關于基層衛生部門檔案信息化建設的思考

褚昆鵬 山東省煙臺市蓬萊區衛生健康局

衛生檔案信息化建設是一項系統工程，在醫療服務中發揮著重要作用。基層衛生部門檔案信息化建設，既提高了檔案管理質量，又提高了工作效率，對基層衛生部門各個階段工作的有序開展有著不可忽視的作用。

一、衛生部門檔案信息化建設內涵

衛生檔案信息化建設過程中涵蓋大量的基礎資料，包括如何有序打理組織衛生檔案信息資源、建立穩定的數據庫、構建內部穩定網絡、培訓與管理專業人才隊伍等，還包括制定開展上述工作的相關標準和規定。在不同的發展階段過程中，會有不同的內涵，而且不同時期衛生檔案信息建設也是相互關聯的。最開始的階段是打造一個靠譜的地基，而后續的流程則是對地基的擴建。初期建設主要采用計算機輔助簡單的檔案管理，建立預防醫學、科研、教學、案例管理等類別的計算機電子目錄，利用計算機可以更加方便地進行檔案目錄整理與檢索功能。目前在衛生部門的建設主要是充分利用高速發展的信息化和網絡技術，進行處理、管理、開發、利用醫療衛生檔案信息資源，構建不同地區、不同醫療機構之間的互相關聯的衛生檔案。

二、基層衛生部門檔案信息化建設的重要意義

衛生部門檔案管理由于資料涵蓋范圍廣，導致流程十分的復雜煩瑣，必須結合現代先進的信息技術，對各個科室的檔案材料進行詳細的劃分、歸檔，衛生部門檔案信息化建設將會把信息化管理模式與傳統的檔案管理模式互相結合，使原來的檔案實體圖書的保存和利用的不便捷性，轉變為現代檔案信息的數字化和自動化來進行管理，可以有效促進衛生事業的健康發展。

（一）有助于通過科學管理的方法進行檔案資料的保存

在傳統的檔案管理方式中，傳統紙質文件對存儲環境的濕度和溫度的要求較高，如果檔案存儲環境相對潮濕，紙質文件就會出現受潮的情況。在這種情況下，紙質文件會受到毀滅性的破壞，很難長期儲存下去，如果干年后，會因沒有辦法使用而失去應用的價值。同時，對大量的紙質文件進行信息檢索十分煩瑣，所以加快檔案信息化和標準化建設，做好檔案備份保存到計算機磁盤之中十分重要。如果同時擁有紙質和電子檔案，不僅可以確保信息數據的安全性、完整性，同時還方便檢索，從而實現所需檔案的永久保留以及使用價值的最大化。

（二）有助于最大限度地提高歸檔材料的及時性

當今時代，關于紙質檔案的數據來源很多，導致占用空間巨大，文件管理十分耗費人力物力，管理程序也沒有統一的流程。在這種情況下，如果基層衛生單位使檔案管理向著信息化轉變，將傳統紙質檔案按照檔案管理相關法規，通過數字掃描等信息化技術檢索歸檔入云端數據庫，通過目錄索引功能、關鍵詞檢索，可以讓使用者更方便地找到要查找的文件信息，相比傳統檔案管理更加方便高效。在非必要的情況下，應該不要過多翻動原始紙質文件，也不要在查找紙質檔案中對別的文件產生損害。因此只要符合管理規則，這樣對原始的紙質檔案保護性更強，可以達到共贏的局面，還可以保證檔案的時效性。

（三）有助于檔案職能的改進

基層衛生部門將信息化技術融入進傳統的檔案管理后，可將傳統的文筆輸入轉變為新型的電子輸入，對檔案管理的內容和方式進行轉變。檔案管理的信息化可降低傳統檔案的占比，擁有精細化管理、妥善保管、提供信息化歸檔等特點，從而使基層衛生部門的檔案管理形成可持續發展的局面。

（四）有利于加強檔案信息的開發利用

如何將檔案信息的作用最大化，使各部門清楚地認識到這些資料的價值，與檔案管理信息化的建設發展密切相關。首先，檔案信息化的建設可以大大減少基層衛生部門檔案管理工作所需的時間和精力，使相關管理人員在檔案信息資源的開發和利用上投入更多更多精力和時間。其次，通過計算機軟件和網絡系統將檔案數據進行輸入和整理，隨時隨地可以進行系統檢索檔案，對比傳統檔案的訪問與使用便捷性不言而喻。最后，醫生和研究人員可以通過檔案信息化平臺更多地了解醫學和科學研究檔案，并獲得有用的醫療參考經驗。醫療衛生檔案信息化建設可以充分出發揮檔案的價值，對醫療衛生事業的建設和發展有著積極的促進作用。

