實踐視域下建筑企業(yè)境外項目檔案管理研究

戴晨 中鐵國際集團有限公司

近幾年，隨著我國經濟的不斷發(fā)展以及一系列重大戰(zhàn)略的實施（“一帶一路”倡議等），我國國內的企業(yè)紛紛走出國門開始向海外發(fā)展。2020 年在新冠肺炎疫情的影響下全球經濟發(fā)展萎縮3.3%，自2009 年以來首次出現負增長，但就是在這樣的大環(huán)境下，在有關部門貫徹落實黨中央、國務院決策部署，統(tǒng)籌推進境外企業(yè)項目人員疫情防控和對外投資發(fā)展，2020年我國對外直接投資流量1537.1 億美元，同比增長了12.3%，位居全球第一。我國境內投資者在“一帶一路”沿線的63 個國家所成立的境外企業(yè)超過了1.1 萬家，當年實現直接投資225.4 億美元，占當年對外直接投資的14.7%。從行業(yè)結構上來看，超過一半的投資資金流向了制造業(yè)與建筑業(yè)。從上述數據上可以看出，我國對世界經濟發(fā)展的影響在不斷擴大，需要值得注意的是隨著競爭程度的不斷加大、貿易摩擦的不斷升級，在發(fā)展的同時如何保證我國境外項目建設合法合規(guī)、維護國家安全利益以及保障我國境外國有資產的保值與增值是我國境外企業(yè)必須面對的一個問題。而企業(yè)境外項目的檔案建設是解決我國海外企業(yè)法律糾紛以及維護合法權益的重要依據，是對整個項目管理與運行的重要信息資源，是為以后其他同類項目建設給予經驗的重要參考資源。為境外企業(yè)的管理更加規(guī)范化，項目檔案的管理工作必不可少。除此之外，我國的境外項目檔案管理工作由于受到諸多復雜因素的影響，例如政治動蕩、復雜的政策環(huán)境以及不同的文化環(huán)境等等，項目檔案管理必須遵從地方法規(guī)與國際慣例并按照有關規(guī)范來進行項目運作，這給國內企業(yè)在境外項目的檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。

一、境外檔案管理的特點

（一）檔案內容商業(yè)性較多

按照《企業(yè)檔案管理辦法》主要對境外企業(yè)的設計、境外企業(yè)的合并、境外企業(yè)的改制、境外企業(yè)的上市等這幾個過程所產生的具有保存價值的檔案資料進行管理，其次就是對境外企業(yè)董事會、境外企業(yè)監(jiān)事會以及境外企業(yè)的股東會這些組織機構有關方面的檔案資料進行管理，還有就是對境外企業(yè)資產轉讓、資產信息證明、租賃和變更等憑證性檔案資料進行管理，最后就是對境外企業(yè)生產儀器設備以及生產產品等具有重要價值性的檔案資料進行管理。上述所提到的檔案都是商業(yè)性的，涉及企業(yè)貿易往來、人事方面以及行政管理方面的檔案資料過于稀少。

（二）檔案來源較為單一

由于在境外所成立的企業(yè)，其相關企業(yè)檔案資料都是企業(yè)在境外設立時候所形成的，而在國內的企業(yè)文件一般情況下是不會發(fā)往到境外企業(yè)的，與國內企業(yè)所具有大量的工、團等組織類文件資料相比較，境外企業(yè)的檔案資料來源就顯得非常單一。

（三）檔案管理較為松散

對于境外企業(yè)來說，因其所在地的特殊性，當前所管理保存的檔案是否具有利用價值是考慮最多的，故境外企業(yè)在檔案管理方面有著非常明顯的利用功能。除此之外，與國內的檔案管理相比，境外企業(yè)的檔案管理較為分散，除了在股權與產權等方面是由母公司所保管，其他方面通常都是由經辦企業(yè)負責保管，導致無法做到統(tǒng)一管理，有時還會發(fā)生檔案丟失的情況。在這樣的松散的管理狀態(tài)下，無論是企業(yè)檔案管理質量還是管理效率都會大打折扣。如果檔案的保管較為隨意還沒有嚴格按照年度來進行分類，那么檔案保管的時限就會根據境外企業(yè)所使用的情況來定。

二、建筑企業(yè)境外項目檔案管理新形勢

以中鐵國際集團有限公司為例來說明當今時代下建筑企業(yè)在境外項目對于檔案的管理所面臨的新形勢。中鐵國際集團有限公司下屬的子公司大部分都位于境外，為了能夠做好有關檔案管理方面的工作，專門設立了檔案室并由專人負責。但是隨著我國“一帶一路”倡議的實施，中鐵國際集團有限公司在境外的業(yè)務也在不斷增加，業(yè)務量的增加導致檔案資料的數量也隨之增加，檔案管理工作中存在的問題和不足越來越突顯，境外項目檔案管理工作的“指導難、歸檔難、利用難”成為制約公司檔案管理水平提升的重要問題。隨著檔案數量的增多以及新老項目的交替，有關檔案管理方面的工作急需得到解決，為此在新形勢下中鐵國際集團對有關項目文件方面的歸檔工作提出了以下要求。

