局限于地域性，社區檔案的利用服務工作就好像傳統的檔案利用工作一樣，總是處于特定的地域范圍內，有自己特定的服務對象和相對集中、較為穩定的用戶群。它的地域性就是指特定的社區，它的針對性就是指特定的社區內的居民或者組織。A和B社區地理位置靠近其他社區，檔案信息利用均是一個街道里的周邊社區進行線上檔案信息的交流，而街道與街道之間的整體大數據互通則需要政府牽頭，自發交流較少。這樣僅局限于小社區間的數字檔案交流，久而久之形成習慣會在一定程度上影響到整個吳興區社區數字檔案的開發利用。

（二）社區檔案工作人員方面。具體情況如下：1.社區工作人員檔案意識淡薄。在調查的社區中，受社區資金與檔案人才缺少的影響，社區大多只聘請1名專業檔案工作人員，A和D社區需要其他工作人員兼職開展檔案管理工作，這些負責社區檔案的工作人員多數沒有檔案相關專業背景，工作人員缺少檔案專業知識和素養，甚至有些工作人員不知社區檔案的定義。C和B社區檔案工作人員需要同時負責全部居民的數字檔案信息，無法兼顧到每一個居民的檔案信息的完整程度，在這種困境下，社區只能分發給空閑的工作人員一起整理，但這部分人員不固定，在安排上也是隨意分配，使得社區檔案數據信息對接上存在問題，甚至還有借調過來的工作人員存在隨便應付的情況，導致社區錄入的部分檔案信息多有缺失和錯誤。2.社區工作人員檔案服務以被動為主。對服務對象、檔案需求的變化，檔案部門勢必要調整相應的工作思路、服務策略、利用模式等。社區檔案的最大特點是社區居民參與，現在的吳興區社區檔案服務理念已經由原來社區檔案只為政府或黨政等上一級機關提供檔案服務的觀念，逐漸轉化為以社區居民為中心的服務理念。

從實際來看，社區工作人員的服務以被動為主，主要分為兩個方面：一是社區中缺少檔案數字化工作審查部門，目前國家并未給社區明確的檔案數字化管理制度，工作缺少上級督促，D社區的工作人員只有到年末才會整理整個社區的數字檔案。二是部分社區工作人員受到傳統觀念影響，認為數字檔案是屬于社區需要保密的一部分，不能主動給普通居民提供檔案數字閱覽渠道。

（三）社區居民方面。具體情況如下：1.缺少檔案意識。從調查情況看，吳興區老式社區普遍存在著居民年齡偏大、文化水平偏低的現象在社區檔案建設中的參與度低，甚至有居民未參與社區檔案建設的情況。多數居民對于檔案的認知趨近于無，不了解自己與社區檔案之間的關系，也不了解社區中的數字檔案該如何調取使用。而了解且會去使用數字檔案的居民，只有關乎自己需要使用檔案時才會去社區查閱、調取檔案并利用檔案的信息，不僅會使得社區檔案服務的工作進展受到影響，還影響社區檔案在日常生活中的普及發展。2.流動人口檔案參與度低。湖州市近年來不斷出臺吸引外來人才留湖的政策，吸引了眾多高素質人才前來工作。對于這部分人群的檔案信息，絕大多數社區采取的是能收集則收集，而對于不能收集的檔案，社區方面只能放棄或是直接忽略，流動人口檔案一直是社區信息量偏少的檔案類別。

由于缺少社區指引，高素質的流動人口從始至終都不會參與臨時居住社區的數字化檔案建設與利用，他們有能力參與并為當地數字檔案的建設提出相應的建議，但現今不僅無法在數字化建設中發揮優勢，社區檔案還會缺失這類流動人口居民的檔案記錄，造成社區整體檔案查全率下降。

