博物館藏品檔案管理設計與研究

盧民 滕衛

山東博物館 山東 濟南 250014

引言

我國博物館早期的藏品檔案屬于不可再生資源，所記載的信息是藏品最原始的文字說明，是日常工作的第一手資料。這些紙質藏品檔案受當時保管條件、紙質技術條件的限制、抄寫人文化及書寫水平、用筆用墨等因素的影響，很多原始檔案均有不同程度破損。對于這種不耐久檔案，從保護角度出發，藏品檔案進行數字化管理勢在必行。為了提高博物館信息化、智慧化水平，中共中央辦公廳、國務院、國家文物局等相繼出臺政策，為新時代中國博物館事業的發展指明了前進方向，提供了根本遵循。2017年2月，國家文物局印發《國家文物事業發展“十三五”規劃》，強調加強博物館藏品管理，完善博物館藏品征集標準，拓展博物館藏品征集領域和途徑，充實基層博物館藏品數量和類型。健全文物藏品檔案管理制度，形成博物館藏品資源共享和館際交流機制[1-2]。2019年2月，國家發改委等18個部門聯合印發《加大力度推動社會領域公共服務補短板強弱項提質量 促進形成強大國內市場的行動方案》，要求從提高公共文化服務效能的角度，強調推進智慧博物館等公共數字文化建設項目[3]。2020年1月，國家文物局發布最新修訂的《博物館定級評估辦法》，著力提升博物館定級評估工作的科學性、針對性、實用性，突出博物館運營管理專業化、標準化、工藝化要求。

1 博物館藏品檔案管理建設目標

大數據時代背景下，博物館藏品原始檔案的數字化管理，無疑是發展趨勢。研究藏品是博物館重要的基礎工作，傳統的藏品檔案管理方式的滯后性，已制約了藏品研究效率。開發適合博物館藏品檔案管理工作需求的管理系統，將現有館藏藏品的原始檔案進行數字化加工，為查閱者提供瀏覽檢索、全文檢索、全文影像等多種檢索功能，最大程度實現藏品原始檔案的保護與利用，為各項業務工作提供信息化服務。

藏品檔案數字資源的獲取可以采用高精度平面掃描技術對藏品檔案進行數字化掃描，綜合利用先進的二維掃描、攝影測量和圖像處理技術，制取藏品檔案平面類物品影像，通過色彩管理控制和高光學分辨率實現平面類物品結構、紋理和色彩的完美復制[4]。

館藏檔案管理采用物聯網技術、雙向數據通信技術、計算機軟件開發技術等手段，以館藏檔案信息管理為核心，業務流程管理為主線，按照“制度健全、賬目清楚、鑒定確切、編目詳明、保管妥善、查用方便”的藏品保管工作要求，建立一套完整的館藏檔案管理系統。在全面提升博物館館藏檔案管理水平，實現館藏檔案的信息化、動態化及精準化管理同時，確保館藏檔案的數字化保護及利用。

2 博物館藏品檔案管理總體架構建設

博物館藏品檔案管理在充分考慮保護利用的基礎上，主要針對目前檔案管理業務的實際需求，通過引用信息化的管理平臺高效管理現有藏品檔案，規范業務操作流程。所開發的藏品檔案管理系統，應支持檔案入藏、編目、出入庫、注銷等全流程的管理操作，規范藏品檔案管理業務。實現對藏品檔案信息的快速修改、檢索、查看、統計分析，在一定程度上節約管理成本、提升工作效率、推進藏品檔案內容研究。整個系統可設計為7個子層，2個體系及3個擴展預留系統接口。

圖1 藏品檔案管理框架圖

2.1 基礎設施層

基礎設施層主要為藏品檔案管理系統運行基礎?？沙浞掷灭^內現有存儲設備、計算設備、網絡設備等基礎設施，保障系統高效運行。

2.2 數字資源層

數字資源層是為上層的業務系統提供資源支撐，對館藏檔案進行高清掃描，獲取藏品檔案高清影像資源并進行數據整理與錄入。這些數字資源將存儲在藏品檔案管理系統中進行統一管理。

