加強(qiáng)檔案管理安全保密以及信息化檔案管理的思考

[ 作者簡介 ]

梁霄，女，天津人，天津市建筑工程學(xué)校，助理館員，本科，研究方向：檔案信息服務(wù)。

[ 摘要 ]

經(jīng)濟(jì)、技術(shù)及文化的發(fā)展，不僅為各領(lǐng)域營造了良好的技術(shù)環(huán)境，還創(chuàng)造了穩(wěn)定、安全的經(jīng)濟(jì)環(huán)境及文化環(huán)境，加快了各大領(lǐng)域的發(fā)展步伐。在該形勢的影響下，檔案管理領(lǐng)域在管理方法、管理信息化及管理安全等方面都得到了完善，并逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案管理安全保密及信息化，提高了檔案管理水平。隨著信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，信息化發(fā)展成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)影響下安全保密也成為檔案管理的核心工作，即任何檔案都必須保密，并加強(qiáng)安全管理，以減少檔案信息泄露、檔案丟失等問題的發(fā)生。信息化檔案管理還能夠完善檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理方法，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量及效率，由此可見信息化檔案管理的重要性及必要性。

[ 關(guān)鍵詞 ]

檔案管理;安全保密方法;信息化檔案管理措施

中圖分類號：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.07.015

絕大多數(shù)企事業(yè)單位都會(huì)建立自己的檔案庫，并定期整理、管理檔案，很多大型企業(yè)更是成立了檔案管理部門，專門管理檔案，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用及價(jià)值。檔案不僅記錄了企事業(yè)單位發(fā)展過程中的各種信息，還記錄了所有工作人員的基本信息，甚至記錄了企事業(yè)單位的產(chǎn)品信息等，對企事業(yè)單位的管理及發(fā)展都產(chǎn)生了不可替代的作用，甚至能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略提供可靠依據(jù)，從而促進(jìn)事業(yè)單位良性發(fā)展。近年來，很多企業(yè)或者事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，已經(jīng)不再停留在只管理檔案信息的層面上了，而是轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻踊芾砟Ｊ剑床粌H管理檔案信息，還強(qiáng)化安全保密及信息化管理，其目的是為了完善檔案管理體系，并提高檔案安全性及保密性，減少因?yàn)榘踩Ｃ芄ぷ鞑坏轿粚?dǎo)致的泄密、檔案丟失等問題的發(fā)生。對此，筆者根據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)，對檔案管理安全保密以及信息化檔案管理進(jìn)行了深入探討。

1 重要性

安全保密及信息化管理對檔案管理工作的質(zhì)量及效率的提升都起到了積極作用，同時(shí)還有效降低了管理者的工作強(qiáng)度，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1 減輕工作負(fù)擔(dān)及強(qiáng)度

調(diào)查顯示，很多企事業(yè)單位檔案管理者表示，在使用信息化技術(shù)后，不僅減少了人工勞動(dòng)的投入，還大幅度減輕了管理者的工作強(qiáng)度及壓力，例如以往的人工記錄檔案信息逐漸被計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)取代，部分經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的企事業(yè)單位還引進(jìn)了自動(dòng)掃描技術(shù)，通過掃描入職者或者來訪者自帶的信息表或者身份證就能夠?qū)⒒拘畔浫胂到y(tǒng)，節(jié)省了大量檔案收集的時(shí)間和精力，減輕了檔案管理者的工作強(qiáng)度。

1.2 優(yōu)化檔案信息查詢系統(tǒng)

在信息技術(shù)的支持下，很多企事業(yè)單位都構(gòu)建了檔案信息管理系統(tǒng)或者平臺，輸入關(guān)鍵詞就能夠快速檢索查詢到相關(guān)信息，這樣不僅提高了檔案信息查詢效率，還節(jié)省了查詢時(shí)間，并減少了因?yàn)槎鄬訉徍藢?dǎo)致的查詢結(jié)果有誤等問題的發(fā)生。此外，加強(qiáng)安全保密及信息化檔案管理，還有效提高了檔案信息安全性，并在信息技術(shù)支持下簡化、優(yōu)化了信息查詢系統(tǒng)，提高了檔案信息的查詢速度及管理信息化水平。

1.3 提高工作效率

眾所周知，信息化技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的重要途徑，而信息化技術(shù)能夠代替很多傳統(tǒng)人工操作，例如電子信息檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，這意味著檔案管理中很多有人工記錄、查詢的工作環(huán)節(jié)被省略掉，取而代之的就是信息系統(tǒng)自動(dòng)識別和記錄檔案信息，從而提高了檔案管理工作的效率。

1.4 提高檔案信息安全性及保密性

通過相關(guān)調(diào)查結(jié)果及數(shù)據(jù)資料顯示，超過40 %的企事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)都引進(jìn)了信息加密技術(shù)、檔案安全保護(hù)技術(shù)，如每臺用于檔案管理的計(jì)算機(jī)都安裝了殺毒軟件，并設(shè)置了防火墻，有的企業(yè)還定期請專家進(jìn)行殺毒和加密，其目的就是提高檔案信息的安全性及保密性，降低信息泄露、檔案丟失、隱私暴露等安全問題的發(fā)生率，從而保證企業(yè)利益。

