PDCA理論在醫院基建檔案管理中的實踐研究

摘 要：醫院是醫療服務體系當中的重要組成部分，在社會醫療實踐方面發揮著重要作用，對醫院的具體工作進行分析與討論有突出的現實價值。就目前的實踐分析來看，醫院管理工作正在穩步推進改革，在管理改革實施的過程中，基建檔案管理工作受到了越來越多的重視。收集醫院基建檔案并采用合適的方法對其進行保存，能夠為日后的醫院建設等提供科學的參考資料。PDCA理論是一種高質量管理理論，其對管理工作的質量優化有積極的作用，因此在醫院基建檔案的管理實踐中引入該理論可以實現管理的優化。文章對PDCA理論在醫院基建檔案管理中的應用進行分析，旨在指導實踐工作。

關鍵詞：PDCA理論;醫院;基建檔案管理

目前，基建檔案管理是醫院眾多管理內容當中的主要內容之一，通過管理工作可以獲取醫院基建的具體資料，并能夠基于醫院的資料對其工作開展、服務組織等進行指導，從而使醫院的服務工作獲得顯著進步。在醫院管理工作開展的過程中，管理質量是需要重點關注的內容，PDCA理論為高質量管理理論，其在醫院基建檔案管理實踐中的引入能夠為檔案管理提供思路，使管理工作質量獲得顯著提升，因此強調PDCA理論在醫院基建檔案管理當中的應用有突出價值。

一、PDCA理論內容分析

在目前的醫院管理工作實踐中，要準確應用PDCA理論提升醫院基建檔案管理工作的質量，需要對PDCA理論有全面的理解，即對PDCA理論的具體內容進行掌握。

對PDCA理論的具體內容進行分析可知其對應的主要是4個環節，且每一個字母所對應的是一個環節，其中的P表示的是計劃，D表示的是實施，C表示的是檢查，A表示的是行動，這四個環節統稱為質量環。首次提出PDCA理論的是美國質量管理專家戴明，其對質量管理提出了硬性的要求，即要求管理工作從計劃、實施、監督等環節入手對管理的質量進行提升。總結現階段PDCA理論的具體利用可知其具有3個非常顯著的特點，分別是整體性、階梯式上升和重視總結。在PDCA理論的運用實踐中，各個環節的聯系性非常強，而且具體的管理工作會基于環境實現整體推進。在管理實施的過程中，小環節的相互聯系會形成一個大環。從本質上來講，PDCA理論所強調的管理是一個整體。以醫院的基建檔案工作為例進行分析，如果將其看作是一個整體，那么醫院的基建部門、檔案管理部門以及其他的工作人員則是這項整體工作當中的一個小環。在醫院的基建檔案管理工作開展中，隨著不同環節的問題解決，整體工作會呈現逐步上升的態勢。

總的來講，PDCA理論的內容是豐富的，所以在實踐中要真正的應用PDCA理論實現醫院基建檔案管理工作質量的顯著提升，必須要對PDCA理論的具體內容進行明確，理論的現實應用效果會更加突出，其實際作用發揮也會更加顯著。

二、醫院基建檔案管理的概況分析

對醫院的各種建設活動進行總結可知基建檔案是第一手形成的資料。從一般角度進行分析，基建檔案全面涉及醫院的建設項目，包括了整個建設過程中所產生的聲像、圖表以及文字文件，同時還包括了投入使用之后的施工過程記錄以及結果記錄。通過資料可以總結醫院領導人員的具體決策成果，也能夠反饋檔案管理人員的工作效果，對于醫院來講是一筆非常重要的精神財富，在醫院的改建擴建、工程維護、施工管理以及工程建設等方面發揮著重要的作用。

現階段，隨著醫療改革的不斷實施，醫院的具體情況在顯著變化，管理改革也在穩步推進。結合目前的管理改革進行分析，醫院基建檔案管理受到了越來越多的重視，在實踐中積極分析醫院基建檔案管理工作的具體內容，加強對醫院基建檔案管理工作的質量提升策略與方法有重要的意義。

