民營企業存貨管理存在的問題及改進

董 穎

（百世物流科技（中國）有限公司，浙江 杭州 310000）

一、引言

我國民營企業在前期發展過程中，為滿足市場競爭需要，企業管理者視角及內部各項要素資源配置通常聚焦在生產效率的提升及產品市場的拓展等方面，而對于存貨管理及供應鏈整合處于長期忽視狀態，存貨管理水平普遍較為薄弱，具體表現在重視程度不高、內控制度缺失、人員配置不足、成本核算不規范、信息化水平偏低等方面。如果不對存貨管理各環節中存在的內控缺陷問題及時干預改善，最終可能會導致訂單交付遲滯、呆滯物料大量積壓、賬面存貨與實物庫存嚴重脫節，實際盈利水平與報表反饋出現重大偏離等情況。

隨著企業規模的持續擴張及市場競爭程度的加劇，在合理控制存貨資金占用的同時保持高效的訂單交付能力越來越成為企業可持續發展的核心競爭力之一。訂單交付能力的提升需要適當的備貨規模，采購、生產、倉儲及發貨等內部各項資源的有機配合，控制存貨資金占用又需要在滿足訂單交期的前提下盡可能壓縮安全庫存水平，減少超儲積壓備貨。因此，對于發展到一定階段的民營企業來說，存貨管理水平的提升對市場競爭力保持及盈利能力提升具有重要意義。

二、民營企業存貨管理的現狀

1.物料收發及倉儲管理相關的內控制度系統性缺失或未有效執行

國內民營企業以家族企業為主，對于物料收發流程的設計、存放區域和擺放位置的安排等通常優先考慮的是生產領料的便捷性和時效性，而對于按內控流程領料、憑簽字審核的單據領料等領料作業原則和理念重視程度不高，存貨收發及流轉過程中受到管理者臨時性指令要求及人為干預較多，物料收發相關的內控制度存在系統性缺失或雖已建立相應的制度但實際并未執行，具體來看主要表現在以下方面：

（1）在外購物料入庫時，倉管人員未對來料逐一清點核驗并完成相應的抽檢手續就直接辦理入庫，導致入庫原料數量的準確性、物料質量及規格是否符合訂單要求存在潛在風險。物料入庫后，倉管人員未及時更新倉位管理卡片，記錄來料名稱規格、入庫時間及結存數量等信息。

（2）在物料領用發出或內部移庫時，未嚴格執行憑領料憑證領料的內控要求，存在未經簽字審核的領料、臨時性內部調撥，或超過領料單數量的發料，最終導致倉庫賬實不一致，物料庫存差異無法追蹤核實。

（3）在物資收發相關的臺賬記錄上，倉庫統計員未按日編制物料收發報表，詳細記錄存貨類別、物料編碼、物料名稱、規格型號、計量單位、入庫數量等要素信息，或雖登記了收發報表，但未與財務部門定期核對，導致倉庫部門記錄的物料收發報表與財務部門數據記錄出現脫節。此外，對于期末貨物已驗收入庫、發票未到的物料，未按照規定做暫估入賬。

（4）在倉管人員配置上，由同一倉管員經辦物料收發、物料保管、臺賬記錄及物料盤點等收發作業全過程的情況較為常見。未嚴格執行崗位責任制，明確各崗位在值班輪班、入庫檢查、貨物調運、出入庫登記、貨架清理、安全保衛等方面的職責要求，并對倉庫的作業流程、管理制度為倉管人員提供必要的崗位培訓。對于因倉儲人員未勤勉盡責產生的存貨毀損、缺失情況缺乏必要的追責機制。

（5）在存貨監督環節，未建立原料及成品定期清查盤點制度。未按月或按季度組織財務部門、倉庫管理部門等對供應鏈各環節的庫存進行全面清查，確認倉庫報表反映的物料及成品結存數量與倉庫實際庫存是否一致。對于資產清查中發現的毀損待報廢、呆滯物料、超儲積壓庫存未做為重點問題進行上報處理，或上報后未引起管理層足夠重視，使得盤點情況未能反映實際庫存情況，造成毀損待報廢庫存、超儲積壓庫存持續增加。

