中小型航運(yùn)物流集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化淺析①

張怡俊

（上海錦航人力資源有限公司，上海 200021）

一、緒論

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是一個(gè)不斷升級(jí)，自我超越的過(guò)程，要積極推展財(cái)務(wù)信息化功能，并與其他信息化管理系統(tǒng)深度融合，整合資源，互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)，共享數(shù)據(jù)，以此不斷提高內(nèi)部控制信息化水平，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理科學(xué)化，內(nèi)部控制一體化，管財(cái)理財(cái)精細(xì)化，業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，風(fēng)險(xiǎn)管理高效化，努力打造自身核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化，保持基業(yè)長(zhǎng)青。

信息化的內(nèi)控管理比傳統(tǒng)的人員控制更有效，通過(guò)OA 系統(tǒng)流程管理與內(nèi)控體系，推進(jìn)電子化流程，將內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)以及風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)嵌入流程與信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“制度化、流程化、閉環(huán)優(yōu)化”，財(cái)務(wù)人員可通過(guò)報(bào)銷人員錄入的報(bào)銷單據(jù)自動(dòng)生成憑證，通過(guò)系統(tǒng)與系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享、無(wú)縫銜接，從而有效地規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)也通過(guò)信息化的環(huán)境監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督等，從原來(lái)的事后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑耙?guī)避問(wèn)題。

企業(yè)財(cái)務(wù)信息化不僅可以提高企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理效率，提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息，而且可以推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)模式的優(yōu)化。信息化已是必然發(fā)展趨勢(shì)，集團(tuán)企業(yè)只有大力實(shí)施信息化建設(shè)工作，借助信息化建設(shè)來(lái)優(yōu)化經(jīng)營(yíng)管理，通過(guò)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)、決策、計(jì)劃以及分析，才能夠更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

二、相關(guān)信息系統(tǒng)闡述

（一）資金管理體系

資金管理體系包括資金計(jì)劃管理、現(xiàn)金及流動(dòng)性管理、外幣資金管理、資金集中結(jié)算管理、投融資資金管理等方面。

1.提升資金管理的透明度。資金管理系統(tǒng)為集團(tuán)搭建了一個(gè)資金集中監(jiān)控平臺(tái)，集中反映了整個(gè)企業(yè)的資金動(dòng)態(tài)情況，并可以對(duì)資金進(jìn)行多維度分析，提升了資金管理的透明度。通過(guò)有針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，促進(jìn)成員企業(yè)持續(xù)有效提升管理能力，加速上級(jí)公司與成員企業(yè)、成員企業(yè)與成員企業(yè)之間的整合，從而提升集團(tuán)對(duì)資金的統(tǒng)一調(diào)配和管控能力。

2.實(shí)現(xiàn)資金集中管理。通過(guò)資金管理系統(tǒng)的實(shí)施和方案整合，可以有效降低總部資金管理人員在支付處理、債務(wù)管理、外匯管理、票據(jù)管理等人力投入，減少手工操作帶來(lái)的高差錯(cuò)率，提高處理效率；通過(guò)流程和制度的統(tǒng)一，集團(tuán)資金管理權(quán)責(zé)清晰、分工明確、整體協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)的人可以做專業(yè)的事，更好地支撐集團(tuán)未來(lái)資金業(yè)務(wù)的發(fā)展。

3.優(yōu)化資金資源配置。通過(guò)資金管理系統(tǒng)的建設(shè)，賬戶集中、支付集中、資金集中，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金資源的有效整合，集團(tuán)可以聚合資金優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化資源配置，發(fā)揮資源價(jià)值，促進(jìn)集團(tuán)企業(yè)資金快速、良性循環(huán)，樹立企業(yè)整體“一盤棋”的思想，使有限的資源用在刀刃上，同時(shí)，資金管理系統(tǒng)也與銀行、與內(nèi)部其他核算系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)資源的有效整合，幫助集團(tuán)完成資金的有效控制，提升經(jīng)濟(jì)效益。

（二）財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)體系

1.業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)

在業(yè)務(wù)銷售模塊中，由財(cái)務(wù)人員操作開(kāi)票，或?qū)①M(fèi)用推送至公共平臺(tái)，由客戶選擇費(fèi)用支付后，生成電子發(fā)票，系統(tǒng)自動(dòng)推送電子發(fā)票至客戶郵箱，同時(shí)生成會(huì)計(jì)憑證。

在業(yè)務(wù)采購(gòu)模塊中，將供應(yīng)商發(fā)票與系統(tǒng)內(nèi)采購(gòu)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，形成審核、支付審批電子流程，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，通過(guò)接口搭建起連接財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的橋梁，可以有效減少了重復(fù)勞動(dòng)，大大提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理效率和準(zhǔn)確度。

2.費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)

