基于Excel軟件的電子商務(wù)銷售與庫存數(shù)據(jù)管理分析

屈晶

(雅安職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川雅安 625000)

在當(dāng)今科技高速發(fā)展的信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)快速發(fā)展，這為電子商務(wù)技術(shù)帶來了與之相呼應(yīng)的技術(shù)革新。而電子商務(wù)的銷售訂單與庫存是影響企業(yè)盈利的重要因素，如果沒有及時(shí)地對銷售訂單記錄與庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的分析與管理，就有可能造成庫存積壓、增大庫存成本，占用大量資金流，而且有可能導(dǎo)致銷售計(jì)劃制訂不準(zhǔn)確等情況的出現(xiàn)。

然而對于中小規(guī)模電商運(yùn)營管理者而言，專業(yè)的商務(wù)分析管理軟件費(fèi)用較高，而且需要花時(shí)間專門學(xué)習(xí)軟件的操作，對計(jì)算機(jī)硬件配置等有一定的要求，且有些專業(yè)軟件還需要后期不斷維護(hù)，這就增加了運(yùn)營成本。相較而言，Excel軟件普及性較廣、界面友好，非計(jì)算機(jī)專業(yè)人士也能通過簡單學(xué)習(xí)后，快速上手開始操作，這能幫助電商商家各類電子商務(wù)重要相關(guān)數(shù)據(jù)的管理與分析[1]。

該文將以Excel 軟件為基礎(chǔ)，對銷售訂單記錄數(shù)據(jù)、商品庫存數(shù)據(jù)等進(jìn)行分析管理操作進(jìn)行講解。

1 銷售訂單數(shù)據(jù)分析管理

1.1 分項(xiàng)對銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

Excel 提供的分類匯總功能可以對數(shù)據(jù)表中的各字段名進(jìn)行分類匯總操作，比如對每天的銷售利潤進(jìn)行匯總、每樣產(chǎn)品的銷售額進(jìn)行匯總等操作。該操作比較簡單，選中整張數(shù)據(jù)表后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“分類匯總”命令，在彈出的對話框進(jìn)行設(shè)置即可。這里要提起注意的是，在匯總前要先對相應(yīng)的字段進(jìn)行排序，這相當(dāng)于進(jìn)行分類操作，這樣才能進(jìn)行下一步的匯總，否則匯總的結(jié)果是分散開不準(zhǔn)確的。

1.2 針對不同字段名分項(xiàng)對銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

分類匯總數(shù)據(jù)比較簡單，可每次分類匯總后會(huì)影響數(shù)據(jù)表的原始結(jié)構(gòu)，且數(shù)據(jù)量較大不易查看，因此可以通過函數(shù)的方式，來完成對不同商品的銷售利潤額進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，這里可以使用sumif函數(shù)。這里以統(tǒng)計(jì)每個(gè)客服的銷售數(shù)據(jù)為例進(jìn)行講解[2]。

首先，可以把工作表中的字段“銷售客服”列的D1:D23單元格數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到工作表中的空白處，比如：J1:J20 區(qū)域，該區(qū)域中存儲(chǔ)的是每行銷售記錄中銷售客服的姓名，然后選中該區(qū)域后單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下“數(shù)據(jù)工具”工作組中的“刪除重復(fù)項(xiàng)”按鈕。這樣可以由系統(tǒng)刪除掉數(shù)據(jù)表中的重復(fù)記錄，快速得到完整準(zhǔn)確的銷售客服的名單。

其次，使用sumif函數(shù)計(jì)算每個(gè)銷售客服的銷售利潤總額。sumif 函數(shù)的語法格式為=sumif(range，criteria，sum_range)，其中參數(shù)range 表示條件區(qū)域，參數(shù)criteria表示求和條件，參數(shù)sum_range表示實(shí)際求和區(qū)域。在數(shù)據(jù)表中D2:D20 區(qū)域存儲(chǔ)的是銷售客服的姓名，J列存儲(chǔ)的是通過刪除重復(fù)項(xiàng)處理后的該公司所有銷售客服的姓名，H2:H2 區(qū)域存儲(chǔ)的是每行銷售記錄中的銷售利潤數(shù)據(jù)。在K2 單元格中輸入公式=sumif（$D$2:$D$20,J2,$H$2:$H$20），表示計(jì)算J2 單元格中的銷售客服的銷售利潤總額。輸入完畢回車后直接拖動(dòng)單元格K2 右下角的填充柄即可自動(dòng)計(jì)算其他人員的銷售利潤總額。