三、PDCA理論在醫院基建檔案管理中的作用

綜合上述觀點的分析能夠發現，PDCA理論主要包括了4個層面，能夠借此實現醫院基建檔案全面、系統且科學的管理目標，對助推醫院發展有著積極的作用。即在P階段能夠借助計劃對基建檔案中的數據、文字、圖像、音像等數據進行處理優化，并且借助分類集中歸納，實現高效的利用目標，對基建相關工作的開展能夠給予科學、系統的數據信息支持，管理效用顯著。D階段為執行階段，通過實際的工作實現工作計劃，在基建檔案的管理中需要工作人員明確工作目標、制度以及具體環節，并且在執行管理過程中應將基建檔案進行加強，避免出現分類不明確以及模糊標記等現象，在此過程中需要對檔案管理人員的工作意識以及管理技能進行強化，使其能夠正確認識基建檔案管理的重要性和規范性。C階段為檢查階段，也是針對執行結果的一種督促，為確保基建檔案管理的重要性，必須要進行監督檢查工作，對管理中的不足進行分析明確，及時發現并改正，并且還能夠提升管理人員的工作責任心和積極性，確保管理責任到人和基建信息的準確性。A階段是指處理階段，也是整個管理過程中的關鍵環節，在其中需要相關的人員對檢查的結果和調查反饋結果進行系統的總結和討論，并將一部分具體的整改計劃方案和下一次計劃的建議上報給領導者，便于領導及時依據醫院實際制定下一階段的管理標準，不但能夠發揮基建檔案的管理價值，而且相關管理水平也會隨之提升。由此可見，PDCA管理理論在醫院基建檔案管理中的效用顯著。

四、PDCA理論在醫院基建檔案管理中的運用

作為高質量管理理論，PDCA理論在管理實踐中的具體應用發揮著重要的價值，因此在實踐中需要對PDCA理論的應用進行分析。結合現階段我國醫院基建檔案管理實踐中的PDCA理論應用，分析PDCA理論應用的具體路徑以及實踐策略，對于指導PDCA理論的實際應用，提升PDCA理論的應用效果有非常顯著的價值。

1.質量環理論運用路徑

對醫院基建檔案管理工作進行分析，要在管理進步的過程中科學引入PDCA理論，必須要明確對PDCA理論的應用途徑進行明確，這樣PDCA理論的應用科學性、專業性和有效性才會顯著提升。結合目前的實踐，要運用PDCA理論，主要的途徑如下。

第一，需要加深PDCA理論的分析，明確PDCA理論的具體內容以及應用范圍和適用對象。在實踐中，要充分應用某種理論，并有效發揮理論的優勢和價值，必須要對理論有充分的理解。就PDCA理論的應用而言，需要對理論的具體內容進行明確，同時還需要對理論內容的適用對象以及適用范圍進行界定，這樣，理論的具體應用才會有更加顯著的針對性，才能夠對實踐工作產生理論支持。簡言之，在實踐中要充分應用PDCA理論，必須要有基本的理論做支撐，所以需要加強理論研究與聯系。

第二，需要對PDCA理論的具體解決問題和醫院基建檔案管理實踐進行綜合性分析。醫院基建檔案管理工作一方面是收集資料和保存資料，另一方面是更好地利用資料。從根本目的來看，管理工作旨在發揮資料的價值。利用PDCA理論需要明確理論的優勢，更要了解理論可以解決的具體問題。結合實踐進行分析，在醫院基建檔案管理工作的具體實施中，具體涉及內容比較多，這種情況容易出現管理中的紕漏，所以管理質量不理想。PDCA理論是高質量管理理論之一，其目的是對現有的管理進行改善和優化，從而使管理具備高質量體征。對PDCA理論的具體解決問題進行分析，同時對醫院基建檔案管理的實際問題進行闡述，從而找到二者的契合點，這樣引入PDCA理論便成了順理成章的事情。簡言之，討論PDCA理論的具體解決問題并對醫院基建檔案管理進行分析，對于消除PDCA理論引入阻力而言有顯著價值。

第三，需要對PDCA理論的應用方法進行分析。PDCA理論在醫院基建檔案管理實踐中的應用需要有科學的方法，這樣理論的應用有效性才會更加突出。結合目前的分析進行思考，PDCA理論的具體應用采用環節組織與優化方法，即利用PDCA理論的具體內容對目前的醫院基建檔案管理內容進行環節的劃分與組織，并從四個方面對具體環節進行整合與優化，這樣PDCA理論才能夠更好融入相應的工作中，其作用發揮也會更加顯著。總之，采用環節組織和優化方法實現PDCA理論的應用有突出現實意義。

2.質量環理論的具體實踐

基于我國的基建檔案管理驗收方法和具體的規定，醫院的基建檔案管理包括了比較多的內容，具體有研究項目、審批規劃、設計勘察、建立施工、設備安裝、竣工驗收以及預算決算等。就這些工作的具體實施來看，如果要按照PDCA（質量環）理論對具體的工作進行處理，那么就需要將上述內容劃分為四個階段。