費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)使信息采集更加規(guī)范化，信息成本節(jié)約化、信息傳遞自動(dòng)化、審批流程電子化、財(cái)務(wù)流程高效化、信息展示追蹤化。實(shí)現(xiàn)了對(duì)各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)活動(dòng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，加強(qiáng)了內(nèi)部控制，實(shí)時(shí)掌控信息，做到事前申請(qǐng)、事中控制、事后評(píng)價(jià)。提高了資金使用效率，減少資金風(fēng)險(xiǎn)。提高了報(bào)銷流程效率，縮短報(bào)銷周期，節(jié)約報(bào)銷成本。

費(fèi)用預(yù)算：與預(yù)算管理系統(tǒng)相連，通過(guò)費(fèi)用預(yù)算加強(qiáng)費(fèi)用管控，降低企業(yè)成本。

業(yè)務(wù)申請(qǐng)：?jiǎn)T工選擇費(fèi)用報(bào)銷類型，上傳報(bào)銷憑證作為審核依據(jù)以及憑證電子附件。

業(yè)務(wù)審批：通過(guò)員工發(fā)起的報(bào)銷工作流程，實(shí)現(xiàn)跨單位、跨部門流程審批，按已設(shè)定好的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，審批過(guò)程電子化、流程固化有利于報(bào)銷制度規(guī)范執(zhí)行。

財(cái)務(wù)審核、賬務(wù)處理：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)已審批的單據(jù)進(jìn)行審查，確認(rèn)無(wú)誤后自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，通過(guò)銀企互聯(lián)方式支付費(fèi)用。

分析報(bào)表：根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷信息，進(jìn)行自定義多維度統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能，實(shí)現(xiàn)多維度、多條件、多層級(jí)、圖形化展示。

3.電子檔案系統(tǒng)

將集團(tuán)內(nèi)會(huì)計(jì)檔案納入系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證和電子影像的自動(dòng)匹配、分冊(cè)，檔案歸檔、借閱等功能在系統(tǒng)內(nèi)有跡可查的系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)體檔案信息化，將企業(yè)的電子檔案和實(shí)體檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)管理，解決財(cái)務(wù)共享模式下紙質(zhì)檔案異地的采集、傳遞、借閱、管理等問(wèn)題。

2016 年1 月1 日起實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案給予了明確的政策依據(jù)。

電子檔案系統(tǒng)完成了電子資料和實(shí)物資料的自動(dòng)匹配，實(shí)現(xiàn)了與會(huì)計(jì)憑證匹配的電子資料和實(shí)物會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一管理、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱、審計(jì)的無(wú)紙化、實(shí)物檔案的庫(kù)房精準(zhǔn)管理等，使得企業(yè)的檔案管理高效便捷、環(huán)保低碳、節(jié)約成本。

4.發(fā)票管理系統(tǒng)

我國(guó)自 2009 年開(kāi)始探索電子發(fā)票，并于 2013年 6 月 27 日開(kāi)出了首張電子發(fā)票。2011 年 6 月，中國(guó)物流與采購(gòu)聯(lián)合會(huì)發(fā)布《中國(guó)電子發(fā)票藍(lán)皮書》，提出了我國(guó)電子發(fā)票規(guī)范發(fā)展思路與政策建議，標(biāo)志著我國(guó)電子發(fā)票從學(xué)術(shù)研究層面進(jìn)入政策建議層面。2012 年 2 月，國(guó)家發(fā)展改革委員會(huì)、財(cái)政部、國(guó)家稅務(wù)總局等八部委發(fā)布的《關(guān)于促進(jìn)電子商務(wù)健康快速發(fā)展有關(guān)工作的通知》，明確要求進(jìn)行電子發(fā)票試點(diǎn)，標(biāo)志著我國(guó)電子發(fā)票由政策建議層面進(jìn)入試點(diǎn)試用階段。國(guó)家稅務(wù)總局在《關(guān)于推行通過(guò)增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開(kāi)具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的公告》中明確規(guī)定增值稅電子普通發(fā)票具有紙質(zhì)發(fā)票的同等效力，這標(biāo)志著增值稅電子普通發(fā)票已經(jīng)進(jìn)入大規(guī)模應(yīng)用階段。而2020 年增值稅專用電子發(fā)票也已經(jīng)進(jìn)入試點(diǎn)，預(yù)計(jì)不久的將來(lái)也將全面推廣應(yīng)用。

