優化檔案管理模式提高檔案管理效益

摘 要：事業單位在新時代背景下逐漸開展了檔案管理信息化建設工作，在新技術與新理念驅動下，事業單位檔案管理模式實現了創新優化，繼而促進了檔案管理效益的提升。基于此，本文闡述了檔案管理效益的內涵特點，指明了事業單位檔案管理模式新舉措，進一步提出創新檔案管理模式提升管理效益的有效措施，旨在優化事業單位檔案管理方法，規范管理行為，激發檔案管理工作活力。

關鍵詞：檔案管理模式;事業單位;創新優化

面臨新時代，事業單位迎合時代發展趨勢而開啟了創新轉型之路，強調工作實效，增強綜合效益。在此形勢下，傳統檔案管理模式已無法滿足事業單位發展需求，應結合事業單位實際情況優化檔案管理模式，確保檔案資料成為事業單位發展建設的依據，以檔案管理為切入點，促進事業單位的可持續發展。

一、檔案管理效益的內涵特點

檔案管理對于事業單位的規范化建設具有顯著的推動作用，以檔案為依據提升管理決策針對性與有效性，繼而更好地應對各類風險問題，借助檔案管理模式優勢提升管理效益。在新時代背景下，事業單位檔案管理模式所帶來的經濟效益具有以下特征：（1）廣泛性。檔案是事業單位在長期發展中所積累的信息數據，能夠為事業單位所有業務創新決策提供依據，節省事業單位業務創新所需的時間和精力，繼而推動整個事業單位創新發展。檔案內容并非僅針對某一業務工作，其具有顯著的廣泛性特征，即事業單位發展期間的所有業務歷史數據均可被記錄，形成真實案例資料檔案，為后續業務建設提供保障。（2）多重性。多重性特征主要指檔案資料是可重復性利用的，并非一次性資源，能夠在特定范圍內實現檔案信息共享。承載著重要信息的檔案能夠在不同階段內為不同業務事件提供依據，在多次查閱、調閱中實現高價值利用。（3）潛在性。事業單位檔案并非自建立初期就能夠被良好利用，其價值具有潛在性特征，可能在特定階段或事件中發揮出不可替代的價值。在新時代背景下，事業單位歷經改革變遷，檔案管理見證歷史，尊重歷史，顯得尤為突出和重要，在推動事業單位改革過程中，必須認識到檔案管理的不可替代性。

二、事業單位檔案管理模式新舉措

在迎合多媒體互聯網時代潮流，保障檔案管理工作質量，檔案管理模式趨向信息化、精細化發展。

1.信息化

各行各業在當前形勢下紛紛開展信息化改革工作，事業單位檔案管理工作也不例外，尤其在新《檔案法》中肯定了電子檔案法律地位后，檔案管理信息化建設成為事業單位重點工作之一。

事業單位檔案管理信息化建設要點如下：（1）轉變以往管理思想，將傳統紙質化資源掃描轉變為電子檔案數據，使檔案管理工作實現線上與線下的統一，跳出空間桎梏，降低檔案管理工作對檔案室空間的依賴。在傳統檔案管理模式下，歸檔、調閱等工作受到時間與空間的桎梏而出現工作延誤的情況，可借助信息化建設契機，搭建信息化檔案管理模式，依托于互聯網消除空間與時間的限制，使檔案管理工作更為便捷高效。當事業單位人員產生檔案調閱需求后，可直接在線提交調閱檔案的申請，經相關領導審批同意后，可基于檔案信息化管理系統，將相應的電子檔案資料傳輸至相關人員，使檔案管理調閱工作更為流暢，確保檔案資源能夠被有效利用。

