公路工程檔案管理分析研究

王軍平

（漢中市公路局寧強公路段，陜西漢中 723000）

0 引言

隨著公路工程事業的不斷發展，檔案管理工作的重要性逐漸被社會所重視。檔案管理工作可以為公路工程建設的質量評價，后期維修運營和今后的施工建設提供數據支持，對公路工程具有較為深遠的現實意義。因此，對公路工程檔案管理工作的要求不斷提高，需要進一步深化公路工程檔案管理工作的分析研究，在不斷研究、討論、實踐中發展公路工程檔案管理工作。

1 公路工程檔案管理工作概述

公路工程中檔案管理工作主要包含立項、審批、勘察、設計、施工、竣工驗收、后期維護、檔案歸檔保存等方面的內容。針對逐漸嚴格的要求，檔案管理工作崗位需要工作人員實事求是，獲取第一手公路工程建設資料，為后期公路運營和維護提供資料支持。在歷史發展過程中，確保公路工程建設資料的真實性，為以后公路工程規劃建設提供指導。完整的公路工程檔案可以在后期的修理、建設，道路規劃、擴建、改建等方面提供科學合理的依據。因此，要建設健全完善的公路工程項目，檔案管理工作是必不可少的一環。但我國公路工程建設行業一直以來對檔案管理工作不夠重視。隨著國家經濟發展，社會形勢的轉變，國家檔案局和國家發展改革委聯合發布了幾項檔案管理驗收方法規定，公路工程建設項目中的檔案管理工作逐漸得到重視，成為較為重要的研究課題。

在建設檔案驗收項目時，必須嚴格按照國家檔案局和國家發展改革委所發布的相關規定完成。首先，所有項目的檔案是工程竣工驗收時必須提交到相關部門的重要資料，應由檔案管理部門獲取第一手真實且有效的工程資料。未經批準或沒有驗收合格的公路工程建設項目不能夠完成竣工驗收，不能夠進入下一步環節。其次，檔案管理工作在公路工程竣工驗收環節中非常重要，需要工程施工團隊的管理人員及檔案部門重視檔案的真實性和有效性。在驗收環節，團隊若沒有完整的檔案資料，可被一票拒絕竣工。除此之外，公路工程建設項目的前期施工、后期管理、維護、使用、改建、擴建都需要檔案作為資料支持。若檔案收集不齊全，部分規范不真實，檔案存在虛假信息或檔案信息不完整都會導致后期的工作受到直接影響，公路工程也無法發揮最大效益。最后，對于公路工程而言，檔案管理工作及檔案管理工作人員是非常重要的一環，需要各方領導及從業人員了解檔案管理工作的重要性，并做好相應的檔案收集、管理、分析工作，根據國家檔案局及國家發展改革委的相關規定，完成公路工程建設項目的檔案管理工作。

2 公路工程檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識較為薄弱

檔案管理工作需要管理工作人員有較強的專業性，能夠面對較大的工作量。然而，一直以來，國內公路工程建設項目中對檔案管理工作的意識極其薄弱。檔案管理工作人員通常無法滿足嚴格的檔案管理工作要求，不管是工程承包方、發包方還是監理部門往往不會配置專業的檔案管理工作人員，通常由其他部門的工作人員兼職完成檔案管理工作。因此，部分公路工程建設項目在后期沒有完善、真實、準確的檔案資料。公路工程建設單位的發包人通常不會按照檔案管理規章制度措施完成信息的歸檔整理，監理單位也會忽視工程團隊的檔案管理工作監督，許多公路工程監理單位僅關注工程的質量、安全等外業監管。因此，國內的公路工程檔案管理存在較大的問題，主要來源于公路工程各個單位檔案管理意識較為薄弱，沒有意識到檔案管理工作對公路工程建設項目的重要性，直接影響了后期維修、擴建、改建、運營的順利實施。

