當前社會保險經辦機構檔案管理創新問題研究

姜永光

（山東省昌邑市社會保險事業中心，山東 昌邑 261300）

隨著社會保險制度的穩步發展，社會保險檔案的數量也在增加，在實際工作中，國內一些地區存在著觀念和實踐上的問題，需要認真分析和研究檔案管理中出現問題的原因，才能有效地解決各種問題，為了規范社會保險關系，保障人民群眾的基本權益，還必須重視社會保險檔案的管理，為社會保險的成功進展奠定穩固的基礎。因此，本文分析了當前社會保險檔案管理的現狀和原因，提出了推進社會保險檔案管理工作的措施。

一、社會保險檔案工作特點

《中華人民共和國社會保險法》載有關于社會保險關系的規定，保護公民的基本權利和利益使公民能夠享受社會發展的成果，我國立法以人民生活為導向，維護群眾合法權益是黨和國家工作的重要內容，社會保險檔案管理作為社會保險的基礎性工作，也與社會穩定服務工作有關，社會保險檔案可分為紙質檔案、圖形資料、聲音檔案等多種，黨的十八大后，我國對社會保險制度要求更加嚴格，近年來取得了相當大的成效，但為了要促進社會保險事業的健康發展，還必須注意社會保險檔案管理的完整性和安全性，以及社會保險檔案的保障和維護，全面提高社會保險管理水平。

（一）范圍廣

社會保險是社會保障的基本形式，社會保險活動的開展是為了滿足群眾的需要，隨著國家綜合實力的提升，人民生活水平也不斷提高，我國社會保險覆蓋面更廣，相關研究顯示，到2020 年12 月底，養老、失業、工傷保險參保人數分別為10.3 億、2.5 億、2.65億人，這個數字也在不斷上升。

（二）動態性

在社會保險檔案管理過程中，大部分檔案都是靜態的，檔案的內容開放后不改變，但社會保險檔案比較獨特，隨著參保人工作生活的變化而發生變化。例如，醫療保險參保人在獲得醫療救助后的保險費變化，應反映在社會保險檔案中，隨著每年參保人數的變化，社保檔案不斷積累和調整，也體現了社會保險檔案的活力。

二、社會保險檔案管理現狀

（一）基層工作環境

檔案管理問題產生于認為基層檔案管理由于干部管理不力、人員素質不高、經費問題等原因執行不力，我國地方一級的某些社會保險部門沒有建立檔案，部分社會保險部門也有檔案，然而它們的質量很低。

（二）干部管理思想問題

一些群體對社會保險檔案管理認識不清，沒有形成保存社會保險檔案的意識；或者與退休人員檔案聯系混淆在一起，沒有認識到他們的特殊性。在實際工作中，一些地區受到檔案管理思想的影響，以期從自然人那里收集社會保險數據。例如，與工傷定義有關的檔案合并了與工傷申報有關的數據，以及工傷資料、文件送達等。業務部門沒有對檔案管理給予應有的重視，有的單位對檔案管理不太重視，基層社會保險經辦機構或以缺編為借口，或以各業務處與檔案事務處的工作無關為借口，亦不進行社保檔案資料的處理和收集、存檔等事宜。

（三）多重控制，管理不當

十八大以來，社會保險檔案管理取得了一定成效，但在政策實施過程中遇到了困難，而且現階段社會保險檔案管理還面臨著一些問題，其中最典型的是多邊管理，管理方法不一致，檔案管理缺乏規范性，這就產生了檔案管理制度不健全和管理職能重疊的問題，如果大量查閱檔案，不同部門的管理需要、工作效率也大大降低，再加上不同行業的要求不一，沒有完善的信息檢索和資源共享系統，使社會保險檔案管理制度難以運行。

（四）社會保險檔案管理標準問題

目前，社會保險檔案管理是按照傳統的紙質文件管理方式進行的，這些檔案保存時間長，可能會損壞，影響檔案內容的查看，一旦檔案發生火災，所有檔案都將被銷毀。在信息社會時代，計算機被廣泛應用于社會保險系統，但社會保險制度在數字檔案管理方面仍面臨困難，有關管理安排缺乏清晰的檔案管理程序，導致數字檔案管理方法未能有效推行，在社會保險制度下更頻繁地使用檔案，以及檔案數量的變化，此外，缺乏適當的檔案管理制度和標準，可能會增加工作量，對整體工作效率造成不利影響。