（2）在以往發展中，部分事業單位存在重業務、輕檔案的情況，導致檔案在單位建設發展期間并未充分發揮其作用，且檔案采集、整理、歸檔、調閱、監督檢查等工作較為煩瑣，當事業單位業務科室產生檔案應用需求時，存在調閱審批慢、檔案交接慢的現象，檔案利用率持續下降。而在檔案管理信息化建設后，能夠基于檔案信息化管理系統，將無調閱限制的基本檔案進行共享，緊密連接檔案管理部門與業務科室，在特定范圍內實現檔案共享，解決了傳統檔案利用延遲滯后的弊端，使事業單位檔案在內部實現流通應用。檔案管理模式信息化建設在一定程度上消除了檔案管理部門與業務科室之間的壁壘，信息化建設工作為檔案流通提供了新的在線傳輸渠道，進一步促進檔案資源的利用。

（3）事業單位檔案管理模式信息化建設并不意味著摒棄原始紙質資源，在檔案管理建設中，部分原始紙質檔案具有較大保留價值，不可將其取代摒棄，但可將其檔案內容轉變為電子信息，避免紙質檔案資源在調閱期間被損壞，尤其是對于承載著事業單位發展重要節點的老照片、老資料，需將其良好保存。信息化檔案的建立可保護原始資料，避免磨損、丟失等不良問題的出現，因此檔案管理信息化建設必然是主流模式之一。

2.精細化

除信息化建設外，事業單位檔案管理模式還具有精細化發展的趨勢，通過細化分解檔案管理工作，運用精細化管理思想開展各環節檔案工作，以此更便于各檔案管理環節的規范化發展，提升檔案管理業務水平。對于事業單位檔案管理模式而言，精細化管理能夠突出檔案屬性，確保檔案能夠客觀直接地記錄業務信息，同時檔案管理工作涉及內容多，并需長期持續推進，是事業單位發展的重要記錄，因此為保障檔案效益，其管理工作必須精益求精，杜絕以往粗獷式管理模式，力圖真實、完整且規范地完成信息資料采集歸檔與整理。檔案管理工作匯集了事業單位所有業務科室信息數據，為確保檔案信息數據能夠為事業單位業務發展提供一定支撐，必須將精細化思想融入檔案管理工作，立足于細微之處，穩扎穩打，去粗取精，搭建高效檔案管理模式，提升檔案管理效益。

三、創新檔案管理模式提升管理效益的有效措施

事業單位檔案管理模式必然趨向信息化、精細化發展，為創新優化檔案管理模式，要從多角度入手，切實提升檔案管理效益，充分發揮出檔案資源在事業單位建設中的積極性作用。

1.健全管理制度

檔案管理模式的創新優化少不了強有力的制度支持，這就要求事業單位結合自身實際情況，健全檔案管理制度，以此更好地應對由事業單位轉型領導交替帶來的檔案管理不規范問題。第一，制訂規范化制度框架，明確制度制訂的方向，確保制度框架實效。第二，對制度框架進行細化，依據檔案管理工作內容及各崗位職責標準，給出標準行為規范，對檔案管理人員產生一定指導與約束。此外，以檔案管理部門為主導細化制度，結合工作細節進行完善，突顯檔案價值，完成初步檔案制度制訂后，邀請業務科室結合自身檔案應用調閱情況提出建議，對檔案制度進行補充，以此提升檔案管理制度實際效果，使后續檔案管理工作能夠在規范化制度指導下有序推進。第三，檔案管理制度應具有一定約束力，約束檔案管理人員的工作行為，并對其他業務科室人員的檔案調閱行為產生限制，提升檔案管理全過程對檔案資源的保護，降低檔案篡改、丟失、竊取隱患。第四，在規范性、約束性制度條例外，輔以績效制度、激勵獎懲制度等，賞罰分明，對于優異員工進行獎勵，形成一定激勵，對于管理失誤犯錯的員工，則需進行懲罰，借助績效獎懲增強檔案管理工作活力，調動檔案管理人員工作熱情，以此更好地促進高效檔案管理模式的形成。