2.2 檔案管理力度不足

由于公路工程建設單位各個部門的管理人員對檔案管理工作的意識薄弱，因此沒有較強的監管力度。首先，公路工程的檔案管理工作沒有相應的監督管理部門或指導人員監督指導，檔案管理部門得不到一手資料。其次，在工程施工過程中，通常只追求片面的工程進度，不考慮檔案管理工作的監理監管力度，通常無法獲取工程施工的實時進度情況等方面的完整檔案。再次，公路工程的各個部門沒有要求檔案管理工作人員深入施工現場第一線。很多檔案管理工作人員從開始施工到竣工驗收都沒有機會深入施工現場了解一手資料。許多施工單位沒有做好檔案管理工作的必要性宣傳，使得工作人員對檔案管理工作的重要性缺乏認識。最后，監理工程師沒有嚴格履行檔案管理工作的規章制度，對檔案材料的審核較為敷衍。通常對檔案信息資料審核僅流于表面，簽字即認為審核完成。因此在后期施工階段及竣工驗收階段，都存在監管力度不足的問題，無法保證公路工程的檔案資料的準確且完整。

2.3 檔案管理工作人員專業素質不強

因為對檔案管理工作的意識薄弱，沒有做好檔案管理工作的必要性宣傳，因此許多單位的檔案管理工作人員均為臨時人員或兼職人員，身兼數職，無法保證在整個施工階段有效地獲取信息，保證檔案的完整性。檔案管理工作人員缺乏完善的專業知識，因此也不會根據一定的規范性和及時性，嚴格把握公路工程管理工作的質量。其次，許多公路工程施工單位的檔案管理工作并沒有相對應的規范條例，導致所有的檔案信息都是被動獲取，只有技術單位、施工單位主動移交檔案才能夠獲取檔案。有許多單位甚至不會采用現代化計算機信息技術，通過網絡系統實時獲取檔案信息，導致許多公路工程建設單位的檔案歸檔不規范，檔案質量參差不齊，不能保證檔案的完整性和及時性。

2.4 檔案管理工作制度不夠完善

公路工程建設項目通常周期較長，參與單位眾多，設計領域廣泛，需要的資金較大，材料、人工、設備等數據較為復雜。然而部分公路工程建設單位對上述內容的檔案管理工作流于表面，沒有做到貫徹落實檔案管理規章制度，不能按照工程檔案監督管理機制完成工作，甚至有部分公路工程建設單位沒有完整的工程檔案管理監督機制和檔案管理制度，也沒有做好宣傳及培訓。

在公路工程建設過程中，人員的流動性較大，需要各個部門領導根據完善的規章制度和考核機制約束工作人員。然而檔案管理工作通常缺乏完善的管理機制，許多單位沒有將檔案管理工作納入考核機制，導致工作過于隨性。部分工作人員不重視檔案管理工作，檔案信息出現疏漏、流失等現象也不會有相應的懲罰。因此，許多工作人員不注意檔案信息的完整性和及時性，導致整個公路工程的檔案信息不準確，不完整，嚴重損害了公路工程檔案對后期維護、擴建、改建、運營工作的作用。

3 公路工程檔案管理工作對策分析

3.1 加強工程檔案管理的意識

我國地方公路工程建設管理部門應該結合公路工程檔案管理工作中存在的實際問題，加強檔案管理工作的宣傳力度，讓公路工程建設單位中的所有工作人員意識到檔案管理工作的重要性，進一步提高監管單位對檔案管理部門的約束，加強檔案管理部門對自身工作的要求。通過統一的領導，按照分級管理原則提高各個部門對檔案管理部門的重視程度。按照總體要求，明確由領導負責檔案管理部門，將檔案管理工作完全融入公路工程建設單位的日常管理工作，使監管單位重視檔案管理工作，檔案管理工作人員在統一的監督管理下更好地完成工作。

除此之外，檔案管理工作人員的工作意識需要逐漸強化，提高整體的工作效率和工作質量，促使檔案管理工作人員不斷提升自身的業務能力，積極參與檔案管理工作和檔案管理技術業務培訓，全面掌握檔案管理工作技巧，確保每一項公路工程的檔案齊全、完整、系統、精確且及時。檔案管理工作人員應及時與工程技術人員取得聯系，加強自身的服務能力，與公路工程建設單位的所有工作人員通力合作，做好公路工程中的檔案管理工作。