三、基層衛生部門檔案信息化建設的突出問題

（一）衛生部門的檔案信息化工作未受到領導層的重視

現如今在基層衛生機構，醫院管理層開始意識到正確運用信息化技術的好處并試著引入醫院之中。但是，還有很多領導對健康檔案電子化并不重視，對健康檔案電子化的認知程度相對薄弱。由于對衛生檔案信息化的認識和重視不夠，導致健康檔案管理無法滿足單位日益增長的信息化需求，他們的態度更隨意、更自由，甚至不負責任，造成檔案管理過程效率低下。但是，一些基層醫療衛生單位在監督管理上沒有一套統一的標準與規范，容易造成檔案信息工作出現較為混亂的情況。

（二）檔案管理人員職業素質低下

因為檔案管理過程十分考驗管理人員的耐心，所以對管理人員各方面的綜合素質都得要求。目前，不符合實際工作要求的原因是主要領導和分管人員對檔案管理工作從思想上就不重視。對檔案管理工作專業人員來說，受過系統化的培訓教育人員較少，且現如今受任專業人員年齡偏大，檔案管理室被當作一個“養老”場所，主要用于“照顧”一些責任心不強的人；由于年齡老化嚴重，導致檔案管理人員經常來回變動，甚至有些部門一人身兼兼職，德不配位，自身對檔案管理工作的基礎知識都沒有專業了解過；部分檔案工作者綜合素質達不到要求，與快速發展的衛生檔案信息化所要求具備的人才還存在著較大差距。這些現象嚴重影響和制約了檔案信息化工作的質量，隨著信息技術的飛速發展以及醫療衛生業務的不斷改進和完善，檔案管理工作迫切需要利用信息技術來提高檔案從業人員的信息技術素養，針對這部分從業人員開展專業化的培訓，提高他們的覺悟性和積極性，正確地認識到這份工作的重要性，培養自己的責任感，這對檔案管理的發展有著重大的影響。

（三）檔案管理技術總體水平不高

檔案信息工作需要對管理技術和電子檔案管理都要有一定的了解，以確保快速有效地落實檔案管理。特別是這些年來，隨著我國信息技術的不斷進步，信息技術和先進設備在檔案管理中的應用日益增多，為檔案管理的發展、工作質量和效率的提高作出了重要貢獻。但是，由于一些基層衛生機構對檔案管理沒有重視，一些單位在實際操作管理過程中，雖然引進了信息化概念和設備，卻沒有有效地管理這些先進的設備和技術，依舊是采用陳舊思維與固化的檔案管理模式來進行管理。而花了大量資金配備的先進設備，由于沒有專業人員去定期進行使用和維護，導致嶄新的設備出現陳舊老化、軟硬件過時等嚴重浪費的情況，這也間接導致了檔案信息化工作的低效性。

（四）檔案信息化建設存在安全隱患

在衛生部門進行檔案信息推廣過程中，由于缺乏相關法律法規、管理員保密性不強、網絡環境缺乏安全性等問題，導致檔案的保密管理工作不到位，這些安全隱患嚴重制約著衛生檔案管理的信息化進程。在網絡信息化建設中，每個系統的兼容性是一個亟待解決的問題，醫療檔案管理系統存儲著復雜而煩瑣的信息量，如果沒有進行有效管理，那么網絡的兼容性也存在著各種隱患和不穩定性。此外，在信息接收、傳輸和存儲過程中，還存在許多安全問題，如病毒攻擊、黑客入侵、網絡傳輸易失敗等，給數據安全管理帶來了大量的不穩定因素。

四、基層衛生部門檔案信息化建設的措施對策

（一）提高檔案信息化管理意識

一是要讓醫院檔案人員充分認識到檔案信息化在衛生事業信息化建設中的重要性；二是要打破傳統檔案管理模式的硬化工作思路和管理模式，傳統的檔案管理模式在衛生部門管理中長期存在，衛生機構檔案管理形成了不利于現在發展的落后模式，所以為了實現衛生檔案信息健康發展，必須要轉變落后的歸檔管理觀念，把現代信息技術作為檔案管理模式中的基礎，從而促進檔案信息管理的發展。