2 存在的問題

2.1 重視度不高、理解有誤

首先，部分領(lǐng)導(dǎo)者及管理者并沒有意識到檔案管理的重要性，所以在日常檔案管理中表現(xiàn)出比較懶散和敷衍的態(tài)度，還有部分管理工作人員則是因?yàn)殚L時(shí)間受到其他部門的影響，也逐漸形成“檔案管理無關(guān)緊要”的觀點(diǎn)，故而不會(huì)積極實(shí)施各項(xiàng)管理措施及方法。其次，部分企業(yè)尤其是中小型企業(yè)本身就沒有建立檔案管理部門或者小組，以致于其他部門或者工作人員難以察覺到檔案管理的重要性。最后，部分管理者對檔案管理性質(zhì)的理解有誤，他們認(rèn)為檔案管理就是簡單地記錄、統(tǒng)計(jì)和歸類人員信息檔案，并沒有考慮到檔案多樣化的特點(diǎn)決定了檔案信息千變?nèi)f化，需要結(jié)合實(shí)際制定有針對性的、個(gè)性化的管理措施，導(dǎo)致檔案管理水平一直難以提升。

2.2 管理技術(shù)單一、管理人才稀缺

雖然我國已經(jīng)提前迎來了信息化及網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，很多先進(jìn)的信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也被高效地應(yīng)用于各大領(lǐng)域，在檔案管理領(lǐng)域中同樣取得了良好的應(yīng)用效果。但不可否認(rèn)的是，在實(shí)際的檔案管理過程中依然存在管理技術(shù)單一、管理人才稀缺的問題，例如部分小型企業(yè)只是使用計(jì)算機(jī)記錄人員檔案信息，甚至部分城鎮(zhèn)地區(qū)的小型企業(yè)或者工作室直接沒有構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，而是直接使用人工記錄的方式建立檔案庫，這種管理方式不僅單一，還比較老舊，已經(jīng)無法滿足多樣化檔案管理需求。有部分企事業(yè)單位則是缺少專業(yè)的檔案管理人才，甚至沒有組建檔案管理部門或者小組，很多檔案管理措施及方法無法落實(shí)到具體管理工作中。

2.3 缺乏檔案管理信息化意識

盡管各種信息技術(shù)已經(jīng)被高效地應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，但在實(shí)際管理工作中依然有部分工作人員缺乏信息化管理意識，只是簡單套用其他企業(yè)的信息化管理模式，并沒有結(jié)合自身實(shí)際制定有針對性的信息化管理方案。還有部分工作人員則是因?yàn)樽陨硇畔⒒夹g(shù)應(yīng)用水平不高，很難將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，久而久之，就弱化了檔案管理信息化意識，極少數(shù)工作者甚至想放棄信息化管理，信息化意識薄弱，非常不利于檔案管理信息化水平的提升及管理信息化的發(fā)展。

3 安全保密方法及信息化管理措施

3.1 提高檔案信息安全保密技術(shù)水平

3.1.1 根據(jù)管理需要不斷更新檔案加密技術(shù)

第一，管理者要重視檔案信息安全保密工作，并提升自己的信息安全意識及保密意識。第二，每臺用于檔案管理的信息系統(tǒng)及設(shè)備都需要設(shè)置登錄密碼，并設(shè)置管理員權(quán)限，每臺設(shè)備的管理員權(quán)限不能超過3個(gè)。第三，盡量對每一份檔案資料進(jìn)行加密處理，尤其是重要職員、重要來訪人員的檔案信息，除加密處理外，還需要利用公匙密碼算法、對稱性加密技術(shù)等進(jìn)行第二重甚至多重加密，提高檔案信息的安全性及保密性。

3.1.2 加強(qiáng)各種防寫技術(shù)的應(yīng)用

第一，可將電子版的檔案資料轉(zhuǎn)成圖片，這樣查詢的人只能讀，不能復(fù)制粘貼。第二，設(shè)置安全訪問密碼，必須得到被指定管理者的同意后才能獲取訪問密碼，然后進(jìn)行訪問。第三，利用仿寫技術(shù)將檔案信息設(shè)置為“只讀”模式，這樣即使能查看資料信息也無法修改、傳輸和下載，只能通過終端讀取信息，而且記錄形式不可逆，查詢者瀏覽資料的足跡永久性保存，可隨時(shí)查找瀏覽足跡。

3.2 提高重視度，加大資金及技術(shù)投入

首先，領(lǐng)導(dǎo)者及管理者要提高對檔案管理安全保密及信息化的重視度，并積極參與到檔案管理信息化、安全保密工作中，樹立良好榜樣，激勵(lì)其他部門工作人員積極配合檔案管理部門工作，并推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。其次，加大檔案管理安全保密及信息化宣傳力度，并增加對信息化檔案管理工作的資金及技術(shù)投入，以提高檔案管理信息化水平，然后在該基礎(chǔ)上不斷加強(qiáng)檔案安全保密工作。例如，某醫(yī)院2018年1月決定建立集自動(dòng)掃描、自動(dòng)記錄、自動(dòng)查詢及智能化管理于一體的檔案管理信息系統(tǒng)，為此該醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及管理者一致認(rèn)為需要提高對信息化檔案管理的資金、技術(shù)投入，數(shù)據(jù)顯示，截至2018年12月底，該醫(yī)院投入到信息化檔案管理中的資金數(shù)額高達(dá)180萬元，引進(jìn)的技術(shù)超過50項(xiàng)，其中人臉掃描儀、智能化識別系統(tǒng)的應(yīng)用頻率最高，相關(guān)數(shù)據(jù)見表1和表2。