（三）稅務(wù)管理體系

信息化發(fā)展更多地體現(xiàn)在稅收征收監(jiān)管方面。企業(yè)使用平臺(tái)及軟件進(jìn)行遠(yuǎn)程納稅申報(bào)、稅務(wù)局對(duì)企業(yè)的稅務(wù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)比對(duì)進(jìn)行監(jiān)管。國(guó)家稅務(wù)機(jī)關(guān)已采用信息技術(shù)來(lái)采集納稅人的財(cái)務(wù)和營(yíng)運(yùn)數(shù)據(jù)，金稅三期的正式上線標(biāo)志著稅務(wù)征管系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)、人工智能時(shí)代。稅務(wù)檢查工作也勢(shì)必會(huì)注入現(xiàn)代化技術(shù)，伴隨著新技術(shù)的運(yùn)用，檢查人員可更有效和更快地采集和分析企業(yè)的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)企業(yè)的納稅疑點(diǎn)。因此，企業(yè)更應(yīng)重視稅務(wù)管理，進(jìn)行相應(yīng)的稅務(wù)分析、預(yù)測(cè)、監(jiān)管以降低稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

稅務(wù)管理作為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分之一，與企業(yè)的各級(jí)管理組織、業(yè)務(wù)流程以及 IT 系統(tǒng)等都有著緊密的聯(lián)系和影響，手工化的稅務(wù)管理在國(guó)家稅務(wù)信息化的浪潮中明顯處于劣勢(shì)，迫切需要利用信息化的工具實(shí)現(xiàn)稅務(wù)管理工作集中管理，流程梳理與整合，信息集中與利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)稅務(wù)精細(xì)化管理，提高管理水平和工作效率，管控集團(tuán)企業(yè)整體稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)智能化稅務(wù)管理系統(tǒng)主要包含數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、自動(dòng)填列申報(bào)、申報(bào)報(bào)表存儲(chǔ)、稅務(wù)政策展示、涉稅風(fēng)險(xiǎn)提示、稅務(wù)稽查平臺(tái)、稅務(wù)籌劃功能7 個(gè)模塊。

企業(yè)智能稅務(wù)管理系統(tǒng)提高了工作效率。批量認(rèn)證增值稅專用發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅額、查驗(yàn)增值稅普通發(fā)票、自動(dòng)計(jì)算稅金等功能極大了提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，以專業(yè)的、高效的方式提供自動(dòng)化的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)處理，改變了傳統(tǒng)的手工梳理易導(dǎo)致錯(cuò)報(bào)漏報(bào)少繳遲繳稅款的情況，從而避免對(duì)企業(yè)及個(gè)人征信及財(cái)務(wù)帶來(lái)?yè)p失。

企業(yè)智能稅務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)共享化管理。該系統(tǒng)整合了財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、稅務(wù)以及發(fā)票等信息資源使其匹配聯(lián)動(dòng)，并結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況進(jìn)行分析檢查。大數(shù)據(jù)分析使得企業(yè)更易進(jìn)行稅務(wù)監(jiān)控預(yù)警及分析籌劃管理。

企業(yè)智能稅務(wù)管理系統(tǒng)有助于企業(yè)一體化管理的發(fā)展。由于集團(tuán)分子公司業(yè)務(wù)獨(dú)立運(yùn)作，稅務(wù)管理流程不盡相同，稅務(wù)管理系統(tǒng)能夠解決集團(tuán)數(shù)據(jù)管理難度大的問(wèn)題。提前預(yù)判稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)掌握各分子公司稅務(wù)情況，最終提高集團(tuán)企業(yè)整體稅務(wù)管理水平。

（四）管理會(huì)計(jì)體系

1.預(yù)算管理

預(yù)算控制是對(duì)企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)及資金支出進(jìn)行控制，收集預(yù)算執(zhí)行信息。預(yù)算目標(biāo)在經(jīng)營(yíng)中如何貫徹落實(shí)，考驗(yàn)著企業(yè)的執(zhí)行能力，而執(zhí)行中嚴(yán)密的過(guò)程控制措施則是預(yù)算順利執(zhí)行和企業(yè)快速反應(yīng)的重要保證。

如將預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)以及風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)嵌入OA系統(tǒng)，則可以有效地實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制。系統(tǒng)自動(dòng)將年度預(yù)算數(shù)據(jù)按期分解，細(xì)化到每個(gè)季度或每個(gè)月，并可以通過(guò)本月的預(yù)算及完成情況，調(diào)整下月的預(yù)算值，從而通過(guò)有效的滾動(dòng)預(yù)算的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)年度預(yù)算的調(diào)整，為績(jī)效考核提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。當(dāng)費(fèi)用超出預(yù)算時(shí)則對(duì)費(fèi)用流程發(fā)起者進(jìn)行預(yù)算超額提示，并可同時(shí)發(fā)起追加預(yù)算流程，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制自動(dòng)化。當(dāng)全年預(yù)算監(jiān)控內(nèi)容在執(zhí)行和目標(biāo)出現(xiàn)重要偏差的時(shí)候，通過(guò)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)向管理層反饋，實(shí)現(xiàn)預(yù)算的及時(shí)反饋和修改。

