中小企業檔案工作水平提升路徑

文/吉林省四平市梨樹縣中小企業服務中心 孟影

中小企業檔案工作是企業發展的基礎。檔案工作不僅涉及資料存放工作，也需要通過優化信息資源來保證企業的正常運轉，通過檔案工作水平提升為企業發展提供有效的數據應用服務，加強檔案工作和其他工作的密切結合，讓企業根據自身的特點，完善檔案管理體系，保證檔案工作的質量和檔案利用率，幫助企業規避風險，提高效益。網絡信息技術的迅速發展對于中小企業發展造成較大的沖擊，中小企業要想獲得長足發展需不斷優化檔案管理模式，從傳統人工管理模式逐漸向信息化和智能化方向轉變。

一、中小企業檔案工作水平提升的重要性

中小企業的檔案工作水平對于企業發展發揮著不可替代的作用。一方面，中小企業檔案工作水平能夠直接體現企業的發展水平和管理水平，畢竟在企業各項工作中會產生大量的歷史檔案等，比如：包括中小企業的市場開拓情況、馳名商標或專利申請情況、產品優化情況、上下游企業發展情況、取得業績成果情況、人力資源情況等，都會為中小企業后續發展提供保證，只有檔案管理人員認識到檔案工作水平提升的重要性，深入了解企業的發展現狀，才能更好地服務企業，促進企業健康發展。尤其是在經濟發展新常態下，中小企業發展更需要積極地創新檔案管理的理念，優化檔案工作方式，保證檔案設置的真實性和有效性。另一方面，檔案資料也是企業經營成果的體現，只有檔案資料詳細真實記錄企業各項經營管理活動，才能為管理人員的后續工作開展起到良好的輔助作用。中小企業檔案人員只有積極加強檔案資料積累，加強對以往工作經驗的總結，方可發現檔案工作中存在的不足并及時改正，有針對性地為企業的發展制定科學規劃，方可為其他部門工作的開展提供便利，保證中小企業各個部門有序開展相關業務。因此，檔案工作與企業的發展文化息息相關。一個企業的發展離不開文化建設，檔案工作能夠詳細記錄企業文化的建設過程，確保企業各項資料信息資源在傳承過程中不會流失，保證企業的生命力。由此可見，提升中小企業檔案工作水平意義重大。

二、中小企業檔案工作中存在的問題

（一）檔案運營管理模式落后。現階段，部分中小企業檔案工作中，檔案信息的采集和管理工作水平不高，一部分單位對企業的信息資料識別與分類都需要依靠手動輸入，大量的歸檔管理工作都是依靠人工完成。為科學實現對檔案類型的區分，員工要按類型區分檔案的文獻標識。但是在實際工作中，各中小企業檔案工作管理人員流動性大，新上崗的員工往往無法盡快熟悉相關標識的含義，這就導致檔案分類工作出現連續性交接問題，導致檔案工作中經常出現信息檢索丟失現象。不少企業發展中往往忽視了現代管理體系和運行機制的創新，在信息保障制度工作方面不夠重視，無形中增加了檔案工作的困難，不利于中小企業的信息化檔案發展機制的完善。

（二）機構設置不合理。部分企業檔案工作中，檔案管理工作沒有設置統一的領導和管理標準，未設置專門的檔案管理機構，多數檔案工作開展責任沒有落實到人，也就無法有效評估檔案管理權限和執行功能，無法有效地引入檔案管理系統。因此，要保證檔案工作的合理開展，就要保證結構設置的科學性，根據企業部門設計構架，科學進行檔案管理分類。

（三）檔案管理人員素質不高。部分中小企業對檔案工作不夠重視，依舊沿用較為落后的傳統工作管理模式，檔案人員的信息化工作能力不強，不利于企業的檔案工作水平提升。部分中小企業缺乏專業的檔案管理員，在職人員往往對檔案管理軟件掌握不夠熟練。因此，當前中小企業亟須提高檔案管理人員職業素養，加強對檔案管理人員的職業培訓，使其能嫻熟掌握數字信息化操作，提高檔案管理信息化實踐水平。