最后，使用rank 函數(shù)結(jié)合利潤總額對各個(gè)銷售客服進(jìn)行排名。rank函數(shù)的語法格式是=rank(number,ref,[order])，其中參數(shù)number 表示參與比較的數(shù)據(jù)，ref 表示要進(jìn)行比較的區(qū)域，[order]為可選項(xiàng)表示排序的方法，為0 或省略表示降序，非0 表示升序排列。在數(shù)據(jù)表中，K2:K7 區(qū)域存儲(chǔ)的是每個(gè)銷售客服對應(yīng)的銷售利潤總額數(shù)據(jù)，根據(jù)該利潤總額進(jìn)行降序排列后的排名結(jié)果存放于L2:L7 區(qū)域。在L2 單元格內(nèi)輸入公式=rank(k2,$K$2:$K$7,0)，表示計(jì)算單元格K2中的數(shù)據(jù)在K2:K7 這個(gè)區(qū)域的數(shù)據(jù)中以降序的方式排在第幾位。輸入完畢回車后直接拖動(dòng)單元格L2 右下角的填充柄即可自動(dòng)計(jì)算其他人員的銷售利潤總額的排名。

1.3 對銷售訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行分析

以回歸分析為例，回歸分析是指對具有因果關(guān)系的自變量和因變量進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的方法。

首先，選取“銷售額”與“平臺(tái)首頁推廣提成費(fèi)用”兩列內(nèi)容，制作散點(diǎn)圖表，如圖1 所示，可以觀察到該直線變化趨勢滿足一元線性回歸模型。

圖1 刪除重復(fù)項(xiàng)按鈕

其次，需要使用Excel 中的分析工具庫，默認(rèn)情況下該工具庫是沒有被調(diào)用的，需要手動(dòng)啟用該功能。單擊“文件”選項(xiàng)卡下“選項(xiàng)”命令，在彈出的“Excel 選項(xiàng)”對話框中選擇“加載項(xiàng)”，單擊下方的“轉(zhuǎn)到”按鈕，在彈出的“加載宏”對話框中勾選“分析工具庫”選項(xiàng)，即可在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡“分析”工作組中使用“數(shù)據(jù)分析”工具。

點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)分析”按鈕，在彈出的對話框中選擇“回歸”，然后再在彈出的對話框中分別選擇“平臺(tái)首頁推廣提成費(fèi)用”列為X值輸入?yún)^(qū)域，“銷售額”為Y值輸入?yún)^(qū)域，設(shè)置好輸出區(qū)域。

點(diǎn)擊確定后即可得到線性回歸相應(yīng)的數(shù)據(jù)結(jié)果，可以查看回歸統(tǒng)計(jì)、方差分析及回歸系數(shù)，如圖2 所示，根據(jù)回歸檢測可以建立線性回歸方程，進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。

圖2 回歸分析結(jié)果

2 商品庫存數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)管理

2.1 商品詳細(xì)入庫信息的數(shù)據(jù)錄入

當(dāng)大量商品需要及時(shí)入庫進(jìn)行人工錄入信息時(shí)，直接在Excel工作表中逐個(gè)單元格錄入信息時(shí)，很容易出現(xiàn)錯(cuò)行、跳行、漏行等錯(cuò)誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤。因此，在進(jìn)行入庫記錄時(shí)，可以使用記錄單功能，在專門的對話框中逐條錄入入庫商品各項(xiàng)信息，這樣既可以避免錄入錯(cuò)誤數(shù)據(jù)或漏掉數(shù)據(jù)，還方便在記錄單中對數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，提高了工作效率與準(zhǔn)確性[3]。

該功能默認(rèn)狀態(tài)下同樣未添加到Excel 任何的功能區(qū)中，需要先手動(dòng)調(diào)用此功能。單擊“文件”選項(xiàng)卡下的“選項(xiàng)”命令，在彈出的“Excel選項(xiàng)”對話框中單擊“自定義功能區(qū)”選項(xiàng)。接下來具體調(diào)用該功能需要兩個(gè)步驟：第一步，要新建該功能存放的區(qū)域，在對話框右側(cè)的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“新建組”按鈕，新建一個(gè)“記錄單”工作組（該工作組名稱可由用戶根據(jù)實(shí)際情況自定義）。第二步，在左側(cè)“從下列位置選擇命令”下方的下拉列表中選擇“不在功能區(qū)中的命令”，選中“記錄單”命令，通過單擊中間的“添加”按鈕將其添加到剛剛新建的“記錄單”工作組中，具體見圖3。