預(yù)算管理是連接企業(yè)戰(zhàn)略和執(zhí)行的重要工具，是公司從戰(zhàn)略規(guī)劃到資源配置再到經(jīng)營(yíng)考核評(píng)價(jià)、責(zé)權(quán)匹配的管理閉環(huán)，利用信息化手段完成預(yù)算管理執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控、動(dòng)態(tài)分析、調(diào)整及事后的考核，全面提升企業(yè)預(yù)算管理水平，為考核提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)整體各個(gè)部門之間的預(yù)算管理，達(dá)到了企業(yè)內(nèi)部有效實(shí)施資源預(yù)算及配置的目的，為企業(yè)進(jìn)行有效的內(nèi)部控制及長(zhǎng)期發(fā)展提供了有力保障。

2.內(nèi)控及風(fēng)險(xiǎn)管理信息化

內(nèi)控及風(fēng)險(xiǎn)管理是為了幫助企業(yè)在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中防范及規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，避免給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。

內(nèi)控及風(fēng)險(xiǎn)管理信息化，可以極大提高風(fēng)險(xiǎn)管理信息在各職能部門、業(yè)務(wù)單位之間的集成與共享，既能滿足單項(xiàng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的要求，也能滿足企業(yè)整體和跨職能部門、業(yè)務(wù)單位的風(fēng)險(xiǎn)管理綜合要求，將風(fēng)險(xiǎn)管理由事后核查轉(zhuǎn)為事前預(yù)防，從而整體提升企業(yè)內(nèi)控和風(fēng)險(xiǎn)管理的效率和水平。

三、中小型航運(yùn)物流集團(tuán)企業(yè)信息化發(fā)展方向

（一）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化

首先，企業(yè)業(yè)務(wù)管理規(guī)范和發(fā)展沒(méi)有達(dá)到一定水平，實(shí)現(xiàn)信息化是不可能的。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無(wú)法全部進(jìn)系統(tǒng)，到底是技術(shù)上不行，還是人為因素操作不規(guī)范導(dǎo)致。第二，業(yè)務(wù)信息化需要軟件和硬件的支持，這需要必要的資金支持。集團(tuán)企業(yè)分、子公司眾多，信息化是以一個(gè)長(zhǎng)期的目標(biāo)，一下子貪大求全也會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)管理跟不上、員工素質(zhì)達(dá)不到而實(shí)現(xiàn)不了預(yù)期目標(biāo)。第三，企業(yè)信息化不僅僅是解決當(dāng)前迫切要解決的問(wèn)題，還要有一定的前瞻性。

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息化后，才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息化。在一個(gè)集團(tuán)內(nèi)部，各企業(yè)間業(yè)財(cái)對(duì)接發(fā)展程度不平衡、不充分的情況比較普遍，業(yè)財(cái)融合的目的，不僅是為了使財(cái)務(wù)人員做的憑證自動(dòng)生成，更是為了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的監(jiān)控，可以從總數(shù)據(jù)層層追溯到底層基礎(chǔ)業(yè)務(wù)情況，通過(guò)商業(yè)智能等系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)做出分析，為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策支持。

（二）開(kāi)票線上化

第一步，推廣開(kāi)具人民幣和美元增值稅電子普通發(fā)票。由于航運(yùn)物流企業(yè)的海運(yùn)費(fèi)大部分為美元結(jié)算，美元增值稅電子普通發(fā)票的需求非常強(qiáng)烈。據(jù)資料顯示，外匯局對(duì)網(wǎng)民關(guān)于“希望解決美元電子發(fā)票不能付匯”的留言時(shí)回復(fù)到，國(guó)際航運(yùn)企業(yè)憑電子發(fā)票能夠支付美金，現(xiàn)行外匯管理政策法規(guī)沒(méi)有障礙。根據(jù)《國(guó)家外匯管理局關(guān)于印發(fā)服務(wù)貿(mào)易外匯管理法規(guī)的通知》（匯發(fā)〔2013〕30 號(hào)）所附《服務(wù)貿(mào)易外匯管理指引實(shí)施細(xì)則》第十二條，交易單證可以是紙質(zhì)形式或者是符合法律法規(guī)規(guī)定且被金融機(jī)構(gòu)認(rèn)可的電子形式（資料來(lái)源，2019 年中國(guó)政府網(wǎng)）。

