淺析物聯網技術對檔案庫房智能管理的影響

摘? 要：新《檔案法》增設了檔案信息化專章，體現出檔案信息化建設在檔案智能化管理中的重要作用。物聯網技術的應用是檔案智能化庫房發展的必然趨勢，提高了檔案實體安全信息管理的準確性。為更好地保護和開發利用檔案資源，對物聯網技術應用的研究具有十分重要的意義。

關鍵詞：物聯網;檔案庫房;智能管理

一、檔案庫房智能管理的重要性

近年來，我國檔案事業取得了長足進展。檔案數量逐漸增多，檔案管理規模逐步擴大。但檔案種類的日趨多樣化，信息量的迅速膨脹，使傳統檔案管理技術與手段所導致的問題也日益凸顯。為深入貫徹習近平總書記在建黨百年之際對檔案工作作出的重要批示精神，切實履行李克強總理在政府報告中強調要繁榮檔案事業的要求，解決因技術應用為檔案庫房管理帶來的問題，檔案管理應運用物聯網、互聯網、庫聯網等技術手段，打造以“人防為主、物防為輔、技防支撐”的檔案庫房一體化智能管理系統，實現檔案的一體化安全管理。[1]檔案庫房一體化智能管理系統的研發，是服務推進國家治理體系和治理能力現代化戰略的一項重要工作。

二、傳統檔案庫房管理現狀及存在的問題

（一）傳統檔案庫房管理現狀

檔案庫房管理是檔案實體保管工作的主要體現形式，包括庫房中進行的“維護秩序”和“保護實體”在內的一切保管工作。檔案庫房中收藏著各類珍貴的歷史資料，作為儲藏和保管檔案的空間環境，不僅直接影響著檔案材料的質量及安全保管效果，更關系到檔案信息資源是否能被高效利用。傳統的庫房管理主要是根據檔案實體的八防工作要求，對檔案庫房進行定期巡查、溫濕度檢查、館藏檔案盤查等工作。[2]對檔案的上架、排架、修復、查閱、借還等工作采用手工方式，并對檔案進行日常的維護、利用、保管性管理工作。

（二）傳統檔案庫房管理存在的問題

1.管理情況可視化程度低。因檔案庫房由指定的管理人員專門負責，庫房館藏等情況全部由指定人員進行記錄和統計，導致庫房管理不直觀的問題。部門負責人或主管檔案工作的上級機構，無法從簡單的人工記錄或電子輔助記錄中，全面了解庫房的整體布局、館藏詳細情況、各類檔案具體存放位置、定期安全檢查等情況，無法對檔案實體進行有效監管。

2.管理人員工作效率低。檔案的館藏量逐年增多，整理、上架、出入庫等工作全部由管理人員完成，檔案存放的具體位置主要依靠庫房管理人員的記錄，而檔案管理隊伍整體存在文化程度較低、專業知識體系欠缺、科研和創新意識較薄弱等問題。如遇大量查借閱工作時，管理人員很難在短時間內精準判斷檔案存放位置。整理和查借閱工作的時間增長，導致檔案管理工作效率低，無法及時提供檔案利用服務。

3.缺乏對檔案實體的安全控制。部分單位缺乏足夠的整理室、查借閱室、庫房等空間，導致一些單位的庫房不僅專業管理人員可以進入，檔案利用者也可以同時進入。隨之帶來的檔案實體存放位置的無序改變，查借閱、復印檔案記錄不及時。以上問題均由于庫房安全監控措施不到位引起，給檔案實體的管理工作帶來諸多不便。

三、物聯網技術對檔案庫房智能管理的影響

1.保障檔案實體安全性，提升檔案實體管理效率。

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出，要全面推進檔案安全體系建設，強化檔案安全意識，嚴格落實檔案工作安全責任制。物聯網被視為建立在互聯網基礎上的業務與應用，在檔案庫房管理方面的使用，能夠對檔案實體進行智能化識別、追蹤、定位、監管，使檔案實體的安全性和可靠性得到了充分的保障。檔案管理人員能夠利用物聯網的跟蹤功能，對檔案資料進行科學、系統、全面的統計，及時發現管理工作中存在的漏洞并立行整改。實時監控的信息能夠第一時間傳遞給管理人員，促使管理人員有針對性的進行檔案出入庫檢查、溫濕度信息監測、庫房安全情況檢查，有效地保障了檔案實體的安全，提升了檔案實體管理效率。

2.推動檔案庫房管理技術升級，實現檔案的互聯共享。

信息技術在檔案領域的廣泛應用，促使檔案管理人員不斷地適應工作模式、改進工作方法、創新工作理念。物聯網技術在檔案庫房中的應用，得到了包括RFID傳感技術和Zigbee協議技術在內的支持。RFID傳感技術能夠實現數據交換和目標識別，達到了讓檔案利用者獲取所需信息更便捷的目的。Zigbee協議技術和RFID傳感技術聯合應用，不僅解決了RFID技術通信距離存在局限性的問題，而且有效的促進了RFID技術應用范圍的擴大，推動檔案庫房管理技術升級。[3]全國檔案局長館長會議報告中指出，要引導檔案平臺資源有序流通、共享共用，脫貧攻堅、疫情防控、民生檔案要實現區域共享。物聯網具有互通性，能夠實現在任意地點、時間、物體上的互通，不受時空與物體的限制。幫助檔案利用者從大量信息中準確搜索所需信息，實現檔案資源的互聯共享。

3.拓寬檔案庫房管理平臺廣度，實現檔案實體精細化管理。

檔案管理系統和RFID數據管理系統是檔案管理平臺構建的重要組成部分。檔案管理系統負責庫房的日常管理，主要包括庫房的溫濕度和消防監測、檔案資料的日常查借閱等工作。RFID數據管理系統主要負責為檔案管理系統提供數據支持，[4]實現了檔案實體與管理系統之間的關聯，拓寬了檔案庫房智能管理平臺的廣度。物聯網技術的可靠傳遞等特點，在實現檔案實體流轉全過程精細化管理發揮了重要作用。RFID的應用基本對檔案流轉全過程實現了智能監控，利于儲存檔案利用者查借閱權限設置信息，更便于精確儲存檔案信息，為檔案管理人員全面、系統、實時掌握檔案管理情況提供了極大的便捷，也有效保障了檔案實體的安全性。

參考文獻：

[1]劉開元.檔案庫房一體化智能管理系統建設探索[J].城建檔案，2016（9）：13—14.

[2]馬唯唯.檔案庫房智能化管理的思考與實踐[J].檔案學研究，2015（1）：105—108.

[3][4]謝璽.物聯網技術對檔案庫房管理的影響分析[J].中國管理信息化，2016（6）：191.

作者簡介：畢鵬瑤，女，33歲，館員，碩士研究生，牡丹江師范學院，現主要從事檔案管理、高校檔案文化研究。

注：*本文系《高校檔案館“一站式”云服務平臺構建研究》（項目編號：HGDK2020-3）階段性研究成果。