醫院綜合檔案信息化管理路徑探討

文/山東濱州醫學院附屬醫院 李莉莉 陳慶勇（通訊作者） 楊淑野 陳娜

醫院綜合檔案，是醫院發展中形成的、具有保存與利用價值的原始記錄，主要包括文字、圖表、聲像等資料，涉及黨政、人事、科研、教學、醫療服務等領域。如今，我國已進入信息化時代，要想更好地在信息技術的支持下開展新興醫療服務，就必須對檔案資料進行更準確、更全面、更高效的管理。

一、信息技術在醫院綜合檔案管理中的作用

（一）提高管理規范化。傳統的檔案管理工作以人工管理為主，檔案信息的載體是紙質，隨著保管時間的延長，易出現損壞、缺漏的情況，影響了檔案管理工作的開展；將信息技術應用在檔案管理中，將紙質檔案轉變為電子檔案，逐步實現檔案管理的信息化，解決了存儲空間緊缺的問題，有利于檔案資料長期保管，提高了檔案管理工作的規范化程度。

（二）方便信息查詢檢索。信息化時代，時間成本提高，人們非常重視效率。綜合檔案管理中，人們對檔案的使用需求增加，為縮短服務時間，必須對查詢檢索服務進行改進。在過去，檔案查找由人工完成，消耗的時間長，容易出現差錯，對紙質檔案的反復查閱提高了損壞風險；將信息技術應用在檔案管理中，管理人員提前對檔案進行整理、分類和編目，查找時只需要輸入關鍵詞，就能明確目標檔案的位置。相比之下，檔案信息的查詢檢索效率提高，縮短了檔案使用者的等待時間。

（三）實現檔案資源共享。醫院在醫療服務、經濟活動、項目建設中，需要查詢大量資料，其中就包括各種檔案。將信息技術應用在檔案管理中，使用專業的檔案管理系統和軟件，建立檔案資源數據庫，提高檔案信息的傳輸效率，在不同部門之間實現信息共享，能為實際工作提供便利。另外，得益于大數據、云計算等新技術的應用，對檔案信息進行深入挖掘，能進一步提高利用價值，為檔案資源共享奠定基礎。

二、當前醫院綜合檔案信息化管理存在的問題

目前醫院雖然將信息技術引入檔案管理中，但實際工作中依然存在不少問題，主要表現在制度標準、人員素質、系統開發、安全風險等方面。

（一）制度標準不完善。醫院綜合檔案的信息化管理中需要完善的制度標準作為依據和支撐。然而，醫院在信息化轉型過程中，檔案管理制度多是基于傳統制度體系改進而來，導致存在不少漏洞，尤其是標準化、規范化不滿足要求。例如：檔案資料在收集和歸檔時，其保存格式不統一，影響后續查詢使用；紙質檔案和電子檔案顧此失彼，管理制度和實際需求不吻合等。

（二）人員素質待提升。醫院綜合檔案的管理，離不開專業的管理人員，信息化管理對人員的素質提出更高要求。調查發現，在一些中小型醫院，尤其是經濟發展水平不高的地區，檔案管理人員的綜合素質較低。例如：部分管理人員習慣紙質檔案的管理模式，沒有接受信息化管理培訓；對信息安全問題的認識不足，安全防護意識薄弱，檔案利用時可能造成數據泄露、丟失等。

（三）系統開發不足。檔案的價值之一就體現在開發利用上，醫院在引入信息化設施的過程中，將各種檔案資料錄入檔案管理系統。但是，信息化管理并不是簡單地錄入信息進行保存，更重要的是篩選有價值的信息并加以運用。要想做到這一點，就必須配備功能完善的軟硬件系統支持。然而目前醫院在檔案信息管理平臺上的研發投入不足，限制了信息化管理的發展進程，檔案信息的價值沒有得到充分利用。

（四）存在安全風險。從紙質檔案轉變為電子檔案，從人工管理轉變為信息管理，檔案資源的查詢和使用更加方便快捷，安全風險也隨之提高。一方面，因檔案信息化建設不完善、安全管理機制不健全、管理人員的安全意識薄弱，會產生安全隱患；另一方面，病毒入侵、黑客攻擊時有發生，網絡安全監測能力低，未采用安全防護技術，或沒有及時進行升級更新，容易出現數據泄露、丟失、擅自刪改等情況。

