強(qiáng)化企業(yè)檔案安全管理的新舉措

薛方波 張 蕾

（鄄城縣左營鎮(zhèn)人民政府，山東 鄄城 274600）

檔案的安全管理需要采取多種形式的管理方法，并加強(qiáng)對管理人員的教育。特別是近年來信息化的發(fā)展，給檔案管理帶來了較大的沖擊，一些新的管理方式正在沖擊傳統(tǒng)管理方式，只有緊跟社會發(fā)展要求，用專業(yè)的檔案知識武裝檔案人員頭腦，才能進(jìn)一步提升檔案人員的工作技能。但是在實(shí)際組織檔案業(yè)務(wù)技能提升工作時，還存在一些問題制約著培訓(xùn)質(zhì)量的提升，從而也阻礙了檔案管理整體水平的提升。

一、強(qiáng)化檔案工作的重要性

檔案是生活工作和社會發(fā)展的全面反映，是承載歷史發(fā)展軌跡的唯一載體性資源。隨著檔案價值的開發(fā)，檔案管理工作的重要性被逐漸了解和重視。檔案形成于長期的社會發(fā)展實(shí)踐，在一定程度上保留了政治和文化活動的真實(shí)印跡，通過檔案可以回看歷史的腳步，吸收借鑒更多的優(yōu)秀做法和經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)現(xiàn)實(shí)工作的開展，總結(jié)更多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做出更加科學(xué)的規(guī)劃，促進(jìn)決策的可行性合理性。因此，檔案對于社會的全面發(fā)展，以及促進(jìn)各個行業(yè)的創(chuàng)新提升具有無可替代的重要價值。

二、檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

檔案具有重要的使用和歷史價值，它的作用是在需要時才會體現(xiàn)出來，平時工作不需要時價值作用得不到顯現(xiàn)。因此，很多人錯誤的認(rèn)為檔案可有可無，作用不大，基本用不到。這種思想導(dǎo)致檔案工作得不到應(yīng)有的重視，在人員的安排方面不會考慮是否具備檔案管理能力，在檔案管理的硬件和軟件方面投入不足，缺少必要的工作經(jīng)費(fèi)，制度建設(shè)不全，沒有長遠(yuǎn)發(fā)展的基本規(guī)劃，檔案工作管理不善，甚至不能開展正常的基本業(yè)務(wù)管理工作。

（二）檔案管理模式落后

在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用較為普遍的今天，很多單位檔案管理仍然沿用人工為主的模式，在檔案管理任務(wù)日益繁重的情況下，手工管理任務(wù)重，查閱利用慢，檔案安全管理壓力大，定期的安全檢查是用人工來逐卷清點(diǎn)的，耗時費(fèi)力，質(zhì)量不高，有的檔案年代長久，保管不善甚至沒法翻閱利用，檔案占用較大的庫房空間，給管理存放也帶來不便。

（三）檔案管理員專業(yè)素養(yǎng)不高

檔案工作是專業(yè)化的業(yè)務(wù)工作，需要體現(xiàn)工作的專業(yè)性，不能與簡單的事務(wù)性工作混為一體。很多單位對檔案關(guān)注度不夠，認(rèn)識不到位，在檔案崗位人員選陪方面不夠科學(xué)合理。一是兼職在崗人員多。導(dǎo)致工作內(nèi)容不夠?qū)Ｒ唬跁r間和精力方面無暇過多關(guān)注和重視檔案管理工作，加之對檔案業(yè)務(wù)的主動學(xué)習(xí)不夠，培訓(xùn)不到位等，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高，影響工作的質(zhì)量。二是檔案人員機(jī)構(gòu)不合理。檔案管理需要選配年輕有能力的人員進(jìn)行充實(shí)，并通過老檔案員做好傳幫帶，現(xiàn)實(shí)情況是很多單位檔案人員年齡老化，缺少年富力強(qiáng)、學(xué)歷層次高和能力強(qiáng)的人員，檔案工作的持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展沒有保障。

（四）管理系統(tǒng)單機(jī)運(yùn)行，未建立檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

