淺談做好企業檔案鑒定銷毀工作的必要性和措施

文/國能準能集團有限責任公司 李敏

企業要想在激烈的市場競爭中穩定自身的核心競爭力，做好檔案管理工作是要務之一。而在開展檔案管理工作的過程中，做好檔案的鑒定銷毀工作意義重大，與企業的未來發展和生產經營活動有著非常密切的關系。因此，必須提高對企業檔案鑒定銷毀工作的重視程度，了解做好企業檔案鑒定銷毀工作的重要性，同時還要根據企業的實際生產經營情況，找出企業內部檔案銷毀工作存在的問題，并提出具有針對性的改善措施，使企業內部的檔案管理人員能夠更加科學合理地對檔案進行管理，確保檔案的真實性、穩定性和實用性。

一、做好企業檔案鑒定銷毀工作的必要性

（一）有效解決數量過多的檔案問題。從現階段大部分企業檔案管理工作開展情況來看，在開展檔案管理工作時，所需要投入的人力、物力和財力比較多，給日常經營活動帶來了一定的負擔。而隨著企業經營時間的增長，檔案的內容也在不斷增加，導致企業在生產經營過程中會留存一些沒有價值的檔案，例如料單、增值稅抵扣、已經報廢的檔案或是可拆毀設備的相關檔案等，這些檔案不僅已經無法發揮出積極作用，還會占用企業檔案的整體儲存空間，在一定程度上影響了企業檔案管理工作的效率。所以，必須對企業內部的所有檔案進行重新鑒定和銷毀，對于沒有利用價值的檔案要及時地進行清除。在企業內部開展檔案鑒定銷毀工作具有一定的復雜性和專業性，因為檔案的分類比較復雜，這也給企業未來的檔案鑒定工作帶來了更高要求。因此，企業的檔案管理人員要提高對檔案鑒定銷毀工作的重視程度，通過利用科學、合理、全面的檔案鑒定銷毀系統，對檔案資料進行科學的鑒定，確保企業內部所留存的檔案都具有應用價值。目前，準能集團公司檔案館是一個綜合性檔案館，管理公司除人事檔案以外的所有檔案，共計12大門類。近年來，隨著公司各類業務的不斷拓展，檔案移交數量的不斷增加，檔案館庫房容量已嚴重不足。設計館藏容量為20.82萬卷，現館藏已達19.11萬卷，平均每年接收公司各類檔案約1.1萬卷，按此計算最多還可接收一年的檔案量。如果不及時進行檔案的鑒定銷毀工作以騰出充裕的檔案存放空間，將直接影響到檔案管理工作的順利開展。

（二）為后續檔案的收集管理工作創造良好的條件。一般情況下，企業內部有關檔案的保留必須經過嚴格的鑒定程序，保留有價值的文件。我國在有關檔案保管方面的規定和標準中明確提出了檔案文件所包括的范圍以及相應的保留標準，但是并沒有規定什么樣的文件不可以歸納到企業的檔案中，所以企業在實際的檔案收集和分析過程中存在著重復多余等一系列問題，無法確保檔案鑒定銷毀工作的規范進行。但隨著企業文件歸檔范圍和歸檔期限等規定的出臺，對于檔案的執行標準和操作方法都有了非常明確的規定，對于檔案鑒定工作開展也有著非常重要的意義。企業內部檔案管理工作人員在進行檔案的鑒定和銷毀工作時，必須根據相關的法律法規及規范的要求對檔案進行分類和調整，確保檔案鑒定和銷毀工作能夠有序進行，為后續檔案的收集管理工作的開展創造良好的條件。我公司檔案館根據國家檔案局印發的《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號），于2021年對文書檔案的歸檔范圍和保管期限表重新進行了梳理和修訂，使其更加科學合理，為后續的檔案接收和鑒定銷毀工作提供了具體的工作指南。

