高校公文處理工作的實踐思考
——以河南科技大學為例

文/河南科技大學 閆真

公文處理作為高校黨政工作中必不可少的重要環節，直接體現著黨務行政管理效能。本文以河南科技大學為例，采取匯總抽查的方式，對目前高校公文處理工作的現狀進行了摸排匯總，找出存在的具體問題并進行原因分析，初步提出了改進提升的可行性建議。

一、高校公文處理工作的整體現狀

據河南科技大學近四年（2018、2019、2020、2021）數據統計，該校年均處理公文1972件，其中：呈轉校外各級各單位來文（包括通知、意見、函等）1081件、印制學校文件335件、處理校內請示報告556件。目前，公文處理工作由校長辦公室文秘科的2名工作人員具體負責，經手的每份公文都需要至少3次以上的處理步驟，年均差錯率控制在0.35%以下。該校自2011年啟動OA（辦公室自動化）系統，目前公文處理工作基本實現了全覆蓋（達98%以上），辦公效率得到極大提升。

總體而言，該校行政公文運轉效率穩步提升，發文質量不斷改進，領導指示件處理規范，文件歸檔和保密工作嚴謹安全。但是，仍存在著一些不可忽視和回避的問題，如：公文格式不規范、公文內容不符合要求、辦文程序不夠嚴格完善、辦文人員不夠專業等。

在與省內外12所兄弟高校的辦文人員交流中，發現上述問題具有極大普遍性，極個別差異只表現為某些方面問題的嚴重程度。

二、高校公文處理工作中存在的問題

近年來，由于公文處理條例新規定的完善、辦文人員崗位變動及文字水平高低等因素影響，高校內設職能部門、學院在公文辦理方面并沒有嚴格執行新規定、新標準、新要求，導致在公文起草、流轉、審批等環節出現問題。筆者結合在全省教育系統公文審校小組的工作經歷，在對100份具有問題代表性的公文總結基礎上，歸納出存在的以下主要問題：

（一）公文格式不規范。1.頁面設置和排版規格不當。黨政公文用紙統一采用A4紙型，尺寸為：210mm×297mm，版心尺寸應為156mm×225mm，每頁22行，每行28個字。但有的單位未嚴格按照要求設置頁邊距，字體字號往往因人而異，排版隨意性很大。2.發文字號不規范。有的單位以圓括號、方括號、黑括號等代替六角號，發文字號未按規定使用三號仿宋GB2312字體，且不應加粗。3.文種使用錯誤。一是沒有嚴格按照公文種類進行發文，即使用的公文文種不是法定行政公文，誤用“建議”“方案”“要點”等，如《關于對XX的建議》《關于實施XX的方案》《2020年XX工作要點》。二是文種使用混亂，最為常見的是“請示”和“報告”張冠李戴，有的報告類公文中夾帶請示事項；有的向不相隸屬的部門或單位請求解決問題或給予支持時使用請示文種；有的需要上級機關批復但使用報告文種。4.公文標題不規范。公文標題由發文部門名稱、事由、文種三部分組成，且按順序編制，不能顛倒、錯位。在實際發文中，經常出現文體錯用及語病問題，有的詞義重復，如《關于請求批準XXXX的請示》，“請示”即“請求批示”。且標題排列需居中選擇菱形或者梯形排布，換行時避免詞語分開引起歧義。5.主送單位不當。標識主送機關時，應注意使用全稱或規范化簡稱。一般文件，只有一個主送機關，即由一個主管機關主辦或答復，特別是向上級及業務指導機關請示或報告事項時更應如此。涉及幾個單位的，一般也只送一個主管單位，其他單位應使用抄送形式。6.附件標注不規范。有的附件與正文間隔或大或小；有的附件順序號用漢字數字；有的“附件”二字雖然編排在版心左上角第一行，卻未頂格，而是左空二字。7.附注不準確。附注是對公文的印發傳達范圍、使用時須注意的事項等的說明，其中“請示”還需注明聯系人和電話。但有的單位未按照要求標注，或位置不對、要素不全。8.用印不規范。存在的問題為：印章歪斜、模糊不清、排列不齊，沒有嚴格按照印章標準使用。9.印制管理松散。公文印制過程中沒有嚴格遵守操作規范，沒有嚴格執行新標準新要求，排版存在較大問題，字跡模糊、錯字漏字問題嚴重。

