人工智能技術在檔案工作中的應用
——基于《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的分析

文/隴東學院學科建設與研究生處 孟琰昕

隨著新一代信息技術特別是人工智能(Artificial Intelligence，即AI)技術應用不斷深入，對檔案工作的運行環境、工作模式、處理對象及服務要求等發生了巨大變化。而檔案工作作為一項存史育人的崇高事業，迫切需要創新工作理念、服務方法和運行模式。因此運用人工智能技術，實現檔案工作信息化戰略轉型，對于推動“十四五”時期檔案事業高質量發展，適應國家治理體系和治理能力現代化要求具有十分重要的意義。

一、人工智能應用于檔案工作的必要性分析

（一）檔案工作與人工智能結合是時代趨勢。人工智能是引領未來的前沿核心技術，正在對經濟發展、社會進步和人類生活產生深遠影響。2017年，國務院在《新一代人工智能發展規劃》中提出了人工智能產業“三步走”的發展戰略，明確“在2030年之前要實現人工智能在生產生活、社會治理、國防建設各方面應用的廣度深度極大拓展。”目前，隨著科研院校的廣泛參與，科技公司大力布局，人工智能技術開始廣泛應用于社交、金融、醫療、國防等多個領域，展現出可觀的商業價值和巨大的發展潛力。未來十年，人工智能還將繼續引領科技發展，助力傳統行業革新。而檔案工作作為國家公共文化事業的重要組成部分，更需要積極順應時代潮流和發展趨勢，應用新技術，創新管理模式，提升服務質效，實現轉型升級。

（二）檔案工作在大數據背景下的管理困境。大數據時代的顯著特點就是信息的爆炸式增長。在當前時代背景下，檔案資源在數量上呈現出指數級的增長，數據量級由傳統的GB、TB向PB發展，檔案資源種類也隨之增多，包含文本檔案、語音檔案以及圖形檔案、聲像檔案等等，數據格式更是千差萬別。在這種情況下，已不能單純依靠人力去完成檔案資源的搜集整理，如何實現檔案資源的科學管理與精準查詢，是目前檔案工作亟須解決的問題。將人工智能技術應用于檔案工作的全過程，創新檔案工作的管理方式，實現智能檢索、智能錄入、智能交互，是解決目前檔案工作管理困境的有效途徑之一。

（三）檔案工作的智能化服務需求不斷增強。隨著智慧服務理念的不斷深入，人們對檔案工作的要求，已經由傳統的記錄、借閱變為了更加智能化的服務。迫切需要檔案工作加快開放力度，擴大利用范圍。人工智能作為一項逐漸完善的智能技術，很大程度上滿足了人們對于檔案工作服務水平提升的要求。例如，借助基于人工智能的用戶畫像技術，通過對用戶身份信息搜索、瀏覽和借閱記錄等結構化數據及微博等社交軟件的言論進行分析，發現用戶的隱性需求，進而提供針對性的服務。還有利用人工智能的模糊識別技術，降低用戶在檔案資料搜索查閱過程中的復雜度，提升資料的查閱效率。因此，人工智能技術能夠更好地從技術層面上提高檔案利用效率，提升檔案服務能力，使檔案工作更好地服務人民群眾，滿足人們的檔案信息需求。

二、人工智能在檔案工作中的重點應用場景

（一）人工智能助力檔案工作的數字化轉型。當前的檔案管理模式下，為了更好地對紙質檔案、實物檔案、照片檔案等進行保護，在原始檔案收集整理完畢后，都會進行數字化轉換，形成電子檔案。利用人工智能技術，可以加速電子檔案的制作進程。例如，對于口述類型的語音檔案，可以采用基于人工智能的語音識別技術，將語音轉換為電子文本進行存儲。目前，已經有公司提出了基于人工智能的語音識別解決方案，且有了大面積的商業使用，不僅可以對中英文等基本語種進行識別，還包含多種方言的識別。此外，由于部分紙質檔案受潮、破損，以及拍攝中部分因素導致在轉為電子檔案時出現圖像模糊、分辨率不足的情況，還可以利用基于深度學習的圖像處理技術，進行圖像增強，超分辨率重建，提升檔案的使用價值。