（一）完善檔案制度與規(guī)范

首先要以中鐵國際集團有限公司的各項檔案管理制度為依據并根據實際情況對中鐵國際集團有限公司境外的檔案進行查漏補缺，以此為基礎來建立出較為系統(tǒng)的檔案管理制度體系，有了完善的制度體系才能夠滿足不同種類、不同層級檔案管理的要求，尤其是要注意在檔案檢查與檔案信息化建設方面的制度補充。除此之外，還應要求各子公司結合自身實際情況制定符合本公司的檔案管理實施細則。

（二）加強檔案管理監(jiān)督的工作

母公司要加強對境外子公司檔案管理工作的檢查力度，爭取盡快做到全覆蓋。對檔案進行檢查時要根據境外檔案在管理方面的特點，對檢查流程清晰了解，對評價內容做到細化，根據最終檢查結果來形成具有參考意義的評價報告，隨后根據評價報告來跟蹤整改落實情況，以此形成對檔案檢查工作的長效機制。為了更進一步掌握境外項目的檔案管理水平，可將項目部的檔案管理工作納入檢查范圍，加強對境外項目檔案的業(yè)務指導，繼續(xù)開展對境外分公司電子檔案管理系統(tǒng)建設工作，從而確保全公司檔案工作的有序提升。

（三）做好重點項目的檔案歸檔工作

根據中鐵國際集團有限公司項目管理臺賬來落實項目檔案移交責任制，有關重點項目方面的資料收集、資料整理進度以及資料整理質量等工作要對其進行不定期地督導，尤其是要抓好以中鐵國際集團有限公司名義投資與代管的項目檔案（中老鐵路）移交歸檔工作，最大程度地保障境外重點項目檔案的準確性、完整性以及系統(tǒng)性。

（四）傳統(tǒng)載體檔案逐步數字化

如今是中鐵國際集團有限公司傳統(tǒng)載體檔案向數字化檔案管理轉變的重要過度時期，要努力做好對傳統(tǒng)載體檔案的收集、整理、鑒定以及保管等方面的基礎工作，同時還要有效推進公司內部歷史檔案與境外檔案向數字化檔案轉變的工作，力爭做到減少存量、消滅增量的工作要求。隨著計算機技術與大數據技術的不斷發(fā)展，檔案數字化存儲與管理是未來不可避免的發(fā)展趨勢，為了能夠盡快向這一方向轉變，要把數字化工作作為一種常態(tài)性的工作按照年度來做好，對于重要的檔案以及使用頻率較高的檔案優(yōu)先進行數字化處理，以來提高使用效率。

（五）提高檔案工作的服務能力

以中鐵國際集團有限公司檔案管理平臺為重點，著力提高決策會議、項目績效、機構設置等使用頻率較高的檔案數字化率，建立更加高效便捷的服務渠道，以用戶檔案服務為出發(fā)點，持續(xù)優(yōu)化創(chuàng)新，提升全球各地員工的使用體驗，推動中鐵國際集團有限公司檔案質量、效率和服務水平的同步提升。

三、建筑企業(yè)境外項目檔案管理問題及原因

中鐵國際集團有限公司以往的電子檔案系統(tǒng)軟件使用范圍僅限于公司本部，利用功能較為單一，在實際工作中已不能滿足檔案信息化建設的發(fā)展需要。境外各子分公司受駐在國別和地區(qū)法規(guī)政策、經濟發(fā)展等因素影響，項目檔案數字化進度十分緩慢，紙質項目檔案因所在國法律約束，無法帶出國境，加之檔案資料多、網絡不通暢等原因，導致境外子分公司的檔案逐漸發(fā)展成為一個個獨立個體，這給中鐵國際境外檔案信息資源的整合與管理帶來了很大的困難和壁壘，非常容易造成檔案信息的丟失，也無法有效利用。根據公司實際情況，在對項目檔案管理方面所遇到的相關問題與原因進行了以下總結。

（一）對檔案管理的主體呈現多元化

集團在境外的項目在立項和有關可行性研究階段時所形成的檔案文件大多數情況下都是由外方公司來負責管理的，但是因為不同國家對于檔案方面的管理制度與方法有所不同，造成上述檔案文件收集的完整程度的不可控制性較大。當項目敲定開始正式施工的時候，投資方會委托中方公司總承包管理，所產生的文件材料都會收集到境外項目的承包公司，而在項目建設施工過程中所產生的文件材料則會收集到總承包公司所委托的下屬施工單位中。所以在整個項目實施的過程中，不同主體所管理的檔案會有所不同，呈現出了多元化的態(tài)勢，使其無法集中管理從而造成項目檔案來源復雜，管理難度大。