（二）提高管理者的檔案專業知識

在基層衛生部門的檔案管理之中，檔案室、辦公設備、工具、設備是檔案管理所需要的“硬件”，而具備優秀知識儲備的管理人員就是重要的“軟件”。復合型的管理人才的專業素養十分重要，專業素養的強弱會直接影響檔案管理工作的好壞。檔案管理工作最基本的要求是，管理者必須用心、認真對待，且具備專業的檔案管理知識和信息技術。因此，有必要加強檔案管理人員的綜合教育。一是要堅定黨中央各項會議精神，深入研究貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想，牢固好自身樹立使命感，增強責任感，認識到檔案管理工作重要性，必須提高自覺性，積極倡導求真務實、追求卓越的工作作風。二是大力開展業務和技能培訓。采取邀請、走出去等多種方式，利用多媒體技術組織開展檔案管理相關知識培訓會等。三是要加強檔案相關法律學習。要加強橫向聯動，借鑒先進單位和優秀個人的經驗做法。要在年度考核中，將業務能力好壞加入考核的獎懲標準，給予壓力和獎勵，不斷提升綜合能力和業務知識積累。在為群眾服務、為社會服務的實踐中，要積極發現問題、應對困難，心中有“大局觀”，進一步提高為群眾辦實事、辦好事、辦困難事的能力。

（三）加大檔案信息化轉變過程中的資金投入

為進一步提高檔案管理的技術水平和技術能力，就要針對自己單位的實際業務需求，引入適合的信息化設備，以實現科技方向的不斷變革。并且主動向有關部門報備，積極申請資金，加強溝通協調，確保引入的技術設備適合實際發展。同時，要根據工作實際設計開發檔案管理軟件系統的功能模塊，并根據實際情況及時增加資金投入。根據單位的實際檔案管理情況，將可操作的實際步驟與軟件功能相互結合，讓專業的檔案管理人員更快上手，加快傳統檔案管理轉變為信息化管理的進度，從而提升醫院的整體效益。

（四）改善檔案管理信息化中的不足

現如今，基層衛生部門如果繼續采用傳統的檔案管理對單位未來發展是十分不利的，信息化技術的不斷發展，檔案管理的趨勢就是變得更加科學化、信息化、法治化。以信息化管理理念為指導方針，不斷發掘與學習先進管理技術，提高基層單位實際管理水平，探索開發一套適合基層衛生單位檔案管理的新模式。通過調動員工的積極性和主動性，強化獎懲制度，改革績效考核制度，真正做到按勞分配、拒絕渾水摸魚。要進一步加大人力、物力、財力的投入，將檔案管理信息化變為重中之重，把檔案管理信息化作為醫療衛生服務信息化的重要組成部分。

（五）規范檔案信息化管理各項流程制度

各項業務的順利開展需要統一的法規和標準，但基層衛生部門比較缺乏統一的標準和規范，實際管理中出現的問題要參考《檔案法》和衛生行業去解決。制定和完善相關法律法規、基層醫療單位檔案管理和檔案使用規章制度，逐步建立健全檔案收集歸檔制度、檔案查閱利用制度、檔案人員工作職責、檔案統計系統、檔案保密管理系統等，使檔案的收集、管理、利用都有制度可以遵循。特別是針對和改進檔案管理人員的考核、獎懲和晉升機制細節，真正將檔案管理人員的主動性與積極性調動起來。

基層衛生部門的檔案管理工作越來越來凸顯其重要性，也要求相關工作人員具備更高的管理水平和能力，強調各項措施的有效落實。需要在資金投入、改善和提升軟硬件條件、教育培訓人力資源等方面強調和加強檔案科學管理。規范檔案規劃設計的管理體系，注重檔案管理人員的知識水平和綜合素養，加大檔案管理資金投入，引進和吸收最新的管理方法，以提升信息化和檔案管理水平，促進基層醫療服務走上一個新臺階。

（六）加強檔案信息化安全工作

在落實檔案信息化過程時，要加強相關監督，維護好網絡系統安全，確保信息在共享資源時不被有不純動機的人竊取。此外，軟件功能的安全性不容忽視，在實際操作過程中，要及時更新軟件并安裝防病毒軟件以防止黑客攻擊。在建設衛生檔案信息系統的過程中，需要設置好專人使用權限，相關人員必須持有特定的訪問權限、管理信息發布的權限，要有防范安全隱患的意識。通過將需要保密的文件存儲在專門的文件夾中，可以提高文件的安全級別并最大限度地保障好檔案信息的安全性。

五、結語

衛生部門檔案信息化轉變是時代發展的趨勢，但也是一個長期的過程。因此，基層醫療衛生系統要及時創新檔案管理理念，汲取同行業的先進經驗，把先進的計算機設備和技術引入到檔案管理過程，建立好檔案信息管理系統，同時要加強檔案專業人員的綜合素養與計算機技能培訓，落實各項制度和措施，促進衛生產業信息化建設的健康發展。