高職院校檔案管理的信息化建設研究

朱曉麗

(甘肅建筑職業技術學院 甘肅 蘭州 730050)

0 引言

國內外學術界對于檔案信息化建設,通過文獻查閱,發現相關文獻比較多,這方面的研究也一直是學術界比較熱門的一個領域,研究發現過去所開發的管理軟件也主要針對的是檔案的錄入并主要是進行統計,而今天是以電子形成的檔案在載體上保存,同時在局域網和互聯網上運行的模式。

1 大數據時代檔案管理信息化建設的意義

1.1 大數據時代的便利性凸顯

不同于傳統數據,云時代環境下,數據的統計和管理變得快捷。充斥在生活各個方面的大數據便利性得以彰顯,無法否認大數據在當今社會不可或缺的作用,這對于高校檔案管理大有裨益。

1.2 高職院校檔案管理亟待信息化建設

對于高職院校來說,傳統檔案管理模式已經無法適應高度信息化的今天,傳統檔案管理方式落后、多種類檔案的保管存在檢索效率低下,準確性較差、不安全等問題。不符合國家檔案及電子文件管理的相關標準,繼續沿用將嚴重影響檔案的規范性和管理效率。基于此當下高職院校的檔案管理亟待改革。

1.3 新技術帶來新契機

隨著各行各業信息化技術的深入發展,檔案管理工作也必將隨之進入一個新的歷史發展階段,具有了與過去不同的新含義。大數據背景下,數據挖掘和處理技術為檔案管理工作的創新帶來契機,檔案管理的信息化建設可以實現永久保存檔案信息、資源透明可視化管理、快捷共享并進行類別區分、歸納匯總、大幅簡化流程,提升整合水平,達到節省空間、減少差錯、方便檢索查閱,有效提升檔案工作效率的目的。毋庸置疑,檔案管理信息化建設對于高職院校的發展有著舉足輕重的作用[3]。

2 高職院校檔案管理信息化建設的現狀分析

2.1 信息化觀念意識不深入

人工智能、云計算、云存儲以及5G 等新興概念雖然正在進入人們的視野,但是并不夠深入人心。信息轉型、創新信息技術也面臨著很多的障礙。目前高職院校存在不能夠熟知大數據的概念和背景,對于科技信息只是以偏概全或者人云亦云,這嚴重影響了現實工作實踐。

2.2 管理不全面

網絡從來不是法外之地,互聯網信息化的建設都需要建立在政策制度完善的基礎之上。而映射在現實高職院校中的管理中,信息時代的管理體系不充分、監管制度不完善、監管力度不足以及評價體系不健全等問題也日益顯著。不全面的信息管理就是不容忽視的安全隱患,這不利于信息化建設的實現。

2.3 設備不完善

物質基礎是高職院校“上層建設”的保障,因此開展信息化建設也需要硬件設備的支持。實際上,檔案管理的內容細致而瑣碎,那么具體落實在設備上,種類也是多樣的,包含計算機、打印機、掃描儀、傳真機等在內的設備都需要跟得上信息化建設的步伐。設備不完善,那么信息化建設就是空談。

2.4 檔案信息收集與歸檔流程不規范

目前雖然各個高職院校已經積極開展了對傳統檔案進行數字化的工作,但“陳年舊帳”“殘破不全”,有些紙質檔案材料甚至是手寫字體,字跡潦草、模糊不清,掃描儀無法識別,工作人員不嚴格按照電子檔案采集歸檔流程,對于本身存在缺失的檔案、掃描后信息亂碼無法進行使用的,不負責任,不做說明。

3 建設高職院校信息化檔案管理策略

3.1 一改固有思維,摒棄落后理念

電子檔案信息化建設發展的關鍵是觀念的轉變,應去僵化改變觀念,去偏見信任信息,去錯亂改變認識上的錯誤。高職院校應通過轉變思想、擴大資金支持以及隊伍全成員共同參與等途徑為高職檔案管理的信息化建設提供有利環境,積極迎接信息化管理時代的到來,以樂觀向上的心態翻開信息時代的檔案管理新篇章。