總體來說，若存貨管理相關的內控制度系統性缺失或未有效執行情況持續存在，物料及成品實物管理涉及的收發作業、物料保管、信息記錄及核對、物料盤點等環節缺乏必要的崗位制衡和動態監控，將會為內部舞弊提供重要機會和便利條件，不僅會引發倉儲管理相關的舞弊風險，成本核算的系統性失真，還可能進一步影響公司對訂單排產計劃及交付計劃的判斷，遲緩訂單交付能力等。

2.倉儲場地及人員配置不足，倉儲管理效率有待提高

對于大部分中小型民營企業來說，由于受到人員配置及資金預算投入等方面的限制，倉儲場地及硬件設施投入普遍不足，對于倉儲區域的劃分、庫房排位布局及貨架擺放位置缺乏合理的規劃設計，倉儲人員業務能力欠缺，導致倉庫收發貨效率低下，頻繁出現多貨、少貨、串貨、貨損等問題。

（1）在倉儲場地規劃布局時，未按照貨物流轉過程合理設置出待驗區、存儲區、分揀區及待發區，退貨庫與成品庫場地混用，原材料庫與半成品庫未做區分，已領用未使用物料在生產線附近隨意擺放等，導致貨品定位查找困難，影響發料的準確性及收發效率。

（2）庫房排位未按統一的規則編制貨架編碼，貨架物料存放卡片未做標識或雖已標識但未根據物料收發記錄及時更新，未按照規定的分類將物料擺放至正確貨架位置，無限高儲存要求及存儲區域標示，同一貨位、同一包裝容器內存放多種物料，未根據存貨性質、價值高低及倉儲環境的特定要求分類存放等，從而導致安全隱患、通道堵塞、搬運困難、盤點清查數量不準等問題。

（3）倉儲管理崗位涉及驗貨清點、倉庫收發記錄登記、開立單據、貨物調運、貨架清理保潔，標簽更新，倉儲環境監測及安全保衛等職能要求，企業未根據倉儲面積、收發件數量、物料品類規格復雜程度、信息化水平等實際情況配置合理數量或相應經驗的倉儲人員。

3.信息化系統建設滯后，系統操作應用不規范

很多民營企業因管理者對于信息化投入帶來的供應鏈流轉效率的提升缺乏足夠的認識，信息化系統建設及推進較為滯后，倉庫管理仍然停留在人工作業及臺賬記錄階段。收發作業主要依靠倉庫管理員積累的存儲經驗、存儲區域標識及貨位標示卡完成，收發效率較低且容易出錯。該種倉庫管理模式下，收發作業對于經驗豐富的倉管員通常存在較大依賴，在該類倉庫員出現請假或離職時，倉庫的正常收發作業效率會受到不同程度的影響。

對于未引入庫存管理系統的民營企業，庫存數據管理主要依靠倉管員通過Excel表格手工記錄的收發報表進行統計，手工記錄數據較多，工作量大，貨品編碼、規格型號記錄容易出錯。若出入庫數據更新不及時或串戶時，相關部門負責人無法確認存貨實際結存情況，可能會產生過量采購、采購不及時、缺貨超賣、呆滯料堆積等情況，造成內部資源浪費。對于手工記錄的物料收發臺賬，在出現貨品賬實不符時通常缺乏可追溯的檢查手段，難以查找到引發短缺的環節和作業人員，以致引發貨品丟失、損壞、偷竊等風險。

此外，手工記錄的倉儲信息數據傳遞效率通常較低，采購、生產及銷售等各業務部門負責人無法對實時庫存和消耗進行動態查詢，難以做出最佳的業務決策，如：銷售負責人不了解成品庫存的備貨情況及供應鏈系統的實際備貨周期，對訂單接收及交貨期的確定無法做出恰當判斷；生產負責人不了解物料實際庫存及待處理訂單情況，無法下達合理的生產排班計劃；采購負責人不了解物料的即時消耗和庫存情況，無法把握和控制物料的采購數量、進度和時機。因此，物料收發及結存數據無法實現跨部門即時共享時，不僅會增加不必要的物料倉儲成本，而且降低了對客戶訂單的響應速度及交付效率，影響企業市場競爭力。

