醫院行政會務工作流程分析

文/江蘇省泰州市姜堰中醫院辦公室 李翔

醫院的行政工作必須有序，若是行政工作混亂，會導致醫務人員無法做好自己的本職工作。行政會務工作能有效解決行政管理中存在的問題，提升工作效率。因此行政辦公人員必須熟練掌握醫院行政會務工作的流程，在召開行政會務時靈活應對，保證會務順利進行，提升會務的質量。

一、會務的簡述

會務會議服務或者會議事務，如今學術界對會務的定義有較多種。本文的會務為會議服務或者會議事務的簡稱，其宗旨為提升會議質量，全面貫徹會議精神，保證可達到預期的目標，包括前、中、后這三個階段事務內容綜合性的組織活動。

二、醫院行政會務的主要工作內容

從醫院角度來看，行政會務是醫院一項極為主要的工作。醫院在組織行政會務時，可有效找出并解決行政管理等其他方面的多種問題，有助于促進醫院的穩定可持續發展。一般來講，醫院行政會務中的內容基本和醫療事務相關，涉及醫院中一些重要的決策，需要醫院人員嚴格保密。如今醫院行政會議的主要內容為：部署會、院務會、醫療例會等，如浙江舉行的中醫醫院會議。從會務內容層面來講，舉辦會務時有些目的為傳達精神、線上會議、決策等；如在鄭州召開的神經眼科專委會學術會議。醫院在組織過行政會務后，可以使領導和各個科室之間的交流溝通更為順暢，有利于增加各個工作之間的協調性，促進工作的進度。所以，醫院必須高度重視行政會務，使用科學有效的措施和方式，不斷提升會務質量。

三、醫院行政會務工作的基本原則

因為醫院的工作人員普遍比較忙碌，所以在組織行政會務時應遵循精簡辦會的基本原則，除此之外，在實際的會務工作中還需遵循以下原則：

（一）細化原則。在組織會務工作時，有可能會使用全科室的力量，所以這時應明確每個醫務人員的工作，劃分配合人員和核心人員。其中核心人員的主要任務是把每項工作進行細化并羅列出表格，將每項工作責任分配給個人，保證其他醫務人員可以各司其職、分頭行頭，合力組織此次的會務工作。

（二）針對性原則。在準備組織行政會務時，應對會議內容中可能出現的每個問題和要素進行細致的考慮，根據事件內容制定針對性地解決策略，保證此次行政會務可以順利進行。

（三）保密原則。由于醫院工作的獨特性，在舉辦行政會務時，應提出保密要求，讓每位參會醫務人員明白保密工作的重要性，能夠自覺進行保密，保證不在任何場所公開討論與會務內容有關的事務。

（四）將臺賬落實到紙上原則。舉辦大型行政會務，需要提前30天進行準備，建立倒計時時間表和工作臺賬，以此保證條理清晰，不會出現遺漏，避免在實際召開大型行政會務時，因為準備工作未做到位而影響舉辦效果和質量。