第二步，實(shí)現(xiàn)美元電子發(fā)票無(wú)需去銀行認(rèn)證。美金電子發(fā)票和人民幣電子發(fā)票一樣可以直接網(wǎng)上支付。早在2018 年7 月，天津已經(jīng)有貨代企業(yè)做到無(wú)需去銀行認(rèn)證，直接就能憑美金電子發(fā)票線上支付美元。“榮e 通”平臺(tái)通過(guò)與中國(guó)銀行天津分行“航運(yùn)在線通”合作，可以實(shí)現(xiàn)貨代企業(yè)支付美金無(wú)需去銀行柜臺(tái)認(rèn)證，直接可以線上支付。2020 年1 月8 日，中國(guó)銀行上海市分行面向航運(yùn)企業(yè)推出了“航運(yùn)直通車”產(chǎn)品，能實(shí)現(xiàn)人民幣、美元電子發(fā)票在線支付。據(jù)了解，“航運(yùn)直通車”產(chǎn)品通過(guò)全流程的線上平臺(tái)，一舉解決目前航運(yùn)企業(yè)運(yùn)費(fèi)支付所面臨的高成本、多人力、長(zhǎng)時(shí)間等實(shí)際問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子發(fā)票的信息化管理，提供真正高效、智能、便捷的金融結(jié)算服務(wù)。該產(chǎn)品使美元電子發(fā)票減少了實(shí)物校驗(yàn)方面的限制，在實(shí)時(shí)、便捷、自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)管控等方面取得了顯著突破，節(jié)約了航運(yùn)企業(yè)人力、物力和時(shí)間成本，切實(shí)為企業(yè)帶來(lái)福利。

（三）收款線上化、核對(duì)自動(dòng)化

開(kāi)票線上化后，就是收款的線上化。不單是為了方便客戶，也是為了入賬能夠自動(dòng)化，為了勾對(duì)的方便，也包括整個(gè)業(yè)務(wù)流程的可追溯。目前銀行的B2B 收付款業(yè)務(wù)，可以實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票與平臺(tái)收款金額自動(dòng)匹配，與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)匹配勾稽，并通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)賬自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。

比如金蝶EAS 系統(tǒng)4.2 版本的電子回單模塊在技術(shù)上已經(jīng)可以直接與銀行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)回單自動(dòng)下載、自動(dòng)存儲(chǔ)、自動(dòng)清分匹配。通過(guò)電子回單查詢功能可以查詢集團(tuán)本部以及分支機(jī)構(gòu)在不同的各類收付款指令的電子回單，并提供電子回單的打印功能。金蝶電子回單不但記載了客戶收付款的交易詳細(xì)信息，還加蓋了銀行電子回單專用章，以確保電子回單的真實(shí)性以及可認(rèn)證性。

（四）建立電子檔案系統(tǒng)

將公司內(nèi)會(huì)計(jì)檔案納入系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證和電子影像的自動(dòng)匹配、分冊(cè)，檔案歸檔、借閱等功能在系統(tǒng)內(nèi)有跡可查的系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)體檔案信息化，將企業(yè)的電子檔案和實(shí)體檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)管理。解決財(cái)務(wù)共享模式下紙質(zhì)檔案異地的采集、傳遞、借閱、管理等問(wèn)題。

信息采集：通過(guò)電子檔案系統(tǒng)收集各個(gè)系統(tǒng)內(nèi)的信息，實(shí)現(xiàn)憑證、賬簿、報(bào)賬單等減少失誤傳遞，提高工作效率。

憑證管理：檔案信息采集后，完成憑證與憑證附件匹配，提取憑證相關(guān)信息。

歸檔管理：將檔案的電子信息按傳統(tǒng)實(shí)物憑證裝訂方式進(jìn)行分冊(cè)和歸集，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、集中化管理。

檔案管理：電子檔案可以對(duì)實(shí)物和電子憑證檔案進(jìn)行檢索查詢、借閱等工作提供良好支撐。

（五）建立預(yù)算管理系統(tǒng)

1.預(yù)算管理信息化平臺(tái)的搭建包括預(yù)算組織架構(gòu)、預(yù)算指標(biāo)模型體系、業(yè)務(wù)規(guī)則的建立。

2.與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口相連，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算等信息化手段的集成應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)各成員單位、部門在線編制預(yù)算，預(yù)算數(shù)據(jù)共享。集團(tuán)內(nèi)部船公司預(yù)算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連，得出預(yù)算箱量。集團(tuán)內(nèi)部代理公司便可根據(jù)船公司的預(yù)算箱量按照比例規(guī)則自動(dòng)算出自身的預(yù)算箱量。在統(tǒng)一規(guī)范的全面預(yù)算管理下，各單位、部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)客戶端實(shí)現(xiàn)預(yù)算申報(bào)，由系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算和匯總，職能部門在審核和綜合平衡后，完成年度預(yù)算的編制，并實(shí)行滾動(dòng)預(yù)算，及時(shí)調(diào)整。

3.預(yù)算控制。通過(guò)與其他系統(tǒng)相連，滿足預(yù)算管理及時(shí)控制的需要，做到事前、事中、事后控制。

4.預(yù)算分析。實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確及時(shí)的信息反饋，滿足多維度預(yù)算分析。