三、中小企業檔案工作水平的提升路徑

（一）加強檔案管理人員職業培訓。優化中小企業檔案工作水平，就要加強對檔案管理人員的職業培訓。檔案管理工作的內容相對較為繁瑣，對檔案人員的能力和保密性要求較高，因此檔案工作人員必須加強檔案工作培訓，通過計算機知識學習和專業能力提升實現檔案工作水平的提升。首先，在培訓過程中，需要讓檔案工作人員在理念上認識到檔案工作的重要性，讓其掌握有效的檔案工作操作方式，促進檔案人員專業素質提升；其次，要加強檔案管理人員行為和道德素養培養，增強其保密意識，促使其嚴守職業操守和規范；最后，通過為檔案管理人員制定完善的考核制度，激勵其努力工作，對于檔案工作完成質量較高的員工，要給予適當的獎金或者職稱獎勵，以激勵檔案工作人員工作積極性，為檔案工作水平提升奠定基礎。

（二）提升中小企業檔案工作地位。檔案工作信息化水平是企業長足發展的基石，良好的檔案管理理念和創新方式是企業可持續發展的動力。在傳統的中小企業發展中都存在“輕管理，重生產”的舊思維，導致企業檔案工作無法滿足信息化時代的發展需求，不利于檔案工作水平提升。在大數據時代背景下，要想更好地促進檔案工作水平提升，企業就要從領導層面需要加強對檔案工作的重視，充分認識到檔案工作的重要性，積極利用信息化手段建設檔案工作。只有從上層領導到全體員工都能認識到檔案工作的重要性，方可為檔案工作的開展提供足夠的動力，促進企業檔案工作水平的提升。提高企業檔案工作地位，要將文件生命周期理論思想和前端控制思想運用在檔案工作中。所謂的前端控制，就是在檔案工作中，讓檔案工作人員提前介入文件的形成和歸檔階段，加強檔案工作之間的聯系，建立統一的檔案工作標準，為檔案工作開展提供相互保證，優化獨立運行模式，建立完善的檔案保證體系，盡可能將檔案文件的周期不同階段都設置在檔案管理系統中，以此來保證檔案文件的原始性和真實性，保證在企業檔案工作中做好前端控制和全過程管理，實現檔案工作的優化，讓中小企業從文件管理、信息的產生，到運行、保管、使用和擴展，都要根據實際的理論和操作系統來完成檔案管理，將檔案工作落實在各種工作中，提升檔案工作的價值，使檔案工作的開展更加規范、完整和有效。

（三）合理創建中小企業檔案。中小企業檔案工作開展的關鍵就是創建檔案，應從實際情況出發，根據企業發展實際對正在發生或者已經發生的事情進行記錄，保證檔案工作開展遵循精細化的特點，提升檔案工作的準確性和合理性。只有這樣才能保證在創建檔案的基礎上，將關注點落實到基礎層面，通過調研方式的利用保證檔案建設工作的科學性。在創建檔案的時候，可以構建基礎臺賬，做到一人一登記，在所記錄的檔案資料中，需要詳細對事件發生的原因和事件經過等進行詳細記錄，然后分析事件的經過和結果，其中需要詳細記錄事件中的人物、時間和資金利用情況等。正常而言，傳統的檔案創建，都需要通過實地考察來完成，這種方式對于人力資源的浪費較大，記錄的時間也比較長，工作效率十分低下。傳統的檔案創建方式已經不適合企業檔案工作水平的提升，所以需要在原有檔案工作開展的基礎上，加強對信息化檔案管理方式的利用，積極創建檔案，運用新的管理模式，結合檔案工作開展重點，根據中小企業實際檔案工作情況和軟件開發企業合作，實現對檔案資料的優化管理。