2.3 數據層

數據層利用各種數據遷移手段，收集、整理、錄入藏品檔案數據，主要以圖數據庫、分布式文件系統、文檔數據庫、關系型數據庫等形式存儲，形成藏品檔案信息庫、藏品檔案高清影像庫、研究成果信息庫、系統配置信息庫等，為博物館提供數據支撐。

2.4 應用支撐層

應用支撐層是整個博物館藏品檔案管理系統的軟件功能基礎支撐，提供應用服務集群的共性功能組件服務。該層可配置、可擴展、組件式的通用服務框架，極大降低應用服務層的運行維護成本，實現后續系統持續動態升級，接受應用服務層模塊的訪問。

2.5 應用服務層

應用服務層是整個博物館藏品檔案管理系統業務功能的最終呈現，包括業務中心子系統、藏品檔案管理子系統、學術研究成果管理子系統、配置管理子系統四個子系統。

2.6 展示層

展示層擔當用戶界面展現與業務邏輯之間的橋梁，將應用服務以各種交互設備、交互界面展現給博物館內部用戶。

2.7 用戶層

系統的用戶是博物館內部相關工作人員。

2.8 相關系統

藏品檔案管理系統將預留接口，支持將來可以將藏品信息、活動信息等內容集成加入，形成品類豐富的博物館綜合數據展示平臺。

2.9 安全體系

安全體系主要包括設施安全、通信安全、應用安全、數據安全、運行管理方面。

2.10 標準體系

標準體系從實施、運維、管理、數據交換等層面，全面保障博物館藏品檔案管理系統上述各層的建設、管理、運營。

3 博物館藏品檔案管理功能設計

表1 藏品檔案管理功能表

3.1 業務中心子系統

系統將業務與具體功能剝離，各子系統的業務流程統一在業務中心進行管理。用戶登錄系統后，根據權限自動匹配可以訪問的任務節點，并可以顯示出流程進度、流程查詢、消息提醒等信息。

3.2 藏品檔案管理子系統

以藏品檔案管理業務為主線，實現館藏檔案的標準化、數字化、信息化、流程化管理，其功能模塊有檔案管理、檔案檢索、檔案統計。

3.3 學術研究成果管理子系統

學術研究成果研究管理子系統實現對研究成果的管理、檢索和統計，推動館內學術內容研究深入發展。

3.4 配置管理子系統

配置管理子系統主要針對整個系統的配置進行管理，以保障博物館藏品檔案管理系統正常運行。系統管理員通過該子系統實現系統的靈活配置和管理。具體功能包括基礎數據管理、用戶權限管理和運行日志管理等。

4 數字資源建設

針對博物館藏品檔案管理實際需求，有針對性地進行系統的檔案高清影像采集，形成規范、有序、可查、可用的數字資源，更好地支撐博物館日常藏品檔案管理工作的展開。針對博物館藏品檔案目前的情況，進行數字化采集、處理、儲存，實現對檔案查詢、檢索、瀏覽等服務提供高清影像數據。其質量要滿足掃描內容完整，文字無壓縮；不存在褶皺、疊壓的頁面；圖像傾斜不應超過5°；邊緣無畸變，字跡清晰不扭曲；文字方向向上，分辨率要達到300DPI以上。

藏品檔案數字化采集分為6個步驟[5-8]，具體流程如下：

4.1 藏品檔案掃描

原件的掃描與存儲格式完全按照檔案管理的統一標準要求掃描。通過掃描，紙質資料數字化為電子資料。掃描過程對掃描后的文件質量影響主要參數是：掃描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存儲格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和對比度。按照技術指標，掃描時應根據檔案紙張的質地、底色、薄厚程度、可拆或不可拆制定掃描方案，確保在掃描圖像質量清晰的情況下，使原件完好無損。

4.2 圖像處理

掃描后的原始圖像需要進行優化處理，使得成品圖像清晰、端正。掃描后的圖像要進行如下處理：圖像旋轉、校正還原，以符合閱讀習慣；圖像去除原始信息；臟點、斑點去除，如去黑點、黑線、黑框、黑邊等。處理過程中應遵循保持原貌的原則。