三、社區檔案數字化建設提升措施

檔案數字化建設是社會發展的趨勢，社區檔案工作是社區治理體系的重要組成部分。創新社區治理，是適應共建共治共享格局和精準精細專業標準的需要。當下是后疫情時代，在盡量避免面對面交流的要求下，檔案數字化建設顯得尤為重要。由此需要針對吳興區社區的實際狀況，因地制宜，創新社區檔案數字化工作，建立健全社區檔案管理工作制度。

（一）完善檔案地區制度建設。2020年6月20日，全國人大常委會通過新修訂的《檔案法》，新增了“檔案信息化建設”專章，為檔案工作全新變革與轉型、創新和發展提供了較為充分的法律保障和參考依據。而與社區檔案相關的最新法律是在2015年制定的《城市社區檔案管理辦法》，社區檔案目前缺少具體且先進的法律規定。

在不違反《城市社區檔案管理辦法》前提下，吳興區政府可以結合區內老式小區的情況，制定相應細則，如鼓勵每個社區配備檔案閱覽室供居民使用，規定一位區內檔案工作人員最多管理的數字檔案量，防止工作超出負荷的情況發生。政府也可以將社區檔案數字化管理工作納為社區日常工作考核指標之一，激勵社區檔案數字化自我提高。

（二）提升社區數字檔案的安全度。社區數字檔案多存放在社區平日使用的電腦中，為防止數字檔案數據遭受電腦病毒、黑客攻擊等情況，社區可以聯合湖州市檔案館，學習檔案館保存數字檔案的安全措施，平日也可向檔案館咨詢更多保管中的細節。

在檔案數字化的過程中，也需要注重安全性。B社區選擇的是檔案外包機制，檔案的外包機制是將社區內的所有檔案交由外面的第三方機構進行制作。在實施數字化外包之前，社區需要合理選擇安全的外包公司，做好充足的外包分析，加強項目實施過程中的安全監管，落實安全保密責任，以確保原檔案實體和信息內容的絕對安全。

（三）注重流動人口檔案管理。吳興區政府可以聯合各社區建立針對租客等流動人員的專門臨時檔案庫，在內部進行統一管理，社區擁有調取居住在該社區流動人口社區檔案的權利。流動人口在政府辦理臨時居住證明的同時，可以將自己的檔案錄入政府的系統中。之后需要更新檔案時，本人與社區服務中心的工作人員溝通后，社區便能夠從政府的檔案庫中調取相應的人員檔案信息進行更改，流動人口離開后檔案也可以調入下一個社區電子數據庫中，引導流動人口積極參與社區檔案的建設。解決流動人口檔案問題的同時，也突顯出數字檔案信息互通的便利性。

（四）重視社會檔案意識宣傳。“互聯網+”、大數據、云計算、人工智能等現代信息技術不斷取得突破，在各行各業中的運用，更是提升了社會大眾對于信息的認知度。現階段，可以先由社區內部的工作人員加強對社區居民的檔案管理的宣傳和教育。通過工作人員平日分發通知單、宣傳手冊，在業主群進行宣傳等方式，擴大社區對檔案信息的宣傳力度，在潛移默化中使居民逐步重視檔案工作。

（五）建設居民遠程利用渠道。事實上，浙江省在檔案數字化上一直走在全國前列。積極為民眾提供遠程利用檔案渠道，如“浙江省檔案館牽頭建設的全國首個跨省域檔案查詢利用平臺——長三角民生檔案跨區域一體化在線查檔平臺”即是典型代表之一。這一平臺已成功上線婚姻登記、獨生子女等檔案跨省遠程利用功能。

四、結語

吳興區社區的數字化利用平臺建設應該考慮到該區的老年居民眾多、對數字化不敏感的現狀，平臺應該設置老年人專用的操作簡化系統，讓老年人群也有機會參與社區檔案建設中。檔案是全民都能夠利用的信息資源，不應該受到外部介質的限制。社區的檔案機構要真正把檔案工作視為社區基礎工作的重要任務之一，為每一位居民提供應有的檔案服務。