基于大數據時代高職院校學生檔案管理研究

文/濱州職業(yè)學院 賈勇

作為培養(yǎng)人才的基地，高職院校不僅要為學生提供豐富的教學資源，以便他們通過學習夯實專業(yè)知識，提升專業(yè)技能，為日后成為優(yōu)秀的建設者奠定基礎；還要通過各種有效舉措，解決學生在學習過程中遇到的各種問題，為他們提供良好的學習環(huán)境。作為高職院校管理工作的詳細體現，學生檔案管理工作的重要性不言而喻。當前，傳統(tǒng)的管理方式已經不能滿足社會的發(fā)展，相關人員需要通過多種途徑，探索應對挑戰(zhàn)的策略，以提升工作的質量與效率，為解決學生后顧之憂創(chuàng)造良好的條件。

一、大數據時代高職院校學生檔案管理工作的特點

大數據時代的到來，促使高職院校學生檔案管理工作有了許多明顯的改變，具體表現為：

（一）檔案數據呈現出倍增的趨勢。高職院校在運行的過程中，需要保存所有與學生有關的信息，以便準確記錄他們的大學生活，為他們日后好好學習創(chuàng)造良好的學習環(huán)境。在傳統(tǒng)模式下，高職學校只需要對學生個人信息、學習成績等基本情況進行詳細錄入，以便企業(yè)或者使用者更加了解學生的實際情況。然而，在大數據時代，與學生有關的資料出現成倍增長的趨勢，最為重要的是，這些資料的種類很多，既有簡單的文字信息，又有與學生有關的聲像、視頻等等，這在一定程度上增加了錄入、保存等工作的難度。如果相關人員對于學生檔案的管理依然采取過去的模式，那么是很滿足社會的需要。另外，海量檔案數據信息的出現，還增加了查閱的難度。在這種情況下，高職管理人員唯有在管理方式上做出科學的改變與調整，才能夠將海量的檔案數據信息進行全面錄入，確保學生檔案信息的安全性。

（二）檔案數據信息來源的多樣化。此前，高職管理人員獲取學生檔案信息的方式相對單一，多半靠學生口述，然后管理人員將其中的關鍵點整理成冊，形成獨屬于學生個人的檔案。期間，除非是出現相對較大的事情，需要記錄成冊，否則管理人員只需要根據科學的方式進行保存即可。然而大數據時代的到來，則讓學生檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化。當前，管理人員獲取學生檔案信息的渠道很多，可以是學生的講述，也可以是其他學生的轉述，還可以是學生在社交平臺上的表現等等。為了更好地記錄學生的成長，管理人員將學生檔案信息進行了科學的分類。例如，記錄學生基本信息的檔案、記錄學生心理健康的檔案、記錄學生思想工作的檔案等等。這些信息相互關聯(lián)，構成了完整的學生檔案數據信息。

二、大數據時代高職院校學生檔案管理現狀

（一）檔案人員缺乏專業(yè)的能力。檔案人員的專業(yè)能力，直接決定著高職院校學生檔案管理工作的質量。如果他們的專業(yè)能力較強，那么就能借助于先進的網絡技術，對于學生有關的海量信息進行科學整理與歸納，并依據一定的標準進行記錄和保存，以便日后能夠讓使用者在相對較短的時間內找到自己所要的學生檔案信息。因此高職院校有必要構建專業(yè)的檔案管理隊伍，以便能夠最大程度降低不良因素對于檔案管理工作的負面影響，提升檔案管理工作的科學性。然而，在現實中，多數高職院校沒有做到這一點。由于學生檔案管理工作并非高職院校的日常工作，因此高職院校負責人對于這方面的關注度不夠。在這種情況下，學生檔案管理過程中，個別人員不夠專業(yè)，他們多半由瀕臨退休的教師或超編閑雜人員構成。這些人員或許有各種各樣的優(yōu)勢，但他們在學生檔案管理工作中最為明顯的劣勢是專業(yè)能力不夠。換言之，他們意識不到學生檔案管理工作的重要性，更意識不到自身缺乏專業(yè)能力對學生檔案管理工作的嚴重影響，因此在實際工作中表現敷衍。于他們而言，檔案管理工作就是簡單的文檔整理，無須花費太多的時間與精力。個別檔案管理人員對于信息化辦公持對抗態(tài)度，這在一定程度上影響了高職院校學生檔案管理質量的提高，不利于高職院校日常活動的有序開展。另外，未能給學生檔案管理部門提供一定的支持。高職院校以為社會培養(yǎng)更多優(yōu)秀的人才為己任，在日常運行中比較注重對學生專業(yè)能力的培養(yǎng)與強化，但缺少對檔案管理工作的重視。部分高職院校為了節(jié)省開支，給予學生檔案管理人員的薪資是最低的，在資金方面，很少為檔案部門提供先進的設備等等，至于培訓檔案人員的機會就更少了。在這種氛圍的影響下，學生檔案管理人員很難從工作中獲得成就感，很難樹立終身學習的意識，這在一定程度上影響了檔案管理效率的增強。