4.3 插圖頁面處理

藏品檔案中有插圖的將在掃描時對掃描閥值做相應調整，如黑插圖用灰度掃描，不清楚時將用其他色彩掃描，在保持原始頁面信息的同時使圖像清晰可辨。

4.4 圖像質檢

藏品檔案圖像質檢也是對掃描工序的第二次校驗，主要對以下幾方面的情況進行檢查：

4.4.1 圖像數量。處理的圖像數量是否同原件數量一致、圖像是否存在重掃、漏掃的情況。

4.4.2 圖像質量。圖像是否清晰、可閱讀，是否字跡斷連、字跡過深，是否達到掃描要求的分辨率。

4.4.3 對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數進行對比，對掃描前的圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比，發現不合格的情況，將登記清單，并退回上一流程重新處理。

4.4.4 圖像與索引掛接。文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品，按年度進行文字圖像與系統的掛接。掛接到藏品檔案管理系統中后，再次進行成品檢查。

4.4.5 數據建庫。數字化之后的各類藏品檔案，根據其相關規范建庫建表，并進行統一登錄，實現海量檔案數據的數字化存儲，為檔案管理系統提供數據支撐。

5 數據庫建設

5.1 數據庫設計

通過數字資源建設和對已有數據資源的整理與導入，建立藏品檔案信息庫和高清影像庫，統一、規范、安全、靈活地存儲和管理博物館的藏品檔案基本數據和高清影像數據；構建研究成果信息庫，統一整理、存儲博物館自有研究成果資源，為相關學術研究提供資源支撐；建立系統數據庫，集中存儲軟件配置、用戶權限、賬號密碼等數據。整個數據庫可包含藏品檔案信息庫、藏品檔案高清影像庫、研究成果信息庫和系統配置信息庫4部分[9-10]。

5.1.1 藏品檔案信息庫。保存藏品檔案的基本信息，可包含藏品檔案編號、藏品檔案名稱、藏品檔案類型、編寫時間、損壞記錄等。

5.1.2 藏品檔案高清影像庫。保存藏品檔案的高清影像，將館藏藏品檔案高清影像掃描成果數據，保存在藏品檔案高清影像庫中，供系統調用查看。

5.1.3 館內成果信息庫。以藏品檔案為呈現形式的研究成果，其基本信息包括期刊論著、學術論文、科研項目等不同類型成果的基礎信息。

5.1.4 系統配置信息庫。保存系統的相關管理配置信息，包括角色、權限、數據字典等各類型配置。

5.2 數據整理與錄入

藏品檔案信息的整理與入庫是為藏品檔案數據庫積累數據資源的重要途徑和手段，主要分收集整理和上傳入庫兩個階段。前期，應基于數據庫結構編制匹配的電子模板文件，開展藏品檔案的收集、分類和處理等工作，為藏品檔案數據庫的建庫打下堅實基礎。在系統搭建完成后，通過藏品檔案管理子系統實現前期所收集整理的檔案信息的批量上傳和導入，完成數據建庫。

6 數據展示平臺建設

建設可視化的展示界面，以分區分塊的形式，直觀展示藏品檔案的數量、類別、年代、使用狀況、研究成果等信息。未來也可以將觀眾信息、藏品信息、活動信息等內容集成加入，形成品類豐富的博物館綜合數據展示平臺。

7 結束語

利用數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術，將紙質文件組成有序結構的檔案信息庫并利用信息化管理系統進行保存、管理與利用，這樣不僅可提高藏品檔案的利用率，更能避免原載體檔案因頻繁使用帶來的損害，從一定程度上延長紙質檔案的使用壽命。所以，開發符合博物館功能需求的藏品檔案管理系統，對藏品原始檔案進行整理分類，利用掃描、拍攝、文字識別等數字化技術，建立科學、規范的藏品電子檔案管理功能模塊，打造分類有序、系統優化的數字檔案資源庫，從而實現藏品原始檔案信息管理一體化，保證藏品有檔可查、有據可循，形成規范、有序、可查、可用的數字資源，更好地支撐博物館日常藏品檔案管理工作的展開符合當前博物館數字化建設的要求。