檔案管理系統(tǒng)輔助檔案管理人員開展檔案歸檔、查找利用等一系列職能工作，是檔案管理的重要工具，目前疾控系統(tǒng)檔案管理已配備有適用的管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)是單機(jī)配套版本，沒有建立單位局域網(wǎng)內(nèi)信息共享的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，僅有檔案管理員有權(quán)使用，檔案的歸檔、查閱、借閱利用全過程工作仍停留在完全由檔案員承擔(dān)的階段。其他人員無權(quán)限獲取相關(guān)檔案信息，雖然從源頭上保證了檔案信息的安全，但不利于單位內(nèi)部人員便捷查閱、利用檔案材料，也無法在有限的范圍內(nèi)提高檔案材料開放利用的效率，這對一個有專業(yè)人員管理、配備專業(yè)管理系統(tǒng)和相對健全管理制度的單位來說，是一個需要突破的局限。

（五）文件歸檔管理制度不完善

根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，疾控系統(tǒng)檔案以管理紙質(zhì)文件為主，在辦公自動化系統(tǒng)上部分重要的電子文件采用打印紙質(zhì)版本的方式歸檔后上傳電子版本附件進(jìn)行管理，在檔案管理工作流程上增加了一項(xiàng)重復(fù)的工作，對于單位內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展所形成的電子文件收集歸檔沒有做出相應(yīng)的要求，暴露出了檔案管理中對于電子文件前端管理、電子檔案歸檔存在管理不完善的問題。當(dāng)下隨著各項(xiàng)工作信息化管理進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案管理也需要根據(jù)信息化程度不斷完善相關(guān)管理制度，采取對應(yīng)的管理措施，以適應(yīng)信息化管理時代的要求。

（六）培訓(xùn)監(jiān)督評價機(jī)制不完善

對于業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，一般在培訓(xùn)的組織及培訓(xùn)前的各項(xiàng)安排工作較為重視，甚至事無巨細(xì)，“湯水不漏”，在培訓(xùn)工作中過程流暢，銜接有序。但是，過程并不代表培訓(xùn)效果，甚至說過程在一定程度上只是具有保證培訓(xùn)正常開展的作用，至于學(xué)習(xí)培訓(xùn)效果還要通過檔案人員的理解和實(shí)踐中的應(yīng)用才能體現(xiàn)出來。因培訓(xùn)組織學(xué)習(xí)結(jié)束后沒能及時開展培訓(xùn)效果反饋和跟蹤調(diào)查，以及開展必要的調(diào)研考核，納入檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督評價機(jī)制，導(dǎo)致培訓(xùn)效果不佳。

三、培訓(xùn)檔案管理人員應(yīng)把握的原則要求

（一）堅(jiān)持因需施教，學(xué)用結(jié)合

培訓(xùn)的目的是起到好的學(xué)習(xí)效果，好的學(xué)習(xí)效果離不開科學(xué)的培訓(xùn)方法，只有這樣才能保證培訓(xùn)質(zhì)量的提升。要針對檔案管理所處的實(shí)際情況以及檔案人員的文化和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，從事檔案工作的年限，實(shí)際檔案業(yè)務(wù)動手能力等方面開展對等學(xué)習(xí)教育，不斷滿足檔案人員的檔案業(yè)務(wù)需求，提升實(shí)踐操作能力，真正落實(shí)好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的本意。

（二）提升檔案培訓(xùn)內(nèi)容的覆蓋面

為適應(yīng)社會發(fā)展對檔案管理工作的需要，檔案人員要具有豐富的理論，用以指導(dǎo)具體實(shí)踐，堅(jiān)定政治素質(zhì)，提升綜合素養(yǎng)。培訓(xùn)內(nèi)容要覆蓋檔案管理工作的每個流程和各個環(huán)節(jié)，既滿足傳統(tǒng)檔案管理需求，又與新時代新要求相一致和適應(yīng)，內(nèi)容如，傳統(tǒng)檔案立卷管理知識，包括立卷整理的步驟要求，案卷題名的擬寫要素，分類排列，裝訂等具體環(huán)節(jié)；現(xiàn)代檔案管理需求，如，電子文件的形成歸檔，元數(shù)據(jù)的形成和收集，檔案管理系統(tǒng)的基本操作等；再如，檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定、規(guī)范、各檔案令的內(nèi)容等等都是需要檔案人員需要掌握和學(xué)習(xí)的內(nèi)容，都應(yīng)該納入培訓(xùn)內(nèi)容，做好培訓(xùn)計(jì)劃和相關(guān)準(zhǔn)備工作。

