探析實現數字化醫療保險檔案管理的策略

[ 作者簡介 ]

孫久磊，男，山東鄄城人，鄄城縣醫療保障局，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

在醫保檔案管理工作中，數字化技術的應用有利于促進醫保事業的發展，保障參保人員利益，輔助領導科學制定決策。在醫保檔案管理工作中，各級檔案管理工作機關和政府工作人員要密切協同配合，全面進行檔案管理工作。基于此，本文從幾方面簡單分析數字化醫療檔案管理相關策略方面的知識，希望對相關領域研究有幫助。

[ 關鍵詞 ]

數字化;醫療保險;檔案管理

中圖分類號：G27

文獻標識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.07.019

在社會保障管理中，以醫療保險為主要內容，而醫療保險檔案也成為社會保障管理的主要組成部分，它與個人生命利益密切相關。當前，由于各業務領域廣泛應用了計算機技術，在醫療保險事業的許多環節都使用了數字化技術手段，檔案管理也不例外。相較于傳統檔案的紙質管理方法，數字化檔案保管方法更有助于克服傳統檔案保管所遇到的瓶頸困難，更好地進行檔案保管工作。因此，在信息化時代，有效運用數字化檔案保管方法成為信息化建設時期檔案保管工作人員所面對的全新要求。

1 醫保檔案數字化管理的重要性分析

1.1 為醫保管理提供推動力

隨著社會的前進，社會保障體系日益完善。人員被錄用后公司就會為其購買五險一金，尤以醫療保險最為重要。過去醫療保險檔案存儲形式以紙質及電子版居多，是參保人的個人及單位基本信息、醫療保險經辦資料、保額和繳納狀況等的主要證據，因此需要注意參保人信息。由于參保人員數量的增加，社會保險檔案管理工作受到更大壓力，傳統的檔案管理模式已經不適用于實際發展需求，利用數字化檔案管理方式可對各企業與個人參保數據做好詳細分類，也可節省保存空間，便于實時更新與查閱信息，推動醫保管理穩定發展。

1.2 全面保障參保人利益

檔案管理應充分展現個人原始信息、投保年限、保費繳納與報銷等詳細資料，這與參保人實際利益密切相關。在以往的紙質檔案管理過程中，由于紙張損壞、工作人員調動或記錄混亂等原因侵犯了參保人權益，甚至引起糾紛。數字化檔案的管理模式是建立數字庫體系，對參保人的具體信息均可進行數字添加、調整和檢索，在檔案工作人員調動時也不致對其產生負面影響，參保人權益也獲得了很好的保護。

1.3 為發展決策提供重要依據

國家在對醫保政策進行制定或修改時，要對全國醫保檔案資料進行全面分析，以此滿足人們實際的醫療需求。所以，數字化醫保檔案管理可為領導決策提供詳細而系統化的參考信息，保障領導科學決策。此外，數字化檔案管理可保障參保人員的資料信息，以防擅自篡改或損毀數據庫資料，參保人信息也更加完整，確保有據可查。

2 當前醫保檔案管理中存在的問題

2.1 參保檔案規范性差

現階段，參保檔案不規范是醫保檔案管理常見的問題。因各地區對參保居民有不同的醫保規定手續，使得原始參保檔案信息資料不完整，甚至關鍵性材料缺失。在此種情況下，居民遇到重大疾病想要申請大額醫保補貼時，就會增加審核工作難度，為醫保管理體系運行無形中增加糾紛風險，管理部門公信力難以提高。

2.2 信息整合不足，文件管理混亂

現階段，各醫院應用信息技術為病人建立醫療檔案，但檔案的管理比較混亂，沒有嚴格篩選信息，對于可利用患者身份證號或入院編號查到的就醫信息都打包上傳到計算機系統，此類信息管理模式發展得不夠成熟，提供的醫療信息缺乏有效性，不利于信息共享，還增加了病人個人隱私泄露風險。

2.3 文檔移送監管不規范

在醫保體系運行時，有的檔案要移送到不同部門。現階段，檔案移交制度還不夠完善。在實際工作中，部分管理人員不重視檔案移交過程中存在的問題。事實上，檔案移交前是否做好備份審查、檔案移交是永久的還是暫時的，暫時移交后是否按照規定做好歸檔、永久檔案移交后是否做好記錄并及時做好接收歸檔等，都是檔案移交過程中必須要注意的問題，如果長期不注意這些問題，就會引起檔案缺失或損壞問題。

