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醫院檔案管理中云技術的運用分析

2022-07-01 06:25:08濰坊市人民醫院韓星波
辦公室業務 2022年12期
關鍵詞:檔案管理信息化醫院

文/濰坊市人民醫院 韓星波

紙質文書、照片和影像資料等是較為常見的傳統醫院檔案資源,這些傳統資源多數保存在醫院專門的資料室,資料錄入、查詢、更新等都需要人工操作,這樣不僅消耗大量人力資源,還容易出現錯誤,且檔案管理效率難以提升,所以,以往醫院檔案管理是難度較高的管理工作之一。隨著電子計算機的普及,云計算、大數據及信息網絡等技術被引進醫院檔案管理,很多檔案資料由紙質逐漸轉變為電子文檔、音頻文件、視頻文件等,同時還借助云技術建設了資源檢索電子庫、線上電子數據庫,既擴大了醫院檔案的存儲量,也完善了檔案保存形式,更實現了檔案管理信息化、數字化。

此外,云技術的應用提高了醫院檔案存儲的安全性,很多檔案數據及信息丟失后可以通過相關軟件、系統備份等恢復或者找回,彌補傳統檔案管理模式“無法恢復”的不足,故在醫院檔案管理中應用云技術非常有必要。下文先簡單概述云技術,然后分析云技術在醫院檔案管理中的應用優勢、應用原則,并在該基礎上分析如何搭建醫院檔案存儲系統,最后分析了云技術應用過程中存在的問題及應對措施。

一、云技術的簡單概述

(一)云技術的內涵。云技術是云計算發展到一定階段分化和延伸出來的一種技術,也可以理解為一種存儲概念,具有網絡傳輸、文件系統等功能,能夠實現對數據的線下收集、線上分析及管理,還能夠匯總和統籌網絡中的各類文件,非常方便用戶查閱和處理文件信息。

(二)云技術的特點。包括便捷性、經濟性及促進良性競爭,具體如下:1.便捷性。云技術能夠將數據資源集中到云端,在有網絡的情況下,用戶借助移動設備就可以在任何時間、任何地點查閱和處理數據信息,突破時間及空間限制,非常方便快捷。2.經濟性。雖然云技術需要大量資金及技術投入,但對于經濟實力不足的企業,只購買專門的存儲設備和軟件就能夠實現海量數據存儲、分析及管理,最大程度節約了運營成本。3.促進良性競爭。在云技術支持下,不僅能夠實現數據資源共享,還能夠提高信息傳遞速度,非常有利于企業員工、合伙人、個人用戶進行信息交流、良性互動和競爭。

二、云技術在醫院檔案管理中的應用優勢

(一)海量存儲。應用云技術能夠提高醫院檔案管理系統的存儲量,實現對各種檔案資料的海量存儲。醫療衛生事業的不斷發展,導致人們對醫院檔案管理的要求越來越高,不僅要求檔案信息準確無誤,還要求必須存儲大量檔案數據信息,包括醫護人員檔案、患者及其家屬檔案、醫療設備及藥品檔案等。所以,傳統的檔案管理模式已經無法滿足多樣化檔案管理需求,需要借助現代信息化技術完善檔案管理系統。云技術作為信息時代最具有影響力的信息化及數字化技術,能夠完善醫院檔案管理體系及檔案管理功能,同時還能夠實現信息化、數字化及智能化操作,故而提高檔案管理的時效性,能減少管理問題的發生,提高醫院檔案管理水平,實現海量存儲。例如,云技術的應用能夠實現PT、TB級信息存儲,通過網絡能夠查閱不同部門、不同區域的檔案數字信息,滿足不同檔案服務對象的需求。

(二)實現共享同步。傳統醫院檔案管理中“檔案信息化、數字化程度低,檔案數據信息無法共享,一直都是檔案管理短板。”無法滿足共享利用要求,降低醫院檔案信息資源的利用率。而云技術的應用能夠彌補傳統醫院檔案物理存儲的不足,既實現海量存儲,又完善檔案信息共享同步功能,解決檔案難以共享的問題。在云處理系統中,還能夠對醫院檔案信息資源進行統一處理,并將分散的信息資源進行集中存儲及管理,為醫院檔案數據及信息資源共享奠定基礎,通過設定不同權限,能夠讓不同的服務對象進行信息資源共享,提高檔案信息資源的利用效率。

