探究事業單位檔案管理創新思路

徐瑩

（白城市洮北區衛生監督所<白城市洮北區疾病預防控制中心>，吉林 白城 137000）

政府機關和事業單位的檔案管理工作是一項非常關鍵的任務。機關事業單位檔案管理必須與時俱進，緊跟時代信息發展潮流，積極自主創新，提高機關事業單位檔案管理和利用率。充分發揮檔案室的功能和使用價值。機關事業單位是我國政府的核心社會服務機構。檔案存儲作為機關事業單位的重要組成部分，并未受高度重視，管理方式仍然存在一些問題。為了合理處理這個弱點，我們以后的檔案管理工作必須高度重視，積極主動推動創新。

一、事業單位檔案管理的主要特點

（一）完整性和客觀真實性

政府機關事業單位內部檔案的收集，以及具體內容是否客觀真實，通常會影響一個組織的管理方法和業務流程運作的有效性。檔案工作的質量和有效性取決于組織機構是否具有科學規范的檔案管理制度和檔案保管人員的專業技能水平。在企業戰略決策中，檔案資料已成為企業員工情況、業務流程運行等一系列事項的重要參考。因此，當檔案信息內容缺失時，將影響重要管理決策和日常業務流程解決方案的科研合理化。以城市發展組織的檔案館為例，檔案館可以說是城市發展的“守護者”，可以訴說當地的發展歷史、古建筑保護和未來的發展趨勢。因此，保證城建檔案具體內容的真實性和一致性，對于增加和總結合理的數據供城市建設者和領導者參考分析具有核心現實意義[1]。此外，充分考慮政府機關事業單位的非營利性和服務性特點，各項經營性資產主要依靠財政局的存款準備金。因此，妥善保管文件是政府機關事業單位完成業務流程公示、更合理地運用財政補貼的主要保障。這也是從我國更廣泛的行政工作的角度，對政府機關事業單位的檔案保管作出明確規定的又一原因。

（二）系統性

系統化始終是事業單位檔案管理的一個屬性，該屬性不會因相關行業、單位規模、內部組織模式、實際管理工作質量等因素而轉變。目前，事業單位一般在完成保管、維護等管理任務后，一般將相關記錄收集、保存在專門的檔案庫中。如何保證這段時間內各種資料的完整接收，如何設計檔案分類標準，如何確定交接時間和方式，不僅是檔案管理工作的核心內容，也是事業單位和社會公眾的重要課題。例如，如果某項檔案管理任務的流程和實施標準設計不合理、不科學，就會對部門對外業務任務的有效開展產生一定的影響。因此，事業單位應當清醒地認識到，檔案管理不僅僅局限于文件的分類和存儲，其固有的復雜性和系統性對形成科學的管理制度和工作流程提出了更高的要求。

二、事業單位檔案管理創新的實踐效果

檔案信息是政府機關事業單位發展趨勢中的關鍵數據信息。它及時反映了機構和機構既定目標的記錄和有效性。是維護機關、事業單位和員工權益的重要憑證。為提高各級政府機關事業單位的管理和服務能力，必須開展科學研究，提高檔案管理效率，與時俱進。一方面，在新的歷史背景下加入檔案存儲自主創新，可以提高檔案存儲的整體質量，完成檔案信息內容和關鍵資料的綜合整理和高效聚合，充分發揮檔案存儲的作用。另一方面，在機關事業單位快速發展中，通過全面創新檔案管理方式，充分發揮事業單位各項服務功能。在這一階段，事業單位在運行過程中可以產生復雜的信息和數據，這些數據具有重要的參考價值，尋找適合事業單位發展的寶貴經驗，從而提高事業單位整體發展水平，可以做到優化事業單位發展服務效能。

三、事業單位檔案管理原則

（一）制度的建立和實施原則

制度是保證實施的前提，為提高其管理效率和質量，檔案管理必須根據實際情況不斷改進和創新，制度的實施必須由領導和管理人員共同完成。制度清晰，相關管理人員必須熟悉相關法規標準，靈活運用于實際管理任務，嚴格按照相關法規標準執行。制度的持續改進、創新和嚴格執行，才能不斷規范檔案管理，最終保證管理的效率和質量[2]。

（二）責任認定和權利保護原則

事業單位的領導主要是指高層領導和部門負責人，在進行檔案管理時，高層領導必須重視并批準他們在部門內真正履行管理任務。管理人員定期向領導報告實際工作。部門負責人的主要職責是明確檔案管理工作中各個環節的責任。部門負責人要對整個檔案管理工作有一個很好的統籌，積極落實各項行政工作。部門負責人對不公平對待，部門必須及時指出并提出相應的改進和完善建議，并對每位經理的工作表現進行監督。此外，在管理過程中必須遵守以人為本管理的基本原則，部門負責人必須體諒和體諒經理的工作氛圍，保護每一位經理的合法權益，最終保證正常運作。