（三）優(yōu)化培訓(xùn)環(huán)境條件

良好的培訓(xùn)環(huán)境和條件是開展培訓(xùn)的必備基礎(chǔ)條件。要積極爭取設(shè)置專門的培訓(xùn)場所或聯(lián)合政府、院校部門，利用其設(shè)備齊全，場所達(dá)標(biāo)的培訓(xùn)場所開展培訓(xùn)教育學(xué)習(xí)。同時還要借助各高等院校、檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案人才力量，聯(lián)合開展各有關(guān)方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動。

四、強(qiáng)化檔案安全管理的新舉措

（一）檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，充分發(fā)揮電子系統(tǒng)功能

各類電子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和使用大多以實(shí)際工作需要為基礎(chǔ)，檔案管理系統(tǒng)也不例外，目前專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)功能相對完善，拓展靈活程度較高，最大化開發(fā)和利用檔案管理系統(tǒng)可以減少許多非必要的重復(fù)工作，本節(jié)主要提出對檔案管理系統(tǒng)與開放利用權(quán)限方面的要求，選擇可在局域網(wǎng)內(nèi)多客戶端、多賬號同時登錄使用的網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)版本，對不同類型用戶賦予不同的瀏覽、查找、下載使用的權(quán)限，最大化地利用系統(tǒng)進(jìn)行檔案查找、利用方面信息的記錄和管理，減少手工作業(yè)，減少人員失誤對檔案工作造成的影響。在檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念是首要，檔案管理重要工作部分應(yīng)由檔案管理人員線下管控的思想應(yīng)改變，信息化系統(tǒng)化管理大潮下，充分利用系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理才符合現(xiàn)實(shí)管理工作需要。

（二）新增檔案管理要求，加強(qiáng)文件管理

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用、無紙化辦公要求的深入推進(jìn)以及檔案信息化的逐步發(fā)展，要求檔案管理工作進(jìn)一步關(guān)注對電子文件、電子檔案的管理、建立和完善電子檔案管理制度。電子文件類型廣泛，隨著各類型信息技術(shù)軟件開發(fā)的深入發(fā)展包括但不限于圖像文件、圖形文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件、計(jì)算機(jī)程序等種類的電子文件正在增加。這就要求檔案管理部門充分了解本單位電子檔案的構(gòu)成，建立和完善相應(yīng)的電子檔案管理制度。不論何種類型的單位，電子檔案的管理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注電子文件存儲介質(zhì)的完整性和電子文件信息的可讀性、真實(shí)性，并保證相應(yīng)的知產(chǎn)軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明一同歸檔。對于辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、紙質(zhì)檔案數(shù)字化版本掃描件存儲介質(zhì)的管理應(yīng)納入電子檔案的管理范圍，并做好相應(yīng)的多套備份、異地備份工作，逐步建立起中心檔案數(shù)據(jù)中心。

（三）增強(qiáng)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)獨(dú)立維護(hù)能力

隨著網(wǎng)絡(luò)管理的不斷發(fā)展與完善，很多行業(yè)針對自身的管理特征，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行了一定的構(gòu)筑和應(yīng)用。疾控系統(tǒng)也根據(jù)自身職能特點(diǎn)構(gòu)建了符合工作需要的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)作為所有文件流轉(zhuǎn)和保存流程中的最終節(jié)點(diǎn)，是網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理的重要組成部分。信息化系統(tǒng)的管理必須要采用科學(xué)的、合理的維護(hù)方式、才能確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠更加有效運(yùn)行的同時保證內(nèi)部信息的安全和保密，這就要求單位內(nèi)部建立起信息系統(tǒng)的專業(yè)維護(hù)團(tuán)隊(duì)，搭建起信息系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全和管理防護(hù)相關(guān)管理工作制度，加強(qiáng)系統(tǒng)使用和維護(hù)人員的專業(yè)能力，減少對外部維護(hù)協(xié)助的依賴，檔案管理人員作為檔案系統(tǒng)的主要使用者，也應(yīng)積極主動學(xué)習(xí)，加入系統(tǒng)基礎(chǔ)維護(hù)者的隊(duì)伍之中。

