信息化背景下檔案資源開發與利用研究

文/菏澤市教育事業發展中心 李春強

隨著社會的發展，社會信息資源逐漸走向多元化和網絡化。檔案信息作為信息資源的一類，不僅是當下檔案信息社會發展的基礎，也事關人力資源、企業（單位）發展、未來規劃等多方面的內容。同時，檔案信息工作中兼具管理和服務兩大基本內容，是社會資源得以有效利用的“助推器”。當下我國在檔案信息的開發與利用上仍存在許多欠缺之處，解決這些問題是當下檔案信息開發與利用的核心內容。

一、信息化背景下檔案信息開發的意義

（一）社會信息化建設的客觀要求。檔案資源作為一種信息資源，是當代社會資源中極具發展意義的一部分，其形成與發展多與社會生產力掛鉤，對于社會生產力的推動和促進新的社會生產力的出現具有深遠意義。在當前互聯網不斷滲透各個領域的形勢下，對檔案資源的需求也隨之改變，檔案用戶的需求逐漸趨于多元化和復雜化。因此將互聯網技術、數字通信技術和無線網絡技術等運用到檔案資源的開發與利用中是當下檔案工作的必然趨勢。

社會信息化包括政府、企業、家庭三個維度的信息化，檔案便是將這三個維度的文件進行收集并管理和服務的工作。在當下信息發展快速化和多樣化的趨勢之下，紙質檔案信息逐漸電子化，原有檔案信息的更新和擴展需要互聯網技術和大數據等技術的輔助，才能保證準確性和及時性。因此，當下檔案工作信息化便是為了保障社會信息的完整性和有效性，促進更多社會資源的開發與利用，促進社會的全面、可持續發展。

（二）檔案工作現代化的必然要求。檔案工作信息化是保障檔案工作的工作效益、經濟效益和社會效益最大化的過程，是當下社會信息資源類工作發展的必然趨勢。檔案工作的信息化不僅能夠提高工作人員的工作效率，同時也能節省人員成本，一定意義上還能使企業或者政府的整體工作效率提升。檔案工作的信息化能夠使原有檔案工作中保守、狹隘、封閉的落后觀念得以淘汰，取而代之的是創新性的開拓、開放、包容、注重效率的先進工作理念，為檔案工作帶來煥發生機的新型管理與服務模式。同時，信息化與原有檔案工作的沖突還在于管理理念、管理模式、工作負責機制、工作內容體系等一系列的內容上，加強檔案工作信息化，能夠顯著提升傳統檔案的工作要求，持續提高檔案管理與服務的現代化。

（三）提高檔案服務與管理水平的必然選擇。在傳統的檔案工作中，工作人員多依靠手動收集和紙質存檔的方式對檔案信息進行收集與保存，安全性較弱和信息查找的難度較大。與此同時，如果面臨跨區域檔案信息查找時會出現時間成本高和難以操作的囧境，這些問題都嚴重制約著檔案工作的現代化。提高檔案服務與管理水平能夠有效地提高檔案信息調配和查找的便捷性，使得跨區域的信息調配實現即時性和聯動性。用戶的多樣化需求得到解決，檔案管理與服務真正做到以用戶為中心，檔案管理部門的服務形象得以改善。

二、信息化背景下檔案信息開發與利用面臨的機遇

（一）信息技術的逐漸成熟。我國在信息技術方面的成就斐然，尤其是在5G技術和大數據方面的成就世界領先。發達的信息技術所帶來的是產業發展的便利性，檔案資源管理與服務作為服務業的衍生產業，其內在價值核心在于根據客戶需求進行檔案資源的合理管控與開發利用，利用信息技術跨越空間、收集及時、便捷整合，能夠有效地保障檔案工作的高效運行。

（二）紙質媒體逐漸轉型成為電子媒體。當下的社會中，對于信息的利用與開發多以電子媒體的方式進行。電子媒體具有存儲空間大、便攜度高、安全性較高等特點，而檔案工作的內容便是整理信息與管理信息，作為信息的載體——紙質媒體逐漸為電子媒體所替代，在這樣的趨勢下，檔案信息管理工作也逐漸轉變為對于電子信息的管控。