3.2 加強檔案管理工作的監管力度

首先，應該將公路工程檔案管理部門作為公路工程建設單位重要的組成部分，使各個主要的管理部門提高對檔案管理工作的重視程度。所有的檔案管理工作內容應有明確的主管領導負責，將檔案管理工作合理劃分，成為公路工程建設管理工作的一部分。其次，做好檔案管理工作重要性，嚴肅性的宣傳工作，準許檔案管理工作人員深入施工現場第一線，及時有效地獲取第一手檔案數據，以較為嚴肅的工作態度完成檔案收集、管理、分析工作。強化公路工程建設單位檔案管理部門對檔案管理工作人員的監管力度，加強信息化建設，使用現代化設備和網絡系統作為檔案管理工作的輔助工具，應用適合的軟件和系統輔助工作人員完成檔案管理工作，使檔案管理工作逐漸現代化、信息化。再次，監理工程師應該嚴格按照相關的規章制度審核檔案信息材料，加強對每一份重要信息的監管和審查力度，確保在施工過程及竣工驗收環節都能夠保證每一份檔案信息資料準確且完整。將檔案管理工作的質量納入工程建設質量，使檔案管理工作的各個環節依法執行，依規完成。最后，項目的負責人應該嚴格審核檔案管理部門上交的審核報告，保證所有檔案的完整性和準確性，提高檔案工作的質量。

檔案管理部門應該及時監督檢查并指導檔案管理工作人員的工作進展，深入基層，了解工作人員的服務水平和服務態度，積極指導工作人員嚴格貫徹我國公路建設工程的工作條例，及時糾正工作人員在檔案收集、管理、分析工作中存在的問題。一旦發現資料書寫不規范，系統應用不熟練，信息收集不齊全，質量不過關等問題，及時糾正，有效地提高公路工程檔案的歸檔質量。

3.3 提高檔案管理工作人員的專業能力

公路工程檔案管理基層人員應該提高檔案管理服務意識、創新意識、終身學習意識、安全意識。充分發揮自身的學習能力，認真完成工作，在不斷發展的公路工程行業及檔案管理行業中，學習新知識，提高自身的業務水平。在現代化，多樣化的時代背景下，學習信息化技術和方法，提高檔案管理工作能力。通過學習檔案立卷、標引編目、保管統計等方面的專業知識，學習計算機技術，掌握檔案管理信息化系統，提高檔案管理工作能力和信息化技術的操作水平。對于非專職的檔案工作人員，應該定期開展進修培訓，幫助其提高專業能力。所有入職檔案管理部門的工作人員應該具有相應的專業證書和相關院校畢業證明，嚴格把關入職人員的各項能力，確保檔案管理人員具有較強的檔案管理綜合工作能力，掌握足夠的檔案管理專業技能。

檔案管理工作人員的專業水平和綜合能力會直接影響公路工程檔案管理工作的質量。因此，公路工程建設單位應該定期組織工作人員進行培訓工作，從基礎知識、工程管理業務、信息化檔案管理業務知識到公路工程檔案收集整理的基礎能力都需要不斷地培訓。在實際的操作中，不斷地強化知識，通過探討、交流、研究，發現問題，解決問題，從而提高自身的綜合能力。

3.4 完善檔案管理工作機制

構建完善的檔案管理工作機制，需要公路工程建設主管部門及所有與檔案管理工作相關的單位根據實際情況，定期學習國家工程檔案管理法規和制度，不斷探索檔案管理工作的規章制度，完善公路工程建設單位的檔案管理工作機制。完整且長效的工作機制能夠激勵檔案管理工作人員在不斷改革的新形勢下，一直保持較為積極的工作態度，有終身學習的工作理念，不斷地強化自身工作能力，為檔案管理工作規范化建設提供強有力的支持。公路工程建設單位應該實時掌握市場的動態變化，不斷強化檔案管理工作的規范性，針對自身存在的問題查漏補缺，保障公路工程檔案管理工作可持續發展。

根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》以及公路工程建設單位的實際情況，做好檔案管理工作，切實了解管理人員的工作進展。通過績效考核和合理的獎罰機制，有效地提高檔案管理工作人員的工作效率，確保檔案管理工作按照公路工程既定的計劃實施。所有工作人員在自己的崗位上完成工作內容，與公路工程同步檢查，與檔案資料同步竣工驗收，建立及時、準確、完整的檔案資料數據庫，逐漸完善公路工程的檔案管理工作監督體系。

4 結語

由于現代化、數據化進程的推進，檔案管理工作應該增加信息化處理手段和設備，逐漸規范檔案管理工作，促進公路工程的檔案管理工作的開展和進步，解決檔案管理工作目前所面臨的問題，構建長效的工作機制等措施，不斷提升公路工程檔案管理工作的質量水準。通過有效的手段加強工作人員的業務水平，提高工作能力，強化綜合素質，使得檔案管理工作能夠更好地服務于公路工程，服務于社會。