四、醫院行政會務工作流程

（一）醫院行政會務工作的基本流程。1.提出會議申請與審批。會議組織部門需要在召開行政會議之前明確此次會議的討論主題，并提前寫在辦公室或者醫院的公告欄中。隨后由醫院的部門負責人員或者主管領導者對此次會議申請情況選擇是否審批。需要注意，若召開的會務為全院的職工大會、院務會和院長辦公會等其他大會，需要由醫院的高層領導人員進行審批。2.安排流程和協助。有關工作人員應根據本月大小會議的申請情況，合理安排會場的使用時間。若是設置會場的地點為醫院外，需要會議組織部門在此次會議室使用申請表中額外注明，隨后將申請表提交到院長辦公室處，由院長辦公室聯系所需要的會場。3.會場的布置和準備。隨著互聯網技術的快速發展，如今醫院在召開行政會議時，經常利用多媒體設備進行講授，若是會議場地較大，還需要麥克風等其他設備，所以這時需要醫院的后勤科和醫務科負責所有設備的前期準備工作。若召開的會議為全院職工大會、院務會等較大的會議，則需要由院長辦公室全權負責會場的統一布置。會議準備主要包括確定參與會議的人數、發送會議通知、人員的餐飲和住宿安排、準備所需的資料等，該工作基本由辦公室和會議組織科室一起進行。若是視頻會議，則需要保證系統可正常運行，對其多種設備進行調試；若為網絡視頻會議，需要同時考慮時延抖動、網絡寬帶、丟包率以及網絡延時等可能出現的問題。正常來講視頻會議對于寬帶的最大需求是網絡視頻寬帶的1.2倍，所以想要保證會議畫面的流暢性應把網絡視頻寬帶設置成其1.4倍以上，同時保證網絡延時低于150ms，只有這樣才能保證網絡具有極高的穩定性。此外，還需要保證網絡信息丟包率比1%低，若是超過1%，需要保證系統具有丟包恢復機制，只有這樣才能保證視頻會議正常進行。因為網絡視頻會議自身視頻傳輸和會議音頻為實時交互，所以當在實際開展會議時出現圖像時延抖動，則會對視頻效果產生影響，因此需保證其延時比為50ms。4.會議召開。不同類型和內容的會議，需要由相關人員承擔此次會議的主持工作。若召開的會議為院務會、院長辦公會等大型正式會議，需由本院的領導者承擔主持工作。若是會議為工作協調會或者其他專題會議時，基本由部門負責人和主管領導承擔主持工作，這時辦公室的主要負責協調與輔助并保證每個參加會議的醫務人員的簽到工作。5.會場記錄和服務。可以讓院長辦公室和會議組織科室一起負責會議資料的擺放或者發放，領導席位的茶水補充和供應、會議過程的拍照等其他工作。與此同時，還需要正確、詳細地填寫會議記錄。若是院長辦公室需要展開會議紀要，一般負責起草的人員為辦公室主任，隨后提交給院長進行簽發。6.會議室的整理。在醫院的行政會議完全結束之后，會議組織科室和辦公室內的有關人員需要對使用過的辦公室進行整理，將所有的桌椅全部擺回原位，并把所有的資源進行回收處理，避免會議資料流露出去，將辦公室的電子設備全部關閉，保證其整潔。7.會議的宣傳報道。若是召開的行政會議屬于大型會議或者重要會議，需要按照工作的具體需求，及時利用多種宣傳方式在相關范圍內進行和會議有關的宣傳工作，如使用微信公眾號、微博官方賬號、本地電視賬號、報紙等，以此增加社會各界和職工群眾對本院的了解，有效提升本院的社會信服力。8.會議決策的跟蹤。醫院行政會務主要目的是解決本院在行政管理中所出現的問題，和進行一些重要的決策，所以需要讓會議組織科室進行跟蹤。若是有必要則可使用立項監督這一方式促進決策的落實，對于一些之前沒有及時找出的問題，應使用針對性措施進行解決，并協調處理有關事宜，以此保證會議中的各項決策、決定可以全面、有效、快速落實。