同時，部分民營企業雖已引入存貨管理系統，但因信息開發團隊前期對業務流程調研不充分，或企業信息系統預算投入不足，未對標準版的軟件模塊與內部業務流程做適配性的二次開發，導致業務流程與系統模塊無法順暢對接和運作。存貨管理系統實施后，配備的倉管人員學歷、業務水平偏低，缺乏必要的系統操作知識和計算機應用技能，出現操作不當、崗位流動、錄入不及時、錯誤錄入或系統故障時，未配置必要的信息維護團隊及時排查處置，造成系統內無法順利完成領料審批或成本核算，無法向管理層及時提供準確的倉儲數據，影響供應鏈運轉效率和實施效果，甚至造成系統應用失敗，重回手工模式的存貨管理狀態。

4.安全庫存及備貨規模設定不合理

安全庫存量是為了應對需求不確定性及物料供應不確定性而預備的緩沖庫存，合理的安全庫存的設定有助于企業增強對于臨時性訂單需求的處理能力，降低缺貨產生的損失。安全庫存的確定需要綜合考慮供應商的訂單交付周期、產品需求的季節性波動及原料市場行情變化及供給格局、批量采購產生的價格優勢等多種因素的影響。

很多民營企業物料采購數量及時機的確定、生產指令的下達，主要依賴業務負責人對于訂單交貨周期、物流成本、原料行情走勢及預計市場需求的經驗化判斷，缺乏嚴謹合理的測算過程，或簡單設置較高的安全庫存以應對可能出現的臨時性訂單需求，沒有對重點物料耗用及庫存進行實時監控。對于超過訂單需求的過量采購或對市場需求誤判的過量備貨，若出現訂單技術參數調整、生產工藝改進及產品更新迭代時，很可能導致原有物料不再適用，原有的成品庫存無市場等情形，形成呆滯物料和積壓庫存，長期占用企業運營資金，降低企業的盈利能力。

5.成本核算體系不健全，無法有效提供成本及庫存信息

成本核算體系的建立是企業存貨管理提升過程中的一項系統性工程，涉及對企業產品線BOM表的技術參數修訂、采購入庫數據錄入、物料收發報表、各道作業成本中心的產量、工時及費用支出的統計歸集等，在各項物料流轉數據的基礎上進行分攤和計算。而民營企業在上述環節中無論是人員配置還是核算水平方面通常較為薄弱，無法為成本會計提供及時準確的耗用、產出、工時等成本核算參數支持，導致成本會計各月無法建立完整的成本核算體系，正確核算不同品類的生產成本。在銷售結轉時，只能簡單根據銷售金額及預計毛利率或定額結轉成本，從而引起成本結轉及存貨資產價值的整體性失真。

對于成本核算體系不健全的企業來說，缺乏真實準確的單位成本、庫齡分布、投入產出等成本數據作為參考，分析人員通常無法對成本波動、存貨周轉、潛在的呆滯積壓或減值庫存情況進行等進行動態監測，無法為管理者經營決策提供有價值的成本及庫存信息。

三、加強民營企業存貨管理的對策建議

1.建立有效的存貨管理相關的內控制度并嚴格執行

為規范入庫驗收、材料領用、成品入庫及退回、存貨盤點等環節作業流程，企業首先應根據自身業務特點選擇制定一套適用的采購收發流程、生產領用流程、完工入庫流程及存貨盤點流程，由管理者在內部各相關部門積極推動實施。必要時，可以考慮引進外部內控咨詢機構，對于內部各項業務流程進行系統性規范梳理，確定合理的內部控制關鍵節點及流程。

（1）在產品驗收入庫環節，產品到達企業倉庫后，采購部門應核對供應商提供的送貨單與采購訂單是否一致，產品規格、型號、數量是否符合要求，供方的合格證、檢測報告是否完備等，無異議后簽收貨物，倉庫管理員辦理入庫手續，入庫前按物料性質采用點數、過磅、丈量等方法點驗數量和規格是否準確。在產品入庫后倉儲管理員應及時將入庫信息錄入ERP系統生成入庫單，并由經辦人員簽字留存。倉庫統計員將系統生成或手工編制的物料收發報表并定期與財務部門核對，對于期末貨物已驗收入庫、發票未到的物料，根據訂單價格做暫估入賬處理。

（2）在物料領用環節，所領用物料必須由倉庫管理員發放，不得由領用人進倉庫自行提取。倉庫收到領料單后，根據領料單內容進行配料，杜絕未經審批或超過領料單范圍的發料，物料發出遵循先進先出的原則。發放后倉庫管理員在領料單上填寫實際發放數量并簽字，并在存貨管理系統或物料臺賬內記錄相關數據。

