企業檔案館管理創新工作

岳蕾

企業檔案反映了企業生產經營管理、組織管理、財務管理、行政管理、生產技術管理、固定資產管理等重要內容，在企業經營發展中有著舉足輕重的地位。企業檔案館管理主要是指企業檔案館在履行相關法律法規賦予自身的職責時，采用合法的、合規的、經濟的、行政的方式方法，以加強企業的檔案管理工作。企業檔案館管理工作的開展效果影響著企業檔案館工作的優劣以及檔案作用發揮的強弱。新時期，推進企業檔案館管理的有效創新，以積極的態度迎接企業檔案館面臨的挑戰，對于切實發揮企業檔案館的各項作用具有十分積極的意義。

企業檔案館管理工作相關概述

企業檔案的內涵

對于企業而言，企業檔案有著十分重要的意義和作用，其不僅全面記錄了企業的日常經營活動，還存儲了大量對企業有益的信息資源。企業檔案涉及的內容覆蓋面十分廣泛，主要包括企業經營計劃方案、經營發展中的相關數據、員工薪酬發放、員工教育培訓以及黨政工團工作等。

企業檔案館的作用

企業檔案館在企業經營發展中扮演著至關重要的角色，不僅收錄了企業各階段的信息，還包括各式各樣的評價信息。所以，企業檔案館的存在為企業一系列工作的順利進行打下了良好基礎，可以為企業開展各項業務活動提供有力依據。企業檔案館存儲的檔案具有真實性、原始性特征，對企業科研生產成果有著重要的參考價值，可以對企業發展起到有效的承上啟下作用。總體而言，企業檔案館可以為企業發展奠定堅實基礎，為企業提供有效準確的信息資源，進一步推動企業有序健康發展。

新時期企業檔案館的重新定位

基于企業檔案館自身角度的定位

企業檔案館伴隨企業的不斷發展，積累形成了大量信息資源，在發展實踐中，這些信息資源可以為社會提供一系列與組織知識、管理知識等有關的經驗辦法。另外，企業檔案館可以提供的信息資源更偏向于知識性、史料性內容。同時，企業檔案館還可以為查詢者提供企業檔案利用的查找解決方案，并在發展實踐中衍生出各式各樣的知識性系統工具。如今，企業檔案館不僅可以提供相關的照片檔案、文件資料等，還可以提供一些主題知識的編研產品。值得一提的是，這些編研產品不僅可以滿足使用者的實際需求，還可以有效發揮企業檔案館自身特有的優勢。

基于企業檔案館信息技術角度的定位

長期以來，一些企業檔案館一直局限于借助辦公軟件對信息資源進行簡單處理，這樣雖然很好地保證了檔案的使用效率，但也表現出自動化水平不足的問題。隨著信息技術、網絡技術的不斷發展，以及企業知識密集化程度的逐步提升，前沿技術不斷推陳出新，如線上檢索、網上傳閱等信息化工具為企業檔案館優化用戶的使用服務方式，以及構建電子化的新型服務模式提供了有力支持。除此之外，信息資源開發不斷向數字化方向發展，對信息服務機構提出了更為嚴格的要求，需要信息服務機構高效自動地采集有各式各樣需求的信息資源。所以，企業檔案館應有效把握這一發展機遇，發揮自身優勢，推進相應的業務拓展。

基于企業檔案館使用者角度的定位

近年來，隨著網絡信息技術的迅猛發展，人們可以通過多種不同途徑實現對自身需求信息資源的高效獲取。新時期，依托網絡平臺，信息資源的獲取變得越來越便捷，如此一來，使用者對信息資源的需求就發生了極大轉變。人們普遍面臨著如何提高自身對信息資源的獲取能力，如何對信息資源的相關性進行有效辨識，以及如何衡量信息資源的價值等問題。鑒于此，企業檔案館應立足于使用者角度，將企業內部生產的信息數據整合成系統化知識，進而為使用者提供更有價值的信息服務，由此提升企業檔案館的地位。