（二）文件材料歸檔滯后

根據相關規(guī)定，我國境外項目工程在竣工并完成驗收之前所有的項目檔案必須驗收合格，所以這一規(guī)定對境外文件資料歸檔的時間有著非常嚴格的要求，只有境外文件資料被送入到公司檔案室中才能夠算得上是真正意義上的歸檔。但實際情況是，位于境外的工程項目應歸檔的文件材料大多數都是由公司境外辦事處所管理，大多數情況下的運輸都是靠著工作人員回國時候帶回并歸檔，而境外工作人員的回國次數有限并不能夠將文件資料及時歸檔，這就造成了文件材料歸檔滯后的情況出現。

（三）境外人員歸檔意識不強

境外工程項目在建設的過程中，無論是技術人員還是管理人員對工程的施工質量、工程的施工進度都是非常重視的，但是往往會忽視項目活動所產生的文件材料。其次就是一些技術人員檔案法制意識較為薄弱，只圖自己方便不顧別人的感受，長期私自占有與工程項目有關的文件材料，從而造成整個工程項目檔案的缺失。

（四）監(jiān)督指導工作不到位

相關法律規(guī)定，公司所設立的檔案部門要對公司工程項目的文件材料歸檔進行監(jiān)督與指導，處于國內的項目因其不受地域的限制，公司會定期到一線對相關工作進行指導并監(jiān)督，但位于國外的項目因地理位置的特殊性，指導監(jiān)督往往鞭長莫及，對工程項目的文件材料把控度不高，等發(fā)現問題的時候已為時已晚，給工程項目檔案的質量造成一定的影響。

四、建筑企業(yè)境外項目檔案管理的措施

為保證檔案信息的有效存儲與利用并使其境外檔案資料能夠及時歸檔，中鐵國際集團有限公司根據統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一領導、分級管理、資源共享的建設原則搭建了覆蓋公司本部、所屬境外子分公司互聯(lián)互通、能滿足檔案現代化管理、開放的、易于擴展的云檔案管理平臺，并明確了全集團各單位部門的建設職責，先從具有條件的下屬公司先行建設試點，完善優(yōu)化方案以后開始在全公司進行推廣。

（一）建立境外檔案工作標準規(guī)范體系

組織梳理、設計和編制檔案管理規(guī)范、制度、流程，主要包括：收、發(fā)文和檔案管理流程；項目和工程設計、施工、調試、監(jiān)理檔案工作流程；產品、設備、科研檔案工作管理流程；檔案、文件、資料的收集手段；檔案信息的查詢方式；利用手段和目的；統(tǒng)一的編碼和分類方式；數據的存儲要求等業(yè)務體系，實現了公司通用檔案門類和專業(yè)檔案門類的規(guī)范化管理，為檔案的科學管理提供了基本方向和具操作性的指導和規(guī)范。

（二）完善基礎設施

以當前中鐵國際集團有限公司的信息化設施為基礎，分別從網絡基礎建設、硬件設備、系統(tǒng)軟件、安全保護系統(tǒng)、終端以及輔助設備進行升級完善，為實現數字化檔案資源管理、檔案安全管理以及檔案存儲管理打下基礎，以此提升檔案信息化和數據資源的整合與利用。

（三）統(tǒng)一部署云檔案管理平臺

在公司本部搭建集中統(tǒng)一的電子檔案多全宗管理平臺，隨后在其相關下屬單位設立分級授權的電子檔案管理單全宗，其他單位結合中鐵國際境外信息化建設整體規(guī)劃和各自檔案基礎管理工作實際，分布推進檔案管理信息化建設。中鐵國際集團有限公司將云檔案管理平臺搭建的重點放在管理文件、項目檔案的信息資源共享方面，堅持以境內外系統(tǒng)用戶為導向，完成傳統(tǒng)載體項目檔案數字化工作，完成項目檔案業(yè)績資料庫初步搭建，實現境外項目檔案數字化、網絡化查詢利用。同時，借助股份公司信息貫通工程建設和“一體化”工作平臺搭建，中鐵國際將云檔案管理平臺接入中國中鐵“一體化”工作平臺，極大地方便了境外公司的使用，并大幅提升檔案歸檔的效率。

（四）開展檔案管理專項培訓

加強對檔案工作人員的能力培訓，使其清楚項目檔案管理機制、方法、操作流程及整理標準等。讓工作人員明白項目檔案是什么，哪些文件要歸、如何來歸，從而將學到的方法應用到實際的工作中，在學習和實踐中出成果，培養(yǎng)一批熟練掌握項目檔案管理流程、熟練操作電子檔案系統(tǒng)的“境外檔案專業(yè)人才”。

五、結語

綜上所述，境外項目檔案的管理工作對于維護國家利益、解決糾紛起著非常重要的作用，各單位部門不能只重視建設而輕視甚至忽視檔案管理。無論是結合現代科技還是提出新的管理制度，其都是為了更好地對檔案實施管理，這對公司未來的發(fā)展有著非常重要的實際意義。