（二）學生檔案管理工作評級機制不夠科學。科學的評價機制是保障學生檔案管理工作得以有序推進的關鍵措施，是指導學生檔案管理人員工作的方向。如果評價機制缺乏科學性，那么檔案管理就無法看到自己的不足，無法制定科學的改進措施，無法提高自身工作的質量。因此，高職院校有必要構建科學的評價機制，以便讓學生檔案管理人員有法可依，有章可循，然而多數高職院校沒有做到這一點。由于高職院校對于學生檔案管理工作缺乏足夠的重視，片面認為學生檔案管理工作保證與學生有關的資料不丟失即可，所以對于如何保管學生檔案、整理學生檔案等沒有嚴格的規(guī)定。這種不嚴謹的態(tài)度導致學生檔案管理工作的質量始終無法有效提高。以前學生檔案信息相對較少，有保存價值的資料也不多，即便工作機制不夠科學，對于管理工作的負面影響也是相對較小的。但是隨著大數據時代的到來，學生檔案信息的數量、規(guī)模、種類等突飛猛進增長。在這種情況下，如果依然采取原來的管理制度，根本無法滿足學生的各種需求。另外，評價內容過于單一。多數高職院校對于學生檔案管理工作的評價標準是檔案信息存在即可。換言之，只要管理人員在工作中能夠保證學生檔案資料不丟失，就算工作到位。由于評價內容過于單一，最終形成的評價根本不能對學生進行指導。換言之，學生檔案評價體系的作用并未得到充分發(fā)揮，這導致管理人員不能客觀看待自己的工作，即找不出工作中的優(yōu)勢以便繼續(xù)保持，也找不出工作中的不足以便進行改正，這會嚴重影響他們工作質量的提高。此外，由于評價體系不夠科學，即便是出現學生檔案遺失、損害等情況，管理人員也不會受到嚴重的懲罰，無非就是被指責幾句。由于懲罰力度過輕，個別學生檔案管理人員產生了偷懶的念頭，其他管理人員受到他們的影響，也很難在工作中盡職盡責。這在一定程度上促進了不良風氣的產生，對于提升高職院校學生檔案管理工作是非常不利的。

三、提升高職院校學生檔案管理質量的措施

（一）提高學生檔案管理工作人員的專業(yè)能力。相關人員需要深刻認識到學生檔案管理的重要性，意識到檔案管理工作人員的重要性，在具體工作中通過多種途徑，探索提高檔案管理工作人員專業(yè)能力的高效措施，以便他們的專業(yè)能力得以有效提升，為日后提高工作質量與效率奠定牢固的基礎。首先，定期制定培訓計劃。高職院校的負責人需要根據學生檔案管理人員的具體情況，制定有針對性的提升計劃，其中既包括對他們專業(yè)能力的強化，以便他們通過學習學會利用先進的科學技術解決遇到的難題，最終實現工作質量的提高；又要包括對他們責任心等方面的強化，促使他們在實際工作中能夠保持正確的工作態(tài)度。對于一些大問題，制定科學的預防方案；對于一些小問題，提高對其的重視，從而有效降低由于人為操作不當對學生檔案造成的損害；還要包括對他們進行信息化技術的培養(yǎng)。在大數據時代，過去的管理方式已經遠遠不能滿足高職院校的發(fā)展，在這種情況下，檔案管理人員必須加強對信息技術的應用，利用信息技術便捷、快速等優(yōu)勢，使學生檔案管理工作朝著現代化、科學化、標準化的方向發(fā)展。在培訓方式的選擇上，相關人員可以采取面對面授課這種互動性相對較強的方式，也可以選擇通過社交平臺強化管理人員專業(yè)能力的方式。總之，要保證培訓內容的科學性、針對性，以便對學生檔案管理人員產生積極的影響。其次，加強考核。培訓最終的目標不是檔案管理人員了解與自身工作有關的知識即可，而是保證他們能夠學以致用，懂得利用自己所學的技巧解決工作中遇到的難題，從而為提高檔案管理的質量創(chuàng)造有利的條件。想要完成這個目標，相關人員還要加強對學生檔案管理人員的考核，以便他們將所學的知識牢牢記入頭腦中，并通過合理的方式應用到工作中。比如，相關人員可以通過筆試、實踐操作等方式，檢測檔案管理人員對于所學內容的掌握程度。對于表現優(yōu)異的人員可以給予物質或者口頭的獎勵，以此來強化他們在學習過程中的成就感，以便他們形成良好的學習觀念，以積極的態(tài)度參與到培訓過程中；對于表現較差的人員，可以給予科學的指導或者適當的懲罰，促使他們意識到自身的不足，并尋找改進的策略。如果檔案管理人員學習態(tài)度太差，高職院校可以對其實施清退。同時，引進優(yōu)秀的人才。學生檔案管理工作質量的提高，離不開優(yōu)秀的專業(yè)人才的支持。因此高職院校可以加強對優(yōu)秀人才的引進力度，通過提升工資、豐富福利等方式，吸引優(yōu)秀的人才加入檔案管理工作中，以便能夠整體提升學生檔案管理隊伍的質量，為日后開展檔案管理工作奠定牢固的人力基礎。