現階段企業檔案館管理創新中面臨的主要問題

缺乏對企業檔案館管理創新的有效重視

長期以來，檔案管理工作為企業創造的效益沒有得到直觀顯現，使得一些企業對企業檔案館管理創新工作始終缺乏有效重視，由此產生企業檔案館管理資金投入有限、設備陳舊老化、工作人員思想意識薄弱等問題。近年來，雖然越來越多的企業加強了對企業檔案館的創新管理工作，但依舊沒有讓企業檔案館的價值作用得到充分發揮。造成這一局面的一個重要原因在于，檔案管理人員的綜合素質參差不齊。比如，一些企業檔案館的檔案分類混亂，很大程度上阻礙了檔案信息的有效利用，影響了檔案信息的獲取效率，進而使企業檔案館管理在企業發展中的作用難以得到有效發揮。還有一些檔案管理人員對檔案管理創新相關知識缺乏有效認識，也難以認識到企業檔案館管理創新的重要性，進而對企業檔案館管理造成了不利影響。

企業檔案館管理中存在大量不安全因素

首先，實體檔案采集、整編問題。企業檔案館實體檔案在采集、整編以及入庫保管過程中，存在采集內容不準確、不完整，歸檔案卷內容載體與形式不統一，交接手續清點核對與實體不匹配等問題，這些問題可能會給實體檔案帶來或多或少的損壞，使其安全性受到相應影響。其次，電子檔案的網絡安全隱患。電子檔案以數碼形式存儲，通過計算機系統進行讀取、處理、傳輸，因此一方面為檔案利用帶來極大便利，另一方面也面臨著不法人員、病毒攻擊的隱患。倘若電子檔案沒有做好加密處理工作，就極可能因黑客入侵造成信息泄露，甚至讓整個計算機系統陷入癱瘓，使得檔案信息永久性丟失，造成難以估量的損失。

企業檔案館采集、整合、存儲流程現代化水平不高

現階段，企業檔案館管理中還存在采集、整理及歸檔不合理的問題，給企業檔案館的管理工作造成了不小的阻礙。比如，一些人事、文書相關資料未能第一時間錄入系統，使得紙質檔案與電子檔案無法同步，在相關檔案資料上難以有效匹配，給企業檔案館相互間的信息傳輸造成了不利影響，使得工作效率大打折扣。又如，不論企業經營發展，還是企業檔案館管理，始終都處在不斷發展轉變的狀態下，而由于一些電子檔案未能及時更新，使得檔案信息前后無法統一。現行相關規范制度盡管對企業檔案館的采集、整理提出了總體要求，但在管理實踐中還缺乏可行的流程方法，再加上企業檔案采集不及時，分散存放于不同人員手中，使得不少檔案無形中丟失，在搜尋企業檔案時無據可循，影響了檔案的真實性。

企業檔案館管理創新策略

提高對企業檔案館管理創新的重視

企業檔案館管理作為一項基礎性工作，涉及企業管理的各方面內容，在企業發展中有著至關重要的地位。隨著信息化時代的不斷發展，檔案的價值作用已不再局限于交流溝通、上傳下達，新時代賦予了企業檔案全新的內涵、意義。鑒于此，企業應提升全體工作人員對企業檔案館管理創新的重視。一方面，企業檔案館應從提高領導干部的認知水平著手，讓領導干部切實認識到推進企業檔案館管理創新的重要性，進而有效贏得領導干部對該工作的支持。另一方面，企業檔案館應對各項管理工作進行有效細分，為各項具體工作設立專門的管理崗位，將企業檔案館管理創新化被動為主動，進而全面提升工作人員對企業檔案館管理創新重要性的認識。另外，企業檔案館還應大力開展各式各樣的宣傳活動，推廣與企業檔案館管理創新相關的知識，提高企業檔案館在企業發展中的整體地位。

建立健全企業檔案館安全管理體系

首先，建立健全檔案實體安全管理體系。一方面，加大檔案實體安全管理力度。檔案實體安全是保障企業檔案完整性、保密性的重要基礎，因此，在檔案實體安全管理中，不僅要建立健全實體檔案歸檔制度，對各種漏洞進行全面梳理，保證檔案安全，還應對各種載體的檔案進行分類存放，保證檔案元件安全，以復制件代替原件提供使用。另一方面，要加大檔案館安全管理力度。新時期，應推進企業檔案館的智能化、自動化發展，實現由過去的工作人員進入檔案館進行安全巡查到借助機器系統對檔案館進行實時遠程監控的轉變，以保證企業檔案館的安全。另外，企業檔案館功能分區設置要做到合理規范，切實將辦公室、閱覽室、庫房分開。其次，要建立健全檔案信息安全管理體系。一方面，加大電子檔案信息存儲保管的安全管理力度。電子檔案是通過計算機系統運行來完成的，因此，對電子檔案運行環境的安全管理，其實是對計算機系統的安全管理。鑒于此，不僅要有效明確歸檔范圍，遵循應歸盡歸的歸檔原則，還應保證技術應用全面統一，盡可能應用適應范圍廣、兼容性強的技術。同時，還應時刻關注計算機技術的發展形勢，開展好對電子文件信息系統及媒體的安全檢測工作，適時對電子檔案管理軟件進行更新維護，定期、不定期對電子檔案格式予以轉換，并結合實際情況建立電子檔案備份及異地存儲機制。另一方面，要加大對檔案信息利用的安全管理力度。對于電子檔案利用的安全管理，不僅要增強安全意識，建立健全檔案安全管理制度，讓檔案使用者自覺配合檔案館開展好檔案安全管理工作，與檔案工作人員共同營造檔案安全秩序；還要建立并完善檔案及人員出入庫登記制度，對于一些涉密檔案，應進行專庫專柜存放、專人管理，不論是檔案提供者，還是檔案使用者，均應嚴格遵守相關法律法規。