（四）檔案管理人員提高檔案信息發(fā)掘能力

隨著疾控系統(tǒng)對檔案管理工作的越發(fā)重視，檔案管理人員得到了較多的學(xué)習(xí)機(jī)會，檔案管理人員可定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與不同行業(yè)的檔案工作者開展學(xué)術(shù)交流，可選擇的多種培訓(xùn)教育模式大大提高了文件管理者的綜合素質(zhì)和文件管理水平。現(xiàn)今日益發(fā)展的信息技術(shù)和多種信息需求的不斷增長，對檔案管理者提出了利用發(fā)掘檔案的價值、利用檔案服務(wù)與組織內(nèi)各項(xiàng)工作的更高要求。疾控系統(tǒng)現(xiàn)階段已完成檔案目錄信息化、全文信息化，給信息的發(fā)掘和利用打好了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，而如何發(fā)掘本單位豐富的檔案信息，就需要檔案管理人員積極利用檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息和單位提供的各種學(xué)習(xí)、培訓(xùn)機(jī)會，積極學(xué)習(xí)，并在實(shí)際檔案利用過程中加強(qiáng)對單位內(nèi)部檔案利用需求和趨勢的關(guān)注，同時加強(qiáng)信息組織與檢索、信息分析能力和必要的行文能力，才能更好的發(fā)掘檔案信息價值、發(fā)揮檔案管理工作價值。

（五）重視檔案管理工作

檔案是一種特殊的信息資產(chǎn)，在推動社會發(fā)展的進(jìn)程中具有重要的保障性作用。在新的社會發(fā)展環(huán)境下，檔案的價值得以體現(xiàn)。一是領(lǐng)導(dǎo)要支持檔案工作，為檔案人員創(chuàng)造好的工作條件，為檔案工作的開展提供基本保障。二是檔案人員要奮發(fā)有為，熱愛檔案本職工作，積極努力創(chuàng)新開拓，多出經(jīng)驗(yàn)和成績，爭取更多的認(rèn)可，三要加強(qiáng)宣傳，營造有利于檔案工作開展的檔案工作氛圍。

（六）推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理

推進(jìn)實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理要認(rèn)識到檔案現(xiàn)代化管理的必要性，努力改變現(xiàn)有的管理模式，通過信息化的實(shí)施，提升檔案管理質(zhì)量，克服傳統(tǒng)管理弊端。通過實(shí)施信息化管理可以有效解決檔案查閱慢，管理任務(wù)重，以及檔案紙張破損等安全風(fēng)險，對檔案實(shí)體是一種有效保護(hù)。在檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)更多信息的整合利用，更好地服務(wù)發(fā)展需求。

（七）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)

目前，很多單位檔案人員長時間沒能接受專業(yè)化的檔案知識培訓(xùn)，新知識新技能掌握少，工作能力不強(qiáng)。加強(qiáng)教育培訓(xùn)，迅速提升綜合工作能力的要求相當(dāng)緊迫。單位要多創(chuàng)造檔案學(xué)習(xí)機(jī)會，接受更多的業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)，檔案人員自身也要增強(qiáng)學(xué)習(xí)的主動性，加強(qiáng)知識更新，學(xué)習(xí)更多新的知識和理念，應(yīng)用于檔案管理之中。工作中要把理論知識與實(shí)際工作相結(jié)合，指導(dǎo)檔案管理工作的規(guī)范化開展，做到文件材料整理規(guī)范有序，檔案庫房整潔安全，查詢利用快速高效，用過硬的專業(yè)素質(zhì)促進(jìn)工作水平的提升。