（3）在倉儲管理環節，貯存場地應由專人管理，保持適宜的貯存環境，防止保管物資的損壞、變質、污染和丟失。各倉庫和貯存場地的管理員應定期對貯存的物資貯存狀況進行檢查，如發現質量問題馬上反饋并做好標識、隔離放置。倉儲保管員應按物資性質、類別及價值等差異性分區分類合理存放，并用標簽注明存貨名稱、規格和數量。倉庫應當建立門衛值班和巡檢制度，對外來人員及車輛進出倉庫進行嚴格登記，并對出庫物資出門證進行檢查。

（4）在存貨監督環節，對于價值較高的特殊性質存貨，做到每天核對上報，其他庫存通過定期盤點與不定期抽查相結合的方式進行監督。按月或按季度組織財務部門及存放責任部門對庫存進行全面清查。不定期抽查由管理層視實際需要，隨時指派人員抽盤。對于盤虧或盤盈的存貨，查找分析原因，落實責任，按公司相關管理制度，給予責任人員相應懲罰。

2.完善倉儲場地配置，加強倉儲人員培訓及績效考核

倉儲場地管理方面，可以按物資性質、類別及對特定儲存環境的要求確定倉庫場地，劃分倉儲區域，設置必要的標線及倉位牌，保證收發通道的暢通，便于安全存取，所有貨架和物料存放區都編有倉位碼，并在明顯的位置設置倉庫區域劃分平面定置圖。

倉儲硬件設施投入方面，根據倉儲收發需求配備相應的裝卸、分揀、搬運等倉儲設施。對于有條件的民營企業，可以逐步引入智能倉儲系統，建立自動化立體倉庫，實現自動化分揀、自動化輸送及電子化標簽，節約倉儲空間，提升收發效率。

人員配置方面，隨著存貨管理中ERP系統及WMS系統逐步普及，對倉儲管理人員也提出了更高的要求。保管員除了具備必須的倉儲知識，熟悉庫存物資的屬性及存放外，還要擁有必要的計算機應用技能，能夠及時查詢處理存貨收發信息。因此，應根據倉儲崗位要求配備具有勝任能力的倉儲人員，定期對庫房人員進行業務培訓，并制定合理的績效考核辦法，調動員工積極性，強化責任意識。

3.加快推進存貨管理信息化建設

倉儲管理信息化系統的引入，可以有效提升倉庫收發作業效率、訂單處理能力及成本核算的規范性。因此，民營企業應在現有倉儲收發模式的基礎上，應加快推進ERP系統及倉儲管理系統（WMS）等信息化系統的建設。

（1）對于ERP系統的供應商選擇上，因不同系統對于業務數據及成本核算的運算邏輯存在較大差異，在訂單流轉核算的精細化程度、人員崗位配置要求方面也存在相應的區別。民營企業應根據自身業務規模、預算投入、業務流程特點及數據反饋需求選擇適配的ERP系統，配備必要的信息維護團隊，使銷售訂單處理、生產計劃下達、物料需求測算、采購計劃安排，生產成本核算等業務模塊能夠有機結合，實現數據互通和共享，減少與存貨相關的部門信息傳遞阻塞、業務決策隨意性等現象，提高訂單處理效率，加速存貨周轉。

ERP系統實施過程中，涉及對原有業務流程和作業習慣的深度改變，系統推廣或過渡階段通常會受到業務部門不同程度的阻力，特別是當出現系統流程與自身業務特點不兼容、操作人員不熟悉等情況時，會使得原有的訂單處理計劃無法順暢運行，管理者應及時協調內部各部門積極應對，排查故障原因，避免ERP系統上線失敗的情形發生。

（2）在倉庫收發環節引入倉儲管理系統（WMS），可以將原有的依賴人工經驗為主的收發作業轉為依據系統指示精準發貨，降低倉管人員作業量和出錯率，提升收發效率。在物料或成品入庫后，系統可指示上架存放庫位；揀料下架時，系統提示下架庫位，下架的物料選擇遵循先進先出原則。上架及分揀全程PDA掃碼作業，自動與系統作業進行核對，出錯時自動發出提醒，確保作業準確率。作業完成后，數據自動更新到系統后臺上，無需人工采集和錄入。通過查詢倉位使用報表，即可實時了解倉位使用情況及存放信息。倉儲管理系統的“批次+條碼”功能，可以實時記錄商品在庫流通情況，形成完整的追溯鏈條，出現問題可以快速追溯到原有環節和作業人員，降低庫存丟失的舞弊風險。