（三）能夠提高檔案的利用價值和質量水平。對于企業檔案管理工作質量水平的一個重要評價依據就是企業檔案館藏案卷的可利用價值，企業檔案管理工作的質量水平并不取決于檔案的數量多少，而是與檔案的整體質量水平有著非常密切的關系。因此，企業檔案管理工作人員要根據企業的實際生產經營情況以及企業在檔案管理過程中存在的問題，找出具有針對性的檔案材料，并進行科學的分析，及時發現失效、變更或是已經失去利用價值的檔案信息，并從檔案系統中排除，確保整個檔案內容的時效性和準確性，以便企業更好地利用檔案為未來發展和決策提供重要的參考依據。例如，企業在日常生產經營活動開展過程中，會保存一些有關生產經營活動所使用到的設備、儀器的檔案，這些檔案信息對于設備、儀器的使用有著非常重要的作用，而在企業生產進入一個全新的階段之后，這些檔案就會失去原本的價值，因此需要檔案管理工作人員對這些檔案進行系統的鑒定和處理，確保企業內部檔案管理內容的可靠性和科學性，同時提高企業內部檔案的整體利用價值和質量水平。我公司在基本建設時期產生的礦用穿、采、運、排等大型露天礦開采設備檔案共計有2萬余卷，隨著開采技術的更新以及部分設備的老化，有很大一部分設備已經報廢。公司檔案管理部門應與機電管理部門配合協作，通過比對設備報廢清單、臺賬，逐一核對設備檔案保管情況，對所有報廢設備的檔案進行清查鑒定，擬定銷毀清冊，通過逐級審批后，進行銷毀，確保今后檔案工作的順利開展。

二、企業檔案鑒定銷毀工作存在的問題

企業內部檔案鑒定銷毀工作貫穿于檔案管理工作的全過程，同時在檔案管理工作的各個環節也有著非常重要的作用。從收集檔案到保存具有利用價值的材料再到歸檔，從整理檔案到確定保管期限再到檔案的最終銷毀，都需要有組織、有計劃地進行。根據相關資料顯示，企業檔案鑒定銷毀工作是整個檔案管理工作開展過程中難度最大的工作之一。由于企業檔案的鑒定銷毀工作的責任重大，因此是企業檔案管理工作的薄弱環節。當前，檔案鑒定銷毀工作面臨的問題主要體現在以下幾個方面：

（一）文書檔案類型的鑒定。對于文書檔案的鑒定，主要是從其主要的內容、來源、時間以及完整性等方面來進行。一般文書的保管期限可以分為永久、長期和短期。其中保存價值比較小的是日常性的事物活動或者是內容重復的文件，保存價值大的是具有科學研究意義和實踐調查意義的文件。還有很多文件在一段時間內具有一定的法律效應，一旦超過了所規定的時間，文件的價值便會降低。因此，企業內部的工作人員要將超期或者是到期的檔案進行重新鑒定和銷毀。

（二）產品檔案類型的鑒定。對產品檔案類型文件的保存價值主要從以下三方面進行分析：技術性、專業性和典型性。一般情況下，產品檔案類型所記載和反映的對象與內容，對于技術水平高、專業性、典型性強的產品，其保存價值很大。但隨著我國科技信息技術的迅速發展，各種產品得到不斷創新，有些陳舊的產品檔案的利用價值會降低，已經沒有太大的參考價值。

（三）會計檔案類型的鑒定。會計檔案類型的鑒定應該嚴格按照會計檔案的管理方法以及相關的規范標準來執行。而會計檔案保留期限可以將其分為永久和定期，其中需要永久進行保存的會計檔案包括年度決策報表、涉及各種重要活動的會計憑證和賬本等等。需要定期進行保存的會計文件，主要包括具有一定的參考作用的會計文件。而隨著我國企業的不斷發展，尤其是很多大型企業每年所產生的賬本的數量數不勝數，其中也包括了各個大小事物的相關會計記錄，這就需要檔案的鑒定銷毀人員定期對會計檔案所產生的文件進行鑒定，將已經失去價值的文件進行銷毀。目前我公司館藏會計檔案數量龐大，有8萬余卷，其中大部分是會計憑證，為了充分發揮會計檔案的法律及原始憑證效力，2016年國家新頒布的《會計檔案管理辦法》，將憑證的保管期限由15年延長為30年，由于公司到期會計憑證數量較少，很難通過銷毀會計檔案來釋放庫存。