（三）檔案管理的時效性要求。當下對于信息的及時性要求愈加嚴格，對于檔案資源的開發與利用而言，檔案信息的及時性是其工作的重點內容之一，因此運用信息化技術使得檔案信息能夠及時更新，顯得十分必要。

（四）資源共享化程度不斷提高。互聯網技術的不斷成熟所帶來的是資源的多樣化和大數據在各個領域的不斷擴展，資源的共享化已成為一種常態。當前形勢下，對于檔案資源的共享需求正向區域化和便攜化發展，更多的檔案資源正以不同區域的用戶需求為導向，以手機調配、跨區域調配的方式持續進行。

（五）用戶定位的精準化。互聯網技術給人們的生活帶來極大的便利，對于提供服務與管理的商家而言亦是如此，他們能夠更加便捷地利用大數據統計的方式精準了解客戶需求，再根據客戶需求進行相應的產品研發和制造。檔案工作在當下的社會發展中逐漸走向服務定向化和精準化，能夠有效記錄用戶主體的檔案信息需求，對于宣傳檔案文化也有相當大的積極作用。

三、信息化背景下檔案信息開發與利用存在的問題

（一）檔案信息的開發與利用意識薄弱。檔案資源作為一種信息資源，只有充分地開放與利用才能使其內在價值得到充分體現。但受到各方面因素的影響，我國在檔案資源的開放與利用上還存在整體利用率不高的問題。這是因為公眾對于檔案資源的重要性認識不足，對于檔案資源的開放與利用多停留在原始性的收集和簡單處理上，與國外公共檔案開放程度尚存在較大的差距。與此同時，傳統檔案資源的開發與利用多停留在對于紙質資源的收集與利用上，對于新型媒體的利用相對較少，利用方式和傳播途徑的單一導致公眾對于檔案信息缺乏相應的重視。

（二）檔案信息的開發與利用方式陳舊。近年來，我國在無紙化辦公的推進上取得豐碩成果，在節約紙質資源的同時，促進了辦公效率的提升。但對于檔案信息的處理，雖大部分都已運用云端技術和大數據進行開發與利用，但仍有相當一部分的檔案資源以傳統方式進行收集與利用，在信息化程度上與西方發達國家相比仍存在一定的差距，嚴重制約著檔案資源的信息化和專業化。

（三）檔案資源的信息化缺乏相應的法律制度體系。當下檔案資源的開放多依附于信息網絡媒體的特定傳播方式，具有信息共享的便攜性的同時，也被網絡媒體存在的弊端所制約，多缺乏相應的法律制度予以規范。加之我國在網絡媒體的相關信息知識產權保護意識并不強，導致檔案信息的開發與利用面臨專利權得不到保護的現狀，甚至出現部分企業由于資源未征得對方同意而隨意亂用出現的訴訟糾紛案件等。除此之外，檔案信息的隨意處理一定意義上還會導致信息的外泄，對我國政治和經濟發展造成干擾。因此，對于檔案資源的使用與管理建立合適的法律體系，保障更多檔案信息開發與利用的安全性，是當下檔案資源開發與利用的重點內容之一。

與此同時，面臨日益多樣化的市場需求，我國檔案資源的開發與利用仍存在相當大的空間，在這一過程中需要完善的制度作為保障。但由于我國檔案資源的開發和利用仍處于起步階段，因此在發展過程中由于制度的欠缺導致檔案資源的開發與利用未達到應有的效率，甚至頻頻出現檔案信息被破壞的情況。

（四）檔案機構引進信息科技成本問題。在信息化時代背景下，大數據等核心技術的使用需要極高的軟硬件成本，對于相當一部分檔案開發與利用的企業或單位而言，這些成本對于生產要素的重要性次于其他生產要素，故而不愿意投入極大的成本去建設檔案信息管理和服務技術，對于相關的設施建設亦采取第三方承接的方式進行管理，沒有形成自我所特有的檔案信息管理系統，一定意義上會出現難以保障自我檔案信息安全的問題。

（五）缺乏專業檔案資源收集和開發平臺。當前形勢下，我國的檔案資源開發與利用存在較大的地區差異和人才差異，導致部分地區的檔案資源專業開發利用的平臺匱乏，較為落后的地區由于信息技術的欠缺導致對于檔案資源的開發利用率較低，嚴重制約著全國檔案資源整體開發與利用的現代化。