(三)提高信息化及智能化水平。云技術是信息網絡時代、數字時代及智能時代的產物,本身具有很強的信息化、網絡化、數字化及智能化特點,其應用不僅能夠提高醫院檔案管理的時效性,還能夠轉變傳統人工管理模式,逐漸實現信息化管理、網絡化管理、數字化管理及智能化管理。在云技術支持下,檔案管理人員通過計算機檔案管理軟件或者智能化設備能夠智能化查詢各種檔案信息,實現無障礙、隨時隨地快速查閱,例如借助PC終端設備、iPad、智能手機等,在通過身份驗證后能夠快速查詢檔案信息資源。

三、醫院檔案管理中云技術的應用

(一)應用原則。包括如下兩個方面:

1.共享性。云技術應用的目的是為了實現醫院檔案數據及信息共享,所以在應用云技術開展醫院檔案管理工作時,必須堅持共享性原則,以實現不同部門、不同醫療機構之間的檔案信息資源共享,提高檔案信息資源共享程度及利用率。

2.統籌性。醫院檔案管理需要醫院內部不同部門合作、跨院跨地區合作才能保證和提高其管理質量,所以為提高云技術在醫院檔案管理中的應用效果,必須堅持“統籌性”原理,實現不同部門、不同醫院跨院跨地區的高效合作,快速建立數字檔案云平臺。

3.實用性。為醫院發展、醫護人員管理提供實用性檔案信息支持。

(二)醫院檔案管理云存儲框架構建。云技術在醫院檔案管理中的應用主要體現在云存儲系統構建方面,本文以云存儲系統構建為例,分析云技術的具體應用,具體如下:

1.構建原理。首先,堅持“共享性、實用性”原則,統一醫院檔案數字資源管理標準、制定機密協議;其次,尋找第三方合作企業,共同開發醫院私有云、云存儲系統及云服務平臺;最后,增設專用光纖,將各個部門檔案數字資源有效鏈接,然后借助云技術建立檔案云聯盟,并在該基礎上搭建云存儲系統、云服務平臺及醫院私有云共享中心。

2.云存儲系統構建方法及應用流程。以“醫院檔案存儲私有云”為例,醫院檔案存儲私有云包括云存儲核心層面、軟件接口及用戶端層面,具體搭建如下:第一,云存儲核心層面。可利用Power-All集群文件系統(PGFS)搭建可靠性高級性能齊全的醫院檔案數字資源后端存儲系統,然后借助網絡附屬存儲(NAS)、存儲區域網絡(SAN)、直連式存儲(DAS)等設備建立數據庫。第二,軟件接口。主要指PGFS和用戶之間的軟件接口,需要利用框架軟件、獨立域名空間存儲控制器搭建平臺接口、收費環境標準接口等。第三,用戶端層面。利用程序語言(API)、架構樣式網絡系統(REST)開發醫院檔案數字資源存儲軟件,然后不斷拓展內容分發、容災管理、數字加密等軟件功能。醫院數字檔案云儲存系統搭建完成后,需要設置完善的操作流程:登錄平臺→通過郵箱完成注冊→激活賬號(退出系統)→再登錄網站→創建代碼(結合醫院檔案類型和年份等創建進入ID和私密代碼)→進行檔案存儲、管理及查詢等操作。

四、云技術應用問題及應對措施

(一)應用問題。包括如下幾個方面:

1.資金投入不足。調查發現,超過10%的醫院尤其是縣級基層醫院,因為資金有限將大量資金投入醫療設備及藥品的購買,而應用醫院檔案管理的資金投入則非常少,這導致相關部門及管理人員很難及時購買或者更新云存儲系統、云服務平臺和相關設備軟件等。例如某縣級基層醫院2016年總資產580萬,但投入醫療設備、醫療藥品的資金高達420萬,用于醫護人員工資及福利發放的資金為130萬,而用于云存儲系統、云服務平臺構建的資金僅為18萬,剩下的12萬用于應對各種突發事件(其他費用支出),相關數據見表1。18萬元,很多情況下建立一個云服務平臺或者網站就已經消耗完了,很難有多余的資金進行后期運營及維護,降低了云技術應用效果,檔案信息資源共享程度及利用率難以提高,數字化建設推進乏力,在很大程度上影響檔案館信息化建設和發展。

表1 某縣級基層醫院2016年的投資分布情況(單位:萬元)

