生態環境監測機構科技檔案管理規范化、標準化建設探析

文/河南省南陽生態環境監測中心 沙柳

生態環境監測機構科技檔案是一種具有保存價值的知識形態的歷史記錄，是在各種生態環境監測活動中所形成的，用客觀真實的生態環境監測數據來反映當時的生態環境質量狀況。生態環境監測數據檔案、生態環境監測報告、生態環境監測技術規范檔案、環境評價質量報告書等都屬于科技檔案資源的范疇。其中，生態環境監測數據檔案的內容涉及轄區范圍內地表水、地下水、大氣、噪聲、土壤、輻射、生物、固體廢物等生態環境質量監測，還涉及各企事業單位所委托的生態環境狀況監測等，檔案內容項目豐富、種類龐雜，數目繁多。

一、加強生態環境監測機構科技檔案規范化、標準化的重要性

（一）生態環境監測科技檔案為地方政府決策提供依據。生態環境監測科技檔案資源中并存著兩種信息資源：它既反映了特定歷史時期生態環境監測機構的監測水平、發展狀況和當時社會的發展水平、文明程度；又是對生態環境監測工作活動過程真實而直接的歷史記錄，是對生態環境監測工作成果、技術人員的學術思想、人類治理環境污染成敗經驗的動態過程的歷史記載。環境監測科技檔案資源作為一種客觀的意識知識形態，具有不能比擬、不可替代的唯一性。其原始監測數據為生態環境污染事故的調查和仲裁提供執法依據。

（二）生態環境監測科技檔案為科學研究提供信息服務。生態環境監測科技檔案蘊藏著巨大的科學技術價值，它是生態環境監測工作人員在其長期業務活動中，依據一定的科學手段得出的群組數據，通過對這些數據的匯總、梳理、統計，評價得出某一時段的環境質量狀況。體現了不同階段生態環境監測工作活動針對不同的工作研究對象和不同的研究內容所完成的不同種類、不同形式、不同技術手段和不同名稱的技術成果檔案材料的匯集，凝聚著生態環境監測人員的辛苦勞作和智慧結晶。

（三）生態環境監測科技檔案為提高監測水平提供支撐。無論是生態環境科技檔案中的數字數據，還是聲像音頻數據，呈現的都是監測機構的監測水平以及發展情況，動態展現了生態環境監測技術的發展運行軌跡。這些科技檔案資源能夠及時總結過去某段歷史時間內生態環境監測工作的經驗、方法、手段、技術，指出工作中存在的缺陷和不足，從而加強監測能力、提升監測管理水平。

二、生態環境監測機構科技檔案管理工作中的常見問題

（一）生態環境監測科技檔案管理工作被邊緣化。生態環境監測機構的工作重心往往在實驗室能力建設、實驗數據的比對與分析、人員的持證上崗考核能力、監測項目的考試開展、期間核查狀況等等。在工作實踐中，與一線工作相比，環境監測科技檔案管理工作往往處于弱化邊緣的位置，具有固定性、模式化的工作特點。此外，很多機構往往只在檔案管理制度方面做表面功夫，沒有在工作實踐中真正建立起嚴格的檔案管理責任制度，導致出現個別檔案管理人員工作態度消極、作風散漫、缺少實干能力等問題，嚴重制約了檔案管理工作的順利開展。

（二）生態環境監測科技檔案管理人員觀念淡薄、監管不夠。在一些基層環境監測機構中，由于事務繁雜、人員缺乏，檔案管理工作職位調動較為頻繁，往往存在一人多用、身兼數職的情況，有些單位的檔案管理人員為臨時聘用人員，導致環境監測科技檔案管理工作人員缺乏相應的專業技術能力和素養，不能夠關注與掌握最新的檔案知識動態，不能完全熟悉相應的工作流程和工作規范，更不能嚴格執行《生態環境監測檔案管理規范》和《環境保護檔案分類法》等業內標準，最終出現歸檔滯后、裝訂雜亂、無跡可尋的混亂現象，給科技檔案的安全、保管、使用、查詢等帶來極大的隱患，嚴重制約了檔案管理工作的順利進行。

（三）生態環境監測檔案室的管理往往硬件設施匱乏，陳舊落后。許多生態環境監測機構對檔案管理工作重視不夠或由于辦公條件有限，不能做到庫房、裝訂與辦公三室分開。一些單位用生銹鐵皮柜、復合板書柜等設施存儲檔案資料，檔案存放雜亂無章，無法避免生銹發霉返潮的問題；且沒有采購專門的檔案管理系統軟件，更無法做到“互聯網+”的業務管理模式，無法實現檔案資源的共享。進而使得檔案目錄的檢索還依賴于傳統的手工查找，許多檔案資料不能進行準確的分類和管理，耗時費力。此外，一些監測機構對檔案室的防護措施不夠完善，對于紙質檔案和電子檔案的管理，“六防”措施不到位。

三、生態環境監測機構科技檔案管理規范化和標準化建設的舉措和對策

黨的十九大報告指出：“推進社會主義民主政治制度化、規范化、法治化、程序化。”由此可見，進一步推進生態環境監測機構科技檔案管理工作的規范化與標準化尤為重要。

（一）推進檔案工作精細化管理，實現科技檔案管理規章制度的規范化和標準化。傳統的檔案管理工作中出現種種問題的根源是粗放式管理思想。因此，實現精細化管理、建立長效機制是推進生態環境監測機構檔案管理工作規范化、標準化的首要任務。首先，要樹立檔案規范化、標準化管理理念。檔案管理部門要加大檔案規范化和標準化管理的宣傳力度，牢固樹立檔案管理規范化與標準化這根弦，實踐中將規范化理念與自身工作有機結合，進一步鞏固檔案規范化工作成果。其次，要從生態環境監測機構檔案管理工作實際出發，從檔案內容、交接形式、交接時間、保管方法等各環節著手，最大限度實現管理制度的細化，使科技檔案管理不僅滿足流程詳盡、步驟清晰的要求，也能實現考察、審核、評價的可量化操作。