（五）效率較低的管理方法

當前，社會保險檔案管理作為社會保險工作的重點之一，還存在一些問題，比如不能適應社會保險改革的需要，最典型的問題是管理方式落后。現階段，我國部分地區社會保險部門管理進度滯后，檔案不達標準，包括通風、安全因素很多。在社會保險制度改革的過程中，原檔案經常被使用，但管理方法落后，無法有效查找利用檔案，建立檔案信息電子系統，幫助完成檔案管理工作，提高檔案利用率和社會保險檔案管理水平迫在眉睫。

三、社會保險檔案管理現狀的原因

（一）檔案管理意識不足

社會保險檔案是保險業務管理過程中的寶貴文獻，包括電子文件和紙質文件，這是證明社會保險業務完成的歷史性文件，從心理學的角度來看，人們往往認為業務流程是最重要的，而歷史并不重要，這種錯誤認識，對于檔案的社會化保護埋下隱患。

（二）傳統慣性思維的后果

在當前的管理體制的影響下，社保經辦機構工作人員收集、處理工傷案件的檔案過程中，只把傷病當成關鍵業務環節，但是工傷還有接受申請和證據調查等重要功能環節。此外，這些檔案缺乏安全，而且在某些情況下，工傷事件的特點是時間過長，檔案有丟失和篡改的風險，影響檔案的真實性和完整性。

四、提升社會保險檔案管理的措施

執行社保任務的基層社保經辦機構，是服務人民群眾的窗口、服務人民群眾的鏡子，是黨和國家對人民愛戴、關懷的反映，做好社會保險檔案工作，在提高社會保護管理效率、提升服務水平方面發揮著重要作用。目前社會保險經辦機構的檔案管理需要進一步加強，出現的問題需要盡快解決，要在機構建設、加強領導、加強法治、檔案管理等領域開展檔案工作的方式方法，充分認識完善社會保險檔案對提高社會保險制度管理效率具有特殊重要的作用。

（一）提高認識和改進歸檔方法

要保證檔案工作的質量，首先要提高檔案工作人員對法律規范的認識，嚴格執行檔案法、山東省檔案工作條例等檔案法規，樹立正確的工作態度，二是檔案工作者要具備基本的職業道德，以高度負責的態度對待工作，認真對待檔案管理。我國已經建成世界上最大的社會保險網絡，社會保險業務檔案是社會保險經辦機構的主要資產，反映了他們的業務水平，也是人民福利事業的重要內容，社會保險檔案為國民經濟的發展提供了幫助，為黨和政府提供決策依據，對國家的社會經濟穩定發展具有重要意義。此外，不斷提高社會保險檔案管理水平，及時歸集業務檔案，以確保業務檔案管理的真實性和安全性。

（二）明確主體，創新工作模式

解決檔案管理人員短缺的問題，要盡量減少職位流失。檔案的管理工作要通盤考慮到工作的全局，才能優化內部分工和加強責任。一是按照組織實踐，建立切實可行的檔案管理、檔案保密、檔案保管責任制等；第二，要對工作獎勵和罰則進行嚴格地監管，并建立能夠對工作表現不理想造成的損失追究責任的機制；第三，必須建立一個由各科共同負責、負責執行任務的管理人員網絡，以及檔案管理員的指導和監督，以確保業務活動方面的高水平能力。社會保險檔案管理的整體鏈條很長，涉及的工作環節較多，責任主體也不同，根據規定必須收集和整理材料，檔案的歸檔和存儲，以及社會保險業務部門對其內容的統計使用，以及他們必須收集數據的義務，將業務檔案管理納入社會保險活動的各個環節，制定實用的材料處理規則，既能發揮業務流程的優勢，又能發揮檔案管理的優勢，明確具體材料，編制業務和檔案服務清單，確保業務之間的高質量溝通。

（三）掌握要素，掌握工作基礎

社會保險經辦機構應當建立單獨的檔案館，有必要的單位可以建立檔案管理中心，配備高素質員工，統一規劃社會保險檔案管理，明確不同崗位職責分工，避免人浮于事的情況。此外，還必須重視工作人員的培訓，加強檔案管理員的業務能力，提高檔案管理員的責任感和積極性，縣級以上社會保險經辦機構應當有單獨的經營檔案、面積和設備，以達到規定的要求。鑒于社會保險檔案碎片化的現狀，國家可以建立統一的社會保險檔案管理制度。社會保險檔案管理的整體鏈條漫長而飽和，這項工作必須依靠制度，使制度落到實處，促進社會保險檔案管理工作的順利進行。