通過(guò)建立統(tǒng)一、共享的預(yù)算信息化管理平臺(tái),為預(yù)算編制、分析、考核等提供數(shù)據(jù)支持，減輕企業(yè)預(yù)算編制過(guò)程中的編制、匯總、分析等工作量，極大程度地杜絕了人為錯(cuò)誤的發(fā)生，對(duì)各部門監(jiān)控力度增強(qiáng)，增強(qiáng)企業(yè)管理的規(guī)范性、效率性、合理性，提高企業(yè)的全面預(yù)算能力。搭建內(nèi)控及風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)，與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)等集成，分為風(fēng)險(xiǎn)管理模塊、內(nèi)控管理模塊、內(nèi)審管理模塊。

（六）建立決策支持體系（BI）

1. BI 建設(shè)要有自身行業(yè)特色。從航運(yùn)物流企業(yè)集團(tuán)的各分子公司層面來(lái)看，船公司、貨代、船代、堆場(chǎng)倉(cāng)庫(kù)等細(xì)分行業(yè)要有個(gè)性化指標(biāo)，數(shù)據(jù)要與同行業(yè)上市公司對(duì)比，這些指標(biāo)要能全面反應(yīng)公司經(jīng)營(yíng)情況。

2. BI 重點(diǎn)在于數(shù)據(jù)分析。BI 是一個(gè)輔助決策的智能系統(tǒng)，它的核心就是幫助企業(yè)利用好數(shù)據(jù)，讓決策管理者隨時(shí)隨地獲取關(guān)鍵信息，讓決策者基于數(shù)字決策，最終提高決策水平。傳統(tǒng)的表格報(bào)表根本無(wú)法快速讓決策者識(shí)別是不是有問(wèn)題，它只是羅列了一堆數(shù)字而已。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，決策者通過(guò)預(yù)警監(jiān)控了解發(fā)生了什么，利用因素分析了解為什么發(fā)生，利用趨勢(shì)分析了解未來(lái)會(huì)發(fā)生什么，利用仿真模擬了解如果改變某種政策未來(lái)會(huì)發(fā)生什么。這就是BI 的核心價(jià)值。

3.展現(xiàn)方法。億信BI 要在各集團(tuán)公司各部門領(lǐng)導(dǎo)的參與下，確定分析主題，建立分析模型。在設(shè)計(jì)過(guò)程中要考慮數(shù)據(jù)的顆粒度。BI 系統(tǒng)通過(guò)IT 技術(shù)支持，從財(cái)務(wù)系統(tǒng)抓取報(bào)表、資金等數(shù)據(jù)，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)抓取箱量、航次等數(shù)據(jù)，從人力資源系統(tǒng)抓取員工、績(jī)效管理等數(shù)據(jù)，并與外部行業(yè)指標(biāo)庫(kù)、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)庫(kù)一起建立數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)包含公司歷年的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量比較大，要考慮數(shù)據(jù)容量和可擴(kuò)展性。比如，未來(lái)有新的公司或業(yè)務(wù)加入，能否在現(xiàn)有倉(cāng)庫(kù)模型的情況下導(dǎo)入。根據(jù)全面系統(tǒng)性、可操作性、實(shí)用性、動(dòng)靜態(tài)結(jié)合性原則，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、OFFICE 集成、OLAP 聯(lián)機(jī)分析做出不同的模塊。如管理駕駛艙、經(jīng)營(yíng)主體分析、預(yù)警模型、績(jī)效指標(biāo)庫(kù)等。如圖1 所示。

圖1 集團(tuán)BI 模型結(jié)構(gòu)圖

（1）管理駕駛艙。根據(jù)集團(tuán)各領(lǐng)導(dǎo)分管的不同板塊內(nèi)容，隨時(shí)顯示職能相關(guān)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)指標(biāo)以及執(zhí)行情況，以圖表的方式直觀地顯示重要指標(biāo)，并支持“鉆取式查詢”，實(shí)現(xiàn)對(duì)指標(biāo)的逐層細(xì)化、深化分析。從集團(tuán)層面，可以分地區(qū)分析（境內(nèi)、日本、東南亞等）、集團(tuán)內(nèi)細(xì)分行業(yè)分析（航運(yùn)、船代、物流、人資等）、航運(yùn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析（上市公司報(bào)表數(shù)據(jù)可取），時(shí)間上將本期、同期、預(yù)算數(shù)做對(duì)比。從各部門層面，顯示各部門關(guān)鍵指標(biāo)，時(shí)間上將本期、同期、預(yù)算數(shù)做對(duì)比。如資產(chǎn)總額、毛利率、營(yíng)業(yè)收入、利潤(rùn)總額、歸屬于母公司凈利潤(rùn)等重要指標(biāo)。如圖2 所示。

圖2 億信BI 領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙案例圖

（2）經(jīng)營(yíng)主題分析。經(jīng)營(yíng)主體可分為盈利主題、收入主題、成本主題、資金主題、損益分析主題、資產(chǎn)管理主題、人力資源主題等。搭建各主題的重點(diǎn)在于分析，而不是簡(jiǎn)單的數(shù)字呈現(xiàn)。