一是基建檔案管理的設計階段。在基建檔案管理實踐中，設計階段的具體工作對最終的管理實踐是有顯著影響的，所以強調設計工作有顯著的價值。結合PDCA理論進行分析，計劃階段是該理論當中的P階段。在這個階段的工作實踐中，醫院需要打造一支基建檔案領導團隊，同時要指派專業的人員進行醫院基建檔案的收集與整理，要按照醫院的具體發展需要以及后期的應用需要對基建檔案管理的具體方案進行設計。在方案設計的基礎上將方案信息發送到負責基建檔案管理的各個工作部門，并讓各個工作部門的人員對檔案進行了解和學習，使檔案管理人員可以對檔案的建檔方式、涉及范圍以及具體的要求有所掌握。簡單來講，在醫院基建檔案管理實踐中，設計階段是后續工作開展的基礎，因為設計工作所提供的方案是后續檔案工作開展的重要依據。因此，對設計階段的工作開展影響因素進行分析并做積極處理有突出的現實意義。

二是基建檔案管理的實施階段。基建檔案管理實施階段在PDCA理論當中屬D階段。在這一階段，主要的工作是將計劃階段的具體內容付諸實踐，從而使基建檔案管理落到實處。醫院基建檔案管理工作的具體實施由醫院檔案室、基建辦以及其他的相關部門來落實，其中醫院檔案室以及基建辦需要對檔案管理的具體規定進行明確，使具體工作的開展具有統一性和專業性。結合目前的實踐進行分析，要有效實施基建檔案的管理工作，需要強調如下的工作內容：（1）需要加強基建檔案管理工作人員對具體工作的重視程度。在檔案管理工作的具體實施中，如果工作人員對檔案管理不夠重視，那么其工作態度和責任落實都會受到影響，導致管理紕漏的發生，因此需要加強人員責任感培訓，使其有端正的態度。（2）需要構建一支具有專業性的高素質管理團隊。在管理工作的實施中，要定期進行管理人員的選拔，如將經驗豐富、理論基礎扎實的工作人員調入檔案管理隊伍，使其負責相應的工作，確保檔案管理工作的專業性全面提升。（3）需要逐漸擴大基建檔案收集的實際范圍，同時健全基建檔案的管理方式等，保證基建檔案管理工作實施的全面性。例如，某醫院的基建檔案由之前的綜合基本建設類擴大到了工程項目單項基建類，在具體工作實施的過程中不僅強調了醫院內部的整體基建計劃和隱蔽工程位置圖、水電氣管線等內容，還添加了工程監理、竣工備案文件等材料，實現了基建檔案管理內容的全面與豐富性建設，保證醫院后續管理資料的需要。

三是基建檔案管理的檢查階段。就這個階段的具體工作分析來看，其對應的是PDCA理論當中的C階段。該階段的具體工作需要按照計劃對基建檔案管理建設具體的目標，并在實施階段對各項工作內容實施的情況進行全面檢查，從而發現檢查過程中所存在的具體問題。如果計劃階段的目標已經完成，那么就需要對基建檔案管理工作進行匯總，同時要對工作實踐中的經驗進行總結，因為經驗可以為后續的工作開展提供借鑒，從而使后續工作的開展更加便捷與有效。如果發現目標并沒有完成，那么需要對未完成的具體原因進行分析，然后在原因基礎上尋找解決問題的方法，從而保證在下一個階段完成具體的目標。

總的來講，檢查階段的具體工作對實踐的影響是比較大的，因此在實踐中需要關注檢查階段工作的專業性、有效性。

四是基建檔案管理的行動階段。這是PDCA理論當中的A階段。該階段的具體工作需要對成功的檢查經驗進行總結，然后對經驗進行不斷推廣和提煉，發現管理基建檔案過程中所遇到的具體問題。在問題發現的基礎上，通過制訂時間表確定具體解決問題的先后順序，這對于更好解決問題和提升工作實際效果有顯著的幫助。再者，在醫院的工作實踐中，通過檢驗的總結以及有效工作經驗的借鑒可以將目前的管理漏洞問題進行優化，這對于全面推進管理工作進步有顯著的現實價值。

五、結語

綜上所述，醫院管理工作對醫院的健康發展有重要的影響，所以在實踐中強調醫院的管理工作是非常必要的。醫院基建檔案管理是醫院眾多管理工作中的重要內容，其能夠為醫院的后續管理提供科學、有效、充實的醫院檔案資料，因此關注醫院基建檔案管理資料非常重要。

現階段，醫院改革工作穩步實施，在這樣的大環境下，醫院基建檔案的管理受到了越來越多的關注，針對管理實踐對管理策略、方法等進行分析，并就提升管理的實際理論與對策進行討論現實意義顯著。PDCA理論作為高質量管理理論之一，在管理質量促進方面有突出的價值，因此在醫院基建檔案管理的過程中引入PDCA理論，改善現有的管理結構與方法，對于全面提升醫院基建檔案管理的實際工作效果有突出的現實價值。

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（作者單位：青島市第五人民醫院）

作者簡介：張蕾（1985—），女，漢族，山東膠南人 ，本科，館員，研究方向：醫院檔案管理。