（二）構建完善的檔案評價體系。學生檔案管理工作如果缺乏全面而科學的評價，那么提高質量無從談起。科學的評價體系是學生檔案管理工作開展的保障。因此，相關人員需要通過各種有效舉措，認真分析當前檔案管理工作的不足，針對檔案丟失、損害等情況，制定嚴格的檔案管理流程。同時豐富評價的內容與方式，以便檔案管理評價體系的作用得以充分發(fā)揮，從而促進檔案管理工作質量有效提高。首先，豐富檔案評價體系的內容。在大數據時代，學生檔案管理人員不僅要做好與學生有關信息的記錄工作，還要做好整理、儲存、調閱等工作。因此對于這項工作的評價，不是保管好即可。相關人員需要以此為基礎，豐富檔案評價體系的內容。例如，給檔案丟失制定高、中、低三個級別，然后根據學生檔案管理人員的表現，對其工作進行科學評價。比如將預防措施的內容納入評價體系中，看檔案人員是否能夠在工作中落實所制定的預防措施，為學生檔案管理工作的有序推進創(chuàng)造良好的條件。比如將管理人員在培訓中的態(tài)度納入評價體系，看他們在培訓時是否能夠保持積極主動的態(tài)度等等。其次，加強對先進技術的應用。評價內容的增多，勢必會增加評價人員的工作量。如果評價人員依然采取過去的評價方式，那么很難取得良好效果。在這種情況下，評價人員可以加強對先進技術的應用，借助于先進技術便捷強大等功能，提高評價工作的質量，以便能夠對檔案管理人員進行全面指導，促使他們改掉自身的不足，為日后提高工作質量提供良好的基礎。

（三）加強對信息化設備的投入。信息化設備是提高學生檔案管理的基礎。如果高職院校不能為學生檔案管理人員提供先進的信息化設備，即便他們專業(yè)能力再高超，所起到的作用也是有限的。因此相關人員需要加大對信息化設備的投入，以便檔案管理人員有趁手的工具。首先，提高重視。相關人員需要對投入資金進行有效的控制，確保購買信息化設備所用的資金不會被其他項目挪用。其次，設置信息化設備專項基金。學生檔案部門在需要購買新設備時，可以通過專項基金獲得資金，從而減少申請的時間。

四、結語

綜上所述，在大數據時代，原來的學生檔案管理模式已經遠遠不能滿足社會發(fā)展的需求，在這種情況下，相關人員有必要做出科學的調整，以便準確記錄并保存與學生有關的一切信息，為日后使用者提供良好的參考依據。此外，高職院校的負責人需要加強對學生檔案管理工作的重視，為檔案人員提供學習與進修的機會，以便能夠提高他們的專業(yè)能力，促使他們逐漸學會通過所學知識解決工作中遇到的難題，最終實現工作質量的有效提高。條件允許的情況下，負責人還要為學生檔案管理人員提供信息化設備，使他們的智慧獲得發(fā)揮的機會，為提升高職院校學生檔案管理質量創(chuàng)造良好的條件。