2.4 檔案工作人員在思想上不夠重視

部分檔案機構工作人員在思想價值觀上缺少熱愛工作、為民服務、奉獻社會的基本意識和心態，并未意識到檔案保管事業的重要性，也并未意識到在檔案保管建設中對工作人員認識層次和綜合素養的需要，缺乏不斷創新的思維和學習態度，也未能主動提升自身的思維水準和服務能力，無法勝任信息化時代下的檔案保管事業，效率和服務質量都較差，嚴重限制著單位檔案事業的進一步發展。

2.5 檔案工作者的業務素質偏低

為了推進工程檔案管理工作的現代化建設，對工程歸檔管理人員的專業知識技術水平和業務能力提出了較高要求，需要工程歸檔工作者必須掌握大量的工程檔案管理的專業知識、法制知識、計算機技術的基礎知識、信息網絡專業知識等，熟悉和掌握現代化工程歸檔保存的基本工作方式、作業過程、工作目的，并嚴格遵守法律法規。但由于一些部門檔案管理工作人員的專業素質不高，達不到現代化檔案管理的技術條件，在進行歸檔材料的數字化管理、分析、存儲、傳遞、利用過程中，由于工作效率低下，沒有文檔信息系統安全意識，在技術操作上也存在失誤，嚴重制約了中國文檔現代化工程的進展。

2.6 檔案管理工作制度不完善

部分工作單位由于缺乏歸檔意識和檔案信息化建設意識，也并未正確認識到檔案保管工作的必要性，故未能根據國家對歸檔立法的實際需要，建立健全歸檔保管各項工作機制并規范貫徹執行。未能有效調動管理人員的崗位積極性和主動性，發揮檔案管理對單位發展的促進作用。

2.7 檔案信息化建設投入不夠

部分工作單位因為缺乏歸檔基本意識和檔案信息化建設基本意識，也未能正確認識到檔案信息化工作的必要性，所以未能根據現代信息化發展建設工作的需要及時配備必需的設備，并應用現代化信息技術進行檔案保管工作的全面信息化管理工程建設。

3 醫保檔案數字化管理建議

3.1 統一歸檔方式標準

在數字化新時代，國家要對存檔資源實行統一集中式管理，全國各地醫療保險存檔行政管理中心都要全面實行國家有關檔案歸檔規定的管理模式，并按照全國統一的標準從國家數據庫系統中錄入存檔資源，使全國各地參保人都有準確而真實的全國醫療保險信息系統。應用標準統一的歸檔方式，可從以下幾方面入手：（1）根據國家檔案管理規定錄入各參保人員信息，并對電子檔案保管范圍與期限做好明確標注。（2）保障醫保檔案的安全。在形成檔案信息庫之后，方便了參保檔案管理，但其安全隱患也較多。因此，政府可應用科技部門技術增強數據庫抗病毒和抵御黑客攻擊的能力，并加強維護，避免泄漏參保人醫保檔案信息。（3）進一步挖掘醫療保險檔案價值，檔案資料可反映出很多問題，檔案行政管理中心可有效收集參保人信息和總結醫療保險問題，及時完善漏洞，保障參保人員信息服務。比如，醫保檔案管理中心嚴格依照國家規定標準做好整理歸檔，其包含主表與附表，通常主表在前附表在后，各表之間有效銜接。

3.2 加強基礎設施投入

醫療保險檔案管理與工作人員的自身權益息息相關，醫療保險檔案管理工作人員也應該進一步明確檔案管理職責的法律意義、迫切性與嚴肅性。積極開展醫保檔案管理工作，加大基礎設施投入，如計算機軟硬件、信息網絡、檔案管理場所、大型服務器與打印機等相關設備。醫保檔案的數字化管理系統為基礎設施建設提供了重要保證，因而各部門都要積極響應政府號召，全面促進數字化檔案管理工作發展，更好地服務于參保群眾并保障其合法利益。比如，中央醫保檔案管理中心就主動落實了上級人社系統工作會議檔案數字化的工作計劃，并針對實際工作情況加強了基礎設施投入，為各崗位配置充足人員，有效評估管理安全風險，如果出現問題可及時恢復正常工作，全面推進檔案管理工作，充分發揮檔案服務優勢。

