事業單位干部人事檔案數字化管理探析

文/金華市中心醫院 石良亮

近年來，組織系統出臺了一系列的政策文件，對人事檔案的管理提出了進一步的要求。在此背景下，干部人事檔案數字化不能只停留在宣傳倡導和初步實踐階段，更應在實踐中深入探究。本文圍繞“為什么要實現干部人事檔案管理數字化”“什么是干部人事檔案管理數字化”和“如何實現干部人事檔案管理數字化”這三個核心展開系統深入的分析研究。

一、干部人事檔案管理數字化的意義

（一）必要性。目前，事業單位干部人事檔案載體主要以紙質檔案為主，雖然紙質檔案在工作人員的習慣性、閱讀的直觀性和內容的保密性等方面有固有的優勢，但隨著信息技術的發展和工作方式的更新，紙質檔案的缺點也日漸顯現：占用極大的存儲空間、易破損、利用率低、管理和查閱費時費力等等。在數字化改革背景下，事業單位干部人事檔案管理工作唯有突破紙質材料的局限，才能真正實現人事檔案數據的實時采集、及時更新和有效利用。

（二）重要性。干部人事檔案價值的發揮不僅可以通過對人事檔案的查詢實現，也可通過持續性地跟蹤、挖掘、分析利用檔案數據來體現。干部人事檔案記錄了干部個人從初高中時期開始的學習情況及工作以來的詳細內容，包括干部履歷表、職稱晉升、進修學習、黨團材料、獎懲情況等，是單位組織人事部門選用、任免和獎懲干部的重要支撐。但目前檔案仍存在信息封閉，信息不對稱，檔案管理（往往指各地的人才市場）和具體管理部門之間檔案數據傳遞不通暢的問題，容易形成“數據孤島”。數字化的實踐正是解決這一困境的有效舉措。

（三）可行性。只有建立在可操作性和可實現的基礎上，干部人事檔案管理數字化才有進一步研究的價值。近年來，我國出臺的各項政策不僅為干部人事檔案的管理提供了方向，也正是對干部人事檔案數字化的呼吁。此外，干部人事檔案數字化具有技術上的可行性，信息技術和設備的突破性發展，綜合性信息人才的涌現，為更好地開發和利用人事檔案信息提供了技術方面的支持。

二、干部人事檔案管理數字化的內涵

干部人事檔案管理數字化是什么？要達到怎樣的程度，發揮怎樣的作用？這正是我們研究必須把握的內涵。

（一）以動態管理為基礎，實現檔案內容的規范性、準確性和完整性。人事檔案的形成是一個持續動態的過程。檔案完整記錄了個人人生的重要轉折點，檔案管理必須保證個人檔案的時效性。根據“檔案跟人走”的原則，一旦個人的人事關系發生變化，檔案就應及時轉移。

借助先進的電子設備、信息技術，把紙質的信息轉化成電子形式，并具備相應的數據庫，便于后續對人事檔案的查閱。工作人員不再需要一遍遍地翻閱，既提高工作效率，也有效降低對紙質材料的損壞，避免檔案材料被篡改的風險。通過對電子檔案動態持續的維護，實現檔案內容的規范、完整、準確。

（二）以滿足需求為導向，保障人事檔案的公共服務型功能。從公共服務理論視角來看，提供優質的服務是檔案的重要職責之一，面對不同的服務對象，服務的形式、內容都有所區分。單位通過完善人事檔案管理，使人事檔案成為重要的資源，滿足單位選人用人的考察需要。對于個人而言，要對檔案的組成內容和形成過程有充分的認識，并在此基礎上挖掘檔案對個人的服務功能。目前，如果個人有查檔需求，只能通過申請后經單位進行間接查閱。那么，如何在不違反檔案管理政策的前提下，保障本人有足夠的知情權？干部人事檔案通過數據庫的方式呈現出來，個人可以在申請后通過局域網查閱自己的部分檔案，進而充分體現干部人事檔案的公共服務功能。

（三）以便捷高效為目標，充分發揮人事檔案的價值。干部人事檔案管理信息系統可以幫助干部管理部門節省大量的時間和精力。在干部任免、提拔、退休等節點上提高工作效率。共享查閱的功能為人才招聘過程中的檔案審核工作提供便利。在信息安全的前提下，實現不同地區、不同單位之間干部人事檔案數據的有限共享。

三、事業單位干部人事檔案管理的現狀

（一）干部人事檔案管理缺乏扎實有效的組織推動。長期以來，許多單位對人事檔案的管理工作普遍缺乏關注和重視，單位領導和部門缺乏有關人事檔案管理工作的培訓，組織人事部門只能在實踐中不斷摸索。在此背景下，相關工作人員的專業素質和能力有限，崗位人數的設置也往往達不到檔案管理的配比要求。

近年來，隨著組織部門關于干部人事檔案管理工作文件的出臺，“凡進必審”“凡提必審”“干部人事檔案專項審核全覆蓋”等要求的執行，干部人事檔案的管理日漸規范，目前正處于一個重要的發展階段。