三、醫院綜合檔案信息化管理路徑分析

基于檔案信息化管理存在的問題，以及檔案管理工作的實際需求，筆者從思想、制度、技術、智力、安全5個路徑，詳細闡述檔案信息化管理措施，以加快信息化建設速度，切實提高檔案管理水平。

（一）思想路徑。積極轉變思想理念，加大對信息化管理的正確認知，是醫院綜合檔案信息化管理的前提。第一，醫院領導和所有職工，要認識到檔案信息化管理的重要意義。通過信息化建設，加快醫院改革進程，提高現代化管理水平，促進知識創新、技術創新。要加強相關宣傳工作，明確檔案信息化管理的必要性和緊迫性，提供人力、物力和資金支持，促使檔案管理人員更新理念。第二，樹立敢于創新探索的精神，結合醫院發展現狀和未來需求，擴大信息技術的應用范圍，除了檔案管理以外，逐步覆蓋醫務、政務、人事管理等領域，為信息化管理創造良好的環境氛圍。第三，堅持“以人為本”的原則，檔案信息化管理要服務患者、服務醫院、服務檔案使用者，檔案管理部門要有正確的定位，從管理型轉變為服務型，不斷提高檔案服務質量。

（二）制度路徑。應建立規范標準、完善的管理制度，確保醫院綜合檔案信息化管理工作順利推進。第一，以《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《數碼照片歸檔與管理規范》等為標準，從檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用六大環節入手，建立規范標準，助力日常管理工作的開展。第二，結合如《綜合檔案信息化安全保密制度》《檔案數據管理維護制度》《數字檔案鑒定銷毀制度》等，制定管理制度細則，部門負責人監督制度落實到位，醫院領導定期開展檢查工作。第三，將綜合檔案的信息化管理工作，納入日常考核范疇，制定針對性的考核體系和評價指標，發揮出剛性約束作用。同時，設置合理的獎懲措施，和考核結果直接掛鉤，用來激發檔案管理人員的積極性，發揮出柔性激勵作用。

（三）技術路徑。應充分利用大數據、云計算、人工智能等新型信息技術，加快信息化系統建設，形成精簡實用、高效便捷的信息化管理流程，加大檔案資源的開發利用程度。第一，建設綜合檔案資源庫。SQL Server數據庫管理系統，和醫院其他管理系統具有良好的相容性，便于檔案數據在不同部門之間高效交換和遷移，打破部門壁壘，實現資源共享。第二，建設綜合檔案信息化管理系統。結合新醫改的相關需求，采用C/S或B/S架構開發應用系統，利用關系數據庫查詢語言對檔案進行檢索。在此過程中，XML、Web Services技術的應用，可解決環境易構、技術異構等問題，避免出現“信息孤島”。第三，建設綜合檔案信息化服務網站。在局域網、互聯網技術的支持下，將檔案資源傳輸至網站上，進一步提高檔案的利用效率，打破時間、空間的限制，實現檔案服務的實時性，更好地滿足檔案使用者的個性化需求。

（四）智力路徑。醫院應建立一支有知識、懂技術、會管理的復合型人才隊伍，在招聘、培訓、業務交流等環節發力，切實提高檔案管理人員的綜合素質。第一，醫院綜合檔案管理的范圍廣、設施全，應利用好這個優勢，在醫院內部培養檔案信息化人才，采用進修、委培、上掛下派等方式，實現自覺培養。第二，信息技術不斷發展，應對檔案管理人員進行在崗培訓，制定長期培訓規劃，提供充足的資金支持，采用多樣化的培訓方式，增強培訓效果。第三，根據綜合檔案信息化建設需要，組織開展交流研討活動，邀請該領域的專家、學者進行授課，打造濃厚的檔案信息化管理氛圍，提高檔案管理人員的信息化能力。

（五）安全路徑。醫院綜合檔案信息化管理中，應利用技術保障檔案信息安全，為檔案的使用創造安全環境。第一，電子檔案的內容易修改，應保護好檔案原件，采用信息錄入、拍照、掃描傳真等方式形成電子文件。對電子文件進行整理時，將文件修改為“只讀”模式，防止隨意刪改。第二，注重醫院印章管理、文件簽署等環節，為保證檔案的憑證作用，發揮出檔案的法律效力，應制定完善的印章使用管理制度，規范執行文件簽署流程，確保檔案內容真實完整。第三，合理選用安全防護技術，例如電子印章、數據備份、數字水印、數據加密等。檔案管理人員應熟練使用防火墻、認證、入侵檢測、安全審計等技術，拒絕非法訪問，防止病毒入侵和黑客攻擊。