3.3 提高檔案管理隊伍素質

當前我國正全力推動全國醫療保險改革，我國將積極推行全國數字化醫療保險檔案管理，醫療保險管理機關將基于全國數字化醫療保險檔案管理工作經驗進行檔案管理交流，并主動學習全國醫療保險檔案數字化管理，進一步健全檔案信息庫。同時，對于深入實施數字化醫保檔案管理工作，建立數字化管理團隊也是十分必要的，積極引進科技人才，從整體素質上提升檔案管理工作人員的綜合素質和專業技能，保障檔案信息資料的安全。另外，政府還針對有關人員舉辦數字化檔案管理培訓班活動，規范檔案管理工作，統一管理檔案資料。比如，檔案管理中心給檔案管理者提供機會進行市級專項技術培訓，并聽取市醫保管理中心的工作人員介紹各檔案管理資料，學習成功經驗，規范檔案管理工作。另外，還在檔案管理者招募時增加了招聘技術型人員，在提高檔案管理技術水平的同時更好地服務于各參保人員。

3.4 加強檔案管理制度的完善

作為重要的基礎管理工作，在醫療保險檔案管理中涉及許多基礎醫療保險知識，如醫療保險等級、基金征繳、定點醫療機構資質確認、人員轉診登記手續和醫藥收費審批等有關業務。由于醫療保險檔案的涵蓋范圍很大，要全方位開展檔案管理，通過健全的醫療保險檔案管理機制提高工作人員思想認識，對強化機制約束是十分必要的，必須通過嚴要求與高標準，全面提升工作人員管理能力和管理水平，把醫療保險檔案管理工作規定貫徹深入。比如，單位醫保檔案管理制度涉及規范整理材料、醫保檔案移交、立卷歸檔、檔案保管保密、鑒定銷毀、設備使用維護及人員崗位職責等相關制度，為醫保檔案管理工作奠定了基礎。

3.5 加強檔案信息管理和電子政務信息工作的合作

建立國家電子文檔中心，有助于緩解電子文檔資料在管理后臺存取方面出現的問題，同時促進電子文檔的數據結構與格式的合理統一，推動信息資料的共享。因此，政府檔案管理部門應該積極尋求與政府電子部門的協作，并利用內部網絡和網站的建立，實現對有關信息和資源的有效獲取，以便于合理分配和使用相關的電子軟硬件設施，以保證政務信息的公開化和借用網絡信息功能進行良好的便民服務。

3.6 加快數字檔案館建設

在檔案管理的信息化建設過程中，必須要對數字檔案館進行內涵充實和架構優化，努力做到檔案編目數字化、編研結果數字化、歸檔全文數字化等。與此同時，根據使用者的實際檢索需求，對部分常用的檔案資料和重要的檔案原件進行掃描備份，使用戶可以進行全文查閱。

3.7 革新檔案管理形式，引入電子檔案信息系統

在數字化時期，文檔保管工作應該與時俱進，不但要有意識上的革新，而且還要有形態上的革新，促進文檔保管信息化、數字化、網絡化，以突破傳統檔案保管模式的禁錮。首先，可以引入文檔信息系統，利用軟件系統對文檔資源實行批量輸入，圖形文本OCR標識，并根據單元的文檔結構加以劃分，或者根據相應的編碼規范將已歸檔的檔案自行生產編碼，并與自定義文檔標記組合，通過對文檔結構加以細分，以提高檢索效果;在文檔信息系統中可以添加自定義的文檔屬性欄，主要用來對某些文檔內容加以補充說明，同時用戶還能夠通過屬性來查找所需的文檔，比較方便。在文檔管理系統中還有文檔狀態管理模塊，重點是文檔的編制、待審、發放、保管等四個狀態，以達到對文檔的動態監控，使管理人能隨時隨地了解文檔的狀況，還能夠設定受控文件夾，使正在查看文檔的管理人可以選擇發布狀態下的存檔信息。通過建設國家檔案信息系統，政府能夠對檔案資源進行集中統一和集中管理，從而提高檔案管理的安全性。另外，還能夠將文檔外包給專門的數字化管理團隊，由專門的技術機構將紙質文檔掃描處理，再加以電子版著錄，當人們需要了解有關的文檔信息時，只需使用查詢框檢索目錄，就能夠知道詳細的信息內容，這樣可以有效提高檔案管理工作效率。

4 結束語

綜上所述，在數字化時期，為了促進檔案管理工作的長效發揮，政府應當注重檔案管理信息化，而借助現代化的科學技術與設備進行檔案的數字化是順應現代檔案事業發展趨勢的必然需要。作為國家檔案管理單位，應當意識到加強檔案管理工作信息化建設的必要性和重要性，以促進文檔保存工作高質量發展，為社會各界創造更加有效的歸檔服務。在新時期，醫保檔案數字化管理是必然趨勢，為國家醫保事業發展提供了推動力。檔案管理部門要充分認識到數字化檔案管理的意義，在實踐管理中全面執行數字化管理理念，在各管理環節有效融入數字化技術，促進國家醫保事業穩定前行。

參考文獻

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