推進企業檔案館管理數字化轉型

推進企業檔案館管理數字化轉型。首先，應依托提升管理能力，加強企業檔案館對企業數據、電子檔案等的管理，為企業數字化轉型發展提供有力支持。同時，要進一步推進傳統載體檔案數字化工作，在企業實現各類傳統載體檔案的數字化。其次，推進企業檔案館數字化管理制度建設。為有序推進企業檔案館管理數字化轉型，應建立科學完備的檔案數字化管理制度，并通過明確工作人員數字化工作職責，有效保障數字化管理制度得到嚴格落實。再次，推進數字化系統建設。新時期，企業檔案館數字化管理滯后于企業現代化管理。在此情形下，為推進企業檔案館管理數字化轉型，應通過加強數字化系統建設，切實實現企業檔案館數字化管理創新。具體而言：一方面，企業應加強對與自身實際情況相符的檔案數字化系統的開發建設，依托先進的科學技術，在企業一系列業務系統中融入檔案數字化系統，以實現對檔案采集工作的前端管控，做到對檔案資料的全面及時采集，同時利用大數據、云計算等技術，對檔案資料進行分析處理。另一方面，推進數據分析創新。有效借助動態管理、橫縱分析方法，在沿時間線縱向對比檔案數據期間，及時對相關數據信息進行處理，剔除沒有價值的信息，提升檔案的真實性、準確性。

在企業檔案館管理中構建多元合作機制

多元合作機制指的是在開放、協同、互動理念的指導下，在企業檔案管理的一系列工作中，在發揮企業檔案館及檔案工作人員職能的基礎上，有效發揮其他相關社會組織、團體、個人的作用，提升檔案管理的整體質量、效率。多元合作機制作為一項復雜的體系，從合作主體角度出發，社會大眾、社會團體等均可作為企業檔案館管理的合作對象。企業檔案館管理創新要實現與各方的合作，其中至關重要的一環就是要提高人們對檔案及檔案管理工作的認知水平。基于此，人們才有可能自主參與檔案管理活動，并做出相應的實際行動。為此，一方面應加強引導，提高人們的“文檔自覺”。新時期，社會大眾在企業檔案管理中扮演著越來越重要的角色，在這過程中，“文檔自覺”是一項重要基礎，其主要是指社會大眾、組織成員對檔案資料形成的正確認識，認識到為何形成、如何形成，并在明確其來歷的基礎上，了解其具備的價值，從而進一步去選擇它、利用它，并自覺投入其中為其作出相應貢獻。加強引導，提高人們的“文化自覺”，以切實調動起人們參與企業檔案管理的主觀能動性。另一方面，對于對企業檔案管理有較高認知水平的群體，應加強與他們的交流合作，秉承滿足使用者需求、深化為使用者服務的原則，充分發揮公眾特有優勢，以推進企業檔案館管理創新開展。比如，對于對相關領域有深度研究的專家學者或愛好者，可以在其使用檔案進行研究學習時為其檔案設置關鍵詞，對檔案進行解讀，促進企業研究成果的推廣應用，提升企業檔案館管理工作的質量和效率。

總而言之，企業檔案館管理創新不僅可以為企業制定決策提供有力依據，還能為企業工作考評提供重要參考，在企業管理現代化發展中發揮著十分重要的推動作用。鑒于此，應有效認識企業檔案館管理創新的重要性，構建健全企業檔案館安全管理體系，推進企業檔案館管理數字化轉型；在企業檔案館管理中構建多元合作機制，以進一步推動企業檔案館管理有序開展。

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