通過(guò)列舉一家公司通過(guò)BI 展現(xiàn)的經(jīng)營(yíng)情況，可以充分體現(xiàn)BI 鉆取分析功能。根據(jù)實(shí)際數(shù)、預(yù)算增長(zhǎng)率、同期增長(zhǎng)率的對(duì)比，以及紅色警示數(shù)據(jù)，可以看出該公司經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)下降。不考慮其他因素，由經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)=毛利－銷售費(fèi)用－研發(fā)費(fèi)用－管理費(fèi)用，且三項(xiàng)費(fèi)用增長(zhǎng)都為負(fù)數(shù)可推，經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)下降是由毛利下降所致。毛利率=營(yíng)業(yè)收入－銷售成本，且營(yíng)業(yè)收入為增，可推毛利下降是由銷售成本所致。點(diǎn)擊銷售成本實(shí)際數(shù)，可以看到左下細(xì)項(xiàng)占比，可見(jiàn)紅色的銷售分?jǐn)傎M(fèi)（此主要指給銷售人員的提成）占比最大。點(diǎn)擊紅色銷售分?jǐn)偅傻糜蚁聢D費(fèi)用占收入比。根據(jù)實(shí)際、預(yù)算、去年同期對(duì)比，此圖展現(xiàn)了一家公司的經(jīng)營(yíng)情況，通過(guò)實(shí)際數(shù)、預(yù)算增長(zhǎng)率、同期增長(zhǎng)率的對(duì)比，得出哪個(gè)事業(yè)部影響最大。再往下鉆取，可以分析給各銷售人員的提成是不是與實(shí)際銷售合同簽約數(shù)相符。見(jiàn)圖3 所示。

圖3 BI 經(jīng)營(yíng)情況經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)分析案例圖

（3）預(yù)警模型。預(yù)警的目的是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)分析與控制，如過(guò)快增長(zhǎng)預(yù)警、過(guò)快下降預(yù)警、虧損預(yù)警、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、報(bào)表項(xiàng)目異常預(yù)警。BI預(yù)警模型可以包括杜邦分析模型、五維財(cái)務(wù)分析模型、盈虧平衡模型等。展現(xiàn)時(shí)，可以自動(dòng)生成相應(yīng)的文字分析，便于BI 使用者理解并做出決策，如同花順中五維財(cái)務(wù)分析功能。同時(shí)，在歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，分析各項(xiàng)指標(biāo)的變動(dòng)。若改變變量，預(yù)測(cè)企業(yè)盈利情況變化，確定企業(yè)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中的重點(diǎn)。如企業(yè)維持目前經(jīng)營(yíng)水平條件下的虧損預(yù)警、企業(yè)收入水平發(fā)生變化條件下的虧損預(yù)警、企業(yè)成本費(fèi)用水平發(fā)生變化條件下的虧損預(yù)警等。見(jiàn)圖4 所示。

圖4 同花順五維財(cái)務(wù)分析案例圖

（4）績(jī)效指標(biāo)庫(kù)。績(jī)效指標(biāo)庫(kù)可包括集團(tuán)關(guān)鍵指標(biāo)庫(kù)、行業(yè)標(biāo)桿指標(biāo)庫(kù)、國(guó)資委績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)庫(kù)。比如行業(yè)標(biāo)桿指標(biāo)可以包括航運(yùn)、船代、貨代等行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)或均值，同時(shí)也包括各比率的計(jì)算公式，就像一本字典一樣，可供各使用者查詢，便于理解各項(xiàng)數(shù)據(jù)的含義以及相對(duì)是好是壞。可以根據(jù)錦江航運(yùn)集團(tuán)自身情況決定是否需要建立。

4.總結(jié)。BI 系統(tǒng)是對(duì)數(shù)據(jù)的搜集、管理和分析的系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成有用的信息，使企業(yè)各級(jí)決策者通過(guò)對(duì)信息的分析，做出對(duì)企業(yè)更有利的決策。據(jù)資料顯示，美國(guó)前500 的企業(yè)，90%已使用BI 等智能信息化軟件。億信BI 可根據(jù)需求提供固定分析模板，或者由使用者自行個(gè)性化編輯。同時(shí)，使用者可以通過(guò)瀏覽器、手機(jī)、平板電腦等多途徑，通過(guò)在線和離線的方式對(duì)權(quán)限內(nèi)的功能進(jìn)行瀏覽，更加智能化。