（三）靈活規范的原則

在我國，公共機構有一套管理辦法，在進行檔案管理時，必須嚴格遵守相關國家的法律，完善和創新管理制度。不能隨意更改。我國公共機構的性質是非營利性的，每個領域都有公共機構，公共機構本身的特點也大不相同，不能選擇管理相同的文件。否則，設備的文件管理操作將會帶來很大的困難和障礙，要保證文件管理操作的靈活和規范，必須根據自身的實際情況不斷改進和創新[3]。

四、新時期事業單位檔案管理現狀

（一）機構對檔案管理不夠重視

大部分機關事業單位領導干部對檔案保管工作不重視。因為他們覺得檔案管理的效果比較小，所以可以在員工找資料的時候應用到文件上。畢竟效率和質量需要比較長的時間來查找數據和文件，影響員工的積極性。另外，文件管理任務不會投入太多的人力和財力，導致數據管理非?；靵y，文件管理概念的滯后使得文件管理任務非常繁瑣和機械。數據不能直接套用，如果選擇一個具體的值，文件管理操作不是很規范，危及公文管理實際運行安全，

（二）事業單位檔案管理方式落后

事業單位自有檔案管理方式相對滯后，硬件配置嚴重供不應求，不適應新時代進步的基本需要。從長遠來看，檔案管理的業務流程不能被高度重視。造成資金短缺。堆放設施很陳舊，因此，倉庫存在易燃易爆物品。檔案管理模式非常落后，現代化程度較低，計算機信息技術普及程度較低，大多數公共機構從業人員仍然選擇非常傳統的管理方式。檔案管理業務基礎較弱，大多數公共機構不進行檔案分析，員工往往憑經驗管理檔案，存在安全隱患。

（二）事業單位檔案管理人員水平和素質不高

由于機構在聘用檔案管理人員時沒有嚴格控制選拔制度，也沒有對經驗的要求，直接影響到我國公共機構檔案管理人員的整體資質和專業技能水平。兼職文件管理人員會降低文件管理的效率。檔案管理人員整體素質偏低，可能反映了對其他部門的一定影響，主要是耐心和責任心相對較低，檔案收集管理不夠嚴謹[4]。

（三）檔案管理制度缺乏規范性和健全性

目前，文件管理系統有一些缺點。這是因為機關事業單位領導干部對檔案工作不重視，檔案管理制度不規范、不健全。因此，政府機關事業單位應加強檔案管理制度的基礎建設，使檔案數據手續完善有效。各單位必須立即報送相應的申報原材料，并對報送的原材料進行核定、充填、修改。

（四）檔案意識不強，重視不夠

除了規章制度不完善的問題外，還存在領導干部在檔案工作中忽視的問題。管理方法的觀念有待提高。在今天的具體工作中，領導人員不重視檔案管理的現象屢見不鮮。多數人認為檔案管理是沒有意義的，這極大地阻礙了檔案管理的發展和完善，也造成了多部門的推進。此外，檔案管理屬于事業單位或單位的工作。領導不重視檔案保管，也會影響員工的觀念和工作職責。

（五）檔案管理信息化滯后

檔案信息化工作往往專業性強、程序嚴密，采用高效的信息化檔案管理方法，不及時學習和掌握，會嚴重阻礙檔案信息化建設，不利于檔案安全。特別是部分檔案管理人員對電子檔案的存儲管理和信息安全的操作能力不強，對現代檔案管理方式的應用要求不符合行業標準，極大地阻礙了檔案管理信息化的建立和發展。

五、現階段事業單位檔案管理的創新思路

（一）自主創新管理模式

順應時代快速發展的趨勢，機關事業單位檔案工作必須提高自主管理模式的自主創新率，緊跟社會發展趨勢步伐，提升從業人員檔案保管觀念。鼓勵公共政府發表意見并提高員工參與度也可以激發員工的工作熱情和主動性。要加強檔案保管工作人員在檔案工作中的關鍵職能，為社會經濟發展做出貢獻，推動企業的發展趨勢。要穩步提高機關事業單位檔案管理效率，突出政府機關事業單位檔案管理自主創新工程，積極引進較為優秀的實踐經驗和案例[5]。因地制宜，有機結合創新。

