淺析本科教學工作合格評估評建檔案建設與管理

黃紅

摘要：本科教學工作合格評估是促進學校建設、管理和發展的重要手段，對未參加評估的新建本科院校來說，將是一次全面接受國家級、權威性教學質量的檢查和驗收，既是機遇，又是挑戰。作為評建工作中非常重要的一環，評建檔案直接體現和反映著學校的教學工作狀態、過程和水平。評估材料的建檔和管理水平，將直接影響評估專家對學校教學工作效果的評價，進而影響學校的社會聲譽和辦學，對完成合格評估任務有著重要的意義，是各參評高校評建工作的重點。因此，做好評估材料的收集、整理、加工和歸檔，加強評建檔案科學化建設與管理至關重要。

關鍵詞：合格評估;評估材料;評建檔案

評建檔案是被參評高校依據評估指標內涵要求，有針對性地組織和提供的階段教學基本狀態的寫真材料，反映高校教學及管理的現狀，是全面了解高校教學成果及其發展情況的重要窗口，既是教學評估的基礎依據，又是評估專家了解參評高校教學基本情況的媒介。評建檔案建設與管理是否規范，真實反映了該校教學管理是否規范，集中體現了該校的教學質量和水平，做好本科教學合格評估評建檔案工作是保證合格評估工作質量的關鍵。

一、評建檔案的類別

在評估工作實施過程中，評估專家會通過查閱與教學工作相關的材料來獲取被評學校各方面的信息，并結合座談、聽課、走訪等方式，進而得出評估結論。一般來說，評估材料有以下四大類。

（一）自評報告

自評報告是學校對教育教學工作較全面、一個系統的總結，應做到觀點明確、依據充足、論證有力。通過審閱自評報告，專家能對學校教學工作的基本情況做一個總體的了解，對評估方案的各項指標、觀測點作出價值判斷。

（二）支撐材料

支撐材料一般是根據評估指標內涵要求，結合學校實際情況進行收集整理，用來支撐自評報告相關內容及數據、說明評估指標體系中的各項內容，其內容應與各觀測點一一對應。支撐材料記錄學校的辦學理念和特色、匯集學校多年形成的辦學經驗，并凝聚了學校文化，是學校日常工作的見證。一般包括頂層設計、規章制度、日常文件、執行與管理、教學運行，以及培養過程中產生的總結性材料、各級各類榮譽、成果、研究項目、資產一覽表、相關講話、報道、分析報告等。

（三）教學檔案

教學檔案是學校在日常教學管理、教學運行和教學實踐活動中形成的材料，記載和反映著學校教學實踐、教學研究、教學管理、教學特色、教學經驗、教學理念等方方面面，具有重要參考憑證價值。教學檔案既是教學安排、教學管理的原始資料，也是教學檢查和本科教學評估的客觀依據。

（四）專家評估案頭材料

專家評估案頭材料是為方便專家進校考察工作而做的引導性材料。其主要包含四類：一類是學校教學單位、職能部門和實習實訓基地、就業單位等的目錄及位置;二類是學校教學活動安排和人員目錄;三類是學校和教學過程中產生的特色性材料;四類是以便專家選擇和審閱的匯總材料。

二、評建檔案的整理要求

評估材料有文字材料、統計材料、電子材料、聲像材料、證書、獎狀、聘書等材料、實物材料和其他材料，整理要求如下：

（一）文字材料

文字材料指既往形成的諸如文件、規劃、制度、教學計劃、工作計劃、實施方案、活動記錄、成果總結、媒體報道等歷史性文檔材料和現時評估建設中產生的成果材料、經驗總結或概括、提煉、編撰而形成的各層級專項報告、自評報告等文稿，以及提供給專家考察評估的相關文本材料，撰寫中要求結合觀測點內涵，開門見山，直述主題，避免過多陳述和解釋。

（二）統計材料

統計材料指本科教學工作或活動中形成的各原始狀態數據，以及與學校本科教學工作有關且需提供給專家組考察評估的各類統計表格、報表和名冊，整理中要對照《高等教育質量監測國家數據平臺數據填報指南》，嚴格按照合格評估要求的時間點、時間段據實統計、匯總。

（三）電子材料

電子材料指學校本科教學工作或活動中收集的各種電子文本、圖片及上網材料。整理中，各種電子文檔須注明形成時間、內容（名稱）及作者等相關信息。

（四）聲像材料

聲像材料指照片、音視頻、錄像帶、聲像光盤等。照片材料的整理要分類裝袋或裝冊并簡要注明：時間、地點、人物、內容、攝影者等相關信息。錄音（像）材料須注明主題、時間、地點、人物、時長等信息。

（五）實物材料

獲獎作品、科技作品、著作、教材、高級別論文期刊等須拍照并列出清單。

（六）其他材料

其他能反映教學工作水平和人才培養質量的相關材料，均須按照統一的格式和規范要求立卷歸檔。

三、評建檔案建設與管理存在的問題

（一）思想認識上不夠重視

新建本科院校為促進自身可持續發展，將主要精力放在抓教學質量、學科建設、專業建設上，對檔案管理重視程度不足。對于單位負責人和管理人員來說，一般都忙于教學管理日常事務，對檔案管理工作缺乏必要關注，對評建檔案收集整理不夠重視。

（二）檔案管理體制不健全

新建本科院校一般缺乏科學、合理、可行的檔案管理體制，沒有形成檔案管理工作的良性循環和長效機制，檔案工作做得不夠規范、歸檔不齊問題普遍存在，導致評估前臨時抱佛腳，出現四處收集材料甚至臨時編造材料，這樣就完全違背了真實性原則。