（二）醫院行政會務工作的注意要點。在開展醫院行政會務時，可能出現突發事件，對會務的正常開展造成一定的影響，應選擇正確的方式進行處理，具體如下：1.做好準備工作。首先，相關人員應明確開展行政會務的作用，對該工作具有較高的熱情和積極性，提供周到、細致、熱情的會務服務，保證行政會務順利開展。其次，在召開行政會務時需要的內容非常多，如會議中使用的簽到表、課件、多媒體設備、激光筆、桌簽等其他常態化用品。為了保證不遺漏，應形成固化的機制，設置《行政會務常用物件一覽表》，在每次召開行政會務的前三天根據該表格的內容再次進行梳理。最后，辦公室和會議組織部門應全面考慮在此次行政中容易出現的突發問題，并針對性地做出預案。2.靈活應對問題。為了保證醫院行政會務工作正常開展，應保證現場的靈活性。若是遇到演講嘉賓未能提前到場，無法根據會議流程正常進行，則需要主辦方或者主持人進行相應的解釋或者進行熱場，以此化解會議現場的尷尬與冷場。在遇到問題時，應靈活應對根據實際情況進行解決。3.不斷進行學習。醫院的行政會務為一項具有較高實操性的事務性工作，需要大量的工作經驗，所以相關人員必須在每次開展會務時進行學習，積累相關經驗，每次召開過行政會務之后記錄此次的心得體會，并在科室中自主召開研究會議，分析并討論工作中存在的缺點和優勢，尋找改進措施。除此之外，各個單位可按照自身不同的情況，把每種不同的會務流程制作成標準的操作程序，供各科室查閱。4.進行會議總結。會議結束后，除了要總結辦會經驗外，還要總結會議中所提出的決策、決定等其他需要落實的內容，以此便于進行后續的監督整改工作。同時還要根據會議資料的內容進行分類管理，保證管理質量，方便后續的查閱。醫院部門應把握每一次的實踐機會，在會務結束之后把整個工作流程和內容進行完善、全面梳理和總結，并跟蹤評估所有的實施環節，把材料及時進行歸檔。只有這樣才能提升以后的工作的效率，有利于健全長效的機制，促進行政會務工作的科學化管理。5.做好應急工作。為了保證醫院的行政會務能夠正常開展，需要做好相關的應急工作，提前制定突發事件的應急預案。其中，對于突發停電的應急預案來講，醫院內的任何行政會務管理人員以及其他醫護工作者，需立刻通知值班的維修電工以及上級領導，這時還需要主持人做好會場的安撫工作。在維修電工找出停電的具體原因之后，需要按照不同的情況，第一時間向上級領導以及行政會務管理者匯報具體的停電原因，隨后在3分鐘之內前往故障現場對相關設備以及電力展開搶修。若存在特殊原因無法及時供電，則需要再次通知行政會務管理人員以及主持人，做好現場的維護工作，并要求電工盡快解決停電問題；對于突發刑事案件應急預案來說，做好該工作十分必要。一般來講醫院行政會務的參與人員比較多，在醫院中具有一定的影響力，做好突發刑事案件應急預案可以有效保障參加會議人員的人身安全。首先，要成立突發事故應急事故處置領導小組，在出現暴力、斗毆等事件時，需要立即通知保安以及事件處理小組第一時間前往現場，快速疏散人員，維護現場秩序，控制中心人員，阻止事態擴大。在這期間不得影響醫院行政會務的正常開展，實時監視可疑人員，對會務地點嚴防死守。

除此之外，還需要完善醫院的行政會務管理制度。首先，在開展具有社會影響力的行政會務時，應由院長辦公室全權負責，擬定所有的接待事宜。隨后把會議接待工作進行分解，保證落實到每個行政部門中，增加部門之間的配合程度。其次，醫院的各個部門在承辦行政會務時，應提前在院長辦公室登記，會務的安排情況要及時下發給本院的所有科室，讓各個科室根據會議安排時間按時參加。再次，行政會議承辦部門需擬定會議的議程，在召開會務的前兩天發送到會議主持人手中，同時通知各個部門人員和領導按時參加會議，讓其提前抵達會議現場，清點參加會議的人數，若有人未到場則需使用多種手段進行催請。最后，在管理醫院的會議室時，應由院長辦公室統一管理，在沒有經過登記時，任何人和部門都不能隨意使用會議室。

五、結語

醫院行政會務是一項復雜且重要的工作，因為涉及的會議內容比較多，不同會議需要進行不同的準備，所以若在某一環節出現問題，將會影響會務的正常開展。需要明確該工作的具體流程，并制定健全的行政會務管理制度，以此保證會務工作的順利進行，有關決策和制度能切實落實，促進醫院的穩定發展。