2.云技術標準不統一。云技術標準不統一,一直都是醫院檔案管理高效應用云技術的一大難題,因為標準不統一,很多信息化功能、數字化功能及智能化功能很難實現。云計算標準也可以理解為一種信息化標準,即信息化標準沒有統一規定,既影響不同單位基于云技術的合作,又制約云技術發展及應用。

3.檔案人員專業水平有待提升。很多醫院檔案管理人員并非科班出身,多數是從其他崗位調整過來的,所以在檔案管理和云技術應用方面的專業水平并不高。還有部分檔案管理人員雖然接受過專業的技能培訓,但多數培訓內容是傳統管理理念及方法,對于云技術的培訓并不多,導致云技術應用水平難以提升。

4.數據安全問題突出。云技術基于互聯網技術衍生而來,同樣也存在數據安全方面的問題,如果不對個人信息、檔案數據信息進行加密處理,會引發很多數據安全問題。醫院檔案存儲安全管理水平不高、數據安全法律約束性較弱等原因,都會不同程度引發數據安全問題。

(二)應對措施。具體包括如下幾個方面:

1.加大資金投入,統一云技術標準。首先,醫院要盡量爭取當地政府部門關于信息技術研發及應用的財政支持,為醫院檔案云存儲、云服務管理獲取更多資金及技術投入,為云技術應用營造良好的經濟環境及技術環境;其次,要根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894—2016)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T 63—2017)等,完善、建立數據標準、信息化管理制度、云技術應用標準,并配套相應的云存儲要求、管理機制及服務標準等。此外,不斷引進高科技信息技術、數字化技術及智能化技術,諸如移動智能機器人、自動化數字信息處理系統等,將這些技術與云技術結合構建容量更大、運行效率更高、安全性更高的檔案信息管理系統,統一技術標準、系統運行標準等。

2.加強檔案人員的專業培訓。首先,重視檔案管理,組建專業水平較高的檔案管理小組,并定期對檔案管理小組進行專業知識教育及專業技能培訓,包括云技術應用標準、云技術應用原理及云技術相關設備使用方法等,提高檔案管理人員的云技術應用專業水平;其次,醫院檔案管理人員應與時俱進、不斷學習和應用信息化時代先進檔案管理理念及模式,并在該基礎上學會借助云技術搭建云存儲系統、云服務平臺等,以實現醫院檔案海量存儲、檔案信息資源共享等。最后,引進國內外優秀的云技術應用人才、數字檔案系統搭建技術人員、復合型檔案管理人才等,并建立完善的培訓和工作制度。另外,可以適當提高檔案管理崗位招聘門檻、上崗要求及入職標準。例如,除要求具備高水平檔案管理專業知識及技能以外,還要求具有很強的計算機及云技術應用能力,并增加工作經驗考核項目,盡可能聘用既有專業能力,又有工作經驗的檔案管理人員,招聘初期就解決檔案管理人才隊伍專業素質不高的問題,從而提高整體檔案管理隊伍的專業能力及綜合素質。

3.加強數據安全建設。首先,重視檔案保密工作。針對保密安全問題,利用云技術對檔案信息資源進行密級分類及權限設定;其次,建立區域性數字檔案私有云,并對信息采集、信息存儲、信息備份、信息訪問進行加密;最后,利用“對稱加密”“嵌入式非標準編碼解碼器”等技術構建云平臺加密系統,以提高檔案資源保密效果,從而提高檔案數據信息的安全。此外,還可以通過設置數字簽名、動態密碼等加密文件,保證數據信息安全。

五、結語

醫院檔案管理作為醫院管理體系的重要組成部分,其管理質量及效率直接關系到醫院管理水平的提升、管理體系網絡及醫院醫療發展,所以醫院檔案管理不僅引發相關管理人員的重視,還引發社會各方人士的關注。云計算的應用能夠有效轉變傳統醫院檔案形式,例如紙質檔案轉變為電子文件、視頻文件及音頻文件等,這些檔案形式不僅安全,還具有容量大、傳遞速度快等特點;能夠有效創新管理模式,逐漸從傳統人工操作轉變為數字化、智能化及自動化操作,節省很多人力及物力資源,并降低各種管理問題的發生率,提高管理質量及效率。由此可見,云技術對于醫院檔案管理的重要性。盡管如此,實際的云技術應用過程中依然存在資金投入不足、信息化標準不統一、管理人員專業水平不高、數據安全問題突出等問題。所以,上文基于這些問題,從加大資金投入、統一云技術標準、加強檔案人員專業培訓、加強數據安全防范等方面進行了具體分析。

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