3.2 構建完整的信息化建設體系

構建完整的信息化建設體系,落實精準化運營。制度和人員的保證是構建完備、穩固體系的“螺絲釘”,具體應從制度層面給予信息化建設堅實的保障,此外,還需完善資金鏈、設立法律顧問、加強信息團隊管理等。

3.3 加強信息技術隊伍建設

人才具有絕對的競爭力,加強人才隊伍建設、大量培養或引進技術型人才將是信息化建設進程的“催化劑”。對于信息技術人才,必須素質到位,專業到位,提升素質,不僅在于態度端正,恪守章程、維護信息的安全,也在于力謀發展,爭取發揮自己最大的力量為高職院校做出貢獻。而專業技術方面,凝結在云收集、云計算及云分析技術中的知識都需要人才的努力學習和扎實掌握。

3.4 優化相關信息技術

利用高速的網絡技術,能夠顯著提高檔案管理的速率和效率,加快信息化建設進程。首先,技術人員搭建合規、開放統一的平臺。對于所有檔案信息進行收集、匯總,進而統一編碼,統一數據口徑,優化不同格式文件的排序,最大限度地整合資源。其次,優化信息的存儲技術,使得大數據環境更加和諧,信息化進程更加流暢。再之,加強信息的檢索和處理技術,使信息“流動有活力”。最后優化隱私安全管理技術,加強隱私安全管理的層級。將信息數據和資料、不同密級的檔案信息置于安全的生態體系中,大力降低風險等級。

3.5 規范檔案管理信息化建設的流程

電子檔案管理信息化建設流程包括采集,歸檔,移交、登記、轉換、遷移幾個步驟,如圖1所示:特別注意授權用戶對電子文件的保管期限分類進行審核確認,電子檔案保管期限一般分為永久,定期30年,定期10年有其他規定的要重啟規定可參考。最后在系統中完成雙軌制下紙質文件保管期限劃分整理的基礎上為電子檔案,紙質檔案賦予檔號,用賬號或唯一標識符作為要素為電子檔案,從命名轉入正式庫之后,就可對正式庫中的檔案進行利用統計處置等管理活動,電子檔案信息化管理過程中,管理人員要以國家規定的數字化規范標準為主要參照依據,不能得隨意篡改流程。

圖1 電子檔案信息化管理流程

4 未來高職院校檔案管理信息化建設的技術路徑及發展趨勢

檔案管理的信息化,就是基于檔案工作的基本原理,對信息系統中形成的電子文件,數據進行歸檔存儲和管理,并能夠提供有效的全文檔案信息化網絡化服務的新型的檔案管理模式,未來信息化的持續推進將形成一種區別于傳統檔案工作的管理理念,管理方法、管理技術、管理規則、管理流程的全面工作模式,[4]如圖2所示:

圖2 檔案管理信息化技術路徑發展趨勢

綜上所述,進入大數據時代,無論是紙質還是電子數據,無論是非結構化數據還是半結構化數據,存儲分析工作都是繁重的。高職院校電子檔案管理的信息化建設過程中,還應該加強雙軌制管理模式[5]包括對電子檔案和紙質檔案同步編目,排序,編制賬號等功能,靜態數字圖像雙層OFT 或雙層PDF等自動采集數字化元數據等。誠然,大數據背景下,科技的進步給高職檔案管理帶來了新的機遇,檔案管理逐步以“電子化、信息化”主要方式,未來高職院校應基于先進“云計算+大數據+人工智能技術”形成一個有序結構的檔案信息庫,使得更符合現代化檔案管理要求。呼吁院校管理層、輔導員教師、網絡技術人員以及檔案管理人員等全民參與其中,為信息化檔案管理添磚加瓦。