該醫(yī)院于2019年3月對2018年的信息化檔案管理工作進(jìn)行了全面評價(jià)，評價(jià)結(jié)果顯示，醫(yī)院整體的檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)完善，醫(yī)院職工、藥物、醫(yī)療設(shè)備、來訪人員等的檔案信息都得到了完善，而且實(shí)現(xiàn)了檔案信息自動(dòng)掃描和錄入，信息管理水平與2017年以前相比得到了大幅度提高，在很大程度上促進(jìn)了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)信息化發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)檔案管理日常檢查及監(jiān)督

首先，完善檢查機(jī)制。檔案管理工作要配套完善的管理工作檢查方法，如檔案信息檢查、管理設(shè)備故障檢查等，以減少因?yàn)樾畔㈠e(cuò)誤、設(shè)備故障等導(dǎo)致的檔案信息泄露、檔案丟失等問題的發(fā)生。其次，加強(qiáng)檔案安全保密性檢查工作。對檔案進(jìn)行日常查閱時(shí)，不僅要查看登記臺賬是否有要素殘缺、經(jīng)辦人簽名是否存在不實(shí)問題、字跡有無明顯后補(bǔ)痕跡等現(xiàn)象，還需要在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)追根溯源，查看問題檔案是否在檔，并與經(jīng)辦人、主要責(zé)任人交流，以快速找到問題原因并解決問題。最后，要每天查看檔案監(jiān)控錄像，除查看檔案管理者是否在崗以外，還可以查看是否有不明人員進(jìn)入檔案室或者登陸檔案信息系統(tǒng)。此外，需要結(jié)合其他部門共同建立監(jiān)督機(jī)制，檔案部門要積極接受其他部門監(jiān)督，并在監(jiān)督下不斷完善信息化檔案管理方法，提高檔案管理的信息化水平及安全保密性。

3.4 提高檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)

首先，成立專門的培訓(xùn)小組，小組成員由計(jì)算機(jī)信息技術(shù)專業(yè)人員、智能技術(shù)開發(fā)者、信息化管理專業(yè)人員、安全保密技術(shù)專業(yè)人員組成，然后定期對檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)知識教育及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)，從而打造高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。其次，加強(qiáng)對信息化管理意識、安全保密意識的培養(yǎng)，除進(jìn)行安全保密及信息化技術(shù)培訓(xùn)以外，還可以通過信息安全管理技能培訓(xùn)、機(jī)密文件加密處理方法培訓(xùn)來強(qiáng)化管理者的信息化管理能力及安全保密意識。最后，要為檔案管理者提供更多外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，如鼓勵(lì)他們到其他企事業(yè)單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)及方法，也可以提供出國深造機(jī)會(huì)，還可以加大技術(shù)研發(fā)資金投入，鼓勵(lì)更多管理者開發(fā)信息化管理技術(shù)及安全保密技術(shù)。此外，對于檔案管理者自身來說，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)，引進(jìn)和應(yīng)用各種先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)及安全保密技術(shù)，以提高檔案管理的信息化水平、安全性及保密性。

3.5 構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)

首先，檔案管理部門要重視信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，要根據(jù)相關(guān)技術(shù)要求及使用方法將信息技術(shù)與檔案管理融合，促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)及發(fā)展。其次，要借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、人臉識別技術(shù)、安全加密技術(shù)、防寫技術(shù)、檔案數(shù)字技術(shù)等構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)或者數(shù)字平臺，在系統(tǒng)中設(shè)置信息自動(dòng)錄入、自動(dòng)識別、自動(dòng)歸類、數(shù)字化分析、自動(dòng)檢測、智能化檢索、加密處理、權(quán)限管理等功能，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

4 結(jié)語

信息化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而在檔案管理中加強(qiáng)安全保密工作則能夠提高檔案管理水平，并有效保證檔案信息安全，為以后的企業(yè)管理、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定等奠定良好基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段很多企事業(yè)單位的檔案管理工作依然存在很多不足及問題，諸如重視度不高、專業(yè)人才稀缺、缺乏信息化管理理念等，均在不同程度上影響了檔案管理信息化發(fā)展，也減低了檔案的保密性及安全性。所以本文先簡單分析了檔案管理安全保密及信息化檔案管理的重要性，然后分析了在檔案管理安全保密及信息化檔案管理過程中存在的問題，最后從提高檔案信息安全保密技術(shù)水平、加大資金及技術(shù)投入、加強(qiáng)檔案管理日常檢查及監(jiān)督、構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)等方面分析了檔案管理安全保密方法及信息化檔案管理措施。

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