（二）行文規則不嚴謹。1.“善”走“捷徑”，不遵守發文規程。有的公文提交稿尚未經本單位辦公室統一把關，甚至未經單位主要領導或“一把手”認真審核就直接報送，還有個別單位繞開學校辦公室直接提交給學校領導。2.盲目求大，文山會海。上級明令要求：可發可不發的公文，堅決不發，而有的部門對其日常事務性工作仍以“學校發文”的方式布置，且屢禁不止，致使校級發文數量常年居高不下。3.振振有詞，橫沖直撞。有的部門對文件辦理要求比較高，剛提交文件就必須馬上印發，完全不顧及學校事務繁忙、相關領導會議多、人員請假出差等因素，往往直接繞開公文處理正常程序，“逼迫”文印人員完成印制工作。

（三）文字內容不準確。1.有的單位初擬文稿敷衍了事，存在研究不深、內容空泛、邏輯混亂、照搬照套的問題。大多將文字校對任務理所當然地“指派”給學校辦公室的文秘人員，且從不對學校辦公室修改部分進行認真研究、分析琢磨、汲取經驗教訓，待下次提交公文仍重復上一次的錯誤，致使本部門公文水平和行文質量始終停滯不前。2.語言運用不當。公文內存在著多字錯字漏字、詞不達意、語義重復、結構混亂等問題；文字語言口語化、感情化、散文化等傾向嚴重；文字篇幅較長時，段落層次不清楚、內容主次不分；有的大量引用上級文件，繁瑣冗長；有的文不對題，語焉不詳，請示報告事項不清。

（四）過程管理不完善。1.對OA（辦公自動化）系統使用重視不夠。經過多年的建設和應用，目前大多數高校的OA辦公系統已趨于完善成熟，但仍有校內的個別單位處理文件時處于“不關注、不使用、不知情”的狀態，甚至推諉懈怠。2.“公文”臺賬不完善，沒有嚴格的簽收、流轉、追蹤記錄。校內二級單位的辦公室人員接到公文后，只管送達分管領導，之后就不再干預，督辦落實情況時，往往“一問三不知”，公文的運轉效率和落實質量大打折扣。3.歸檔和保密意識不強。有的高校在文件制發、傳遞時，內外網、移動U盤等交叉使用；有的隨意對文件復印傳送、歸檔保存；有的安全保密意識差，沒有嚴格控制傳遞范圍，領導批示件被無關人員隨意查看、復印。對文件歸檔、保密、保存造成不可逆的損失。

三、高校公文處理工作存在的問題

（一）思想認識不到位。一是二級單位的主管領導、分管領導未對公文規范處理有足夠的思想認識，大多存在重結果、輕程序、輕格式的現象。面對公文工作時，只問最終結果不管程序、方式，在對15名學校二級單位領導的訪談中，接近85%的認為公文格式只不過是形式而已，只要能實現辦事目的即可，不必過分“較真”。二是二級單位的辦公室人員疏于對公文格式、內容等嚴格審查把關，在公文處理過程中，導致問題五花八門、漏洞千奇百怪。三是二級單位多年未按照公文辦理的新標準新要求組織辦文人員進行全面深入的學習，導致辦公室人員仍按照慣例傳統、個人經驗進行操作。

（二）運轉機制不健全。一是作為事業單位的高校，雖參照政務運轉方式進行了公文處理，但受限于單位性質，尤其是在公文處理的細節方面，理念方式過于陳舊保守、不敢創新，一旦遇到緊急問題時，往往會把公文處理標準置之一旁，憑借以往管理經驗行事，隨意性大。二是多年的學校內部管理已趨于穩定，形成了內部默認規則，成為辦文人員的工作共識和慣性。很難在改革創新中予以糾正，阻礙了公文管理工作的健康發展，影響了高校公文質量的提高。三是高校內部管理機構設置精簡化與公文處理繁瑣、重要的性質存在著不一致，行政管理崗位職責與義務缺乏清晰界定，公文管理往往處于多頭管理或無人管理的無序狀態，加之校內公文草擬、修改、校對、送審及簽發等流程由發文機構來承擔，多重崗位角色和工作要求沖淡了相關人員的崗位職責意識，導致很多質量不高甚至漏洞百出的公文直接進入到學校辦公室，也為公文管理工作帶來極大壓力。

（三）隊伍建設很滯后。一是公文處理為幕后工作，文秘人員的進步訴求容易被忽視，長此以往，工作的積極性、主動性大大降低。加之文字工作細致嚴謹，辦文人員一旦志不在此，大多疲于應付，只為完成任務而不求工作質量。二是大多數二級單位辦公室的辦文人員為1人，且多為兼職，日常除了公文處理外，還有辦事辦會、后勤服務等其他任務，精力被牽扯于瑣碎事務中，基本不能沉下心來完成文字的寫作任務，即便在特殊情況下，只能是通過加班完成，壓力大、效率低的結果就是質量差。三是公文處理常識匱乏，許多辦文人員沒有經過正規的公文辦理培訓，對公文辦理工作一知半解、生搬硬套，加之其實踐深度不夠，寫作水平短時間內難以提高。另外，辦文人員外出交流機會不多，對最新要求理解不深刻，很大程度限制了其文字水平的提高。四是辦公室人員很少有時間到基層一線調研，對實際情況了解不多，撰寫文字材料往往是“閉門造車”，對領導決策的參考價值大打折扣。