（三）評建檔案管理思路與學校檔案工作實踐相分離

在目的導向的指引下，部分院校把評建檔案管理從學校檔案工作中剝離出來，當作評估首要工作而非日常工作來看待，客觀上忽略、弱化了學校檔案部門對于評建檔案管理工作的指導、監督和檢查。其次，由于工作重心落在各二級教學單位，使得收集、整理完畢的評建檔案分散保存，對評建檔案的歸檔帶來困難。

四、加強評建檔案建設與管理措施090979A1-7C53-485B-A43A-B8E55FEBACCD

（一）堅持原則，做好評估材料整理

評估材料的收集整理應根據普通高等學校本科教學工作合格評估指標體系的特點和檔案、資料收集工作的相關要求進行，評估材料的收集整理應遵循以下基本原則：

1.針對性原則

評估材料準備要依據評估指標體系，緊扣指標及觀測點的內涵，切實體現學校改革與發展的主題，做到每一級指標體系，每一個觀測點都有充分的支撐材料，材料要重點突出，有說服力。在說明問題和反映工作全貌的前提下，力求簡潔明了。

2.真實性原則

各項材料要實事求是，不弄虛作假，做到真實可信，注重過程，有據可查;要精練，突出特點、優勢和成績;需要原件的，要提供原件;需要提供復印件的，要提供復印件。

3.層次性原則

各項材料總體思路要清晰，要突出主線，明確重點，主體材料、依據材料和原始材料條塊明晰、層次分明。自評報告等主體材料要有依據材料（綜述、總結等）支撐，依據材料要有原始材料（過程材料）支撐。

4.規范性原則

按照學校檔案管理要求，制定統一的標準和規范，評估材料的收集、整理、撰寫、歸檔要符合統一規范要求。數據統計要符合評估方案及指標內涵說明的要求;材料目錄設置、文檔格式、立卷歸檔及材料的保管、移交要符合學校統一規范要求。

5.一致性原則

各層級、各層次材料的相關內容，在文字表述和數據上要做到一致，避免文字材料、數據之間的矛盾與錯位。

6.創新性原則

發揮創新精神和特色意識，在結合學校自身實際情況的基礎上，深入挖掘特色，凝練特色文化，在材料的收集、整理、編撰、歸檔過程中創新形式和載體，對材料進行補充、完善。

7.評建結合原則

在收集、整理評估材料（包括歷史材料、過程紀事記錄材料、現時綜述材料、未來規劃材料等）的同時，要加強日常工作材料（特別是原始檔案材料）的建設，及時整理、歸檔，做到材料齊全、完整、規范，不漏、不重、不亂。

（二）加大宣傳，提高評建檔案管理意識

從思想層面上確定評建檔案管理工作重要性，增強全員檔案意識。第一，學校領導應高度重視評建檔案體系建設工作，除加強對各二級單位教學檔案的宏觀指導外，還應在人、財、物上給予幫助。第二，加大宣傳力度，積極營造迎接合格評估良好氛圍，通過召開動員大會，開展各類評估知識問答、評建檔案考核，組織評建檔案相關培訓等多種形式廣泛宣傳評建檔案，提高全員認識。第三，突出評建檔案建設重要性，改變各級領導和教職工對評建檔案管理工作的偏見和誤解，增強廣大教職工對檔案收集、整理工作重要性的認識與理解，提升檔案積累意識，使學校評建檔案建設與管理工作真正納入學校各級單位的工作規劃與計劃。

（三）明確責任，加強評建檔案建設

合格評估指標體系由7個一級指標，20個二級指標，40個觀測點構成，涵蓋了學校的辦學思路、人才培養模式、教師隊伍建設、教學條件與利用、專業與課程建設、教學質量管理、學風建設和教學質量評價等各方面。一是學校承擔評建工作任務的部門一般是臨時組建或由學校教務、教學質量監測等相關部門兼任，人員少、任務重，且評建材料來自全校各單位，做好評建材料建檔須全校參與、配合。二是學校要結合各單位職責分工及指標體系任務要求，合理分配評建材料整理任務，對責任單位下達目標任務，突出考核要求，要求各單位對指標觀測點認真梳理，按要求將支撐材料整理歸檔，確保檔案信息的系統性、準確性和實效性。三是學校要重視和加強評建檔案信息化建設，通過檔案工作的信息化、網絡化建設，使檔案信息的產生、傳遞、存儲與利用形成系統，實現檔案信息資源的共享，充分發揮學校檔案服務社會的系統性、科學性、及時性功能，更好地為合格評估工作服務。

（四）形成評建檔案管理長效機制

在評建檔案管理方面，學校應堅持“評建結合”原則，在人員和經費上加大投入力度。一是以合格評估為契機，建立健全評建檔案管理制度，落實分管責任制，責任到人，確定責任人的職責范圍和工作內容，明確歸檔內容和范圍，及時存檔評建材料。二是完善檔案存放、查詢、借用制度，明確評建期間信息采集、分析、材料整理、歸檔、管理的工作流程。三是配備專門的檔案管理員負責整理保管評建檔案。檔案管理員要熟悉評估材料的內容與材料的陳列位置，在需要的時能夠快速查找到相應材料，并對材料的名稱、來源、原始依據做到心中有數，做到說得出、理得清、道得明。四是嚴格抓好評建檔案歸檔落實的監督執行，使評建檔案工作達到制度化、標準化、規范化，從而提高評建檔案管理水平。

參考文獻：[1]王凱宏.淺談在新一輪本科教學工作合格評估中如何做好材料整理工作[J].隴東學院學報，2012，23（05）：121-123.