2.銜接管理模式

事業單位開展檔案管理信息化、精細化工作，將形成更為高效的檔案管理模式，為切實激發出新管理模式的優勢，應做好新舊檔案管理模式的銜接過渡。首先，在檔案信息采集、歸納、篩選環節中，需保留傳統檔案管理模式對于基礎業務工作的嚴謹態度，認真對待，但在此期間，可引入信息化管理手段，借助大數據技術提升檔案信息采集效率，降低人工誤差，堅守傳統嚴謹態度，引進先進管理手段，取長補短，以此搭建更具實效的檔案管理模式。其次，搭建一體化管理模式，明確傳統檔案管理模式與信息化檔案管理模式的利弊，相互補充，以此形成更符合事業單位實際情況的檔案管理模式。（1）傳統檔案管理模式對于檔案室等固定空間的依賴性較大，但隨著事業單位的發展，其產生的信息數據不斷增加，面臨龐大檔案信息，傳統檔案管理模式將產生極大壓力。而信息化檔案管理模式可依托于互聯網，將紙質檔案轉變為電子數據，降低空間存儲壓力，同時可按照檔案重要程度或保存年限，對部分價值較低的紙質檔案進行銷毀，僅保留電子檔案。（2）在安全保護方面，傳統檔案管理模式已形成了規范化體系，但在信息化檔案管理模式下，電子檔案面臨網絡安全威脅，此時應相互補充，進行異地存儲，防止出現電子檔案丟失現象。（3）在信息更新方面，傳統檔案管理模式較為煩瑣，需消耗大量時間精力，此時可在信息化的管理手段下，基于檔案信息化管理系統進行刪除、添加、保存等工作，提升檔案實效，確保事業單位內部員工所調閱檔案均為正確真實信息，完成電子檔案更改后，陸續調整紙質檔案內容，以此提升檔案管理模式效率。在新舊檔案管理模式的優勢互補與相互作用下，將極大提升事業單位檔案管理質量，提升管理效益。最后，在新舊檔案管理模式銜接過程中，要加強對檔案管理實效的關注，對檔案采集、補充、整理、鑒別、移交、借閱等主要工作內容進行詳細記錄與跟蹤監督，結合管理模式實際應用情況進行調整，逐步優化，以此提升新檔案管理模式的綜合效益。

3.優化管理流程

事業單位在精細化檔案管理期間，要對各個環節進行細節完善，優化管理流程，總結現有不足，進一步提升檔案管理效益。首先，針對事業單位檔案管理需求評估的流程有效性，對管理工作步驟進行調整，使檔案采集、補充、鑒別、移交、借閱等關鍵環節更為精細化，借助精細化管理流程規范工作行為，降低領導交替對檔案管理工作的不利影響。例如，對現有標準操作規范進行細化，在檔案采集工作中，明確規定采集方法及資料形式;對檔案進行補充時，要求做好補充記錄，確保檔案補充行為有據可查;明確不同類型檔案的收納標準，確保所歸檔資料均具有一定價值;移交與借閱均發生了檔案轉移，必須詳細記錄轉移時間及經手人，并要求雙方均熟悉移交、借閱要點。其次，根據事業單位檔案管理制度及崗位標準，結合上級部門對檔案管理工作的要求，進一步規范檔案各級目錄的管理，確保內部檔案管理目錄與上下級檔案目錄一致，以此便于事業單位業務工作的開展。例如，開展全面統查，核對上下級檔案目錄，確保目錄一致。此外，若因業務變動而出現檔案目錄變化時，要及時上下傳遞，以此保障目錄統一性。最后，在新時代背景下，事業單位逐步開展檔案掃描工作，將傳統紙質檔案轉化為電子檔案，為后續檔案利用提供便利，同時要注意保障檔案安全性，重點針對檔案移交、借閱工作進行精細化傳輸管理，通過多層加密確保檔案能夠安全完整傳輸，將精細化管理思想融入檔案管理工作的各個環節中。