（二）紙質檔案電子化不足，數字化進程緩慢。目前，事業單位干部人事檔案主要以紙質的方式保管和呈現，依靠人工對檔案進行日常的整理維護，對材料進行裝訂、編號和目錄的更新。

雖然現行的政策文件已經要求對所有在職干部的人事檔案進行掃描，建立基本的干部人事檔案信息數據庫，暫時還不具備對檔案數據信息的真實性進行鑒定、查驗的功能。紙質檔案尚且還不能完全以電子化的形式呈現，無法滿足基本的查閱需求。

（三）檔案數據利用率低，共享困難。在實際工作中，干部人事檔案管理權限僅對干部管理部門開放，沒有實現在線查閱的功能。目前，干部人事檔案基本統一存放在當地人才市場，單位需派兩名以上人員前往查閱，耗時耗力。同時，因干部人事檔案中的信息數據只是被查閱，部門間交流困難，信息封閉，檔案數據的有效價值利用率低。

“凡提必審”“凡進必審”對于人員數量龐大的公立醫院是不小的挑戰。提拔干部時的檔案審核可以通過成立提拔小組按要求完成，而人員招錄、引進時的檔案審核就顯得困難重重，因此，人事檔案的數字化管理迫在眉睫。

四、事業單位干部人事檔案數字化管理的制約要素及實現路徑

事業單位干部人事檔案數字化管理是一項系統性的工程，既需要管理主體和服務主體理念的更新，也離不開相關技術的支持，同時人事檔案的特殊性使得數字化過程中的安全性和保密性也不可忽視。

（一）受限于管理主體的理念，應著力于數字化理念的培育。事業單位人事檔案管理工作的首要問題就是單位領導的檔案管理意識比較薄弱。目前各單位組織人事部門一般就是干部人事檔案的管理部門、工作內容繁重，包括黨建、人才、工資、招聘、合同、檔案和離退休等。很多時候會因為要完成其他更具時效性的工作而放緩檔案管理工作。除此之外，事業單位特別是高校和公立醫院沒有加強對職工本人檔案意識的培養，使得本人對自己的人事檔案不夠重視，不清楚人事檔案包含哪些內容，也不知道應該向單位人事部門上交哪些材料，造成學歷、進修經歷、獎懲情況、民主黨派的相關內容等不夠完整。同時因為不明白檔案管理的相關要求，個人在填寫需存檔的材料時不夠慎重，不注重所填資料的完整性和準確性。

對社會而言，是政策的倡導和要求；對單位而言，對改進組織人事部門的工作方式、提升工作效率具有積極意義；對職工而言，可以充分發揮出個人檔案的價值，滿足個體需要。把干部人事檔案管理數字化作為一項重點工作，在資金預算、人員配備等方面提供支持。在此基礎上，注重培養單位職工的個人檔案意識，使個人對人事檔案的規范性、完整性有基本的認識，方便管理部門對檔案的日常更新和維護，同時充分發揮出檔案的價值。

（二）受限于信息技術的挖掘與應用，應著力于先進技術的投入。信息技術是實現數字化的重要支撐，軟硬件設施不健全，就會大大限制干部人事檔案管理數字化的實現。因此應加大資金投入，開發、引進先進技術，建立干部人事檔案管理平臺。此外，事業單位干部人事檔案數字化管理離不開一支政治素質、文化水平、業務能力突出的管理人才隊伍。一方面，在檔案管理的崗位上引進經驗豐富的人才；另一方面，對現有檔案管理部門的工作人員進行數字化、信息化方面的培訓，保證干部人事檔案管理數字化的實現，有效發揮大數據功能和優勢。

檔案信息的有效利用不只是紙質材料的掃描記錄，更是檔案的更新和信息提取。目前各地的人才市場已經著手掃描個人檔案，但是其檔案信息僅僅局限于內部端口。如果檔案數據不能被各個單位有效的獲取和利用，海量的數據一直處于靜止狀態，那么其價值的發揮就極為有限。鑒于此，在更新干部人事檔案載體的前提下，要加強數據之間的連接，將數據轉化為動態的、可用的信息，滿足單位和個人的使用需求。

（三）受限于人事檔案的自身特性，應著力于隱私、保密數據的妥善使用。維護干部人事信息的保密性，是檔案共享平臺在實際應用中的重要內容。必須嚴格規定干部人事檔案管理部門的權限，其他部門和個人在審批的前提下也只具備查閱權限。同時，通過分級管理、規范查閱程序、限制操作權限、內外網隔離、漏洞掃描、入侵檢測系統、來訪者識別等方式，不越級查閱，不設置超級權限，有效避免職工個人檔案信息泄露事件的發生。

數字化為干部人事檔案管理工作提供了新的機遇，作為人事部門的工作人員，應注重將人事檔案工作回歸人才服務的本質，用新的理念、技術去充實服務。準確理解技術的應用過程，有效利用技術服務于檔案管理，真正做到智慧管理。推動事業單位干部人事檔案數字化建設，探索滿足社會需求下的檔案管理模式，進一步提升干部人事檔案的利用效能，是新時代事業單位干部人事檔案工作的必然要求。