4.設定合理的安全庫存、訂購時點及采購批量，減少存貨資金占用

為平衡過量備貨采購產生的倉儲成本與備貨不足引起的缺貨成本，民營企業需要綜合考慮在手訂單量、市場需求增長趨勢、主要原料行情、訂單交付周期、產線經濟批量等因素篩選需要設定安全庫存的物料及成品對象，規劃合理的安全庫存量、采購指令時點及采購經濟批量，減少冗余滯銷庫存產生的資金占用。

（1）安全庫存量的設定。一般來說，合理的安全庫存確定建立在歷史消耗及發貨統計數據的基礎上，對于使用頻率較高，消耗金額較大的庫存應最大化減少安全庫存，增加采購頻率，對于需求批量無明顯規律的物料不適宜設定安全庫存。安全庫存的設定可參考以下的計算公式：

批量需求的物料安全庫存=預計每天平均耗用量p*采購周期T（訂單處理周期+物料交付周期）+日安全庫存量

批量需求的成品安全庫存=預計每天平均耗用量p*采購周期T（訂單處理周期+物料交付周期）+日安全庫存量

（2）需要設定安全庫存的物料篩選。對于需要設定安全庫存的物料品種選擇上，可選用ABC分類法，即根據物料品種耗用量占比情況將物料劃分為ABC三個等級，并制訂差異化備貨策略。

表1 ABC三類物料安全庫存策略

A類物料在品種數量上占比在10%以內，但物料金額占比在70%以上，應作為重點物料管理對象，可按照訂單需求執行小批量、多批次的采購策略，保持最優的庫存有效期及最低的安全備貨量，降低倉儲管理成本及資金使用效率。同時，應合理設置最低定額、安全庫存和訂貨點報警點，防止缺貨的發生。實時了解大客戶的庫存消耗情況及自身庫存水平。

B類物料在品種數量及物料金額占比在20%以內，可采用經濟定量采購的方法，做一定的安全庫存。

C類物料品種規格數量較多，但整體金額占比在10%以內，可采用經濟定量采購的方式，不用做安全庫存，根據采購費用和庫存維持費用之和的最低點，訂出一次的采購批量。

5.建立完整的成本核算體系，定期分析存貨周轉及價格波動

民營企業應根據自身的生產工藝流程及作業成本發生特點合理確定成本核算方法，建立成本核算體系。對于采用當前普遍應用的作業成本法核算的企業，可參考的具體操作步驟如下：

（1）財務部門會同技術部門對公司主要產品線進行梳理，修訂整理完整的BOM表清單。

（2）采購業務員通過EXCEL臺賬或ERP系統錄入各月采購流水。

（3）生產領料時，根據訂單產品對應的BOM表清單下的原料數量領料。

（4）各作業成本中心歸集核算該作業環節完工材料成本、人工及制造費用，并按特定的標準分配工費耗用成本。

（5）財務部門根據各作業成本中心期末實際盤存情況對實際耗用與BOM表標準用量的差異金額按系統合理的方法對作業成本中心核算的成本進行分攤修正。

成本核算體系的建立是企業管理者進行存貨分析、成本監測的基礎。管理層應當定期組織召開存貨分析會議，深入剖析產品成本異常波動、異常單耗、超定額品種及呆滯庫存情況，查找原因，對存貨流轉中存在的問題及時糾正。

四、結語

民營企業存貨管理水平對于訂單交付能力和資金周轉能力的提升具有重要影響，是國內民營企業進一步做大做強的主要制約環節，應引起企業決策者足夠的重視。在企業發展到一定階段后，應投入必要的內部資源進行存貨相關的內控制度建設，改善倉儲場地及設施狀況，增加必要的人員投入，并考慮逐步引入ERP系統及倉儲管理系統（WMS），提升存貨收發作業效率。同時，建立完善的成本核算及分析體系，對庫齡預警、呆滯物料等存貨周轉情況實現有效的動態監測。