（四）實物檔案類型的鑒定。在部分地區的大型國有企業，經過長年的經營和建設，留下了很多具有一定價值的實物檔案，主要是由證書、獎杯、獎狀、錦旗等一系列物品組成。隨著各個企業規模的不斷擴大，所贏得的榮譽也越來越多，實物檔案也在不斷地增加。有很多實物檔案的字跡和標識隨著時間的增長逐漸變得模糊，甚至有一些已經出現了脫落和損壞，已經沒有太大的利用價值，所以管理人員可以對已經出現損壞的實物檔案進行鑒定和銷毀。

三、做好企業檔案鑒定銷毀工作的措施

（一）建立完善的檔案鑒定銷毀法律法規。科學合理的法律法規是確保檔案鑒定銷毀工作能夠順利進行的保障，必須根據檔案管理工作開展過程中存在的問題，采取具有針對性的措施，建立完善的法規制度，對相關的法律體系進行完善和優化，為檔案鑒定和銷毀工作的開展提供法律支持。根據出臺的關于檔案鑒定銷毀的相關標準來看，在企業進行檔案鑒定銷毀工作時，嚴格禁止企業擅自銷毀相關的檔案，企業必須在相關的專業機構鑒定完成之后，才能夠對失去價值的檔案資料進行銷毀。如果出現擅自銷毀資料的情況，應該承擔相應的法律責任。從現階段的情況來看，出臺的法律法規并沒有涉及未及時銷毀檔案的后果，導致檔案管理人員對檔案銷毀工作并不重視。還有很多檔案管理人員由于存在害怕心理，不敢進行銷毀，嚴重影響了企業檔案管理工作的工作效率。因此，必須加強對于企業檔案鑒定銷毀工作相關法律法規的完善，同時還要從法律層面對于已經到期的檔案進行及時銷毀。

（二）提高對檔案鑒定銷毀工作的重視程度。從現階段企業檔案的鑒定銷毀工作實際開展情況來看，部分企業的領導人員和管理人員對于鑒定銷毀工作不夠重視，導致鑒定銷毀工作無法得到真正的落實，無法為企業的未來發展提供可靠的數據支持。所以，必須加強檔案簽訂銷毀工作的重視程度，明確檔案鑒定銷毀工作的重要性。確保企業檔案鑒定銷毀工作能夠科學化、合理化，同時也為檔案管理工作的開展奠定建設性的基礎。

（三）建立完善的檔案評估機制。建立完善的檔案鑒定的標準是確保檔案鑒定銷毀工作能夠順利進行的基礎。企業內部的檔案管理人員要對傳統的檔案管理標準和管理體系進行創新和完善，按照實際的保管期限對檔案的資料進行鑒定和銷毀，同時，根據企業的實際發展情況以及檔案的實際應用價值來進行鑒定和銷毀。企業在開展檔案鑒定銷毀工作時，要充分了解企業內部各個部門的意見和建議，制定完善的檔案鑒定管理體系，確保檔案在鑒定過程中的有效性，避免因為人為失誤而影響檔案鑒定管理工作的開展。

（四）明確檔案的鑒定方法和銷毀流程。在進行檔案鑒定銷毀工作時，工作人員要根據檔案的類型、內容以及標準采取合適的鑒定方法。對于文書類型的檔案，檔案部門要進行統一的分析和處理，使檔案的負責人員能夠共同參與到鑒定中，同時還要注意排查檔案的清單，明確銷毀的流程。對于會計類型的檔案，需要財務部門的人員參與到工作中，在確定所清理檔案涉及的債務問題和債權問題得到處理之后，才能夠按照相關的規范標準來進行銷毀。

四、結語

檔案鑒定銷毀工作的開展是確保企業內部檔案管理工作的基礎，也是確保檔案管理工作順利進行的保障，能夠為企業的未來發展提供有效的依據和參考。因此必須提高對檔案鑒定銷毀工作的重視程度，建立完善的檔案評估機制和法律法規，明確檔案的鑒定方法和銷毀流程，科學合理地開展檔案鑒定銷毀工作，為檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎，促進企業的持續穩定發展。