四、醫院綜合檔案信息化管理系統的設計與應用

結合醫院綜合檔案的管理需求和醫院OA系統的應用現狀，基于B/S技術架構，介紹綜合檔案信息化管理系統的設計與應用情況。

（一）需求分析。1.部門需求。設計綜合檔案信息化管理系統，除了滿足普通管理需求外，還要滿足部門的特殊需求：（1）評聘需求。醫務部、護理部、人力資源部，需要對職工的論文、著作、專利進行審核，結合檔案信息，為職稱評定、職務晉升提供支持。（2）評優評先需求。醫院選擇進修人才、選拔業務骨干、進行榮譽評審時，需要查詢檔案信息，為評優評先提供支持。（3）課題申報需求。醫技、臨床和后勤管理等部門，每年會進行課題申報、項目立項，需查詢檔案中已有的科研成果，來評估課題申報人的科研能力。2.個人需求。不同用戶對檔案的使用需求有差異，主要分為以下幾類：（1）文書檔案。行政、醫務、科研工作者對文書檔案的使用需求較高，日常工作中會產生大量的文書檔案資料。（2）科技檔案。基建辦、護理部、藥劑科室等，對科技檔案的使用需求較高，需要查詢醫保、藥品使用、醫療物資供應情況。（3）專屬檔案。以財務檔案、教學檔案為主，主要服務于財務部門和帶教工作。

（二）系統設計。1.總體架構。本系統采用B/S技術架構，充分利用新型信息技術，用戶可在任意時間和地點，完成登錄、查詢、下載、打印檔案等活動。基于B/S架構下，該系統的安全性、時效性和實用性較強。2.系統分層。如圖1系統結構分為三層：（1）用戶層面對應客戶端，分為檔案查詢錄入界面、檔案應用界面和管理員界面。（2）應用層和數據層面對應服務器端，其中應用層包括文書檔案管理系統、醫療檔案管理系統、檔案借閱管理系統等，可實現檔案的查詢、借閱、歸還等任務。（3）數據層是利用MySQL數據庫管理系統，將各種檔案資源歸入對應的數據庫中。3.技術路線。（1）分析用戶對綜合檔案的使用需求，建立MySQL數據庫，對不同類型的檔案數據庫進行關聯構建。（2）使用腳本語言超文本預處理器完成網頁設計，建立用戶端界面，實現檔案錄入、查詢、管理等功能；采用Post方式，將用戶錄入的信息傳輸至Web服務器；利用PHP網絡編程語言，將用戶需要的檔案信息，以Txt、Excel等格式呈現出來。（3）用戶端的檔案查詢信息、檔案應用信息、管理員界面信息，經服務器解析獲取關鍵詞，實現快速查詢、檢索和管理，并及時反饋給客戶端。

圖1 綜合檔案信息化管理系統的分層結構

（三）系統應用。1.構建友好界面。包括用戶界面和管理員界面。其中，用戶界面服務于醫院綜合檔案的查詢、檢索、利用群體；管理員界面服務于綜合檔案的管理者，可對檔案進行增刪、調整。界面操作簡單，具有容錯功能，可優化用戶體驗。2.設置功能模塊。在用戶界面，設置檔案數據錄入、查詢、管理等模塊，進一步細化數據錄入菜單、查詢菜單、批量管理菜單，使設置功能模塊較為全面。其中，功能管理模塊有打印、管理、借閱查看等功能；系統管理模塊有留言管理、日志查看、密碼管理等功能，并且預留了擴展功能。

（四）應用優勢。該系統的應用優勢包括：1.安全性。為不同用戶賦予不同權限，普通用戶只能查閱檔案信息，沒有修改權限。2.時效性。在互聯網的支持下，檔案信息可隨時隨地查詢，打破時空限制，縮短等待時間。3.實用性。系統預留了功能模塊，以滿足醫院發展過程中新增加的檔案類型，系統應用更加靈活高效。

五、結語

綜上所述，醫院綜合檔案信息化管理，能提高管理規范化，方便信息查詢檢索，實現檔案資源共享。針對目前管理中的問題，文章從思想、制度、技術、智力、安全5個路徑闡述了檔案信息化管理措施，并介紹了該管理系統的設計與應用情況，能為醫院綜合檔案管理工作提供參考。