（八）檔案和歸檔檔案必須完整

由于檔案形成的復(fù)雜性和檔案來源的分散，為了將分散的檔案轉(zhuǎn)換為完整的系統(tǒng)檔案并確保檔案和存儲的完整性。第一，依法管理檔案。要認(rèn)真研究實(shí)施《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施措施，不斷提高對社會檔案的認(rèn)識，建立檔案的正常工作秩序，依法確保檔案和存儲的完整性。第二，建立和執(zhí)行規(guī)章制度。各單位必須認(rèn)真執(zhí)行國家有關(guān)代理檔案和材料備案和不備案范圍的規(guī)定，并根據(jù)單位的實(shí)際情況制定具體備案制度，明確備案范圍；歸檔方法和實(shí)體要求，并將歸檔工作納入業(yè)務(wù)部門職能。評價范圍和目標(biāo)。檔案部門將及時下達(dá)檔案計(jì)劃和任務(wù)書，并做好監(jiān)督指導(dǎo)，以確保單位每年形成的檔案完整，定期存檔。第三，選擇準(zhǔn)確。每個單位的檔案編制人員應(yīng)按照識別原則和方法，認(rèn)真識別和檢查收集到的檔案和材料，保證文件的保存期限，確認(rèn)反映文件和材料內(nèi)容的所有部門的主要職能活動和重要事件。接收檔案時，檔案應(yīng)仔細(xì)檢查檔案，并及時補(bǔ)充和糾正發(fā)現(xiàn)的遺漏。

（九）加強(qiáng)檔案戶外調(diào)查

指導(dǎo)檔案收集工作，是解決分散檔案形成和集中管理之間的矛盾。為了確保館藏通道的暢通，需要做好圖書館館藏工作和戶外調(diào)查工作，主檔案應(yīng)包括培訓(xùn)，流程，管理和使用檔案。檔案館必須調(diào)查并了解每個檔案館的歷史和現(xiàn)狀，形成檔案館的內(nèi)容，數(shù)量，處置狀態(tài)和存儲條件，合理確定檔案館要轉(zhuǎn)移的單位，并準(zhǔn)備檔案。完整記錄檔案并協(xié)調(diào)范圍，時間和檔案數(shù)。對于散落在社會中的歷史檔案館，檔案館需要進(jìn)行深入的研究和研究，在找到目標(biāo)之后，盡一切可能收集它們。在收集工作中，檔案室必須掌握單位工作活動的基本情況，形成檔案和材料的類型，內(nèi)容和數(shù)量，并按照備案制度按時收到。

（十）保持不分散性檔案整體

該機(jī)構(gòu)的工作活動密切相關(guān)。一個組織形成的檔案在來源、內(nèi)容、形式和時間上都是有聯(lián)系的，并且是不可分割的整體。在檔案收集工作中，由單元組成的檔案應(yīng)存儲在統(tǒng)一的檔案室中，并且不應(yīng)手動拆分。維護(hù)檔案的完整性是檔案管理的基本原則。只有堅(jiān)持館藏一般檔案的不可散布性，才能為將來的一些活動做準(zhǔn)備，例如分類，評估，保管和統(tǒng)計(jì)奠定良好的基礎(chǔ)。整個部落的檔案不應(yīng)分散，不同的檔案也不應(yīng)混淆。這是檔案館藏的重要原則。

五、結(jié)束語

檔案館藏在促進(jìn)檔案學(xué)理論的發(fā)展和檔案工作現(xiàn)代化方面起著重要作用。檔案管理是檔案理論發(fā)展的重要來源。存儲的檔案越豐富，在執(zhí)行各種業(yè)務(wù)就越方便。但不可避免地會出現(xiàn)許多新問題，這也將促進(jìn)檔案理論研究的深化和發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化工作，檔案館藏越來越豐富，檔案館數(shù)量的迅速增加對傳統(tǒng)的檔案館管理和服務(wù)方法提出了新的挑戰(zhàn)。