縣級部門檔案管理工作現狀分析

楊樹立

摘 要：縣級部門檔案管理是部門管理體系生成的重要工作內容，因此縣級部門檔案管理工作非常重要，對于優化部門運行及內部管理而言具有重要的價值和意義。針對縣級部門檔案管理工作進行優化創新，不但能夠切實增強其檔案管理工作的能力水平，同時還將促使部門對外提供更為優質的服務，實現縣級部門的良好發展。在當今科技信息時代下，縣級部門檔案管理理念持續更新與變革，相應的檔案管理開始受到高度重視，相應的檔案管理方式緊隨時代發展潮流催生出全新的變化。為此，本文針對縣級部門檔案管理現狀進行分析，明確其檔案管理的缺陷和不足，由此推出相應的檔案管理優化策略，期望能夠促進縣級部門服務的優化與完善。

關鍵詞：縣級部門；檔案管理；創新與優化

緊隨我國縣級事業單位發展，縣級部門迎來一系列管理方面的改革舉措。在縣級部門當中，檔案管理工作作為部門管理工作的重要內容之一，受到縣級領導們的高度重視。因此，縣級部門檔案管理工作隨之產生相應的改革與變化，因此檔案管理工作開始面臨一系列全新的困難和問題，這些問題的存在也給縣級部門檔案管理工作發展帶來全新機遇與挑戰。所以，就要求縣級部門檔案管理人員應當及時把握發展機遇，針對檔案管理進行持續深入的創新探索，從而由此增強縣級部門檔案管理工作質量，實現縣級部門服務優化目標。

1 縣級部門檔案管理工作優化的重要性

縣級部門內檔案材料主要源于行政管理和信息管理兩個方面，因此所記錄的檔案信息對于縣級部門往后運行發展而言具有重要的指導價值。具體是因為在縣級部門檔案信息當中，包含多數具備可靠性及可參與性的內容信息，此類內容在相應的部門建設、日常運行管理及部門文化對外宣傳方面具備重要的參考價值。同時縣級部門可借助對檔案管理工作的創新和優化來最大限度的增強部門內檔案管理能力水平，由此將促使檔案管理趨于規范化與嚴謹化轉變。所以，縣級部門應當高度重視內部檔案管理工作，要求應當在此基礎上大力開展檔案管理現代化建設工作，要將檔案管理直接納入到縣級部門的日常管理工作當中，并成為檔案部門工作開展的重要內容，要致力于推動檔案管理工作的持續發展。

2 當前縣級部門檔案管理現狀

2.1 縣級部門檔案管理工作重視度不高

在縣級部門管理體系當中，檔案管理工作相比其他部門工作，相互間的聯系并不緊密，一般也只有到被需要時才會起到一定重視度。再加上相關部門工作人員和檔案管理負責人員更多將工作時間和精力置于其他工作方面，因而導致檔案管理工作并未獲得應有的重視。最終因此挫傷了縣級部門檔案管理工作人員的工作積極性，同時也直接阻礙了縣級部門檔案管理工作的進展。

2.2 縣級部門檔案管理專業人員缺失

縣級部門檔案管理專業人才缺失的情況，主要是由于縣級相關部門并未將檔案管理工作置于高度重視的地位。據悉，有部分縣級部門在檔案管理工作方面聘任社會兼職人員，而這些社會兼職人員本身缺乏相匹配的專業素養，再加上對于計算機應用和檔案歸檔的流程、注意事項等不夠了解，導致檔案管理質量差，問題頻發。最主要的是，此類兼職人員的流動性非常大，人員更替頻發，導致檔案管理不斷出錯。所以，在縣級部門當中，正是這種不專業、不正規的檔案管理，嚴重阻礙縣級部門檔案工作穩步發展，甚至在某種程度影響部門整體發展。