（二）提高檔案管理人員水平，實現科技檔案人員隊伍建設的規范化與標準化。在生態環境監測機構人才隊伍的建設進程中，首先，應培養并樹立檔案人員的責任意識，嚴格遵守標準化檔案建設的各項規章制度要求，熟悉科技檔案管理的各項技能，不斷提升自身的業務專項能力。其次，應加強檔案管理人員的技能訓練，貫徹“引進來，走出去”的學習培訓思路，應有計劃性、針對性地制定一套科技檔案管理人員培訓方案，利用網絡、大眾媒體等媒介平臺，組織觀看講座、學習班、研討會等，并定期開展業務培訓，切實提升檔案管理人員的業務專項能力。最后，為調動檔案管理人員的業務興趣，生態環境監測機構應建立相應的鼓勵績效機制，激發檔案管理人員的工作積極性與主動性，為本單位檔案的標準化與規范化建設貢獻專業力量。

（三）加強檔案室硬件建設，實現科技檔案能力建設的規范化與標準化。提高檔案室能力建設水平，需要生態環境監測機構加大資金投入力度，為檔案室配備現代化的檔案保護硬件設備，如確保庫房溫度恒定的中央空調、存放影像檔案的防消磁柜、去濕除塵一體機、干粉滅火器和滅蟲設備等。此外，應嚴格落實“三室”分開制度，要配備標準化的檔案專用庫房存放檔案資源，庫房內務必保持通風干燥，溫度、濕度恒定，嚴格落實防塵、防蟲、防盜、防潮、防火、防光的“六防”要求，最大可能延長紙質檔案的壽命。以河南省南陽生態環境監測中心為例，2021年，為提升檔案管理水平，投資近8萬元對檔案室進行了硬件設施配備，在原有半自動檔案密集架的基礎上又購置了檔案室恒溫滅菌一體機、防消磁柜、指紋保密柜，安裝了防盜門、攝像頭、報警器等設施，大大提升了檔案管理工作的水平。目前，河南省南陽生態環境監測中心的檔案室能力建設在全省生態環境監測系統名列前茅，受到河南省生態環境系統業內同仁的一致好評。

（四）嚴格完善立卷歸檔要求，實現科技檔案操作實踐的規范化和標準化。生態環境監測機構建立完善的立卷歸檔制度，應當從以下幾方面著手。首先，在檔案收集整理完畢之后，便進入立卷歸檔的環節，檔案管理人員應準確把握科技檔案的重點部分，對檔案的重點進行篩選，對各個監測項目進行準確區分、歸類，避免在立卷歸檔的環節出現檔案資料冗余、重復的現象。其次，為確保科技檔案的完整性，在立卷歸檔的環節中，檔案室應在收集完畢所有科室所轉交的檔案資料之后，再進行立卷歸檔工作，只有完整的檔案資料才能發揮出最大的價值。

以河南省南陽生態環境監測中心整理歸檔2021年1月國家總站監測分離例行監測的項目為例，按照原始記錄在前、監測報告在后；監測任務通知單在前、監測報告審簽在后的原則，保持項目編號的一致性，進行立卷歸檔、編寫頁碼、錄入目錄。最后按照《生態環境監測檔案管理規范》的要求，在每份文件的首頁上方空白處加蓋檔號章。

（五）規范檔案信息化網絡建設，實現科技檔案數字化的規范化與標準化。規范檔案信息化網絡建設，建立數字化檔案數據庫平臺是實現數字化科技檔案規范化與標準化的最終發展方向。所謂數字化檔案數據庫，是在對紙質檔案進行掃描、電子轉碼、信息存儲、錄入數據庫的基礎上，對三者的完美融合。建立先進的環境監測數據庫平臺，需要引進環境監測檔案管理專用的電子軟件系統。首先對現行環境監測紙質原始檔案資料進行收集整合，利用掃描儀等設備將現存的紙質原始圖文資料進行掃描轉碼，然后輸入計算機進行信息登記，最后對已錄入的信息進行分類、整理、組卷、存貯，從而建立環境監測檔案電子數據庫。環境監測檔案數據庫平臺的建立，可實現環境監測數據檔案與文書檔案、實物檔案、聲像檔案一體化管理，高效快捷，節約空間，確保檔案資源的最大整合與充分利用。環境監測數據庫應以單位的局域網為平臺，與各業務科室互聯互通，用戶只需要進入專用電子檔案軟件系統，在網絡工作平臺上就可以完成對資料搜索、查詢、調閱、打印等工作，實現網上審核、傳輸、上報等管理任務。此外，數字化檔案數據庫平臺建設的核心部分是建立具有性能良好、安全穩定的終端中心機房，因此，應完善網絡設備、終端主機設備、儲存設備、人機交互設備的安全保護。

四、結語

科技檔案的標準化和規范化是現代市場經濟社會的必然趨勢，也是生態環境監測機構檔案管理工作改革與發展的終極目標。實現科技檔案管理規范化和標準化建設對生態環境監測機構的改革和發展具有極其重要的作用，生態環境監測機構應當將本單位檔案管理工作重視起來，力爭五個“實現”，努力促進其規范化、標準化發展。