（四）強調宣傳和管理

針對當前社會保險檔案管理的現狀，應當注意檔案管理，通過各種媒體進行社會保險，使職工認識到社會保險檔案管理的意義，同時也要喚起民眾的社會保護意識，讓員工認識到自己工作的價值，為各級黨委對社會保險檔案管理提供足夠支持，確保社會保險檔案管理資金穩定投入，積極組織社會保險檔案管理人員學習先進管理方法，強化責任意識，鼓勵檔案工作人員繼續進修，組織檔案人員參加培訓課程，由檔案管理部門組織，通過各種形式的培訓，提高檔案工作人員對檔案業務的認識，進一步提升檔案員的業務技能。

（五）改善規范管理機制

社會保險檔案管理是社會保險的基礎，要不斷完善檔案內容，實行規范管理，合理的管理制度有利于加強檔案管理，在開展社會保險活動的過程中，容易獲得更多的信息，及時管理和歸檔數據，避免原始信息丟失。在實踐中，社會保險檔案管理成員應當認識到當前管理體制存在的問題，提出相應的修改意見，為管理制度及管理過程提供規管架構，以免對檔案管理造成不良影響，在檔案管理過程中，各部門也要互相配合，業務部門及時將資料轉交檔案服務部門，以提高檔案管理的效率。加強領導，把檔案納入單位工作主流，開展專題調研分析，解決檔案工作中存在的問題，檔案是保險業務的重要組成部分，管理層要對檔案管理進行詳細規劃，周密規劃、嚴格執行、嚴密監督、規范檢查，有力支持檔案管理人員的工作，把日常檔案管理作為工作人員年度審計的一部分。

（六）數字控制、數字系統開發

要加強檔案的硬件建設，首先要保證檔案室的面積，滿足檔案保管需求，確保檔案妥善保管；二是要加強資金支持，采集九個防護裝備檔案，實現軟硬件建設信息化，現階段，數字技術已應用于我國各個領域，應重視檔案管理人員的培訓，技術人員應當對信息檔案管理軟件進行監控，及時檢測病毒，防止檔案丟失，開發檔案管理軟件，提高檔案管理效率。加強信息基礎設施是社會保險部檔案工作的必要趨勢，隨著網絡信息管理的發展，增加財政資源，配備適當的電腦和網絡管理檔案，協助檔案管理人員準確管理檔案，提高檔案管理效率，將檔案信息融入社會保險信息平臺，建立社會保險數據，此外，快車道開通，讓群眾了解自己獲取信息，檔案安全保障也是檔案應用領域中安全管理與信息管理相結合的一項重要任務，以及確保檔案的安全和有效使用。

（七）精簡檔案流程，提高檔案質量

系統有了，方法有了，措施有了，內部因素也有了，決定作用是做到調試好、服務好、歸檔好，主要在以下幾個方面：

一是社保檔案管理是管理的基礎，而資料收集是社保檔案的基礎，只有完整的檔案資料，要體現檔案的價值，能體現管理的作用，才能更好地為參保人服務。日常工作中要嚴格按照檔案管理制度，注意收集上級機關和業務部門的文件，收集本單位形成的文件，收集下級單位寄來的材料，有關機關就本單位簽發的證件；在采集過程中，重點應放在平時集中采集和數據采集的結合上，以及信息與跟蹤的結合上。根據檔案的分類、儲存時間表和數量進行歸檔。檔案工作人員應當及時進行檢查，確保檔案完整整潔，使檔案合理歸檔，使它們能夠按照一定的順序和編號進行排序，并打印頁碼，檔案名稱符合相關標準；檔案的整理方式應便于對檔案的掃描管理要求，每一項都必須以減少檔案損壞為基礎；應當及時歸檔保管。

二是按照檔案保護的九項要求，定期檢查檔案，遇有情況及時采取措施，完善人防、后勤保障、技術保障、保障體系，維護檔案的完整性和安全性。檔案記錄在檔案中，記錄準確、規范、及時的內容，檔案人員離職或者調職時，嚴格執行檔案移交制度，按照賬號對不同載體進行登記，統計報表、檢索目錄和轉讓程序。通過查證審查機制完善檔案，公開檔案材料，依法審查，準備完整的介紹、組織等史料，開發信息資源利用基地工作。

結束語

總的來說，現階段全國大部分地區的社保經辦機構在社會保險檔案管理方面取得了進展，但也有一些個別地區的管理檔案遇到了困難出現了問題，也有必要獲得有關當前社會保險服務工作的信息，了解現狀的原因，有針對性地提出問題并采取行動。社會保險經辦機構檔案管理是一項系統工程，需要我們建立完善的管理制度，各級社保經辦機構的負責人要有檔案管理理念，檔案工作人員要有檔案工作經驗，才能更好地保證社保檔案有效地服務社會，社會保險活動作為保障人民群眾切身利益的活動，充分發揮出維護社會穩定的作用。