圖3 添加“記錄單”功能

調(diào)用了該功能后，新建一個(gè)存放商品庫存的數(shù)據(jù)表，依次在一行中輸入所需各個(gè)的商品庫存信息字段名，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下添加在“記錄單”工作組中的“記錄單”按鈕，隨后在彈出的對話框內(nèi)逐一輸入對應(yīng)的商品信息，錄入完畢后點(diǎn)擊“新建”按鈕即可自動(dòng)生成一條記錄。

圖4 使用“記錄單”功能添加庫存信息

應(yīng)注意的是，數(shù)據(jù)表中有些數(shù)據(jù)是不需要手動(dòng)錄入的，比如：其中的“期末結(jié)存數(shù)量”是不需要錄入的，可提前輸入相應(yīng)的計(jì)算公式由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)公式計(jì)算得到結(jié)果[4]。

2.2 商品庫齡的統(tǒng)計(jì)

商品庫齡是指商品入庫到出庫的周期，了解商品的庫齡便于掌握商品的庫存周轉(zhuǎn)率，有助于及時(shí)進(jìn)行選品策略的調(diào)整，對商品的補(bǔ)貨情況做出正確決策。在計(jì)算庫齡時(shí)，可以使用函數(shù)DATEDIF，該函數(shù)的語法格式為=DATEDIF(start_date,end_date,unit)，其中第一個(gè)參數(shù)start_date 表示起始時(shí)間，第二個(gè)參數(shù)end_date表示結(jié)束時(shí)間，第三個(gè)參數(shù)unit表示函數(shù)返回的類型代碼，常用的類型代碼有以下3 種：“y”表示返回整年數(shù)、“m”表示返回整月數(shù)、“d”表示返回整天數(shù)。

在J3 單元格中輸入公式=DATEDIF(G3,I3,"d")+1，計(jì)算出第一種商品的庫齡，然后單擊J3單元格右下角的填充柄拖動(dòng)到J22 單元格，即可自動(dòng)計(jì)算出各個(gè)商品的庫齡。

2.3 自定義方式突出顯示庫齡較長的單元格

對商品庫齡值較長的單元格，可以進(jìn)行突出顯示提醒商家做出相應(yīng)的決策。這里有兩種方法可以完成該操作，一是使用“開始”選項(xiàng)卡中的“條件格式”按鈕，選擇“突出顯示單元格規(guī)則”命令。該方法比較簡單，這里不做詳細(xì)介紹[5]。二是使用自定義單元格格式功能，該功能可以將單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行替換，并設(shè)置為其他顏色突出顯示，這里對該方法進(jìn)行詳細(xì)介紹[6]。首先選擇J3：J22單元格區(qū)域，單擊右鍵后選擇“設(shè)置單元格格式”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選下卡中的“自定義”選項(xiàng)，在右邊的“類型”下的文本框中輸入以下語句：[綠色][＜10]"短庫齡";[紅色][＞20]"長庫齡";G/通用格式，確定后庫存數(shù)據(jù)中小于10天或大于20天的數(shù)據(jù)就會(huì)被自動(dòng)篩選出來，并由設(shè)定顏色的中文字符所替換，起到突出顯示的作用。

以上方法雖然會(huì)在單元格中將具體數(shù)字替換為中文，但在編輯欄中或雙擊該單元格，仍會(huì)顯示出原始數(shù)據(jù)中的具體數(shù)字，因此并未抹掉原始數(shù)據(jù)，這樣即便于快速查看也便于查詢核對。

3 結(jié)語

Excel軟件操作步驟簡單易學(xué)，軟件使用成本也遠(yuǎn)低于許多專業(yè)軟件，對于非計(jì)算機(jī)專業(yè)的中小型電子商務(wù)從業(yè)者來講，可以快速、簡便、準(zhǔn)確地完成電子商務(wù)中銷售訂單、庫存等各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)管理，同時(shí)可以結(jié)合統(tǒng)計(jì)學(xué)等理論知識(shí)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析預(yù)測，另外還能完成數(shù)據(jù)的簡單可視化處理，幫助經(jīng)營者通過實(shí)際數(shù)據(jù)來指導(dǎo)、修正、改進(jìn)經(jīng)營策略，這對于更好地完成電子商務(wù)中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)起到了很大的支持作用。