（四）硬件設備老舊差距大。由于財力有限、經費不足，加之領導重視不夠，文秘人員的硬件設備（電腦、打印機、復印機等）陳舊落后。據不完全統計，在對5所大學的65個二級內設單位的問卷調查中，有85%以上的辦文人員使用的辦公設備年限超過5年（有的甚至達到10年），工作中，機器運行緩慢，卡頓死機現象時有發生。當下計算機互聯網及多媒體技術的快速發展，自動化辦公已成為目前最為高效、最為流行的辦公方式，而辦公設備的落后導致最新辦公軟件無法安裝、更新失敗，字體要求、版面設計等新標準不能實現，辦文效率和質量都受到了極大的影響。

四、推進公文處理工作的方法路徑

（一）提高認識，強化組織領導。公文辦理水平影響著政令的暢通程度，決定著以文輔政的成效；公文質量體現著單位形象和行政效率，也是工作作風的具體體現。各級領導尤其是單位“一把手”應在思想上重視和支持辦文工作。一是要切實注重公文處理工作，相互溝通，及時發現和糾正存在的問題，幫助解決出現的實際困難。二是要有意識地選拔政治過硬、精明能干、有文字功底的同志充實辦文隊伍，有計劃地開展業務培訓，提升辦文人員的綜合素質和業務能力，尤其要在政治上關心他們的成長，生活上解決他們的實際困難，不斷激發他們全身心投入辦文工作的主動性和積極性。

（二）完善機制，嚴守操作規程。《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）是辦文的基本準則，學校辦公室要從自身實際情況出發，制定行之有效、與之相配套的公文管理規章制度，從公文的草擬審核、簽發復核到編號印制、校對印章、登記分發等核心程序進行規范，使公文處理的各個環節都能做到有跡可循、有章可循。校屬各二級單位要嚴格執行，并結合工作實際制定相應措施，健全和完善公文辦理機制。一是部門領導要帶頭遵守公文辦理的各項規程，嚴格審核，守住“政策關”“文字關”“質量關”，嚴格控制公文發布數量，提升公文發布水平。二是明確責任，分工負責，明晰公文處理人員的崗位職責，并且制定詳細的辦文追責、督查和通報制度，將公文格式是否規范作為重點督查內容，有錯必糾，有責必追，確保辦文規范高效。三是辦文人員必須以《條例》規定為準則，從制度上杜絕相互推諉現象，提升文秘工作者的職業能力與職業素養，熟練掌握辦文基本技能，成為公文辦理的“行內人”。

（三）錘煉素質，注重內涵建設。提高公文質量，推進辦文工作，關鍵在于培養一支能力強、素質高、業務精的文秘隊伍。一是要主動適應新時代下的新要求，采取崗位培訓、專家授課、觀摩學習等形式，加強辦文人員的教育培訓，提高業務能力。二是要積極與上級有關部門（省辦公廳、教育廳等）聯系溝通，建立公文交流見學制度，以學帶訓，有針對性地提升業務水平。三是要加大公文辦理工作的宣傳力度，定期不定期舉辦《條例》解讀、專題講座、輔導報告等，增加橫向交流機會，互相借鑒，取長補短。尤其是要建立考試制度，做到以考代訓、以考代練。

（四）增加投入，提高硬件水平。隨著國內自動化技術、智能化技術及數字化技術的發展，自動化辦公已成為互聯網時代的必然發展趨勢。加大資金投入，提升高校公文處理環節的自動化程度與智能化水平已經刻不容緩。一是設立專項經費，淘汰陳舊落后的硬件設備，升級換代符合辦公自動化的電腦、打印機、掃描儀等硬件終端。二是設置過渡期限，允許紙質文檔與電子文檔的共存，允許公文處理人員的崗位適應期，在3～6個月后，必須完成過渡，實現標準化辦公。三是加強宣傳鼓勵和技術引導，增強辦公人員運用自動化系統辦公的信心。

五、結語

高校公文處理對提升學校管理水平和治理能力有著十分重要的作用，通過完善公文規章制度、規范公文處理環節和公文問題公開通報等方式，不斷提升高校領導對公文處理工作的重視程度，進而以加強文秘人員隊伍建設、提高辦公硬件水平等方式推進公文處理工作，最終實現高校治理能力的提升。