（二）加大資金投入，引進先進的管理方法

新時代檔案管理的成功與否，與其他部門的支持密切相關，要鼓勵全體員工積極參與檔案管理工作，政府部門要不斷加大資金投入。全新的檔案管理設備和工具有效地為機構檔案管理人員提供了更多的實踐經驗和交流機會，使他們能夠全方位地進行檔案管理。因此，我們要重視工具的創新，這也是轉變管理模式的主要途徑之一。對檔案管理員的要求更高。您不僅需要獲得基本的計算機技術知識，還需要不斷地改進它。您可以憑借自己的電腦操作經驗和能力，高效完成文件管理任務。綜合運用多種管理方式，進一步提高檔案管理的效率和水平，重要檔案的雙重保護，即紙質和電子檔案的雙重存儲，是常駐人員的職責。可以有效保證檔案的評價。重視檔案操作保密工作，積極參與檔案信息資源開發，充分利用網絡技術和信息技術，實現檔案管理操作模式和方法的創新，最終確保效率和準確性、信息的可靠性。

（三）完善和自主創新事業單位檔案存儲系統

業務流程檔案管理是所有業務部門運作的主要標準之一。它必須逐步完善和自主創新，必須結合自身的具體情況，選擇和整合更好、更合適的文件。存儲方式逐步完善，自主創新管理方法。規章制度不僅要做好內部人員的管理工作，還要能管住領導干部。政府機關事業單位的檔案管理制度必須符合大多數勞動者的權益。職工必須組織討論并向檔案管理部門提出意見。檔案保管制度的完善和自主創新，不僅要包括工作手冊、管理方法需求、個性化懲戒措施等非常實用的重點，還需要強化檔案保管人員的邊界，落實到各個階段，包括做好事。保留實際操作可以從源頭上減少文檔管理的隱患和安全因素[6]。信息管理軟件必須建立在注重檔案資料網絡信息安全的基礎上。在信息時代，信息內容和資料的安全受到各界人士的普遍重視和關注。為了防止網絡技術和現代信息技術的攻擊和入侵，保護系統非常重要。大家要做好檔案資料的維護和歸檔工作，采取多種安全防范措施，確保歸檔信息內容的安全。

（四）加強檔案管理規章制度建設

政府機關和事業單位加強檔案管理標準化是一種非常合理的方式。加強檔案管理管理系統的基礎建設是一種非常合理的方式。檔案管理是機構和機構工作的關鍵步驟之一。檔案管理的效果和標準化對機構和機構的整體工作非常有害。因此，做好機關事業單位檔案工作，必須結合單位的具體情況，適當建立檔案管理制度，或者將現行的管理制度融入現行的業務流程條件。規章制度的合理化和規范化也是政府機關事業單位檔案保管工作的主要內容。將檔案保管管理制度推進到日常工作中，檔案保管人員要以身作則，嚴格執行相關檔案保管管理制度，不斷推進機關事業單位的檔案管理工作[7]。

（五）加強檔案管理人員隊伍建設

檔案保管人員的構成離不開檔案保管人員。檔案存儲工作人員的操作規范，也在危及政府機關和事業單位檔案存儲的運行和發展趨勢。其中，決策機關和事業單位的檔案保管人員的專業素養和綜合能力對檔案保管質量和效果十分重要。因此，擁有一支強大的檔案保管隊伍非常重要。要對檔案保管人員按時、按時開展綜合學習培訓，進一步提高檔案保管人員的素養和素質。此外，要在加強檔案保管人員職業道德和社會責任感的基礎上，樹立良好的價值取向和職業道德。整合職業技能，使他們能夠適應現代檔案館的需要。管理和適應時代發展的需要。

（六）加大檔案管理投入，提高檔案資源水平

從事業單位對檔案管理的基本認識和要求出發，既要提高檔案管理的重要性，必要時，還要擴大檔案管理的資金投入。對此，政府機關事業單位可根據建設完善的檔案管理基礎設施，向當地政府和有關部門提出申請。同時，事業單位檔案管理任務要加強檔案的收藏和保存，檔案管理者要有一定的責任感，學習有效的管理方法，深入研究信息資源如何發揮作用。

（七）提高檔案管理現代化水平

為了優化公共機構的檔案管理，需要積極利用現代技術以及人力資源和系統之間的合作。信息化技術在現代社會中發揮著重要作用，檔案管理信息化是未來檔案管理的發展趨勢，因此有必要將推進檔案管理信息化作為事業單位檔案管理的一項重要工作。通過運用數字化存儲和信息化處理手段，有效推動事業單位檔案管理信息化建設的發展。利用現代信息技術加快事業單位檔案管理改革創新，充分發揮檔案信息化管理優勢。

結論：

事業單位作為社會發展的重要組成部分，要重視檔案管理工作，充分發揮檔案資料的作用和價值，為事業單位發展保駕護航，不斷創新，增強效能。檔案管理水平最終促進社會的發展。檔案管理對于事業單位的運行和發展非常重要?？茖W優化檔案管理質量，全面提升檔案管理水平綜合管理實現財務人事檔案綜合利用，全面優化檔案管理質量。