對于已經數字化的電子檔案，還需進行價值鑒定，從而完成電子檔案的歸檔。“檔案價值鑒定工作是一項專業性很強的檔案管理業務工作”，對鑒定人員的業務能力有著較高要求，然而在對海量的檔案資源進行鑒定時，僅僅依靠人力不僅需要耗費較大精力，完成時效與工作質量也難以保證。為解決這一問題，可以利用基于人工智能的分類技術，形成對檔案價值進行鑒定的智能體，其結構如圖1所示，首先利用帶有價值標簽的檔案資料庫作為訓練樣本，對智能體進行訓練，使之能夠形成從檔案的文本屬性到價值屬性的推斷能力，隨后利用訓練完畢的智能體對新的檔案資料進行價值鑒定，進而模擬檔案鑒定專家的決策過程。建立這樣的智能鑒別系統不僅能快速對檔案保管期限、保管密級和借閱權限做出判定，還能為錯綜復雜的不確定事件提供最佳的解決方案和參考案例，從而提升檔案管理工作的智能化水平。

圖1 基于人工智能的電子檔案鑒別模型示意圖

（二）人工智能構筑檔案工作的安全防線。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出：“深入推進檔案安全體系建設，筑牢平安中國的檔案安全防線。”隨著檔案數字化轉型的不斷深入，檔案的安全問題越來越受到重視。然而傳統的依靠人力的檔案管理工作存在較多不確定性，一旦檔案管理人員自身出現問題，就很容易發生核心檔案資料泄露問題。

基于人工智能的網絡態勢感知技術是將人工智能與安全防護相結合的新方案，且已經應用于電力網絡、計算機網絡以及通信網絡的安全防護之中。對于檔案安全工作而言，可以將每一份檔案存放在設備中，重點的檔案工作人員操作行為、檔案系統內部網絡共同納入網絡安全態勢感知系統中，其結構如圖2所示。

圖2 基于人工智能的網絡安全態勢感知系統

利用監控設備觀察保存的實地狀態，分析檔案存放設備的運行情況，同時對檔案系統內部網絡進行流量監測和入侵檢測，及時發現可能的網絡攻擊行為，此外分析重點檔案工作的操作行為，查看是否存在越級操作及重要文件的泄露隱患。這樣將涉及檔案工作的各類信息納入統一的管理態勢之中，形成對檔案安全的綜合感知，再利用人工智能常見算法進行關聯分析，實時感知和預判檔案面臨的威脅，達到動態監測以及指導防護決策的目的。

（三）人工智能提升檔案工作的智能服務水平。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出：“隨著人民生活水平的顯著提高，對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求各公共檔案館加快檔案開放、擴大檔案利用、提供優質高效服務。”然而目前檔案工作還存在開放程度不高，公眾利用不便等問題，可以采用以下基于人工智能的技術進行改善：

一是基于人工智能的智能檢索技術。檔案資料快速檢索是開展高質量檔案信息服務的前提條件。近年來，隨著電子檔案資源的大量增長，如何使用戶更為便捷地查詢到目標結果變得越來越重要。傳統的檔案檢索，常常以標題、關鍵字以及關聯度排序來展示搜索結果，這對沒有明確檢索目的的用戶來說，檢索難度較大。利用知識圖譜的智能檢索系統，能夠通過對自然語言的語義解析，理解用戶操作意圖，通過推理計算形成用戶自然語言表達的內容并反饋給用戶。因此，公共檔案館利用知識圖譜等智能檢索技術，實現對館藏資源的智能化搜索，便于用戶更快捷地查詢自己需要的信息，提升檔案工作的服務效能。二是基于人工智能的推送。公共檔案館可以結合用戶的屬性數據與行為數據（之前的搜索記錄、檢索習慣等），利用大數據分析的方法，將用戶感興趣的信息和檔案服務進行智能化、個性化的推送。從而幫助用戶減少資料搜索的時間，方便用戶了解自己的興趣，提升檔案館的綜合服務水平。三是基于人工智能的智能交互。當用戶需要向檔案館咨詢問題時，傳統的交互方式是利用人工客服進行一對一解答，這種方式等待時間較長，且只能在規定的時間和空間內開展，難以滿足用戶全時段的咨詢需求。基于人工智能技術的參考咨詢服務，打破了傳統服務模式對時間和空間的依賴性。線上可以采用智能客服系統，對客戶的常見問題進行解答，線下可以應用智能咨詢機器人來提供服務。利用線上線下結合的方式，進一步方便了用戶對檔案資源的利用，能夠提升服務效率和服務的滿意度。

三、結語

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中特別強調，檔案工作要緊跟科技發展，特別是開展新一代信息技術在檔案管理中的應用。本文從人工智能技術應用于檔案工作的必要性及重點應用場景兩個角度，論證了人工智能對于解決當前檔案工作發展困境的重要意義。檔案工作者應該抓住人工智能技術發展的時代契機，推動檔案工作創新發展，實現智能化轉型。