（七）完善集團(tuán)資金集中管理

資金監(jiān)控和檢查。集團(tuán)總部應(yīng)對(duì)集團(tuán)所屬各公司的銀行賬戶進(jìn)行監(jiān)管，依托于銀行或者軟件公司提供的跨銀行資金管理信息平臺(tái)，對(duì)集團(tuán)所屬公司銀行賬戶的開(kāi)立、注銷、余額、交易等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管。公司開(kāi)立銀行賬戶、銷戶時(shí)，只有在完成系統(tǒng)審批流程后才能進(jìn)行會(huì)計(jì)核算；對(duì)于集團(tuán)所屬公司大額資金支付采用短信通知的形式反饋給公司管理層，確保資金安全。測(cè)算集團(tuán)所屬公司所需的基本運(yùn)營(yíng)資金，設(shè)立保有量，按月核對(duì)，若公司貨幣資金超過(guò)保有量，則定時(shí)發(fā)送通知，按月上繳。提高資金管理集中度。對(duì)于在結(jié)算中心開(kāi)立賬戶的公司，考核結(jié)算中心賬戶資金日均余額占該公司所有資金日均余額的比例，以提高結(jié)算中心賬戶歸集資金量，提高資金集中度。定期對(duì)集團(tuán)所屬公司進(jìn)行資金管理制度執(zhí)行情況的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)，保障資金安全。

結(jié)算中心（資金結(jié)算管理）。資金結(jié)算中心可以增強(qiáng)公司集團(tuán)資本經(jīng)營(yíng)意識(shí)，合理調(diào)劑資金，控制貸款模式，降低財(cái)務(wù)費(fèi)用，同時(shí)還能加強(qiáng)內(nèi)部資金監(jiān)控。資金結(jié)算主要是公司日常的付款管理、收款管理和箱管票據(jù)管理。資金結(jié)算的效率和準(zhǔn)確性會(huì)影響公司的現(xiàn)金流效率，進(jìn)而影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。資金管理系統(tǒng)中的支付結(jié)算中心可以讓支付效率提升，而支付效率提升是公司建立資金管理系統(tǒng)的初衷，支付功能也是資金管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)和核心。在資金管理系統(tǒng)中，公司與銀行通過(guò)與銀行的銀企互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)操作自助化，大幅度提升了資金支付效率。

四、結(jié)論和展望

集團(tuán)化企業(yè)更需要走在財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的前列，如何利用好現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，充分利用好數(shù)據(jù)和信息的資源整合將是建設(shè)的重點(diǎn)。隨著信息基礎(chǔ)建設(shè)的進(jìn)步以及財(cái)務(wù)人員相關(guān)能力的培養(yǎng)，公司財(cái)務(wù)可向財(cái)務(wù)共享中心發(fā)展。

財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)前，企業(yè)多種工作系統(tǒng)并存，包括OA 系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，財(cái)務(wù)共享之后，信息系統(tǒng)整合容易造成數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的問(wèn)題，造成重復(fù)工作處理，增加了工作環(huán)節(jié)，降低了財(cái)務(wù)共享信息讀取的效率。信息系統(tǒng)整合的同時(shí)還要關(guān)注業(yè)務(wù)的納入范圍和標(biāo)準(zhǔn)，從而使得系統(tǒng)能夠符合業(yè)務(wù)要求。在解決信息化整合問(wèn)題時(shí)，航運(yùn)物流企業(yè)集團(tuán)需要根據(jù)各企業(yè)業(yè)務(wù)特征，不僅針對(duì)核心業(yè)務(wù)，也要考慮到非核心業(yè)務(wù)，統(tǒng)籌企業(yè)資源并進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造，提升企業(yè)的價(jià)值鏈附加值，增加信息化程度。

2013 年，財(cái)政部在頒布的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化條例》中表明，大型的企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)科學(xué)信息技術(shù)手段來(lái)幫助完善自身的財(cái)務(wù)工作，促進(jìn)財(cái)務(wù)工作的信息化，大型的企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)嘗試建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。次年，財(cái)政部又頒布了《財(cái)政部關(guān)于推進(jìn)管理會(huì)計(jì)制度建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，在《意見(jiàn)》中明確提到，為了轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的核算職能，應(yīng)當(dāng)建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，來(lái)促進(jìn)會(huì)計(jì)管理職能的有效實(shí)行。這些都為建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提供了政策依據(jù)。

伴隨著集團(tuán)化財(cái)務(wù)管理要求的不斷提高、國(guó)資委內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管控的要求以及證監(jiān)會(huì)發(fā)債融資管理規(guī)范要求，對(duì)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化也提出了更高的要求，一方面要強(qiáng)化現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理信息化的基礎(chǔ)，力保客觀性、真實(shí)性、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，為將來(lái)的財(cái)務(wù)共享和大數(shù)據(jù)分析提供支撐；另一方面信息化建設(shè)是新時(shí)代發(fā)展中企業(yè)管理升級(jí)和流程固化的卓越工具，必須抓緊機(jī)遇，全力運(yùn)用信息化手段，跟上發(fā)展潮流，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，積極建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化快速發(fā)展。