四、信息化背景下檔案信息開發與利用的策略

（一）轉變觀念，增強意識。檔案作為當下社會中一種十分重要的信息資源形式，既是對于以往社會發展的記錄，也是對未來社會發展的規劃借鑒，對于推動當下社會的發展具有極大的意義。傳統檔案工作對于檔案資源的開發與利用多停留在簡單的保存與更新上，社會公眾對于檔案資源的印象也多停留在簡單的記錄與管理上，檔案管理服務機構在提供服務的過程中多存在服務質量較低的問題。因此，檔案管理和服務機構要積極改變管理和服務意識，在利用信息化技術保障檔案信息的完善化的同時，增強檔案工作的服務意識。在為公眾提供廣泛而便捷的檔案信息查找服務的同時，增強公眾對于檔案信息重要性的認識，使得公眾自覺維護檔案信息，自覺參與到檔案信息的完善過程中去，促進我國的檔案資源的開發與利用逐步走向現代化與可持續化。

（二）建立與完善相關法律法規，提供制度保護。當下的網絡媒體缺乏相應的法律制度的監管，檔案資源的信息化之路也會受到互聯網弊端的影響導致安全性和專利性受到損害，一定程度上會影響檔案管理和服務機構的積極性，導致檔案資源的開發與利用現代化之路受到阻礙。針對這一問題，相關部門要積極加大對于檔案信息開發與利用的制度化建設，用明確的法律界限保障檔案信息的開發者和利用者的權益。建立統一可行的規范管理制度，有助于統籌地進行檔案資源的現代化與信息化，避免一部分檔案信息資源浪費問題的出現，為打造更加幸福和更加規范的信息社會提供制度基礎。

（三）改革檔案資源的信息化方式，提高開發利用率。互聯網媒體、云端大數據等新媒體媒介的產生使得社會的主流傳播媒體發生改變，檔案資源作為一種信息類資源的開發與利用，勢必要借助新媒體媒介進行。加之我國手機普及率高，對于檔案信息資源的開發與利用可以多借助手機這樣的便捷化工具進行。因此，對于新一輪的檔案資源開發與利用而言，檔案管理者要從用戶的角度出發，通過手機應用、微信小程序和社交媒體等輕量化的平臺進行檔案資源的開發與利用，使得社會公眾能夠輕易地獲取檔案資源信息，打破檔案信息傳播的空間壁壘和時間壁壘，進一步推動檔案資源開發與利用的現代化、信息化。

（四）加大資金投入，建設信息科技基礎設施。檔案信息的開發與利用需要安全的存儲環境和便捷的檔案數據庫或平臺，因此對于新時期的檔案資源開發與利用而言，在保障檔案信息的安全的同時，還要根據用戶需求對于檔案信息獲取的便攜性做出相應的技術投入。相關檔案服務機構要重視對于大數據等新型媒體技術的運用，加大資金投入建設云端數據庫，配備專業的安全技術人員，對于專業性高和專利性強的信息進行加密處理，設定一定的訪問權限和身份信息驗證，同時還要定期進行數據的分析與處理，保障信息的準確性和可靠性。除此之外，還要利用大數據和新型信息技術的整合力和運算力對于繁雜多樣的信息進行歸檔處理，如針對歷史某一個時期的社會現狀、經濟文化、政權迭代等內容進行大數據式的運算處理，在整合舊有信息資源的過程中分析和使用新的信息資源對其進行補充，使用戶在獲取信息的過程中能夠更加全面地了解過去。

五、結語

隨著當下我國信息化程度的逐漸加深，互聯網技術的不斷普及和多領域應用，原有的檔案信息開發與利用方式已不再適應當下社會發展的客觀需要。因此在實現檔案信息開發與利用的信息化和常態化的當下，檔案管理者要更新檔案管理與服務的觀念，運用更加先進和便捷的信息化技術實現對于檔案信息的妥善管理。同時對于相關部門而言，要建立和完善檔案信息的安全性保障體系，運用合理的法律制度保障檔案信息的現代化，為推進信息社會的建設提供相應的制度保障。