（四）優化中小企業檔案服務職能。為提升中小企業檔案工作水平，要積極優化檔案服務職能，提升企業檔案工作的整體水平力度，實現對檔案工作的集中統一管理，利用科學方式對檔案進行搜集、整理等，強化各個部門的檔案工作職能，讓中小企業的檔案工作開展發揮評審價值、維權價值、營銷價值等，從而有效通過檔案工作開展促進中小企業的可持續發展。優化檔案服務職能包括：優化基礎檔案、整合行業信息、全面分析檔案能力等，從不同方面為企業發展提供有效的信息，實現對檔案資源的綜合利用，提升中小檔案資源利用率。比如，能夠通過檔案數據信息平臺的利用，分析中小企業檔案管理中不同指標信息的變化，分析檔案管理形式通過動態數據分析，優化檔案服務職能，為企業管理層的經營管理決策提供保證。有條件的企業還能夠優化檔案室、閱覽室等資源，實現對各個部門檔案資料的協調控制，加強對檔案資源的充分利用，保證檔案服務的職能落地。

（五）明確中小企業檔案管理發展方向。為了促進中小企業各種生產和經營活動開展，要明確中小企業檔案管理發展方向，這也是檔案工作開展的目標。明確檔案管理發展方向還需要從中小企業檔案管理知識入手，增強檔案管理工作人員的服務意識，讓其更好地創造服務價值，解決檔案工作中遇到的各種問題，實現對檔案數據資源的再挖掘。在信息發展日新月異的背景下，企業檔案管理工作開展需要積極地進行更新，將中小企業檔案管理作為風向標，實現企業經營目標和檔案工作的深度融合。因此，企業檔案管理部門要積極地做好對檔案信息的搜集工作，通過多渠道的檔案信息搜集和分類挖掘，及時對無效檔案信息進行篩選，保證檔案信息管理的有效性。在檔案工作水平提升中，要加強對有效方法的利用，在檔案發展方向指導下，防止檔案在管理過程中出現流失，增強檔案管理人員的自身服務意識，讓其熟悉檔案管理中各類型檔案信息，便于通過自身工作經歷對身份進行確認，輔助企業和國家對檔案信息進行把控。

以筆者所在服務中心為例，近年來在檔案管理事業上不斷探索實踐，充分發揮檔案社會價值，服務于企業發展。

1.規范細化檔案管理，加快信息化建設步伐。一是規范檔案管理歸檔工作。整理各類檔案7750卷，其中文書類2486卷、企業類3511卷、業務類2753卷。接待查檔1300人次3200卷。二是建立中小企業檔案信息庫。對縣內營收200萬元以上企業開展調查和信息采集，完成1700戶企業檔案信息入庫工作。

2.服務直屬企業職工權益，維護社會穩定和諧發展。一是接收合并直屬企業檔案。2015年單位合并后，接收了31家國有轉制企業、28家集體企業檔案資料、713名黨員檔案。二是發揮檔案社會價值。為直屬拆遷企業提供檔案31次，挽回損失470萬元；保障退役軍人醫保手續辦理225人。

3.不斷保障企業職工利益，服務企業發展需求，促進地區經濟高質量發展。一是指導企業檔案管理工作。指導域內企業215戶、檔案館升級9次；編寫《檔案規范》《管理暫行辦法》4次；下發檔案業務文件4次、法規3次、培訓5次。二是形成服務對象融資檔案。對有融資需求的60戶企業進行了實際調查，形成與銀保信息對稱的檔案資料60份，減少了貸款周期，為縣域經濟發展做出貢獻。

四、結語

中小企業要想提升檔案工作水平，亟須規范細化檔案管理工作，加快信息化建設步伐，優化檔案管理人員的工作流程，提升檔案工作人員的職業素養。要讓檔案管理人員從思想上加強對檔案工作的重視。不斷完善檔案工作流程和管理規范，提升檔案工作質量及利用率，發揮檔案的應有價值，促進中小企業健康可持續發展。