4.完善設施建設

在事業單位轉型的過程中，檔案管理存在資金緊張問題，繼而出現了信息化設備短缺，面對該問題，要做好現有資源設施的利用，對于閑置或利用率低的設施設備進行調劑或出租，以此緩解因資金緊張引發的信息設備問題。對于現階段檔案管理而言，要以良好的硬件基礎為支撐，確保檔案管理工作能夠順利推進。第一，完善檔案室基礎設施，在室內設置無死角攝像監控，杜絕一切違規調閱行為，安裝溫濕度計量器，確保檔案內部環境適宜，使檔案在干燥環境下完整保存，避免潮濕與蟲蛀。第二，積極引進檔案信息化管理相關設備，如計算機、掃描輸入輸出設備、數據存儲設備等硬件設施，為數據轉化存儲奠定基礎。第三，引進先進檔案信息化管理系統，為全面搭建信息化檔案管理模式奠定基礎，在此基礎上引進檢索系統、文件管理系統、鑒定管理系統，同時結合事業單位實際情況逐漸優化，以此推進事業單位檔案管理模式的進步。

5.加強安全管控

事業單位部分檔案具有保密性、私密性，要在檔案管理期間加強安全保護，避免泄露，而在現代化檔案管理工作中，已逐步開始了信息化建設工作，檔案管理工作實現了線上、線下同步管理，在此形勢下，不僅需做好線下原始紙質檔案的安全管理工作，更需重視電子檔案的網絡安全，強化安全管控。首先，搭建健全高效的安全管理機制，制定檔案安全制度，健全責任制度，完善追責體系，以此引起檔案管理人員對檔案安全的重視。其次，引入并落實現階段行之有效的安全防范措施，改良優化傳統防火墻，增加加密監控技術，消除病毒隱患，避免事業單位檔案被惡意竊取或篡改。最后，形成規范化安全防控體系，定期組織安全檢查工作，檢查檔案信息化系統運行環境及線路設備，判斷其是否存在潛在隱患，在此基礎上進行維護更新。此外，將病毒、木馬的查殺工作視為日常工作項目，將安全防護措施落實到位，全方位提升事業單位檔案管理安全性。

6.打造專業團隊

人員團隊在檔案管理工作中起到關鍵性作用，其行為思想能夠決定檔案管理模式的優化情況，為切實提升檔案管理效益，管理人員要具備過硬的專業技能及創新思維，主動應對新時代變革，引進先進管理思想與技術。事業單位在搭建高效檔案管理模式時，要打造一支專業團隊，做好檔案管理人才培養工作，采用人性化管理手段使其認可自身工作，以此更好地投入到檔案管理工作中。定期業務培訓能夠確保檔案管理人員時刻保持先進管理思想，促進終身學習觀念的形成，在不斷學習中提升檔案管理效益。首先，事業單位引進新管理方法或新技術前，要組織相應的培訓工作，確保檔案管理人員能夠準確應用新技術與新方法，以此打造一支集創新思維、計算機素養、檔案管理專業技能的高素質專業團隊。其次，定期組織檔案管理人員技術交流活動，還可帶領檔案管理團隊到兄弟單位或上級單位學習管理方法，積累經驗，通過走訪調研開闊視野，為優化檔案管理模式奠定基礎。最后，定期組織檔案管理人員考核，考核內容包括檔案管理技能、信息化系統操作、職業理念與態度等，并以考核結果為依據予以獎懲，對其產生督促效果，以此不斷提升事業單位檔案管理人員素質，促進檔案管理效益的增長。

四、結語

綜上所述，事業單位在長期發展中逐漸加強了對檔案管理工作的重視，現已認識到檔案管理模式信息化、精細化發展趨勢。在實際管理工作中，要立足于實際，健全管理制度，注意新舊檔案管理模式之間的銜接，優化管理流程，完善設施建設，為規范化檔案管理工作奠定基礎。此外，應加強安全管控，打造專業化人才團隊，全方位提升檔案管理模式效益。

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（作者單位：遼寧省鞍山市鐵東區千山中路一號玉佛山管委會）

作者簡介：王茹（1971—），女，漢族，遼寧鞍山人，本科，檔案館員（八級），研究方向：檔案管理。