2.3 縣級部門缺乏統一檔案管理標準

這一情況主要體現為以下幾個方面：1）缺乏統一檔案管理系統，當前縣級部門檔案管理系統并不完善，并非所有類型檔案材料都可融入一個系統當中，通常都是借助管理系統實施檔案目錄的管理，而難以實現檔案目錄和檔案信息內容的關聯。2）檔案分類不統一，縣級部門檔案管理方法駁雜，通常都是多種方法交叉使用，整體管理較為混亂。盡管部分部門制定了綜合檔案分類標準，但多數仍采用老方法來歸檔管理。3）檔案集中管理不統一，縣級部門負責處理事項繁多，因此檔案管理類目也同樣多樣化，在檔案管理方面通常需要設立相應的檔案室進行精準分類管理。但多數縣級部門檔案管理散亂，集中管理不夠統一。

3 縣級部門檔案管理優化策略

3.1 全面優化檔案管理體系

通常檔案管理工作的優劣，大部分影響因素在于檔案管理體制的全面與否方面，其具體體現在檔案管理工作人員在檔案資料整理、歸整和收集等方面的科學性。因此，要想切實解決此類檔案管理不良的問題，就必須促使內部檔案管理嚴謹化轉變，由此生成一種嚴格化的循環體系。比如在檔案管理體系方面，需選擇專業檔案人員，以有經驗的工作人員帶素質偏低新手，這樣才能保證工作人員從業素養的同時，促使檔案管理有序進行。整個過程還需保障檔案材料的準確性和完整性，這樣才能彰顯縣級部門檔案管理本身所具備的價值。再就是檔案借閱時，應當做好記錄工作，這樣能夠避免檔案流動管理不會出現錯漏檢索情況。

3.2 建立專業檔案管理人才隊伍

大多數人認為縣級部門檔案管理工作是一項低級管理任務，不需要花費太多的人力或資源。因此，大多數縣級部門很少關注在檔案管理中建立管理人才隊伍。主要是由于縣級部門不重視檔案管理，因而降低了檔案管理人員的積極性，并導致檔案管理混亂和使用效率降低等問題。因此，需要建立一支專業的檔案管理人才隊伍。作為管理人員，特別是在檔案管理人員的日常管理工作當中，有必要對相關部門的文件進行嚴格管理，并進行切實可行的評估。根據誰損壞誰負責的原則，應嚴格審查由于個人疏忽造成的文件丟失機制，如損失，破壞，并應受到必要的懲罰。只有實施嚴格的監督和檢查機制，才能從切實保障檔案工作的有序行為。

3.3 實施檔案綜合化、集中化管理

其中綜合化管理也即是將不同專業檔案資源實施優化整合，以此來達成整合管理、資源共享、管理成本控制的目標。綜合化管理直接突破了以往縣級部門常用檔案管理模式，其以部門為單位，要求嚴格依照分類標準來針對不同檔案實施數字化采集、編碼，通過統一化的管理模式、流程來實現集中管理，由此形成一個集中管控、信息互動共享的綜合檔案管理平臺。這樣借助統一管理和編碼的形式，操作簡便，直接形成檔案材料生成、歸檔、保管、利用、銷毀的統一管理體系，最終將由此實現檔案資源的增值和最大化利用。而集中化管理也即是縣級部門為單位，建設統一的綜合檔案室，以此來對多種不同檔案實施集中管理。具體通過一室存放、分類、分區管理的形式來實現。當前行政體制改革不斷深入，一些基層事業單位的職能開始上升，這就為縣級部門綜合檔案集中化管理提供的重要的實施條件。縣級部門檔案管理涵蓋了多方面的工作內容，最終歸整到綜合檔案室實施集中化管理。

4 結語

綜上所述，縣級部門檔案管理是整個縣級部門管理體系當中的重要內容。針對縣級部門檔案管理進行優化創新，能夠切實增強內部檔案工作管理能力，促使部門對外提供更為優質的服務水平，實現縣級部門的良好發展。因此，要求縣級部門檔案管理必須持續深入探索，以此來不斷增強縣級部門檔案管理工作。

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